程序文件汇编.docx

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程序文件汇编

文件控制程序

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第1页共6页

1.0目的

对文件的编制、批准、标识、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，以确保质量/环境/安全管理体系所覆盖的各部门及场所都能及时得到和使用有效版本的文件，并防止误用失效文件或作废文件。

2.0适用范围

适用于与质量/环境/安全管理体系有关的文件的控制。

3.0职责

3.1行政人事部是质量/环境/安全体系有关的文件的控制归口。

3.2《质量、环境、安全管理手册》和《质量环境安全程序文件》由行政人事部负责组织起草，管理者代表负责审核，总经理批准。

3.3作业指导类文件由文件的使用部门起草，行政人事部汇编，管理者代表审核，总经理批准。

3.4行政人事部负责对公司行政、人事类文件及与体系有关的外来文件的管理和控制。

3.5行政人事部负责项目技术类文件的归口管理，各设备设施维修服务部负责项目技术类文件的使用和控制。

3.6各部门负责本部门与质量/环境/安全体系有关的文件的收集、整理和管理。

4.0工作程序

4.1文件的分类及保管

4.1.1质量环境安全管理手册，质量环境安全程序文件由行政人事部负责保管。

4.1.2公司第三级质量/环境/安全管理体系文件：

包括公司各项规章制度、工作标准或岗位职责、作业指导书和各项服务规范等。

原版（不加“受控”或“非受控”标识）或U盘电子版由行政人事部保管，各相关部门使用复印版本，加盖“受控”印章，并填写《文件收发登记

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第2页共6页

表》。

4.1.3公司外来文件：

各种行政人事制度、国家法律法规性文件及政府主管部门

发出的文件由行政人事部保管；业主公约、业主入户合同、收费标准等由各行政人事部保管。

4.1.4质量记录表样由行政人事部统一管理，各相关部门使用复印件或印刷品，质量记录执行《质量记录控制程序》。

4.2文件的编号

4.2.1质量/环境/安全管理体系文件的编号

a.质量、环境、安全管理手册

HD-SC-年号-版本号/修改码，

字母代号分别为：

HD-河南怀大物业管理有限公司；

SC-质量环境管理手册代号；

年号-该文件发布的年份；

版本号-用大写字母代替，依照字母顺序表A、A、C……修改码-以阿拉伯数字代替，按序开始，如：

0、01、02……

b.质量、环境、安全程序文件

HD-CX-年号-版本号/修改码

字母代号分别为：

HD-河南怀大物业管理有限公司；

CX-质量环境管理手册代号；

年号-该文件发布的年份；

版本号-用大写字母代替，依照字母顺序表A、A、C……

修改码-以阿拉伯数字代替按序开始，如：

0、01、02……

在质量、环境、安全程序文件中每个控制程序按章节前后按顺序单独编号，如：

HD-CX-01文件控制程序

c.作业文件和管理文件

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第3页共6页

作业文件：

HD-ZY-RX-XX-XXXX-X/XX

代号说明：

公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码

管理文件：

HD-GL-RX-XX-XXXX-X/XX

代号说明：

公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码

部门代号：

行政人事部：

XZ；财务审计部：

CW；业务发展部：

YW；

项目管理部：

XM；领导层：

LD；品质管理部：

PG

d.质量记录

JL-XXX-XXX

字母代号分别为：

质量记录代号/标准章节号-记录顺序号（01、02、03……）

4.3文件的编制、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件的内容适合于公司运作和服务情况以及重要的、关键的要求没有遗漏。

4.3.1质量环境安全管理手册及质量环境安全程序文件由行政人事部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由行政人事部负责发放、登记。

4.3.2作业指导类文件由使用部门自行编制和设计，由主管审核，行政人事部经理或部门经理批准，报行政人事部备案，并印制发放。

4.3.3技术类文件由相关部门编制，由主管审核，经理批准，经总经理批准后发

布，并报行政人事部备案。

4.3.4行政人事部负责对公司所有受控文件，建立公司《受控文件清单》，对外来文件建立公司年度《外来文件清单》。

4.3.5各部门负责对公司下发的所有受控文件，建立本部门《受控文件清单》，对外来文件建立本部门《外来文件清单》。

4.3.6确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。

4.4文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量/环境/安全体系运行紧密相关的

文件为“受控”文件，即文件的编制、审批、发放、标识、使用、更改、作废和

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第4页共6页

回收均纳入程序并按规定管理。

所有受控文件须盖表明其受控状态的印章，注明分发号。

文件更改、作废、回收不通知文件的持有人即为非受控文件如提供给顾客使用的

文件。

4.5文件的更改与换版

a.质量环境安全管理手册、质量环境安全程序文件由行政人事部组织更改，填写《文件更改申请表》，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由行政人事部发放，并保留文件更改内容的记录；

b.其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请表》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；

c.文件更改的方式：

①划改；②换页更改，所有更改由文件主管部门执行。

被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性；文件更改后均应进行标识；

d.文件的换版：

当文件修改次数较多，或因本公司的组织机构、产品实现过程发生重大变化、国家行业规定发生重大变化时，文件经评审或经管理评审，会议决定可以进行换版；当所依据的质量/环境/安全管理体系标准进行换版时公司的文件也应及时换版；

e.行政人事部对换版后的文件按本程序4.6的规定进行发放，换版文件发放的同时要收回换版前的文件，同时对换版前的文件做“作废”标识后，填写《文件销毁记录表》。

除存档两份外，其余全部销毁。

4.6文件的发放与领用

a.文件的发放范围需报总经理审批；

b.文件接收人应填写《文件收发登记表》，签署姓名、接收日期后方可接收；

c.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效，

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第5页共6页

d.发放部门做好相应的发放签收记录；

e.因工作岗位的变动，可以根据工作的需要领取该岗位应得到的文件，但原岗位使用的文件应交回行政人事部。

4.7文件的归档

4.7.1经批准的文件分（正本）和（副本）两份，正本文件由行政人事部存档，

发放使用的文件均为副本。

4.7.2如将文件的正本存在计算机内或U盘上，必须进行标识并留有备份。

4.7.3归档时间在文件下发之前，按4.7.1和4.7.2规定存档。

4.8文件的保存、作废与销毁

4.8.1文件的保存

a.与质量/环境/安全体系相关的文件必须集中、分类存放；

b.各部门使用的文件由档案管理员妥善保管，行政人事部每月对各部门文件保管情况进行检查；

c.不得涂改受控文件，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8.2文件的作废与销毁

a.所失效或作废文件由相关部门负责人及时从所有发放或使用场所撤出上缴；

b.行政人事部，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；

c.为某种原因需保留的任何已作废文件，加盖“作废保留”印章；

d.对要销毁文件，由相关主管部门填写《文件销毁记录表》。

经管理工作者批准后，由行政人事部统一销毁。

4.9文件的借阅、复制

不得擅自复制体系文件，确因工作需要借阅或复制有关的文件时，相关部门须应填写《文件借阅复制登记表》，经保管部门负责人批准后，方可向档案管理员借阅、复制，复制的受控文件必须由行政人事部统一登记编号。

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-01

名称

文件控制程序

版本

A/O

第6页共6页

4.10外来文件的控制

4.10.1收到外来文件由行政人事部识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.10.2行政人事部负责收集国家、行业相关法规或标准的最新版本，并填写《外来文件清单》，统一编号，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.10.3行政人事部要把与本部门有关上述标准及其与质量/环境/安全管理体系有关的外来文件填入行政人事部《外来文件清单》。

4.11文件的评审

4.11.1行政人事部负责对现有质量/环境/安全管理体系文件在每年管理评审会前进行评审一次，主要评审文件的适宜性和对ISO9001：

2008标准的符合性。

评审要确定文件是否更新或修改，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.11.2对国家法律、行业法规或行业标准有效性每年进行一次溯源。

具体由行政人事部负责，溯源后的有效文件目录以《外来文件清单》通知到使用这些标准的部门。

4.12对介质不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.13作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

5.0相关文件

5.1《质量记录控制程序》

6.0质量记录

6.1《受控文件清单》

6.2《外来文件清单》

6.3《文件借阅复制登记表》

6.4《文件更改申请表》

6.5《文件销毁记录表》

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-02

名称

质量记录控制程序

版本

A/O

第1页共2页

质量记录控制程序

1.0目的

对质量/环境/安全管理体系所要求的记录进行管理，确保记录符合要求，提供体系运行、服务质量符合要求的证据。

2.0适用范围

适用于质量/环境/安全管理体系运行中产生的相关记录。

3.0职责

3.1行政人事部是质量记录的归口管理部门。

3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

4.0工作程序

4.1公司各部门主管负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

4.2质量记录的标识编号

质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

4.3质量记录的填写

4.3.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹工整、清晰，不允许乱写乱画和随意涂改，记录表中要求填写的项目应填写完整，若因原因不能填写的项目，应在备注栏中说明或用单斜杠画掉此栏，如若填表时发现表格空白太多，或用“以下空白”四字处理。

4.3.2若因计算错误或笔误填错时，可用单斜杠画去，在其上方写上更改后的内容，签上更改人的姓名。

4.3.3质量记录的事实和数字必须真实、准确，应签名的必须把名字签上，各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.4为确保质量记录的严肃性，记录的填写只允许用蓝色和黑色水笔填写，若非永久性保存的记录，也可使用圆珠笔填写，不允许用钢笔和红色填写。

4.4质量记录的保存、保护

4.4.1各部门主管必须给所有质量记录分类，按顺序每月收集，装订后按规定的

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-02

名称

质量记录控制程序

版本

A/O

第2页共2页

期限保存。

4.4.2对超过一年以上的质量记录每年底各部门进行全年分类汇编。

4.4.3记录的保管应注意安全、防止丢失，其存放应注意防潮、防震、防蛀、防火、防鼠，所有的质量记录应保持完好、整洁，字迹清晰。

4.4.4行政人事部建立公司《质量记录清单》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。

4.5质量记录的借阅、复制

4.5.1各部门的质量记录为便于检索，需建立本部门或行政人事部《质量记录清单》。

4.5.2当顾客要求查阅服务过程所产生的有关记录时，由管理者代表批准，行政人事部办理手续。

4.5.3由行政人事部负责按照行政人事部设计的样表格式负责制各种记录表，发放给各部门。

4.6质量记录的销毁处理

由行政人事部每年底对所存档的质量记录进行一次清理，将废止的文件或记录登记，并填写《文件销毁记录表》报管理者代表审批，由被授权人执行销毁。

4.7质量记录的格式

4.7.1各部门使用的质量记录样表由行政人事部编制设计，管理者代表审核，由行政人事部统一管理，各部门使用复印件或印刷品。

5.0相关文件

5.1《文件控制程序》

6.0质量记录

6.1《质量记录清单》

6.2《文件销毁记录表》

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-03

名称

管理评审控制程序

版本

A/O

第1页共4页

管理评审控制程序

1.0目的

按计划的时间间隔评审质量/环境/安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性，并评价改进的机会。

2.0适用范围

适用于对公司质量/环境/安全管理体系的评审，包括质量环境安全和质量环境安全目标的评审和控制。

3.0职责

3.1总经理主持管理评审活动，批准管理评审和管理评估报告。

3.2管理者代表负责向总经理报告质量/环境/安全管理体系运行情况，提供改进建议，编写管理评审报告。

3.3行政人事部负责评审计划的制定和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。

3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关纠正、预防和改进措施。

4.0工作程序

4.1管理评审计划

4.1.1每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要由总经理确定后安排。

4.1.2行政人事部于每次管理评审前10天编制《管理评审计划》，计划主要内容包括：

a.评审时间；

b.评审目的；

c.评审范围及评审内容

d.参加评审部门（人员）；

e.评审依据；

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编号

HD-CX-03

名称

管理评审控制程序

版本

A/O

第2页共4页

f.各相关部门应提交的资料。

4.1.3管理评审每年到少进行一次，当出现下列情况之一时，由总经理提出，

适时进行相应的评审。

a.公司组织机构、服务范围、资源配置发生重大改变与调整时；

b.发生重大质量事故或顾客关于服务质量有严重投诉或投诉连续发生时；

c.当法律、法规、标准及其它要求有变化时；

d.市场需求发生重大变化时；

e.进行第二、三方审时；

f.当总经理认为有必要时

4.2管理评审输入

管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：

a.审核结果，包括第一方、第二方、第三方、质量/环境/安全管理体系审核，服务质量审核等的结果；

b.业主的反馈，包括满意程度的测量结果及与业主沟通的结果等；

c.过程的业绩和服务的符合性，包括过程、服务监视和测量的结果；

d.改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监视结果。

e.以往管理评审跟踪措施的实施及期限效性；

f.可能影响质量/环境/安全管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化、新增服务项目和内容等；

g.质量/环境/安全管理体系运行状况，包括质量环境安全方针和质量环境安全目标的适宜性和有效性；

h.改进的建议。

4.3评审准备

4.3.1预定评审前十天，行政人事部以书面形式向管理者代表提交本次《管理评审计划》，由管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2行政人事部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-03

名称

管理评审控制程序

版本

A/O

第3页共4页

4.3.3行政人事部向参加评审的人员发放《管理评审计划》。

4.4管理评审会议

a.总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，

b.对于存在或潜在不合格项提出纠正、预防或改进措施，确定责任人和整改时间；

c.总经理对所涉及的评审内容作出结论（包括进一步调查、验证等）

4.5管理评审输出

4.5.1管理评审输出应包括以下方面有关的措施：

a.质量/环境/安全管理体系及其过程的改进，包括对质量环境安全、质量环境安全目标、组织结构、过程控制等方面的评价；

b.与业主要求有关的服务的改进，对现有服务符合要求的评价，包括是否需要进行服务、过程审核等与评审内容相关的要求；

c.资源需求等，针对内外部环境的变化考虑自身资源的适宜性，以及改进所引起的资源需求。

4.5.2会议结束后，由管理者代表根据管理评审输出需求进行总结，编写《管理评审报告》，经总经理批准后，由行政人事部发放到相关部门采取相应的措施，并跟踪记录措施的实施情况，本次管理评审的输出可作为下次管理评审的输入。

4.5.3管理评审报告的内容包括：

a.评审目的；

b.评审日期

c.参加评审人员；

d.管理评审综述及结论；

e.采取的纠正、预防和改进措施。

4.6纠正预防和改进措施

行政人事部对改进纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。

4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-03

名称

管理评审控制程序

版本

A/O

第4页共4页

4.8管理评审产生相关记录由行政人事部负责保管，包括《管理评审计划》评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及《管理评审报告》等。

5.0相关文件

5.1《质量记录控制程序》

5.2《预防措施控制程序》

5.3《纠正措施控制程序》

5.4《文件控制程序》

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-04

名称

培训控制程序

版本

A/O

第1页共3页

培训控制程序

1.0目的

承担质量/环境/安全管理体系职责的人员规定相应岗位的要求，并通过培训达到规定要求。

2.0适用范围

适用于承担质量/环境/安全管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方人员及培训的控制。

3.0职责

3.1行政人事部

a.负责《年度培训计划》的总体规划及监督实施；

b.负责新招员工公司基础教育的培训；

c.负责组织对上岗员工培训效果和能力评估。

d.负责各类岗位持证上岗培训的工作。

3.2各部门

负责本部门员工的岗位培训，并做好员工培训记录。

3.3总经理负责批准《年度培训计划》。

4.0工作程序

4.1人员能力

4.1.1承担质量/环境/安全管理体系规定职现的人员应达到一定的能力，对能力的判断应从教育、培训、技能和经历方面考虑。

4.1.2行政人事部负责制订各岗位的《岗位职责》经管理者代表审核，总经理批准，作为公司各岗位人员的基本要求。

4.2能力、培训和意识

4.2.1行政人事部根据各部门的培训需求和公司发展的需要于每年12月编制下年度的《年度培训计划》，年度培训计划的内容包括：

培训内容、对象、时间、参加人数、培训的形式、考核方式等，报管者代表审核、总经理批准后下

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-04

名称

培训控制程序

版本

A/O

第21页共3页

发各部门，并监督实施。

4.2.2培训内容包括：

4.2.2.1对新员工的上岗培训

a.公司基础教育：

包括公司概况、质量环境安全和质量环境安全目标、相关法律法规、质量/环境/安全管理体系标准基础知识及物业管理基础知识、公司服务理念、职业道德教育等内容；

b.部门基础教育：

学习本部门相关的工作，由所在部门负责人组织进行；

c.岗位技能培训：

学习所用设备的性能、操作步骤、安全事项及紧急情况的应变措施等处理程序，由所在部门负责人组织进行。

4.2.2.2在岗人员培训：

按培训计划进行，每年至少应对在岗员工进行一次全面的岗位技能培训和考核。

4.2.2.3特殊岗位人员培训

a.电工、驾驶员等应取得国家劳动部门的操作证方可上岗；

b.质量/环境/安全管理体系内审员应由质量认证咨询机构培训、考核，持证上岗；

c.各部门特殊岗位人员证书要登记建档，行政人事部备份一份。

4.2.2.4转岗人员培训（同4.2.2.1.A.c）

4.2.3通过教育和培训，使每个员工都能意识到自己的工作与公司发展的相关性，满足顾客和法律法规要求的重要性，违反这些要求所造成的后果，对质量/环境/安全管理体系的重要性以及如何实现自己工作的质量环境安全目标。

4.2.4每次培训，有关部门应填写《培训记录表》，记录培训人员、时间、地点、内容及考核成绩等，培训记录予以保存。

4.2.5行政人事部建立公司员工的培训档案，保存有关培训、教育、资格等相关记录。

4.2.6各部门的计划外培训和外出培训应提出书面申请，报总经理批准后由行政人事部组织实施。

4.3培训效果的验证

河南怀大物业管理有限公司

编号

HD-CX-04

名称

培训控制程序

版本

A/O

第3页共3页

根据“谁培训谁考核”的原则，对员工培训通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法评估培训的有效性，评价被培训人员是否具备了所需技能，为

下一年度的培训计划提供依据，并依此为依据建立《员工培训档案》，保存培训效果有效性评估的记录。

5.0相关文件

5.1各岗位职责

6.0质量记录

6.1《培训记录表》

6.2《员工培训档案》

6.3《年度培训计划》

受控文件清单

编号：

LNWY-CX-01-F1版本：

B/2表格生效期：

2008.8.1序号：

文件名称

文件编号

版本号/修改状态

章节号

存放方式

保管

责任人

发放日期