档案管理培训第一部分2.docx
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档案管理培训第一部分2
第一部分
水利工程建设项目文件归档整理规程
一、概述
水利工程档案工作应贯穿水利工程建设程序的各个阶段。
即从水利工程建设前期就应该进行文件材料的收集和整理工作；在签订合同、协议时，就应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确的要求；检查水利工程进度与施工质量时，就同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并做出相应的鉴定评语。
本部分二至八条的内容主要是让水利工程档案管理人员认识、熟悉水利工程档案,懂得水利工程档案整理过程中一些规程,掌握工程项目文件及照片、声像档案归档质量和范围。
九条的内容主要介绍工程档案移交给建设单位的档案室后,由档案管理人员所做的后期管理工作。
二、术语
1．建设工程项目
指经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设单位。
一个建设工程项目可以有多个单位工程，也可以只有一个单位工程。
2．建设工程项目档案
指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件材料。
3、建设单位
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体规划、设计、施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
4、单位工程
指具有独立发挥作用或独立施工条件的建筑物
5、分部工程
指在一个建筑物内能组合发挥一种功能的建筑安装工程，是组成单位工程的各个部分。
对单位工程安全、功能或效益起控制作用的分部工程称为主要分部工程。
6、单元工程
指分部工程中由几个工种施工完成的最小综合体，是日常质量考核的基本单位。
7、项目文件
指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。
①项目前期文件：
工程施工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。
前期档案是工程档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件，是工程永久保存的法律性依据。
②项目竣工文件：
项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
A项目施工文件：
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
B项目竣工图：
项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
C项目监理文件：
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
③项目竣工验收文件：
项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
8、水利工程档案
是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（原始记录材料、前期的报批、设计、施工、竣工、验收等不同载体的材料）
9、组卷
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
10、照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
11、声像档案
国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以照片（包括底片、反转片）影片（正负片）、唱片、录像带、录音带、光盘、软盘等不同载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。
三、基本规定
1．建设单位在水利工程档案的整编立卷、验收移交工作的职责：
（1）与勘察、测绘、设计、施工、监理等单位签订合同以及进行招标时，应对建设工程文件归档的套数，质量标准，移交时间等提出较为明确的要求。
（2）负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的声像材料，一并进行立卷归档。
（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
（4）负责收集和汇总勘察、测绘、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。
（5）负责建设工程档案的信息著录工作。
著录必须统一采用建设工程档案信息著录软件所规定的格式。
2．建设工程项目实行总承包的：
总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总承包单位移交。
建设工程项目由几个中标单位承包的，各承包单位负责所包标段工程档案的收集、整理，并应及时向建设单位移交。
3．建设单位（或主管部门）档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
四、归档文件质量要求
归档文件应完整、成套、系统。
应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；
文件质量应符合要求（字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
）具体要求如下：
1、归档的工程文件应当为原件。
如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致。
在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
2、文件内容必须真实、准确，与工程实际相符。
3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。
4、工程文件应采用耐久性的书写材料，如：
碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、文件材料的抄写要字迹工整、清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
不得使用未经国家颁布实施的简化字。
禁止使用涂改液。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm）,图纸宜采用国家标准图幅.
7、工程文件中的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。
图纸内容必须清晰。
8、竣工图章和竣工图确认章
基本内容和图章尺寸详见本教材第二部分的附件14；竣工图章、竣工图确认章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据所在卷、所在页号及条款；凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。
重新绘制的竣工图应符合专业技术规范、标准的要求。
10、竣工图标示例如下：
长宽尺寸为80×50毫米
工程名称
比例尺
制图人
测绘单位名称
技术负责人
审校人
编制日期
年月日
五、项目文件归档范围
对与水利工程建项目有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（详见国家水利部有关水利工程建设项目归档范围的规定）
六、照片、录像带的归档质量要求
1、要求拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容真实，能客观反映工程状况。
2、使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为归档用照片。
3、通过数码相机、数码后背、扫描仪等设备拍摄制作形成的数字图形文件必须要经数码冲印、热升华打印的方式转制成5寸照片归档。
4、使用专业Betacam、DVcam摄像机拍摄，以Betacam、Dvcam录像带作为归档用录像带
5、通过其他影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件必须要转制成Betacam、Dvcam录像带。
6、为了利于录像档案整理工作，进行录像档案拍摄时，应尽量分类拍摄。
两个不同项目之间，要用标志间隔开。
7、要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。
保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。
七、声像材料归档范围
1.工程施工前地块原貌的声像材料。
2.工程在立项研究、土地征用、勘测设计、方案评审、招投标、承发包等过程中形成的主要声像材料。
3.工程建设中重大活动形成的声像材料（开竣工典礼、市领导视察等）。
4.工程施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、质量事故、新技术应用的声像材料。
5.反映竣工后工程现状的声像材料。
6.反映工程获国优、部优、市优奖项的有关声像材料。
7.有关工程建设的其它有保留、纪念价值的声像材料。
8.建设单位自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片。
9.与工程相关的航拍资料。
八、水利工程项目文件的整理规定
1、组卷原则
组卷要遵循水利工程文件材料形成的规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，便于档案的保管和利用。
2、组卷的要求
凡按批准的设计文件所规定的内容新建、扩建、改建的水利工程建设项目和技术改造项目过程中形成的规定文件材料的档案必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。
①档案的完整：
是指按国家档案局和国家计委国档发（1988）4号文件所确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全。
②档案的准确：
是指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。
③档案的系统：
是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，科学分类，组卷合理。
Ⅰ、案卷内水利工程文件材料内容必须准确反映工程管理活动的真实情况。
Ⅱ、卷内工程文件材料要齐全、完整。
Ⅲ、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
④归档的案卷质量：
要符合GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
⑤立卷要遵循水利工程项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系其专业特点，便于档案的保管和利用。
⑥一个水利工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
⑦工程建设中引进项目中的成套文件材料不可拆散组卷。
⑧底图以张为单位独立保存和管理。
⑨工程维修或更换零部件时，保留新形成的文件材料并单独组卷排列在原工程案卷之后。
⑩案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm，图纸一般不超过40mm。
案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
3、卷内文件的排列
（1）文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示和批复，同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。
（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
（3）既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字材料排前，图纸排后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，文字材料排后
（4）工程项目：
按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
（5）设备：
按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
（6）案卷内管理性文件：
按问题、时间或重要程度排列。
九、工程档案移交后档案室工作内容
1、卷内文件页号编制应符合下列规定:
⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始。
⑵页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
图样页号编写在标题栏外。
⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页码，原目录可代替卷内目录。
与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其成为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。
2、案卷封面的编制
（1）案卷封面的印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式（内封面规格297mmn×210mm）
（2）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。
主要包括：
项目名称或代字、代号及结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。
（3）立卷单位：
应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责单位。
（4）起止日期：
应填写案卷内文件材料形成的起止日期。
（5）保管期限：
应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
（6）密级：
应依据保管规定填写卷内文件材料的最高密级。
（7）档号：
应填写：
全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。
（8）全宗号－--需向档案馆移交档案的单位由当地档案馆给定；不需要接收进馆的单位由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定。
（9）分类号――按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给的类别号。
（10）项目代号―是指科技档案所反映的工程、课题、设备等的代字或代号。
（11）目录号――般指分类目录号。
（12）案卷号――是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。
（13）档案馆（室）号：
填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆（室）号。
（14）缩微号：
填写缩微时给定的本案卷号。
3、案卷脊背的编制
（1）案卷脊背的项目有：
保管期限、档号、案卷题名。
（2）保管期限的填写：
永久、长期、短期也可以色标区分——红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。
（3）档号的填写：
全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。
（4）案卷题名：
可根据各单位具体情况自行填写。
主要包括：
项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
4、卷内目录的编制
（1）序号：
应用阿拉伯数字从1其依次标注卷内文件材料件数的顺序。
（2）文件编号：
应填写文件材料的文号或图号、设备代号、项目代号。
（3）责任者：
应填写文件材料的形成部门或主要责任者。
（4）文件材料题名：
应填写文件材料的全称。
（5）日期：
应写文件材料的形成日期。
（6）页号：
应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。
（7）卷内目录：
排列在卷内文件材料的首页之前。
5、卷内备考表的编制
（1）说明包括：
案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
（2）立卷人：
应由负责立卷人签名。
（3）立卷日期：
应填写完成立卷的日期。
（4）检查人：
应填写案卷质量审核者签名。
（5）检查日期：
应填写审核日期。
（6）互见号：
应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，采用括号括起。
（7）卷内备考表排列卷内文件材料之后。
6、案卷的装订
⑴水利工程档案中的大部分资料文件资料已由档案整编单位在工程项目竣工初步验收前装订，移交档案室后不须再装订（项目前期文件和竣工验收各类报告可不装订）。
⑵案卷内不同幅面的材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。
幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）或国家通用的16型（260mm×185mm）.图样折叠时标准栏露在右下角。
⑶案卷内不允许有金属物。
⑷不装订的的案卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。
档号章的填写方法：
应填写全宗号、分类号、（项目代号或目录号）、案卷号。
7、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料
①档案案卷采用卷盒、卷夹两种形式：
第一：
卷盒的外表面规格为：
305mm×320mm厚度分别为10mm20mm30mm40mm50mm60mm六种。
第二：
卷夹的外表面规格为：
305mm×220mm厚度为20mm
②卷内表格的规格、质量
卷内目录、卷内备考表规格为297mm×210mm或260mm×185mm采用70g/m2以上白色书写纸制作。
③卷内脊背标签的规格、质量与卷盒的长度、厚度相同（297mm×210mm、或260mm×185mm）。
标准采用150g/m2白色书写纸制作，也可直接印在卷盒脊背上。
④卷内上和表格中书写的字迹要清晰端正。
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