电厂建设项目竣工技术文件整理移交实施细则.docx

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电厂建设项目竣工技术文件整理移交实施细则

电厂建设项目

竣工文件整理移交实施细则

编号：

KDKG/PK-106

版本：

A/0

1目的

为组织和协调各参建单位竣工档案的收集、整理、移交工作，提高建设工程建设质量和整体移交生产水平，依据国家档案管理法规及火电建设行业标准要求，编制本实施细则，本细则由各电厂负责下发各参建单位认真贯彻执行。

2引用文件

GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》

GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》

GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

GB/T—1989《技术制图复制图的折叠方法》

国家电力公司总经理工作部总文档[2002]29号文《关于印发〈火电企业档案分类表6～9大类〉的通知》

3定义

竣工档案

又称工程档案，指在工程建设项目中直接形成的、经鉴定具有保存价值并整理归档的工程文件。

工程文件

在工程建设过程中形成的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的信息记录。

包括工程准备阶段文件（含勘察设计文件和图纸）、施工文件、监理文件、竣工验收文件、设备文件和全套竣工图等。

工程前期文件

工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

项目竣工文件

项目竣工时形成的反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

项目施工文件

工程项目在土建和水工施工、设备安装、系统调试等施工过程中形成的文件。

项目竣工图

项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸，能够真实反映建设工程项目施工结果的图样。

项目监理文件

监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件，其中包括在工程设计、施工、调试等过程中履行监理职能所形成的文件。

项目竣工验收文件

项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

设备文件

工程主设备和重要辅助设备在订货、出厂、到货、开箱和检验等过程中产生的文件。

4职责

项目公司/电厂：

4.1.1各项目公司（电厂）作为本工程业主方管理代表，是工程档案的归口管理部门，全面负责档案的管理。

4.1.2落实领导责任制，组建由监理单位、总承包单位、设计单位、施工单位、调试单位等参加的档案管理领导小组；建立健全基建档案管理制度；统一业务标准和规范；构建档案管理网络体系，对建设项目的文件形成，档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。

4.1.3组织贯彻执行本细则，结合本工程具体标段及参建单位情况确定各参建单位移交责任主体，提供编制工程竣工文件所需各种档案表式的标准格式。

4.1.4组织档案资料管理的过程检查，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。

4.1.5组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。

4.1.6负责工程管理性文件（包括合同、协议、招投标文件、征地文件、往来文件、会议纪要）、工程未完项目的收集整理归档工作。

4.1.7负责接收工程全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅的条件。

总承包方：

4.2.1负责对总承包范围内的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查和指导，并负责组织、协调各分包单位竣工资料收集、整理、移交工作。

4.2.2负责初步设计文件的收集整理及其归档工作。

4.2.3负责设计文件、设备文件、施工技术文件的统一接收、登记、整理和发放，负责总承包范围内设备、主材档案资料的搜集整理。

4.2.4负责工程验收交接文件收集、整理及其归档。

4.2.4负责组织各施工单位竣工资料整理、归档，重点做好工程项目范围交叉单位的竣工资料整理监督检查工作。

4.2.5负责组织整体资料竣工资料验收移交工作。

4.2.6负责整体竣工资料验收、移交。

负责收集、整理工程总结和工程技术总结，负责搜集、整理反映工程重大进度和事项的照片档案（每个单位工程不低于5张），同时负责搜集相关照片档案电子版，负责提交工程大事记。

施工单位：

4.3.1建立单位工程总清册，并按照要求编制单位工程竣工档案，按合同规定向总承包单位提交相关资料。

4.3.2负责提交施工、安装及相关工程技术资料，负责按照业主方和总承包单位的要求对所承担项目单位工程进行组卷工作。

4.3.3在单位工程竣工验收时，通知业主方、总承包单位、监理单位进行档案检查、验收工作，做到工程文件与工程竣工验收同步。

4.3.4机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一个月内提交总承包方，配合设计单位编制竣工图。

4.3.5负责向总承包单位提交工程总结和工程技术总结，并提交能够反映工程施工、安装过程的声像资料。

设计单位：

4.4.1负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册。

4.4.2负责提交全部设计修改通知单和工程设计总结。

4.4.3负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，制作出最终竣工图。

在机组移交试生产后按合同要求配合总承包方向业主方办理移交。

调试单位：

负责对机组整套启动试运及系统调试文件等的收集整理，在机组试生产后按合同要求配合总承包方向业主方办理移交。

监理单位：

4.7.1负责监理依据性文件（监理大纲、监理规划、监理实施细则）、监理工作文件（监理工作联系单、（专题）会议纪要、停、复工令、监理月报、监理大事记、监理工作通知单，监理审核质量文件的补充性意见文件、监理总结等）的收集整理，按合同规定要求向业主方移交。

4.7.2配合业主对各承包商提交归档资料的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，对不符合项提出整改意见，并督促按时整改，确保竣工资料整体质量。

5质量要求

通用要求

5.1.1归档的文件材料应符合国家档案局、建设部、相关行业的标准和规定，必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。

a）档案完整性，指按国家、行业及本项目工程范围档所确定的内容，确保工程应归档保存的竣工文件材料原件齐全完整。

b）档案准确性，指档案的内容真实反映工程的实际情况和建设全过程，保证图、物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

c）档案系统性，指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

d）档案规范性，指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，均应符合国家、行业及本细则有关规定。

5.1.2竣工图应符合GB/T—1989《技术制图复制图的折叠方法》及电力行业有关竣工图编制要求，确保图样清晰，图表整洁。

5.1.3工程技术记录表式应符合相关质量验收及评定标准要求。

5.1.4不同幅面的工程图纸应按GB/—1989《技术制图、复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

5.1.5工程档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及制作材料的质量应符合GB/11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《火电企业档案分类表6—9大类》的规定。

5.1.6移交的电子文档应符合国家标准GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》的规定，采用标准格式，载体应使用不可擦除型光盘。

5.1.7移交的照片档案应符合国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》的规定，采用标准格式，符合规定要求。

竣工文字资料的质量要求

5.2.1对原件的归档要求

a）招标书、投标书、合同、协议及往来重要技术文件、报告、会议纪要等均须原件归档，项目部签发的文件及原稿必须同时归档。

b）施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，签字人员亲笔签字件即为原件，移交资料中必须有2套原件。

c）材质证件、试验报告、联系单、设备缺陷处理单、洽商纪要、索赔文件、咨询单、材料代用单等，签发单位均应原件归档。

施工承包商的施工文件中如是复印件，应在备考表中注明原件所在案卷编号。

d）热敏传真件不得作为原件归档，应由接收部门复印后，签字并加盖责任单位公章或档案专用章可作为原件。

e）计算机打印件加盖签发部门公章或档案专用章亦可作为原件。

5.2.2对纸质、幅面等规格的要求：

a）竣工资料的纸质应采用70克及以上白纸（一般为A4规格）。

b）页面设置，左边距为不少于25mm，右边距为15mm，上边距为20mm，下边距为15mm，标题为黑体，小二；正文为宋体，小四，倍行距，装订线位置居左。

c）竣工资料幅面的规格，统一规定为297×210mm，即复印纸A4规格幅面大于规定幅面的资料应折叠，小于规定幅面的资料，要粘贴在A4规格的白纸上，一张A4纸可以粘贴两张或以上的小幅面资料。

d）卷皮一般采用卷盒、卷夹两种，其外表规格为310×220mm，案卷厚度可为20、30、40mm三种规格，装订厚度超过装订厚度超过40mm（350页左右），应分成2册或3册组卷。

竣工图/竣工草图的质量要求

5.3.1图纸采用蓝晒图，制作竣工图/竣工草图应使用新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

5.3.2利用施工图改绘竣工图/竣工草图

a）施工图没有变更的，在原施工图上加盖“竣工图”章后，作为竣工图/竣工草图。

b）施工图有局部变更的，在原施工图上用碳素墨水进行修改。

对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法；对于少量图形的修改，可采用叉改法；对较多图形的修改，可采用圈改法，用波浪线把修改区域圈出来；改图要工整、清晰，修改部位狭小，可引至空白处绘制；应在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出《设计变更通知单》编号；最终加盖“竣工图”章后，作为竣工图/竣工草图。

c）凡结构形式、工艺、平面布置等重大变更，以及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图，重新绘制时应用波浪线圈出原施工图变更范围并注明变更依据；最终加盖“竣工图”章后，作为竣工图/竣工草图。

施工图内，整张作废的图纸，应注记“作废”及变更依据后，作为竣工草图。

5.3.3应编制竣工图总说明，阐述竣工图的编制原则，以及各专业的竣工图卷册目录：

各专业亦应编制本专业竣工图说明：

对每册有修改的图纸，宜编制分册说明，内容包括：

修改内容、修改原因及提供修改资料单位等。

5.3.4所有竣工图/竣工草图均应加盖“竣工图”章。

竣工图章应加盖在原图标题栏正上方空白处，或折叠后外翻图标上方，盖印材料应使用不易褪色的红色印泥。

5.3.5竣工图的档案案卷分类编号，国家电力公司[2002]29号文《火电企业档案分类表6—9大类》81～89分专业归类编号。

设备图纸资料质量要求

5.3.8设备图纸资料的档案案卷分类编号，应按国家电力公司[2002]29号文《火电企业档案分类表6—9大类》分专业归类编号。

原设备图的卷册不得拆散分开归类，应保持原图的完整性。

6工程档案整理

组卷

6.1.1工程竣工档案的整理，统一执行国家电力公司[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》标准，卷内文件排列顺序参照本文件附件。

6.1.2施工技术文件按单位工程组卷，按分类表的四级类目分类编号，对不宜按单位工程组卷的（如材质证明等），可按文件文种单独组卷，排列在相应专业的后面。

6.1.3组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系、分类科学、组卷合理。

6.1.4工程技术文件按单位工程、阶段、结构、专业、设备等组卷；管理性文件按项目、年度、问题立卷。

6.1.5卷内没有重份文件。

6.1.6外文资料，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按机组、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一起立卷归档。

案卷编目

案卷编目统一使用阿拉伯数字；年、月、日均打圆点，年要写全称；题名书写时，第一行均空两个字，以下行顶格书写。

6.2.1编写案卷页号

卷内文件均以有书写内容的页面编页号，页号用细铅笔填。

页号编写位置：

单面书写材料在右下角，双面书写材料正面在右下角，反面在左下角，案卷保管单位之间不连号。

案卷内封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。

6.2.2案卷封面

a）案卷一卷一盒，案卷均采用内封面形式，格式见附件。

b）工程名称应与批准的原立项、设计（包括代号）、总承包合同相同。

c）案卷题名应简明、确切地提示卷内文件的内容。

归档外文资料的题名应译成中文。

例1：

例2：

d）编制单位，填写卷内文件形成单位或主要责任者（居中填写）。

例1：

竣工图编制单位：

××××设计院

例2：

单位工程竣工技术档案编制单位：

××××××安装公司

e）编制日期，填写卷内文件的起止日期（居中填写）。

f）保管期限，按国家、行业现行工程档案管理规定填写。

g）密级，依据保密规定填写。

h）档号，填写案卷的项目（工程）代号—分类号—案卷号

工程代号：

电厂工程1号、2号机组工程代号分别用“0101、0102”标识，公共系统项目原则上并入1号机组，凡公用系统的项目（工程）代号则用“0100”标识。

分类号：

参见[2002]29号文《火电企业档案分类6—9大类》规定执行，对二级及二级以下类目的设置，可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目。

案卷号：

按各级分类号小流水号编制。

外文资料有译文时，原文、译文应排列在一起，当原文、译文放在一个案卷时，编为同一个案卷号。

当原文、译文分别立卷时，按顺序确定案卷号，不得编成同一个案卷号；对于一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号，但应在背脊上注明其册数代号。

如3—1，其意指本套共三册，这是第一册。

i）件数，填写卷内目录最末一个顺序号。

j）页数，填写卷内文件最后一个页号。

6.2.3案卷盒背脊

填写工程名称、档号、案卷题名、专业、立卷单位。

（卷盒背脊不用书写工程名称全称）。

背脊用白色打印纸打印裁剪后粘贴，字体适中。

6.2.4卷内目录

a）序号即件号。

b）文件编号，填写文件的文号或图样的图号。

c）文件题名，填写文件标题全称。

d）责任者，填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

e）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应标出首尾页号。

f）日期，填写编制文件材料的年、月、日。

6.2.5卷内备考表

a）卷内情况说明,标明组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

b）立卷人，填写业务部门专职档案/资料员。

c）检查人，填写竣工资料管理负责人。

d）立卷时间，填写完成该卷档案整理任务的时间。

e）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

案卷装订

6.3.1案卷采用装订与不装订（单份文件装订）两种形式。

6.3.2装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下；批复在上，请示在下；左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内上，要装订牢固，穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸文件材料折叠统一。

6.3.3外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

编制工程档案移交总清册

6.4.1工程档案移交总清册，指每台机组竣工后形成的全部档案数，主要包括:

工程前期依据性及管理性文件总清册、施工图总清册、设备档案总清册、单位工程文件总清册、竣工图总清册、设计变更单总清册、竣工验收/试生产文件总清册等，作为档案移交检查的依据，总清册一律用计算机打印。

6.4.2工程前期依据性及管理性文件总清册，包括工程前期文件、设计基础材料、设计文件和工程管理性文件的清单，该部分由项目公司/电厂/总承包单位完成。

6.4.3施工图总清册，该清册由设计单位负责提供，项目公司/电厂/总承包单位资料室负责汇总。

6.4.4设备档案总清册，指本工程全部主设备和主要辅助设备的清单，是作为检查所移交设备档案完整性的依据，该清册由施工单位配合，项目公司/电厂/总承包单位资料室负责汇总。

6.4.5单位工程文件总清册，指本工程全部单位工程清单，是作为检查所移交的单位工程档案完整性的依据。

该清册由各施工单位/调试单位负责编制，项目公司/电厂/总承包单位负责协调、监督进行分类汇总，作为单位工程竣工档案移交检查的依据。

该清册内容应包括：

单位工程名称（按专业顺序排列）、每个单位工程应具备的文件范围、编制说明等。

编制说明应指出：

1、按单位工程立卷；2、单位工程专业排列顺序；3、个别不宜按单位工程立卷而采用按文种、分专业集中立卷的文件，应指出是什么内容的文件；4、单位工程的数量及各单位工程竣工档案的数量和份数；5、其它需要说明的问题等。

6.4.6竣工图总清册，由设计单位负责编制，项目公司/电厂/总承包单位负责汇总。

6.4.7设计变更单总清册，由设计单位负责编制。

6.4.8竣工验收/试生产文件总清册由项目公司/电厂/总承包单位负责汇总。

7工程档案验收与移交

自查

各参建单位对本单位编制好的竣工档案，根据工程档案编制标准的规定，进行严格的内部自查。

预检

自查认可后，通知监理公司及总承包方组织预检。

复核

预检通过后，进入复核阶段。

总承包方资料室组织专业技术人员和档案人员，进行全面检查复核。

并将复核中发现的问题，填入《竣工档案审核整改表》，返回给编制单位整改，直到复核合格为止。

验收移交

每台机组工程竣工档案经复检验收后，由总承包方负责组织各参建单位（施工、设计、调试）向项目公司/电厂办理档案移交手续，明确档案移交的内容（卷册名称）、数量（份数）及有关的补充说明等，并有完备的清点、签字等交接手续。

竣工资料验收移交份数及时间要求

7.5.1机组竣工验收1个半月内（特殊要求时执行分包合同规定），总包单位组织向业主（机组所在地电厂资料室）移交竣工档案，移交份数执行合同规定。

7.5.2同步向凯迪控股投资有限公司信息中心档案管理部移交一份原件竣工档案资料，一份完整电子版（光盘）竣工档案资料。

7.5.3竣工档案资料移交后应与移交单位办理“工程竣工资料移交签证书”。

工程项目档案整体质量控制

7.6.1项目竣工后如因归档文件不全或整理不规范而影响移交，各参建单位负主要责任，总承包方将酌情扣除部分质量保证金或提留金。

7.6.2参建各方的工程档案管理部门，应积极、主动与总承包方资料室联系，以便相互协作、监督和指导，使工程档案管理与整理的全过程得到控制，避免事后返工，造成人、财、物的浪费。

8附件

案卷盒背脊

案卷内封面

卷内目录

卷内备考表

案卷移交清单

竣工档案复核情况表

竣工档案审核整改单

照片档案芯页格式

附件1：

工程概况

工程概况

单位工程名称：

建设单位

设计单位

监理单位

施工单位

开、竣工日期

工

程

简

述

质量评定等级

附件2：

案卷盒背脊

工程名称（此处不写全称）五号宋体

福建凯圣生物质热电厂竣工档案

档号

0101

档号

小三宋体，分三排显示

-8066-001

案卷

题名

专业名称

五号宋体

案卷题名

小三宋体

热控专业签证

热控

立卷单位

五号宋体

四川电力建设二公司

流水号，五号宋体

附件3：

案卷封面

附件4：

卷内目录

卷内目录

序号

文件编号

责任者

文件题名

日期

页次

备注

卷内目录具体尺寸要求参见《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001附录B。

附件5：

卷内备考表

卷内备考表

本案卷共有文件材料页，其中文字材料页，图样材料页，照片张。

说明：

立卷人：

年月日

审核人：

年月日

卷内目录具体尺寸要求参见《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001附录C

附件6：

案卷移交清单

移交清单

部门/项目名称

立卷单位

分类名称

清单页数

共页，第页

序号

文件号/档号

文件/案卷题名

份数

页数

备注

审核人/日期：

移交人/日期：

接收人/日期：

说明：

工程竣工档案填写“档号”及“案卷题名”，不要求填写卷内“文件号”及“文件题名”。

附件7：

竣工档案交接证书

竣工档案交接证书

工程名称：

资料名称：

移交数量：

文字材料（卷），图纸（张）

移交单位：

（签名盖章）

接收单位：

（签名盖章）

交接日期：

附移交目录清单页

附件8：

竣工档案预验收接收单

竣工档案预验收单

No：

项目名称

提交日期

资料名称

提交单位

接收单位

预验情况：

提交人

联系电话

接收人

联系电话

备注：

附件9：

竣工档案复核情况表

竣工档案复核情况表

No：

项目名称

资料名称

提交单位

接收单位

复核情况：

受检单位签名

移交人员：

年月日

监理方签名

检查人员：

年月日

总承包方签名

技术人员：

年月日

档案人员：

年月日

业主方签名

检查人员：

年月日

附件10：

竣工档案审核整改单

竣工档案审核整改单

No：

项目名称

审核日期

资料名称

提交单位

审核单位

审核人

不符合项情况：

整改建议：

整改后验收结论：

整改人/日期

联系电话

接收人/日期

联系电话

附件11：

照片档案芯页格式

横向区域

文字说明：

题名：

照片号：

底片号：

竖向区域

文字说明：

参见号：

拍摄时间：

摄影者：

题名：

横向区域

文字说明：

照片号：

底片号：

参见号：

竖向区域

文字说明：

拍摄时间：

摄影者：

照片档案芯页格式可参见《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）中附录、的要求

附件12：

工程档案分类归档范围、保管期限及责任单位一览表

工程档案分类归档范围、保管期限及责任单位一览表

分类归档内容

保存单位及保管期限

责任单位

备注

分类号

归档内容

业主方

总包单位

施工单位

设计单位

监理单位

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科研项目

课题研究单位

按课题研究的