农村合作银行信贷档案管理办法.docx

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农村合作银行信贷档案管理办法

**农村合作银行信贷档案管理办法

第一章总则

第一条为实现信贷业务档案的科学管理，做好信贷管理基础工作，促进信贷业务档案管理工作制度化，有效防范信贷风险，加强我行的信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，结合本行实际，特制定本办法。

第二条信贷业务档案是指各支行（部）在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据、图表、声像等资料。

主要由借款人的基本信息资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。

第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各部门应配合档案管理部门，对信贷业务档案按照“集中统一”的原则进行规范化管理。

信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、装订、立卷、归档等工作，并对所移交档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。

档案管理部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第四条各支行（部）要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整和安全。

第五条信贷业务档案涉及我行和客户的相关信息，档案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。

第二章信贷档案管理的职责

第六条信贷管理部及各支行（部）信贷部门是信贷业务档案管理的职能部门，支行（部）信贷内勤为信贷业务档案管理员（无信贷内勤的则信贷人员为信贷业务档案管理员），负责支行（部）信贷业务档案的日常管理。

第七条信贷管理部对各支行（部）的信贷业务档案管理工作负有指导、管理、检查、监督、考核的职能。

第八条支行（部）分管信贷副行长（副总经理）应定期检查本支行（部）信贷业务档案管理的有关情况；信贷管理部对各支行（部）信贷档案进行定期抽查和考核。

第九条各支行（部）信贷人员负责收集所辖信贷业务主体从申请、使用、到期、结清全部过程的有关资料，并保证资料的真实性、有效性、规范性和完整性。

其主要职责如下：

（一）负责收集客户基本资料及与借款项目相关的资料，按档案形成的时间顺序和有关要求进行整理，并填写《信贷资料清单》，交给信贷内勤。

（二）负责及时民收集客户的财务报表，撰写经济活动分析材料，贷前调查报告、贷后检查报告等资料，并送信贷内勤归档。

（三）负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行分类造册、装订、立卷。

（四）对客户基本情况有变动，应及时补充更新资料，移交给信贷内勤。

第十条信贷内勤的信贷业务档案管理职责：

（一）负责对信贷人员移交的信贷业务资料完整性、有效性进行检查，对不符合总行信贷业务档案资料收集要求的，退回信贷人员重新收集。

（二）负责接受信贷人员移交集中管理的信贷业务档案资料，并根据《信贷资料清单》上的事项核对所有文件资料无误后，双方在移交清单上签字。

（三）负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行归档和保管。

（四）负责建立好信贷业务电脑台账，每月月底信贷电脑台账余额与会计账贷款余额进行核对，防止漏建档，半年打印一次，装订成册，入档保管。

（五）负责信贷业务档案管理的合理利用及保密工作。

第三章信贷业务档案的基本内容

第十一条信贷业务档案分三个区域：

立卷区、归档区、权证区。

立卷区：

存放执行中业务的档案资料。

归档区：

存放已经执行终了业务的档案资料。

权证区：

有价单据、其它权证类、保险单必须由主出纳存放于金库，但必须双人、双锁保管。

第十二条执行中业务的企业贷款档案资料包括客户基础类资料、信息类资料、合同类资料、担保类资料、调查（检查）类资料、银行承兑汇票类资料、不良资产类资料七大类：

（一）基础类资料：

1.企业概况；2.对公客户信息表（电子表格）；3.已年检的营业执照正本复印件；4.特种行业经营许可证正本复印件；5.机构代码证正本复印件；6.国、地税税务登记证正本复印件；7.资信等级证书正本复印件；8.已年检的贷款卡复印件；9.开户许可证复印件；10.公司章程及董事会成员名单（工商行政管理局提供为准）；11.验资报告；12.主导产品说明书；13.财产保险单复印件；14.法定代表人（负责人）资格确认书;15.法定代表人（负责人）简历；16.法定代表人（负责人）身份证复印件；17.授权代理委托书；18.受权代理人身份证复印件；19.专用印鉴卡；20.保证函；21.授信申报表（电子表格并附房地产等其它资产证明材料）；22.其它资料（如联营、租房协议，上级部门立项批准文件）。

（项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、环保部门及其它国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等）。

（二）担保类资料：

1.保证人提供资料:

⑴企业概况；⑵已年检营业执照正本复印件；⑶特种行业经营许可证正本复印件；⑷机构代码证正本复印件；⑸国、地税税务登记证正本复印件；⑹资信等级证书正本复印件；⑺已年检的贷款卡复印件；⑻开户许可证复印件；⑼公司章程及董事会成员名单（工商行政管理局提供为准）；⑽验资报告；⑾法定代表人（负责人）资格确认书；⑿法定代表人（负责人）简历；⒀法定代表人（负责人）身份证复印件；⒁授权代理委托书；⒂受权代理人身份证复印件；⒃专用印鉴卡；⒄资产负债表、损益表月报、现金流量表、审计报告；⒅其它资料。

2、抵押人提供资料：

⑴资产评估报告；⑵抵（质）押物清单；⑶房地产价格评估表；⑷动产价格评估表；⑸财产保险单复印件；⑹他项权利证书复印件；⑺董事（股东）会借款决议书；⑻董事（股东）会同意抵押意见书；⑼抵（质）押代保管凭证。

3、其它资料：

⑴最高额抵押借款合同；⑵抵押物注销通知书；⑶其它。

（三）合同类资料：

1.贷款书面申请；2.企业借款申请书；3.董事（股东）会借款决议书；4.董事（股东）会同意保证意见书；5.董事（股东）会同意抵押意见书；6.董事（股东）会同意质押意见书；7.借款审批书；8.贷审会审批意见书；9.总行贷款批准通知书；10.资产评估报告；11.抵（质）押物清单；12.房地产价格评估表；13.动产价格评估表；14.权证书类复印件；15.抵（质）押代保管凭证；16.财产保险单复印件；17.止付（撤销）通知书；18.信用借款合同；19.保证借款合同；20.抵押借款合同；21.质押借款合同；22.最高额抵押借款合同复印件；23.借款借据；24.还贷凭证；25.其它资料。

（四）调查（检查）类资料：

1.贷前调查报告；2.贷后检查报告；3.大额贷款贷后跟踪检查报告；4.贷款登录查询资料（借保双方）；5.其它资料。

（五）信息类资料：

1.当年资产负债表、损益表月报；2.前二年的审计报告或未经审计的企业资产负债表、损益表和现金流量表的年报；3.贷款风险五级分类文本（电子表格）资料；4.其它财务信息资料等。

（六）银行承兑汇票类资料：

1.客户基础类资料；2.担保基础类资料；3.申请书；4.审批书；5.承兑协议；6.承兑担保合同；7.保证金担保补充协议；8.商品交易或贸易合同；9.保证金进账单复印件；10.增值税发票复印件；11.其它资料。

（七）不良资产类资料：

1.贷款催收通知书及回执；2.起诉书；3.人民法院判决（调解）书；4.执行申请书；5.人民法院裁定书；6.抵债资产抵入申请报告；7.抵债资产处理申请报告；8.抵债资产抵入处理总行答复书；9.人民法院债权凭证；10.其它资料。

（呆账核销申报资料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，上级部门批复，破产终结后需要继续追偿债权的有关文件和材料，呆账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关材料）。

第十三条执行中业务的个人贷款档案资料，分为二大类即：

30万元（含）以上和30万元以下；30万元（含）以上要求按户立卷、30万元以下可根据实际情况按户立卷或多户立卷，立卷资料按村（片）归档；内容包括基础信息类资料、授信类资料、合同类资料、担保类资料、调查（检查）类资料、不良资产类资料六大类：

（一）基础信息类资料：

1.农户（个人）客户信息表（电子表格）；2.夫妻双方身份证复印件；3.结婚证复印件；4.户口簿复印件；5.其它资料。

（二）授信类资料：

1.授信申报表（电子表格）；2.房地产等资产证明材料；3.经营行业相关证明资料；4.收入证明等其它资料。

（三）担保类资料：

1.企业保证提供资料：

⑴已年检营业执照正本复印件；⑵特种行业经营许可证正本复印件；⑶机构代码证正本复印件；⑷国、地税税务登记证正本复印件；⑸资信等级证书正本复印件；⑹已年检的贷款卡复印件；⑺开户许可证复印件；⑻公司章程及董事会成员名单（工商行政管理局提供为准）；⑼验资报告；⑽法定代表人（负责人）资格确认书；⑾法定代表人（负责人）简历；⑿法定代表人（负责人）身份证复印件；⒀专用印鉴卡；⒁上年末及本年贷款月上月的资产负债表、损益表；⒂其它资料。

2.个人保证提供资料：

⑴农户（个人）客户信息表；⑵夫妻双方身份证复印件；⑶结婚证复印件；⑷户口簿复印件；⑸授信申报表（电子表格）；⑹相关资产证明资料；⑺收入证明等其它资料。

3.抵押人提供资料：

⑴资产评估报告；⑵抵（质）押物清单；⑶房地产价格评估表；⑷动产价格评估表；⑸财产保险单复印件；⑹权利类证书复印件；⑺财产共有人同意抵押意见书；⑻最高额抵押借款合同；⑼抵（质）押代保管凭证；。

（四）合同类资料：

1.贷款书面申请；2.农户（个人）借款申请书；3.借款审批书；4.支行（总行）贷审会批复；5.资产评估报告；6.抵（质）押物清单；7.房地产价格评估表；8.动产价格评估表;9.权证书类复印件；10.抵（质）押代保管凭证；11.财产保险单复印件；12.止付（撤销）通知书；13.信用借款合同；14.保证借款合同；15.抵押借款合同；16.质押借款合同；17.最高额抵押借款合同复印件；18.借款借据；19.还贷凭证；20.个人尽责核保单；21.其它资料。

（五）调查（检查）类及其它资料：

1.贷款调查报告（电脑打印）；2.大额贷款跟踪检查报告；3.贷后定期检查报告；4.贷款风险五级分类综合认定文本（电子表格）；5.其它资料。

（六）不良资产类资料：

1.贷款催收通知书及回执；2.起诉书；3.人民法院判决（调解）书；4.执行申请书；5.人民法院裁定书；6.人民法院债权凭证；7.其它资料。

为实行信息共享的原则，同一支行（部）同一客户对外提供多户保证，只需建立该客户一个完整的担保类基础资料。

第四章信贷档案资料管理操作流程

第十四条收集。

信贷档案资料收集分企业信贷档案和农户信贷档案，内容包括借款人基础类资料、保证人基础类资料、贷款合同类资料、调查类资料、信息类资料、银行承兑汇票类资料和不良资产类资料。

信贷人员应根据第三章第十二条和第十三条具体内容及时收集资料，对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表等资料，应按月（季）及时撰写并收集。

第十五条整理。

信贷档案资料立卷原则上使用A4纸；在整理时小于A4纸的借款借据、还贷凭证、止付（撤销）通知书、抵（质）押品代保管凭证（收据）等应粘贴在A4纸上保存；借款借据与还贷凭证应粘贴在同一张A4纸上，第一联贷款人债权凭证和第五联期限管理联粘贴在A4纸上方，还款凭证粘贴在借款借据的下方。

凡企业与个人提供的复印件资料，需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。

对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。

第十六条装订。

执行中的信贷业务档案资料应按照一定的次序进行装订。

信贷人员在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的资料类别进行分类装订，在装订时填写档案（A4纸厚）封面，信贷档案资料清单置于立卷档案封面内第一页，即：

塑料面+厚纸封面+信贷资料清单+具体内容+厚纸封底+塑料底。

两边对齐，即下边与右边对齐。

（一）对最高额抵押贷款合同，抵押人为借款人或第三人的，最高额抵押合同统一放置在担保类资料的第二部份抵押人提供资料中装订。

（二）贷款风险五级分类认定文本，要求在认定报批后，及时入档保管。

1.企事业单位贷款风险五级分类文本采用电子表格，并与企业财务信息资料档案等放在一起保管并装订。

2.个人贷款风险五级分类文本采用电子表格，并与调查（检查）类资料等放在一起保管并装订。

第十七条补充与更新

信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资料，信贷员应按月及时收集并移交信贷内勤归档。

客户基础类应根据客户实际情况，作相应的补充与更新，1.对于每年都要年检的资料，信贷人员应根据年检的时间及时补充与更新年检后的复印件；2.对于企业变更情况，信贷人员要及时根据变更情况，及时掌握和收集有关资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更新。

3.对于较短期间内连续发生的个人（农户）信贷业务及承兑汇票业务，前一步业务已有相应的基本资料（如前笔业务已有借款人或法人代表身份证复印件等资料），后一笔业务可以不再提供，以避免不必要的重复。

4.信贷内勤对信贷人员移交的信贷资料在《信贷业务档案资料移交清单》上做好登记手续。

第十八条归档与归档时间

（一）归档。

信贷基础资料（借款人、担保人基础资料）根据有效期按年归档。

企业资料的归档应按1.客户基础资料中的已经替换后的失效资料；2.担保类基础资料中的已经替换后的失效资料和贷款已结清的担保客户资料；3.合同类资料中的贷款已结清的合同文本（单笔业务结清后，在封面上加盖“结清”章）；4.调查类资料中的贷款已结清调查报告和上年度的贷后检查报告；5.信息类资料中的上年度企业报表（留前二年的企业年报复印件）和上年度贷款风险五级分类文本；6.承兑汇票资料中的结清有关资料；7.不良贷款或抵债资产资料中的贷款已结清的合同文本及相关资料。

对上述将其撤换下的资料应及时进行替换和补充，并将已经失效的基础资料及时从原档案中取出，专夹保管，在年度终了时，将上述被取出的资料企业按一企一册装订，个人（农户）按村（片）装订成册（要求现存的基础资料档案中必须是有效的资料）。

（二）归档时间。

客户档案中已执行终了业务的档案资料、内部档案资料，按年分类装订，于次年1月底前入档保管。

第十九条保管与销毁

（一）保管

1.各支行（部）每年应对信贷业务档案进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。

如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。

2.对本行发展具有重大保存价值或可作为示范项目的信贷档案应长期保存。

对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。

3.信贷业务档案保管期限是指信用项目结清后，该项目档案的保存时间。

档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。

（1）尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案从客户与本支行（部）最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为三年。

（2）结清全部商业汇票承兑与贴现的客户档案从客户与本支行（部）最后一笔业务结清后次年的1月1日起，保管期限为三年。

（3）凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务档案从客户与本支行最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为十年；

（4）向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：

借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归档，按年装订成册，作永久保管。

（5）信贷内部档案为长期保管，保管期限为十五年；其中各类年终报告和年度汇总报表为永久保管。

（6）信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。

（7）担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。

（二）销毁：

信贷业务档案保存期满后，若认定存档资料可以销毁时，由支行（部）提出正式的过期档案销毁申请，经总行信贷管理部及审计部审核并报总行分管行长批准后进行销毁。

销毁之前，支行（部）档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经支行（部）行长（总经理）审批后，报经总行分管行长签字确认后方可销毁。

未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。

经总行分管行长领导批准同意销毁后，支行（部）档案管理人员及有关人员和总行贷管理部及审计部共同派员监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告分管行长。

第二十条调阅与外借

（一）调阅。

各支行均应建立信贷业务档案调阅登记制度，登记调阅人姓名、日期、内容等并经支行（部）分管信贷副行长（副总经理）或行长（总经理）签字同意。

1．信贷员查阅或调阅、归还信贷档案时，必须办理登记手续，在调阅登记本上签字后方可将档案调出，借阅时间一般不得超过一周。

2．查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。

信贷内勤对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。

对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时报告支行（部）分管信贷副行长（副总经理）或行长（总经理）。

3．信贷业务档案只限内部查阅，不得外借。

当信贷业务依法提起诉讼或发生案件时，经支行（部）行长（总经理）批准后方可供律师、政法、司法部门等查阅复印。

（二）外借。

信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，须报总行分管行长批准，并填写信贷业务档案外借单。

第五章信贷档案管理人员的责任

第二十一条在信贷业务档案管理中，经信贷内勤督促未收集、收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由信贷人员负责；信贷内勤未发现或未督促的，造成信贷资料不全的，其责任由信贷内勤负责，并按照有关规定做出相应处罚。

第二十二条对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，其责任有由支行（部）分管信贷副行长（副总经理）或行长（总经理）负责，并按照有关规定做出相应处罚。

第二十三条对与信贷档案台账发现未登、错登、漏登，以及台账余额与会计报表余额不一致的，其责任有支行（部）信贷内勤或信贷人员负责，并参照有关规定做出相应处罚。

第二十四条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章附则

第二十五条信贷业务档案管理所需档案盒由总行按规定格式统一印制，夹边条、封面纸、塑料面等由总行按统一规格配制。

第二十六条以录音、录像、扫描等方式保存的信贷业务档案归集在综合档案部门保管。

第二十七条本办法规定的信贷业务档案内容是指至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第二十八条本办法由**农村合作银行负责解释和修订，并自发文之日起施行。

附件2：

**农村合作银行信贷档案管理操作流程

借款人/担保人提供

补基

充础

资资

料料

调查人收集、装订

补档基补

充案础充

资资授或

料料信资

或移贷料

重交款更

新清资新

收单料移

集交

信贷内勤审核、签字

分立

支行（部）负责人

类卷

造归

册档

定期检查

信贷内勤保管、登记台账

调

归阅

档登

记

调阅人