特殊采购计划岗位新员工培训手册.docx

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特殊采购计划岗位新员工培训手册

特殊采购计划岗位新员工培训手册

目录

第1章计划员工作理念部分………………………………………………………………………………...3

第2章公司体系结构部分………………………………………………………………………………….4

2.1组织结构…………………………………………………….………………………………………4

2.1.1公司组织结构………………………………………………………………………………………4

2.1.2供应链管理部………………………………………………………………………………………4

2.1.4计划部…………………………………………………………………………………………………5

2.1.5与计划相关部门……………………………………………………………………………………….5

2.1.6特殊采购计划岗位在订单履行流程中的特殊位置…………………………………………………6

第3章特殊采购计划岗位日常工作指引…………………………………………………………………7

3.1特殊采购计划岗位工作职责……………………………………………………………………………..7

3.1.1特殊采购计划每日例行工作……………………………………………………………………………..7

3.1.2特殊采购计划每月例行工作…………………………………………………………………………….7

3.1.3特殊采购计划其他例行工作…………………………………………………………………………….7

3.2特殊采购计划岗位常用流程指引……………………………………………………………………….7

3.2.1直发用户流程………………………………………………………………………………………….7

3.2.2当地采购流程…………………………………………………………………………………………8

3.2.3替代发货流程…………………………………………………………………………………………8

3.2.4CISCO设备采购规定……………………………………………………………………………………8

3.2.5海外合同配套设备采购流程…………………………………………………………………………….8

3.2.6《终端计划岗位操作指导书》…………………………………………………………………………8

3.2.7《IT类物料停产处理操作指导书》……………………………………………………………………8

3.2.8《CM特采平台用户操作手册》…………………………………………………………………………8

3.3特殊采购计划岗位常用电子流指引………………………………………………………………………8

第4章特殊采购计划岗位必备基本技能指引………………………………………………………..10

4.1供应链管理系统中的三大系统（ERP\OSP\APS）………………………………………………………….10

4..1.1ERP、OSP、APS系统简介…………………………………………………………………………………10

4.1.2三大系统之间的数据关系……………………………………………………………………………….11

4.1.3三大系统与日常工作…………………………………………………………………………………….12

4.1.4系统操作简介……………………………………………………………………………………………12

4.2FOXPRO基本操作…………………………………………………………………………………………….13

4.3IT类器件知识………………………………………………………………………………………………14

4.4BOM常识…………………………………………………………………………………………………..14

4.5计划方法……………………………………………………………………………………………………15

第5章新员工实习…………………………………………………………………………………………16

5.1新员工周边实习计划………………………………………………………………………………………16

5.2实习要点分析………………………………………………………………………………………………17

第6章总结…………………………………………………………………………………………………..20

第1章计划员工作理念

1.1协调供需、综合平衡，是计划人员的天职。

既要管理需求，提高需求的合理性，又要调节供应能力，保障供给，在需求和供给之间寻求一种最佳平衡。

1.2一手保障供货，一手控制库存，两手都要硬。

缺料时不忘控制库存，库存大时不忘预防缺料。

努力以最合理的库存水平保障研发物流运作顺畅。

一方面，竭尽全力提高半成品、原材料的供应水平，保障研发开发过程的物资资源供应与新产品早期市场的供货；另一方面，在保障供应的前提下，将物料库存控制在合理的水平。

1.3强烈的责任心是计划人员的必备素质。

拥有强烈的责任心，尽心尽力，对工作目标和工作结果负责，勇于承担工作责任，是作为华为人的基本要求。

对于计划人员来说，责任不只限于对自己职责范围内的事情做好，更要求具有对整体把握和以全局利益为重的观念，发现问题要主动反映，并积极推动和协助问题的解决，决不能“事不关己、高高挂起”。

1.4团结协作和沟通

团结协作是计划人员工作开展的保障。

计划工作相关性强。

无论是日常计划业务工作的完成，还是自己和部门、公司工作目标的实现，都离不开计划人员之间以及计划人员与相关人员之间的配合与协作。

和各方有关人员的默契和良好协作是计划人员有效开展工作的保障。

保持良好的沟通

要学会设身处地的为他人着想，理解他人，善于沟通。

要认识到，沟通的对方也是愿意做好工作的，如果存在对自己的不支持、误解和指责，要耐心解释，让对方了解自己的意图和自己工作对他们的好处，获得他们的理解和支持。

沟通、沟通再沟通，要明白沟通再多也不会过分。

第2章公司体系结构介绍

2.1组织结构

2.1.1公司的组织架构图

2.1.2供应链管理部组织架构图

2.1.3POC物控部组织架

2.1.4供应链计划部组织机构图

2.1.5与计划相关的部门：

数据来往：

●市场：

要货计划，市场动态。

●合同成套：

物料编码信息、合同发货日期等。

●研发：

申请编码、产品研发状态，物料切换、替代、内部独立需求。

●电装：

任务令状态，完工时间。

●调度：

协调关系，合同进展情况。

●采购：

采购信息，物料到货日期，供应、停产切换情况。

●中央收发、IQC：

急料处理。

2.1.6特殊采购计划岗位在订单履行流程中的特殊位置

特殊采购计划岗位是公司供应链备货环节中最先接触合同信息的计调岗位，在实际流程中对于已签合同配置、需求设备、数量、要货时间等的信息获取是最直接的。

这种流程上的优势，使特采计划在设备备货周期、计划下达时间点、信息沟通渠道等方面都具有优与其他计划、采购环节的优势。

如图所示：

第3章特殊采购计划岗位日常工作指引部分

3.1特殊采购计划岗位工作职责

3.1.1特殊采购计划每日例行工作

●处理市场合同（含联络单提前启动备货需求、国内特采平台合同处理、海外合同）和服务公司合同及备件维修中心订单需求，确认特采外购件配置和编码，下达采购计划；

●OSP系统预缺料处理及到货跟踪（每日上午10：

30前）；

●运行程序，库存计划项目计划下达（每日上午）；

●协助统筹进行合同特采外购件供货期评审；

●对无编码的特采项目协调产品线及TQC申请编码，对商务配套件由特采计划员直接申请并维护编码

●处理市场合同中外购件服务及外购培训需求，下达采购计划，并维护到TTS系统。

3.1.2特殊采购计划每月例行工作

●制定终端外购设备月度滚动采购预测；

●拟制库存分析报告；

●面向办事处发布商务配套赠送设备推荐选型配置清单；

3.1.3特殊采购计划其他工作

●处理办事处当地采购申请；

●处理直发用户以及相应核销事宜（包括第三方设备走帐）；

●通过电子流驱动下达海外工程采购物料计划，监控推动海外工程采购物料库存核销工作；

3.2特殊采购计划常用流程引导

3.2.1直发用户流程

●重点把握：

适用范围、启动条件、核销信息流接口部门、人员；

●特别注意：

第三方走货合同发货一般借用当地采购流程，由于第三方走货涉及采购金额较大，供应商实际是我们客户的直接供应商，因此在华为可能没有该供应商的交易记录。

因为，当第三方走货合同借用直发用户流程时要需要市场项目经理提联络单给供应链、采购部领导说明走货原因，审批通过后由特殊采购计划负责申请编码，成套下单，实现直发核销过程。

●特别注意：

小型机类设备直发用户，需要市场部提交联络单给营销委员会领导田峰2061；质量工艺部领导李建国0602审批。

3.2.2当地采购流程

重点把握：

适用条件为销售合同，当地采购金额不大于合同报价、设备含在合同报价清单中；产品行销部、采购专家团接口人。

3.2.3替代发货流程

重点把握：

替代发货金额方面的限制、技术部门确认、市场确认、直接替代的适用条件。

3.2.4CISCO设备采购规定

重点把握：

CISCO设备购买市场必须提交联络单经过审批后将联络单转发给计划才能执行采购计划，计划环节不能直接根据合同需求下达CISCO设备的计划。

3.2.5海外合同配套设备采购流程

重点把握：

海外工程采购设备，特采计划无须在看合同时处理，通过工程采购部提交的电子流驱动下达计划后，将PR、编码等信息填写在电子流中后将电子流下传给商务专员和采购员。

关注、敦促到货核销工作。

3.2.6《终端计划岗位操作指导书》

操作指导书要求熟练掌握

3.2.7《停产处理操作指导书》

操作指导书要求熟练掌握各环节工作职责

3.2.8《CM特采平台用户操作手册》

操作指导书要求熟练掌握，明确本岗位日常操作规范

3.3特殊采购计划岗位常用电子流指引

●《项目合同配置文件库》

位置：

SZXAP51-DS

作用：

查询合同配置报价清单；

●《BOM电子流新版》

位置：

XZ-HH

作用：

申请0234商务配套件编码；维护BOM编码；跟踪9904、8810编码申请进度；

●《BOM问题与新需求反馈》

位置：

XZ-HH

作用：

对于9904编码重新开放权限申请；

●《BOM电子流发放专栏》

位置：

XZ-HH

作用：

查询已申请编码、采购件项目失效通知单等；

●《BOM编码与描述》

位置：

XZ-HH

作用：

根据描述查询编码信息；

●《产品数据工作指南》

位置：

XZ-HH

作用：

了解BOM常识、华为产品数据业务相关教材；

●《进料不合格电子流查询》

位置：

SZXAP71-DS

作用：

查询物料到货来料不良处理进度；

●《文档中心管理系统（新）》

位置：

SZXAP02-DS

作用：

查询公司流程文件信息；

4特殊采购计划岗位必备基本技能指引

4.1供应链管理系统中的三大系统

4.1.1三大系统简介（ERP系统，APS系统，OSP系统）

ERP系统：

目前公司主要用于基础数据的录入、维护等。

主要分下列模块：

●INV：

库存管理，查询，物料交易记录等；

●BOM：

BOM清单，计划属性等信息管理与维护；

●WIP：

加工任务令的管理与维护；

●OE：

订单管理；

●PR：

采购请求管理；

●PO：

采购订单管理；

●EDS：

例外信息、预测信息维护与管理；

●MRP：

计划管理，目前公司基本不用了。

固定配置的单列预测需求在这个模块中录入。

APS系统：

高级计划决策系统，主要用于为计划人员提供决策支持，关注例外信息的处理与预警。

产生预测PR、加工任务令、例外信息等。

主要分下列模块：

●DP:

制定无约束的市场预测，独立需求，维护计划百分比，将要货计划分解到半成品；

●FN：

进行订单冲减预测，输出净预测需求；

●S&OP_SCP：

基于产能约束，进行供需匹配，输出物料无约束计划，为S+OP会议提供支持，输出无约束的采购预测；

●SCC：

与供应交互采购预测信息、交互PO信息、支持VMI；

●MsPl_SCP：

输出约束的半成品净预测需求，输出供应能力，供ATP之用，输出关键物料的约束采购建议；

●FP：

输出生产制造指令，输出非约束物料的采购预测和PR。

OSP系统：

以调度业务流程为主线，把欠料发货、订单、APS计划查询和特殊物料等支流业务和信息处理集成到调度信息平台，信息查询并延伸到办事处。

订单各执行点状态可动态实时监控查询，使公共数据和业务进程在相关业务部门内共享。

OSP中的业务数据是静态数据，主要是提供查询，和信息交互查看。

如下图：

4.1.2三大系统之间的数据关系

4.1.3三大系统与日常工作

4.1.4系统操作简介

ERP系统：

●库存数量查询：

INVinquiry/on-handquantityquery

●物料入库情况：

invinquiry/viewreceivinginformation/viewreceivingtransaction

●多组织库存查询：

invinquiry/itemquery/itemmultiinquiry

●计划属性：

BOMinquiry/iteminquiry/iteminformation

●父项清单查询：

BOMinquiry/whereused/itemwhereused

●BOM清单查询：

BOMinquiry/bills/intendedbills

●加工任务令查询：

wipinquiry/viewdiscretejobs

●订单查询：

oeinquiry/salesorderinquiry

●下达零星PR：

prcreate

●PR查询：

prinquiry&cancel

●急料单下达：

urgentmaterial

●批量PR下达：

edsoperation/采购计划（PR）调整

●零星例外信息录入：

edsoperation/HWAPS例外信息零星录入

OSP系统：

●预缺料处理：

业务处理/预缺料处理（一级库）

●用来满足demandorder需求的制造任务令：

Mfgorderreport

●显示物料供需情况和分配结果的报表：

PartBufferReport

●FN冲减结果：

HWFNresults

●订单备货信息：

数据查询/备货信息查询

●不全,还有HWScpMasterPlan、ScpSupplierCommitInquire、ScpSupplierCommitUpdate、SCPLateDemand、SCPShortDemand几个报表

APS系统：

●6个月的平均统计百分比查询：

i2DamandPlanner_PROClient/GeneratePP/PPL1－L2或GeneratePP/PPL2－L3,L1—L2为PTO模型到ATO、AOC和POC的清单（MAP1）；L2—L3为PTO、POC、ATO和AOC到固定配置项目的清单（MAP2）.

●当前月的百分比查询：

i2DamandPlanner_PROClient/GeneratePP/PP1mthL1－L2或GeneratePP/PP1mthL2－L3

●维护百分比：

i2DamandPlanner_PROClient/ReviewPP/ReviewL2－L3或L1－L2

●独立需求维护：

i2DemandPlanner/BatchJobs/FnDemFC

●独立需求录入:

i2DemandPlanner/SupportProcess/InternalDemFC

●独立需求分解结果:

i2DemandPlannerPROclient/GenerateDependDem/InternalDDL1-L2或InternalDDL2-L3

●需求百分比分解结果:

/GenerateDependDem/DDL1-L2或DDL2-L3（还有中文版）

4.2FOXPRO基本操作

Foxpro是计调岗位日常数据处理工作的有效工具，作为计划员需要了解掌握FOXPRO的基本使用方法和技巧，要求能够

●对数据库进行基本的操作，如：

数据库的建立、插入、删除、修改、浏览、更新、索引等基本操作。

●能够运用SQL语言对数据库进行操作；

●能够进行简单的程序设计。

4.3IT类器件知识

目前，特殊采购计划岗位负责的物料类别以IT类为主，这类器件有着金额高、升级替代快、配置灵活多变等特点，这就要求计划员不仅要具备计划岗位的基本操作技能，还要有IT类器件的基本常识性知识，以帮助自己更好的了解负责产品，做好计划。

见附文〈IT类器件知识〉：

4.4BOM常识

华为的BOM系统已经相当庞大，而计划层面对于BOM知识的把握是必不可少的，它贯穿整个华为内部信息链运做，对于特殊采购计划岗位，对于BOM常识的深入了解更使工作中不可缺少的：

申请编码；ECO切换；清单分解等工作无不与BOM息息相关。

要求掌握：

●BOM定义、与各业务环节的关系；

●编码的构成规则、常规属性、项目模版；

●BOM类型、构成、产品清单拟制过程

●BOM业务流程及操作指导

备注：

学习资料详见〈产品数据工作指南〉电子流中的〈PART与BOM管理教材〉。

4.5计划方法

特殊采购计划岗位应用的计划方法主要有：

见单采购和库存计划两种计划模式。

4.5.1见单采购计划适用条件：

●采购金额、体积相对大，用量多以一次性使用为主无规律性可言，例如：

9904类一次性采购物料

●需要备注最终用户信息方能启动采购行为的特殊器件，例如：

VERITAS等工具软件

备注：

见单采购计划下达时要求备注最终用户信息、合同号信息

4.5.2库存计划方法

库存计划方法是特殊采购计划（终端POC计划）岗位最常用的计划方式，灵活的运用库存计划方法，掌握库存计划逻辑，是作为计划员的必备常识。

POC项目组2004.1.1日正式集中办公，集计划、采购、调度业务于一身，采购与订单履行环节紧密结合。

利用这一资源优势，POC项目组库存优化项目经前期基础工作准备，于2.16日开始试运行。

经过优化的库存计划方法主要体现在以下几个方面：

●库存计划逻辑：

公式：

下达计划量=（预测月用量/30）*固定供应天数+安全库存-净剩余累积

预测月用量=系数1*月用量/30-------其中的系数根据发货规律调节

安全库存=系数2*月用量/30*提前期（系数2在一般情况下小于1）

●参数设置：

计划员根据优化逻辑中涉及的参数，对ITEM进行基础数据维护，包括平均月用量、采购提前期、固定供应天数，重点为采购提前期。

●ABC分类法应用：

根据历史用量、物料金额对物料进行A、B、C分类，重点控制A、B类物料。

同时对于体积大，占用场地物料进行实际到货控制（80/20原则）。

●信息共享交互：

基础参数设置是库存计划方法中重要的一环，而其中的采购提前期是根据供应商、时间段等因素不断变化的，这就要求计划和采购岗位在日常的工作中定期对提前期的参数进行维护，保障计划准确性。

5新员工实习

特殊采购计划岗位备货流程上的前端位置，和计划岗位自身与其他岗位的强相关性，都要求我们作为计划员要到中研部门、采购、市场部门、调度统筹、成套、库房等环节经常走动，在了解客户相关需求的同时，了解各方对特采计划的需求，走动、拜访、询问是了解、把握需求信息、提高服务质量最直接的方式，计划岗位切忌‘闭门造车’。

5.1新员工实习计划

姓名

工号

部门

POC物倥部

时间

实习部门

地点

实习内容

接口人

业务指导老师

备注

生产计划

1、S&OP、排产过程学习

2、生产计划日常工作

中研项目管理处

1、中研项目管理处职责

2、产品知识学习

3、申请编码、器件知识学习

海外合同管理科

1、海外商务专员主要职责

2、海外合同信息传递方式

范美华

市场计划

1、要货预测制定的一般方法；

2、**产品市场情况

3、**产品销售渠道

4、商务部商务管理

统筹

1、统筹主要业务

2、上下环节接口关系

成套部

1、成套主要业务

2、上下环节接口关系

李牧

POC调度、货物调度

1、POC调度岗位主要业务

2、对货务调度计划、理货包装流程等内容进行讲解和带领现场参观，时间2小时;

3、对货运安排，承运商管理、产品接收等内容进行讲解并带领发货现场参观，时间为：

1.5小时。

李祖均

原材料库

1、库房管理常识

2、出入库流程

IQC

1、物料检验一般步骤及检验需时调查

2、不良品的处理流程（MRB、退货）

3、供应商品质管理办法简介

采购部

实验楼6楼

1、采购业务一般流程

2、各种器件采购形势简介

3、CEG岗位主要业务

4、TQC岗位主要业务

注：

1、每天抽出1小时处理当天的邮件；

2、上述实习内容为重点内容，但实习时应不囿于此，多学多问；

3、各岗位实习的目的是了解相关岗位与自身岗位的接口关系；

4、每个部门的实习后要有实习笔记；实习结束后要提交实习总结；

5.2实习要点分析

特殊采购计划实习时间安排应为两周左右，实习部门应该包括中研、生产计划、市场计划、海外合同管理科、生产采购部、POC调度、统筹、成套、IQC、原材料库共十个部门。

通过此次实习，新员工应能比较系统的把握计划实施的全部流程、操作，了解公司产品从原材料购买到成品入库的工艺流程，认识公司从合同接收到合同发运订单关闭的整个过程及当前各类器件的采购形势，同时认识今后计划岗位工作上下班游环节的负责人，了解各周边部门对计划的要求，为后续特殊采购计划员工作的顺利开展打下基础。

5.2.1生产计划

•S&OP会议了解：

　　　　S&OP例会列席人员包括计委、生产计划、市场计划、电装、采购以及研发经理。

由市场计划和生产计划主讲，分析、阐述前期各项指标和本月、下月预计的市场销售、生产供应数据，电装、采购结合具体安排，研发经理指出存在版本切换的产品，最终经计委统筹、协调，得出具体可行的发货计划。

　　结合理论知识，S＆OP是例行、需要经过频繁讨论与沟通、通盘考虑销售与行销计划、考虑制造、研发、采购等有效资源，通过每月的综合平衡来更新各部门计划以实现公司总体经营战略目标的过程。

5.2.2市场计划

•主要业务：

（a）销售预测：

对根据办事处产品经理、系统部信息整理、分析得出的初步销售预测数据，召开有产品部、系统部、计委、综合计划部领导参加的销售预测评审会议，经过专家评审，得到定长为１２个月的正式销售预测数据；

（b）要货计划：

由市场计划根据销售预测和合同剩余，制定出无约束要货计划，再由生产计划结合ATP制定出可执行发货计划初稿，然后召开S&OP会议对以上两计划进行评审，经调整得出无约束要货计划