财务报销制度和报销流程1.docx
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财务报销制度和报销流程1
中科智慧基因工程有限公司
财务报销制度及报销流程
第一部分总则
第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、相关业务支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条本制度适用公司全体员工。
第二部分日常费用报销制度及流程
第四条日常费用主要包括差旅费、电话费、车辆使用费及交通费、办公费、行政开支（低值易耗品及备品备件）、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第五条费用开支计划：
（一）公司各部门须在每月底根据下月工作计划制定本部门费用开支计划，由财务部汇总、审核，经公司高管会议或总经理审批，即为公司当月的费用开支计划，并下达各部门费用开支指标。
（二）公司同时授予副总经理、部长对计划内费用开支的审批权限。
（三）公司费用开支计划留有弹性，并根据实施情况调整或变更授权。
（四）凡公司计划外开支，须提前申请一律最后报总经理审批。
第六条费用报销的一般流程：
（一）报销人必须取得相应的合法票据，以机打发票为主；
（二）根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
（三）费用报销的一般流程：
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部长及副总审核签字→财务部门初核→财务经理复核签字→财务总监审核→总经理审批→到出纳处报销。
※日常费用报销流程图见附件2
（四）、取得原始发票的相关要求：
1、取得发票的客户名称应填写“中科智慧基因工程有限公司”全称,并注明支出日期，未按规定填写的不予报销或支付。
2、发票内容要由出票方一次填写齐全（大小写封位符）；文字如有更改应加盖开票单位印
鉴，发票数字内容一律不得更改。
3、如取得的是机打发票，不得涂改，手写无效。
4、定额发票应注明客户名称及支付日期。
5、发生费用的经手人要取得正规发票，小金额（100元以下）也要取得盖有消费单位财务章的有效收据，否则不予报销。
发票应加盖“财务专用章”或“发票专用章”，加盖其它印鉴一率无效。
6、发票票面要求整洁、票据印鉴加盖清晰，如票面涂画严重，印鉴不清一率不予报销。
7、取得的发票应为一次套写发票，不能在发票错误的情况下私自更改相关内容，如笔迹、字体颜色不同一律不予报销。
8、发票与收据要分开粘贴报销。
9、在取得固定资产或价格很高的低易品时，需要签订购销协议，明确有发票价格和无发票价格，领导同意或注明原因无发票购买才可以用有效收据入账。
（五）、报销单据的填写及粘贴要求：
1、按照资金使用的性质填写费用报销单、差旅费报销单、借款单及支付证明单粘贴相关附件。
2、必须使用黑色签字笔填写票据，其它笔填写无效。
3、票据填写必须内容完整、字迹工整、大小写一致，审批手续齐全。
注：
报销单上要完整的填写经手人，证明人，部门主管意见，方可交与财务部审核。
4、票据内容必须详细反映资金的流向及具体用途，费用支出应注明具体的费用支出期间。
5、应保持票据整洁，不得私自修改、涂改，并在发票后签字。
6、费用的报销应按费用类别分类粘贴，每张单据只能粘贴同类票据，并注明附件张数（除空白页全部列入）。
如冲借款要在借、补栏填写借补数,没有无须填写，有说明事项写到报销单后。
7、张数较多的票据以左上角为起点呈阶梯状粘贴另付纸张并分别注明各票据的张数。
附件的粘贴要与报销单上填列的顺序一致，附件的发票要将金额一致的沾到一起。
8、票据粘贴牢固，范围不得超过报销单据大小，不得使用钉书针或其它介质装订票据
9、报销单根据报销人所属部门填写。
注：
有些固定出账的费用，要由监管部门填写单据出账,如房屋租金，物业管理，水电费、等由行政部监管，行政部填单出账；税金由财务部监管出单；产品成品月结或预付款项由产品部人员监管负责出单；产品运费由物流部出单报销;若因填单不及时产生的后果由监管部门承担。
10、填写、粘贴不规范的票据，财务予以退回，因此而引起的报销延迟责任自负。
11、公司在工资里做了车补的，报销时不得报销市内交通费。
第三部分差旅费、住宿、膳食补助部分
第七条差旅费报销制度及流程。
（一）差旅费是指经批准赴公司所在地以外的中国地区联系工作，办理公司业务及学习、参观、考察、开会、培训等所发生的食宿、交通、交际等费用。
（二）员工出差分为短程出差和长程出差两种：
1．短时（程）出差：
指可于出发日当天往返者（本市或外地）。
2．长时（程）出差：
指出差地点跨越办公或工作处所在地以外之省市或各机关、关系企业处理耗时业务，无法于出发日当天往返者。
（二）以公司车辆作为交通工具之短程出差者不报销任何费用；以公司车辆作为交通工具之长程出差者不报销任何交通费。
其它费用按标准报销。
（三）员工因业务需要须远途出差时必须事先填报《员工出差申请表》，写明出差日程、出差目的地及出差事由等，呈部门经理及总经理核准后方可出差。
（四）未经呈准之出差人员须补办手续后方可支给差旅费。
（五）出差人员（除副总以上人员）在出差过程中需将每日的行程以当地座机电话汇报给公司行政部，并由各地客户给予证明，返回差旅费用需行政部审核行程后方可报销。
（六）出差人员因急病或不可抗力无法在预定期限返回销差，而必须延长滞留者，根据出差者申请，经调查无误支给出差旅费。
第八条费用标准及管理
住宿费用补助标准：
1．部长级以下人员出差期间住宿补助60元/天；
2．部长、经理、讲师人员出差期间住宿补助80元/天；
3．事业部长、院长、高级讲师人员出差期间住宿补助100元/天；
公司员工出差期间，因参加公司三项会议、教育训练、讲习、研讨会等事宜出差者如出差处所提供住宿者，不得申领住宿费。
同阶两人（同性别）一起出差应同住一双人标准房间，并以不超过一人之住宿标准之1.2倍；异阶以各自级别相应的住宿标准报销。
因业务实际需要招待宾客住宿者，应事先向单位主管报备，经公司核实批准，返回后检附凭证呈报核准，列支费用科目，实数报销。
本着节省的原则，员工返程时间为18:
00前者，应于中午12：
00前退房，返程时间为24：
00前者，应于18：
00前退房（以票面时间为准）。
2、交通费用标准：
标准
级别
火车
轮船
高铁
动车
其它
交通工具
董事长总经理
据实报销
据实报销
据实报销
据实报销
事业部长、院长、高级讲师范
硬卧
三等
省内
部长、经理、讲师
硬卧
普通
省内
助理及其他人员
硬卧
普通
备注：
出差人员在出差过程中的订票，由出差人员负责。
其他人员白天连续乘坐火车6小时以上，夜间连续乘坐5小时以上，方可购硬卧火车票；夜间行车超过8小时或行车超过12小时方可购买卧铺票。
员工出差原则上不允许乘坐飞机、高铁确需乘坐的，需经总经理批准。
未经批准擅自乘坐的，按同程火车硬座或硬卧票价报销；
部长级及以上人员出差期间需要乘坐出租车或滴滴优步等社会车辆的，每人每天不得超过50元，超支不予报销；其他人员原则上不允许乘坐出租车或滴滴优步等社会车辆，确需乘坐的，经申请上一级批准后，凭出差地原始单据报销，每人每天不得超过30元，超支不予报销。
员工出差返回过程中原则上出票应网购或亲自到售票地购买，不予以报销订票费用。
如因特殊情况订票者，经部长级以上核准后，公司按订票额之50%报销，其余由个人担负。
因紧急任务出差，无法及时购买到卧铺票（必须具备相应资格），乘硬座者，除据实报销硬座费用外，报销车船补助。
出差人员应按车船补助之金额以其它票据代替。
车船补助=卧铺票额-硬座费
3、膳食补助标准：
1、部长级以下人员出差期间膳食补助35元/天；
2、部长、经理、讲师人员出差期间膳食补助40元/天；
3、事业部长、院长、高级讲师\副总级出差期间膳食补助50元/天；
备注：
申领补助后，不另外报销餐费；
出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
出差者按照算头不算尾方法计算补助天数。
第九条出差补充管理
（一）出差期间与业务无关的游览费如名胜门票及其它无关费用一律不予报销。
（二）员工出差途中非因公务经核准绕道停留者，除不得报支任何费用外，应事先以電話或传真说明事由，并应于返回公司后补办请假手续，其迟延時間不得报支差旅费。
（三）出差不得报支加/值班费，但假日出差据实补休。
（四）出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。
（五）出差后销差时间：
员工出差返司后，应立即以电话报知部门主管抵司时间并请示工作，如工作任务紧急，部门主管有权通知员工立即上班；否则按如下时间可进行休整；
AM8:
00至PM8:
00到司者当天休息，第二天早9:
00正常上班；
第一天PM8:
00至第二天AM8:
00到司者，第二天上午休息，PM13:
30正常上班。
第十条出差报销流程
（一）出差申请：
拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具费用项目等，出差申请单由总经理批准。
（四）返回报销：
出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》→部门经理审核签字→主管副总审核签字→财务部（财务主管、财务总监）审核签字→总经理审批；
（五）、差旅费报销规范要求：
1、出差人应如实填写差旅费报销单，要求字迹清楚、不得涂改，详细写明部门、日期、出差人姓名、出差事由、出差人出发日期及到达日期、地点、交通工具类型、交通费、住宿费张数及金额等。
如果是数人一同出差，则应填报全部出差人姓名。
2、交通工具票据（包括车票、船票及飞机票等）和住宿费发票是办理差旅费报销的主要原始凭证，要求合法、完整。
住宿费发票必须是套印税务监制章的统一发票，盖有填制单位发票专用章或财务专用章，注：
如果是夫妻或同性在同一时间同一地点出差，只能以两人一个标准间的标准报销。
交通工具票据不得涂改和挖补，凡是日期已被撕毁或日期模糊不清的票据，不得报销；若发现原始凭证上的日期与报销单上填报的出差日期不一致，经办会计人员应作为不真实的原始凭证处理，不予受理；未写明具体起止时间的视同半天处理。
3、出差途中发生的各项费用，按公司相关规定及标准报销，并按照发生日期顺序分类粘贴。
各项补助标准按照差旅费报销制度执行。
4、为出差人代办差旅费报销手续的，凭证上的领款人必须由代办报销手续的人员签字。
※差旅费报销流程图见附件3
第四部分行政费用部分
第十一条行政费用（低值易耗品）等报销制度及流程
（一）行政费用管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）办公用品及低值易耗品采购报销手续：
1.行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销。
2.各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买：
（1）单价在200元以下，或总价在500元以内，行政经理批准；
（2）单价在200元以上，或总价在500元以上，总经理批准。
购买后，提交发票、实物，经行政部查验入库单及入帐报销。
3.原则上不报销办公用品之装卸费用。
（三）报销流程
1．购置申请:
公司行政部每月或季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：
报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。
审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：
财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第十二条招待费、培训费及其他报销制度及流程
（一）费用标准
1.招待费：
为了规范招待费的支出，招待费应事前征得总经理的同意。
2.培训费:
为了便于公司根据业务需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。
人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3．业务外培训：
为鼓励员工不断提高自身修养，即在公司统筹培训计划外，个人为提高自身行业认识水平，利用工余时间进行高学历、高层次的学习，经公司批准，取得结业证或毕业证后，公司可视情报销学习费用，费用标准为：
个人支付30%，公司支付70%。
该费用报销后必须为公司连续服务三年，否则将按服务年限扣减该费用。
4.其他费用：
根据实际需要据实支付。
第五部分工薪福利及相关费用支出制度及流程
第十三条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第十四条工薪福利支付流程
（1）每月10日前由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、行政扣款、社会保险等信息）转交财务部；
（2）财务部向总经理提供职工月度或季度奖金分配表；
（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；
（4）按薪酬审批程序审批；
（5）每月10日由财务部通过银行汇款形式或现金支付工资；
（6）每月20日由财务部通过银行汇款形式或现金支付绩效奖金、补贴及费用报销；每月员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
第六部分专项支出财务报销制度及流程
第十五条专项支出主要包括软件及固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十六条固定资产购置报销财务制度及流程。
（一）填写购置申请：
按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
（二）报销标准：
相关的合同协议及批准生效的购置申请。
（三）结账报销：
（1）资产验收无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；
（2）按资金支出规定审批程序审批；
（3）财务部根据审批后的报销单付款；
第十七条其他专项支出报销制度及流程
（一）费用范围：
其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含广告及宣传活动费、公司员工活动费用及其他专项费用）支出。
（二）费用标准：
此类费用一般金额较大，由主管部门根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审批。
（三）财务报销流程
1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2．签订合同：
由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
3．付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；
（2）按审批程序审批：
主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；
（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；
（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第六部分报销时间的具体规定
由于我公司有些部门的工作性质不同，对报销时间做以下规定：
1、内部员工：
报销人在取得相关的发票后应及时进行票据的报销，发票所属日期为报销当月日期，最晚不得超过次月，不允许跨年度报销。
2、驻外地讲师、经理、总监：
报销人需在每月十五日前将票据寄达所属部门，完成审批后，二十日发放。
完成报销人在取得相关的发票后应及时进行票据的报销，发票所属日期为报销当月日期，在三个月之内完成报销，不允许跨年度报销。
第十八条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1．财务报销：
每逢周二报销费用，报销期限：
报销费用可在每周二报销上一周费用。
2．若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
第七部份：
处罚规定：
1、在费用报销中有伪造、变造发票，提供假发票，弄虚作假、虚报费用及各项支出者，一经核实，除收缴所报费用金额外，按虚报金额的2倍给予罚款，情节严重者上报领导直至追究法律责任。
对于审批签字同意报销的各部门负责人给予不低于200元处罚；
2、对于不合格票据,财务处视同废票处理直接撕毁并不得补报。
3、对于屡次出现多报的，部门审核不起作用的，财务部将建议所属领导对其进行处罚。
4、所有采购物品要遵循采购流程，除采购部有采购权外，其他部门人员采购一律不予报销。
特殊情况要经领导审批，附有签字齐全的审批单予以报销。
第八部分附则
第十九条本制度解释权归公司财务部，如有特殊情况，请各部门人员事先同财务部协调，否则后果自负。
第二十条本制度经总经理办公会议讨论通过并经董事长签字授权后生效。
中科智慧基因工程有限公司
财务部
2016年9月1日
※借款单式样式附件1
借款单
年月日
部门
XXX
姓名
XXX
借款事由
XXXX
借款金额
（大写）￥拾X万X仟X佰X拾X元
预计还款报销日期
XXXXXXXX
￥
审批意见
XX
借款人
签收
年月日
财务总监XXX会计主管XXX出纳XXX
注意事项说明：
1.在支付证明单或费用报销单上经办人是否签字，证明人是否签字。
若无，应补；
2.附在支付证明单后的原始票据是否有涂改。
若有，问明原因或不给予报销；
3.正规发票是否与收据混贴。
若有，应分开贴（原则上涂印有财政监制章的财政票据外，其余收据不得报销）；
4.费用报销单上填写的项目是否超过四项。
若超过，应重填；
5.大、小金额是否相符。
若不相符，应更正重填；
6.报销内容是否属合埋报销，是否遵循公司的相关费用报销规定。
若不属，应拒绝报销，有特殊原因，应经特批；
7.报销原始票据要收款单位盖章，若无，不给予报销；
8.支付证明单或费用报销单是否有总经理签字，若无，不予报销。
※流程图附件2
日常费用财务报销流程
不合格
下面是填写的格式：
费用报销单
XX年XX月XX日填单据及附件共页
报销部门:
XXXX
用途
金额
部门主管意见
十
万
千
百
十
元
角
分
几月几日购买XXX数量
￥
X
X
X
X
领导审批
合计
￥
X
X
X
X
X
X
X
X
金额大写:
拾万仟￥佰X拾X元X角分
原借款￥
应退（补）差额￥
财务总监XXX会计主管XXX复核出纳证明人XXX经手人XXX领款人
※流程图附件3
差旅费报销流程
不合格
不合格
下面是填写的格式：
差旅费报销单
报销部门：
XXX填报日期：
XXXX年XX月XX日
姓名
XXX
职别
XXX
出差事由
XXXXX
出差起止日期自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止共XX天附单据张
日期
起讫地点
天数
机票费
车船费
市内
交通费
住宿费
出差
补助
住宿节
约补助
其他
小计
X月
X日
广州至北京
X
XX
XX
XXX
XX
----
X
XXX
合计
总计金额（大写）万￥仟X佰X拾X元X角X分预支元补助元
负责人会计审核部门主管出差人
备注：
（1）车船费：
包括：
火车票费、汽车票费、船票费等；、
（2）、市内交通费：
包括：
的士费、公交车费、地铁费等；（注票据不能联号出现）
（3）、住宿费：
要按照公司的职位级别、城市级别及天数标准进行报销（如超过公司的标准只能按公司标准进行报销，若没超过的，则按票据的实际金额进行报销）；
（4）、出差补助：
包括：
餐补及通讯补贴，是按照公司的职位级别、城市级别及天数进行报销（注：
若当天内在上午出发，即可报销一天的补贴，若在下午五点后出发的，则不计入当天的补贴；若按实际情况可给予半天的补贴）；
（5）、其他：
包括：
订票手续费等。
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