商务英语书信写作技巧范文.docx
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商务英语书信写作技巧范文
《商务英语书信写作》
目录
第二章商务业务信函范例10
第一节资信调查函10
1.咨询函10
2.向银行查询新客户资信情况10
3.向客户查询信用及经营情况10
4.带附表的资信调查函11
5.资信调查有利回函，并给予建议11
6.信用调查有利回函，告知敬请放心11
7.资信调查不利回函，告知管理不善12
8.信用调查不利回函，告知经济信用不佳12
9.表明无法提供确切意见而致歉12
10.请求老客户作为资信证人13
11.要求对方提供资信资料13
12.同意试销前的资信要求13
第二节促销函14
1.传感剃须刀广告海报14
2.男用喱宣传海报14
3.香波的报纸广告14
4.便携式小型冰箱宣传册15
5.推荐地毯16
6.推荐替代品16
7.推荐新产品17
8.一般性推销17
9.描述产品17
10.写给不经常联系的客户18
11.推销教育课程18
12.推销会议场所19
13.向老客户推销新产品19
14.为商贸指南征集广告20
第三节建立贸易关系20
1.亲抵进行业务调查20
2.咨询信20
3.表达建立业务关系的意愿21
4.参观展位后要求建立贸易关系21
5.通过自荐信建立商务关系21
6.要求推荐客户22
7.由朋友介绍的公司22
8.从广告中得知客户信息22
9.索取资料23
10.寄送资料23
11.与过去有贸易往来的公司恢复联系23
12.寻求电子制品合作伙伴24
13.寻求纺织品贸易伙伴24
14.进口商与出口商的联络信25
15.出口商与进口商的联络信25
16.接受建立业务关系函25
17.拒绝建立业务关系函25
18.回函拒绝申请交易26
19.要求对方刊登推销广告26
20.索取样品26
21.请求担任独家代理27
22.拒绝对方担任独家代理27
23.同意对方担任独家代理27
24.物色代理商28
25.欢迎新代理商28
26.要求试销28
27.同意试销29
第四节价格谈判29
1.第一次询价29
2.答复第一次询价29
3.询问价格与优惠条款30
4.答复价格，告知优惠条款30
5.问询到岸价格30
6.答复价格并告知细节31
7.中国进口商询盘31
8.报同类产品虚盘31
9.提供代用品报盘32
10.传真报实价32
11.最优惠报价32
12.中国出口商报盘33
13.国外出口商回复询盘33
14.答复网上询盘33
15.报虚盘34
16.报实盘35
17.折价优惠35
18.回复只能维持现价35
19.加价前优惠大客户36
20.还盘函36
21.返还盘函37
22.接受价格函37
23.涨价通知函37
24.说明涨价原因38
25.询价函38
26.对询价函的回函38
27.价目表范例39
28.回函拒绝还盘39
第五节订货39
1.订单样本39
2.电子邮件订单40
3.正式订购函40
4.附寄订单的信函40
5.通知接受订单41
6.确认订单41
7.试购函41
8.确认收到订单41
9.使用现金支票下订单42
10.使用交货付款方式下订单42
11.使用信用卡订货42
12.通知有货，准备发运43
13.通知订货方暂无存货43
14.通知无法供货43
15.通知不能供全部货物43
16.建议同类型其他产品44
17.无法接受替代品44
18.拒绝接受订单45
19.对货物满意，再一次订货45
20.索取样品函45
21.同意送付样品函46
22.回函拒绝送付样品46
23.订货函46
24.回函接受订货46
25.拒绝订单并推荐代替品47
26.催促下订单47
第六节付款47
1.付款条款47
2.开立汇票以支付装运费48
3.要求变更汇票日期48
4.要求对方开立包括各种费用的汇票48
5.要求连同汇票寄来装船文件48
6.同意变更汇票的付款条件48
7.要求寄送装运的汇票及提单49
8.通知对方愿意接受汇票49
9.通知接受汇票，并要求迅速履行订货49
10.要求接受汇票并付款49
11.提议变更付款条件49
12.建议使用见票后30天应付的信用证支付50
13.要求更易于接受的付款条款50
14.答应改变付款方式50
15.要求银行开立信用证50
16.索取形式发票51
17.寄送形式发票51
18.付款通知51
19.告知付款账户52
20.通知收到付款52
21.回函拒绝对方付款方式52
22.接受对方付款方式53
第七节催款53
1.提醒欠款事宜53
2.询问还款事宜53
3.客气的催款函53
4.询问未果，再次请求还款54
5.用对方信用情况提醒对方54
6.要求结清余额54
7.要求付款，并付上新发票54
8.三度索取欠款54
9.再一次催款55
10.寄出欠款账单55
11.再度索取欠款55
12.告知账户资金不足56
13.答复客户延期付款要求56
14.正式电文催款56
15.已通知律师起诉56
16.最后通牒57
17.付款致谢函57
第八节包装、装运和交货57
1.说明发货流程57
2.关于包装要求57
3.洽谈包装58
4.告知已装运58
5.要求装船时间58
6.通知发运货物59
7.通知货物抵达59
8.委托装船59
9.指定木箱包装的材料及规格60
10.指定包装的材料、重量及唛头60
11.对包装箱长度、唛头的指示60
12.对机器包装的详细指示60
13.海运包装的详细指示60
14.请注意包装，并减少费用61
15.免费再包装61
16.告知对方包装无误，要求以保费弥补损失61
17.告知对方已按照指示包装并交付船运61
18.通知对方转让装船文件的银行62
19.通知对方已寄出装船文件62
20.运送数量不足，要求抓紧装运62
21.因须取得特殊许可，故延迟装运62
22.要求更改目的港62
23.因生产设备的改进，提前交货63
24.对延误装运而不满63
25.因延误装运而致歉63
26.收条63
27.告知对方货品抵达，随函附上支票64
28.装运申请书64
29.装货单64
30.装箱单样本64
31.托运人提供的情况64
32.询问装运64
33.催促装运65
34.告知已装运65
第九节索赔与理赔66
1.投诉货物质量欠佳66
2.投诉产品数量不足66
3.投诉收到货物与订单不符66
4.抱怨包装不良67
5.对所称包装不良的答复67
6.首批到货不合格，保留索赔权67
7.对商品质量不满，要求补救67
8.处理质量不满的投诉68
9.为送错商品致歉68
10.为再次寄错商品规格致歉68
11.解释双方都有责任69
12.调解客户退货69
13.表示愿意调查事实真伪70
14.调查后做进一步回复70
15.破例进行理赔70
16.拒绝理赔71
17.说明包装无误，请对方向保险公司索赔71
18.因数量不一致，补运替代品71
19.通知对方运去替代品71
20.表明愿意为不良品质负责，并支付差额72
21.针对索赔，指责对方订货错误72
22.应付令人头痛的客户72
23.改善服务72
第十节商标、说明书、合格证及合同样本73
1.白鹤牌铅笔商标73
2.长城牌地毯商标73
3.凤凰牌双轮手扶拖拉机使用说明73
4.叉车使用说明书74
5.牡丹牌648型收音机说明书75
6.微型电子计算器使用说明书76
7.安替司丁药物使用说明书77
8.太阳元气袋使用说明书78
9.产品合格证78
10.装配合同79
11.代理协议80
12.补偿贸易合同82
第三章商务通用公文及社交公文84
第一节通告和启事84
1.开业通告84
2.扩张营业通告84
3.设立分公司的通知85
4.发布并购消息85
5.迁址通告85
6.公司重组启事86
7.拆伙通告86
8.招标通告86
9.租赁注意事项88
10.商品大拍卖海报88
11.消防演习通知88
12.董事会会议通知及会议议程88
13.开会通知89
14.开业通告89
15.增加新合伙人89
16.合伙人退休90
17.布告形式的通知90
18.通知参观取消90
19.商标所有权通知90
20.支票遗失91
21.给顾客的通知91
第二节公司人事91
1.晋升公告91
2.调动通知92
3.自荐求职信92
4.应征求职信93
5.求职者熟人推荐函93
6.面试通知函93
7.录用通知函94
8.工作接受函94
9.工作拒绝函94
10.辞职信95
11.接受辞职95
12.辞退员工95
13.褒奖员工95
第三节报告及介绍信96
1.公司管理改革方案报告96
2.员工福利报告96
3.加强保安措施报告97
4.日常工作报告97
5.销售情况调查报告98
6.要求写报告的信函99
7.研究报告的序文99
8.业务介绍信99
9.正式报告100
10.公司简介101
第四节邀请与约见函101
1.邀请参加交易会101
2.邀请参加开业庆典101
3.邀请参加年度销售会议101
4.邀请客户参观公司102
5.邀请参观贸易展览会102
6.正式邀请参观特展103
7.晚宴请柬103
8.便宴邀请103
9.邀请参加晚宴（非正式函）103
10.非正式拒绝晚宴函103
11.正式拒绝晚宴函104
12.正式邀请函104
14.邀请明信片104
15.接受共进午餐的邀请105
16.拒绝参加招待会105
17.茶会请柬105
18.舞会请柬105
19.非正式的预约要求106
20.业务约见函106
21.拒绝约见106
22.同意约见106
23.确认约见函106
24.确认合作会议议程107
25.安排招待工作107
26.建议更改时间107
27.拒绝参会107
28.正式婚礼请柬108
29.欢迎函108
30.致欢迎词109
31.邀请函（非正式）109
32.拒绝参加酒会回函110
33.到办公室约见函110
34.接受约见回函110
35.拒绝约见回函110
第五节祝贺与慰问111
1.祝贺总经理任职111
2.祝贺晋升111
3.对祝贺晋升的回函111
4.贺成为董事会成员111
5.贺同事荣退111
6.贺员工生日112
7.祝贺新公司营业112
8.生病慰问信112
9.慰问家属113
10.表示怀念113
11.吊唁函113
第六节感谢与道歉函114
1.感谢客户订单114
2.感谢热情款待第三人114
3.感谢惠赐资料114
4.回复客户的感谢信114
5.感谢工作推荐人115
6.感谢客户推荐人115
7.感谢客户的付款和订单115
8.感谢客户的长期支持115
9.为逾期付款致歉116
10.为发货单上的错误致歉116
11.为给别人带来不便公开致歉116
12.感谢别人盛情款待117
13.致谢大宗订单117
第二章商务业务信函范例
第一节资信调查函
1.咨询函
CreditInformation
DearSirs,
Theunder-mentionedfirmhasrecentlyaskediftheycouldrepresentusinthemarketingofourproductsintheUnitedStatesasoursoleagent:
FriendshipInternationalTradeCo.Ltd.
250RoyalRoad
NewYork,NY.30786
Wewouldbeverygratefulifyoucouldletushavesomeinformationaboutthefinancialandbusinessstandingoftheabovefirm.
Anyinformationthatyoumaygivewouldbetreatedinstrictconfidenceandweawaityourearlyreply.
Yoursfaithfully
LiGang
GeneralManager
2.向银行查询新客户资信情况
（CONFIDENTIAL）
DearSirs,
WehavereceivedanorderforUS＄56500worthofgoodsfromAtlanticElectronicCo.,Ltd,U.S.A.Theyhavegivenusyourbankasareference.Wewishtoknowiftheyaregoodforthisamountandineverywaytrustworthyandreliable.Weshallbemostgratefulforanyinformationyougiveus.
Weshouldofcoursetreatasstrictlyconfidentialanyadviceyoutellusandbeonlytoopleasedtoperformasimilarserviceforyoushouldtheopportunityeverarise.Weencloseastampedandaddressedenvelopeforyourreply.
Yoursfaithfully,
3.向客户查询信用及经营情况
DearSirs:
WewillbeobligedifyouwillkindlygiveustheinformationaboutcreditstandingoftheWatson&JonesNewcastlyInternationalTradeCo.,Ltd.inyourcity.Weunderstandthatyouhaveregulartransactionswiththefirm.Sowetakethelibertytoaskyoutogiveyourviewsconcerningtheactualpositionofthefirminorderthatwemaytakestepstoavoidgettingintotrouble.
Anyinformationyougivewillbehighlyappreciatedandkeptinstrictconfidence.Weshallbepleasedtoreciprocateifyoushouldneedourservicesatthisend.
Weareawaitingyourearlyreply.
Yoursfaithfully,
4.带附表的资信调查函
CreditInformation
DearSir,
WehavereceivedasuddenbidfromtheAmericanTradingCo.,Ltd,600MissionStreet,SanFrancisco,withwhichyouarenowdoingbusinessandthefirmgivesusyournameasareference.
Weshallappreciateitifyouwillinformusofyourownexperienceswiththefirmbyfillingintheblanksoftheattachedsheetandreturningittousintheenclosedenvelope.
Anyinformationyoumaygiveuswillbetreatedasstrictlyconfidentialandexpensesconcernedfromthisinquirywillbegladlypaidbyusuponreceiptofyourbill.
VerytrulyYours,
（AttachedSheet）
（1）Howlonghaveyoubeeninbusinessrelationswiththefirm?
（2）Whatcreditlimithaveyouplacedontheiraccount?
（3）Howpromptlyaretermsmet?
（4）Whatamountiscurrentlyoutstanding?
5.资信调查有利回函，并给予建议
Private&Confidential
DearSirs,
Subject:
TheLondonTradingCo.,Ltd.
InreplytoyourletterofAugust18,wewanttoinformthatwehavenowreceivedfromBarclayBankofLondontheinformationyourequire.
TheLondonTradingCo.,Ltd.wasfoundedin1940withacapitalof1000000pounds.Theirchieflineisintheimportandexportoftextiles.Theirbusiness’suppliersaresatisfiedwiththem.Weconsiderthemgoodforbusinessengagementuptoanamountof300000pounds.ForlargertransationswesuggestpaymentbysightL/C.
Theaboveinformationisstrictlyconfidentialandisgivenwithoutanyresponsibilityonthisbank.
Truly，
6.信用调查有利回函，告知敬请放心
Gentlemen,
ThefirmmentionedinyourletterofSeptember20isoneofthemostresponsibledealersoftextilegoods.
Thecompanywasestablishedin1948,andhassuppliedourfirmwithqualifiedgoodsforover20years.
Theyhavealwaysprovidedcompletesatisfactionwithin-timedelivery,moderatepricesandsuperiorquality.
WebelievethattheymayberatedasanA-Levelcompanywithwhichyoucandealfreely.Ofcourse,thisisourpersonalopinionandweassumenoresponsibilityinyourproposedbusinessnegotiations.
Wehopetheaboveissatisfactoryandwillhelpyouinmakingadecision.
Verytrulyyours,
Mike
BusinessManager
7.资信调查不利回函，告知管理不善
Private&Confidential
DearSirs,
WehavecompletedourenquiriesconcerningthecompanymentionedinyourletterofMay18andhavetoinformyoutoconsidercarefullythebusinesswiththem.
Inthepastthreeyears,thecompanyhasexperiencedaseriousdifficultyinfinanceanddelayedinexecutingtheirnormalpayment.Itseemstousthatthecompany’sdifficultieswereduetobadmanagementandinpariculartoovertrading.
Wewouldadviseyoutopaymostcarefulattentiontoanybusinessrelationswiththe
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