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公文写作讲义

公文写作讲义

公文写作主要有三步：

一是充分准备，二是认真拟稿，三是精心修改。

一、充分准备

“巧妇难为无米之炊”。

只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了删、删了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。

那么，起草公文需要做好哪些准备呢？

（一）明确行文目的和要求

机关文字工作，特别是在公文的撰写、修改等环节中，都应明确地突出行文目的。

对有些公文来讲（多数法定公文），行文目的直接表现在公文的段落之中，有的则在文字之外，是通过语言或文种格式潜在地表达出来。

但不论是什么样的公文，作为写作者来讲，都要在写作前、写作中和修改文稿的全过程，牢牢记住行文目的，并且使这种目的在公文中充分地表达出来。

行文目的决定着公文写作的要素，对公文写作有着重要意义。

１、确定行文主题。

行文目的决定着公文表达的主题。

行文目的往往通过行文的主题来表达，行文的目明确可使公文所要的主题鲜明，条理清晰，表达准确，容易被读者迅速扑捉到；行文目的不明确，往往会让作者茫然不知所措，不知写什么好，或者是乱写一通，这样必然导致行文主题不明确，也就是盲目行文，读者也无法真正知道其然其所以然。

２、确定行文主体。

行文目的是行政目的的具体表现，要达到某种行政目的，需要一定的行政级别和行政职能提供前提和必要的保证。

简单讲，谁拥有什么样的职能谁才能办什么样的事，谁拥有什么样的权力谁才能对什么事说了算，由此而派生出一个行政级别的问题。

公文中所涉及的问题是行政上的问题，因而行文也同样要体现行政级别的原则，即行文主体要有相应的权利，相应的层次，由具有相应职能的机关来行文。

因此，在行文时应注意行文主体的名义，即以哪个机关名义行文，行文的主体与行文的内容、事项之间有没有职能和权限上的必然联系，行文主体具备不具备相应的职能和权限。

对无必然联系的，不具备职能的和权限不当的要进行调整。

３、确定行文对象。

行政活动乃至社会活动是由相应的组织、领导者和群众来进行的。

公文是行政活动和社会活动实现沟通的媒介，作为一种载体，必然有送达的对象，如果没有送达的对象，公文也就失去了存在的必要。

但是，这个送达的对象是由行政目的所派生的行文目的来确定的，因而有什么样的行文目的才可能确定什么样的行文对象。

例如，一个问题自身确定不了，那就要向上级有关部门请示，这就决定了行文对象就是上级主管部门；如果是要在职责范围搞某项活动，为了把这项活动搞好，首要的行文对象一定是下级有关职能部门。

４、确定行文文种。

文种是公文的表现形式，有着特定的影响力，每个文种都有着特定强制性、约束性、执行性、广泛性、综合性等等。

要达到某种行政目的或行文目的，必然要求运用公文特有形式所具有的表现力和影响力，使用特定的文种。

因此，应当根据行文目的来选用文种。

例如，某个重大原则问题要让下级遵守并执行，就要用“决定”，而某个一般具体事项要求下级去做好，可用“通知”下达。

５、确定行文风格。

行文目的不同决定着公文特征不同，同样也表现在公文的用辞、语气、气氛、色彩，也就是公文用语所体现出的思想性、严肃性、准确性、强制性、趣味性、活跃程度等等。

不同的行文目的对行文风格要求不同，对行文的结构、基调、表述也有不同的要求。

我们试以最常见的“会议通知”为例说明。

首先，我们明确开会是推进某项工作的手段，因而行文是为了召开、开好某会为目的而行文，没有这样一个公务活动目的，也就没有行文的必要。

正是为了开好这样一个会议，才能根据会议的重要程度确定以什么名义召开，由那个行政级别的机关部门，用什么文种来发文组织。

其次，根据工作要求和所要达到的目的来确定会议的主题，或者叫中心议题。

再次，根据行文（行政）目的确定行文对象，即参加的人员，以及发言内容、会议日程等等问题。

由此可见，就是一个非常简单的会议通知，如果行文目的不明确，也不会写出内容要求合格的文稿来。

（二）领会领导意图

所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。

如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。

所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。

对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。

当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。

有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。

在实践中，可通过以下几种方法去理解和把握领导的意图：

1、从主动询问中掌握。

受领某项工作任务前，要创造机会主动向领导请示请示、询问，了解领导对某一阶段、某项工作、某个问题的考虑和想法，尽量避免少走弯路。

这是把握领导意图的最有效途径。

2、从领导言谈中捕捉。

领导的思想、主张，大都是通过言谈表现出来的。

因此要主动参加相关会议和领导出席的各项活动，对领导在各种活动和会议上的发言及主要观点，进并行反复领会。

尤其是领导在各种非正式场合的谈话，平时比较零碎的看法、意见等，一定要“善闻其言”，细心收集。

这些思想虽然可能一时用不上，但它往往是形成领导意图的重要过程和内容，把握它就能为及时、准确捕捉领导意图打下基础。

3、从日常行为中发掘。

行为是思想的客观反映，领导的意图必然要通过一定的行为方式表现出来，尤其是调研等活动，一般都是他比较重视的工作。

因此，对领导不仅要善于“听其言”，还要善于“观其行”。

4、从阅文批示中揣摩。

无论是首长亲自撰写的文稿，阅读各种文件、报刊的批示，还是为对草拟材料提出的修改意见，常常是领导对某一问题的思想和观点的反映。

悉心研究领导的这些批文批示，就能从中把握其思想本质，洞察其意图。

5、从综合分析中领悟。

通过将领导在各种场合、时机流露出的零碎“思想火花”汇总串连，连贯分析，梳理领导意图，将其系统化。

（三）材料的收集和运用

各类素材的收集和运用是公文写作一项很重要的基础性工作。

大量素材的积累和吸收，能不断更新知识结构，丰富理论观点，起草的公文才能符合党的路线方针政策，切实可行。

起草公文涉及方方面面的工作，每一项工作都必须成竹在胸，都能说出个子丑寅卯，这样下笔时才不会有写不下去的感觉。

要做到这一点，仅靠大脑储存信息远远不够，他们正是利用接触材料多、收集资料易的有利条件，平时注重建立起集外地经验、本地情况、领导观点等于一体的多层次、多侧面的资料库，以弥补生理记忆之不足。

资料的收集要注意选择那些具有适应性、关联性、全面性、真实性、新颖性、典型性的材料。

主要做法：

1、做好党的路线方针政策等理论知识的积累。

平时注意加强理论知识的学习，尤其要注重广泛收集政治理论方面的素材，对政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章、领导讲话等，都采取“拿来主义”的办法，据为已有，为我所用。

由于平时重视积累方方面面的政策文件，起草公文时，能够明确大的方向；遇到把握不准的问题，能够找到政策依据，避免凭感觉说白话、凭热情说错话的现象。

2、做好本地基本情况的积累。

各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。

只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。

如本地总人口、总面积、地理位置、主导产业、一二三产业比、每个产业的分布区域、主导品种、单产、总产、总产值等，都尽可能收入资料库，防止使用时因找不到资料分散精力、影响思路。

3、做好外地工作经验的积累。

从事文秘工作不能做井底之蛙，为了写出有新意、有观点、有价值的公文，他们还善于学习和借鉴外地的经验和做法，靠实施“嫁接”工程，减少了认识上的误区，工作上的盲区。

4、做好领导思路、观点的积累。

一个领导有一个领导的讲话风格和对问题的独到见解，他们平时就注重对领导观点的收集和积累，在文稿中尽可能多地使用领导平时常说的话、常讲的观点，从而增加领导对公文特别是一些讲话稿的认同度。

二、认真拟稿

（一）安排结构

文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以拟稿的第一步就是围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系。

毛泽东曾说：

“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。

”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。

要列好提纲，或打腹稿。

这是起草公文的一道重要工序。

按提纲写稿子，有许多好处：

可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，吃力不讨好。

列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。

提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用哪些材料也要考虑清楚。

比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。

打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。

有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。

提纲起草好后，要仔细琢磨，并争取主要领导的指导。

（二）锤炼语言

公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。

要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。

1、要精确。

遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。

如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道：

“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。

”这里用了四个词来修饰“歼灭”这个动词。

“坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部”表达了歼敌的范围。

四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。

公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。

同时，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。

如有些教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?

再入“不该收的礼坚决不收”之类的表述，往往让人产生联想，不够严谨。

2、要简练。

开门见山，简明扼要，别拖泥带水。

要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。

山不在高，有仙则名。

言不在多，达意则灵。

文学大师林语堂说：

“绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。

”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。

明初刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。

朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。

第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。

这就是说前面一万六千五百字全是废话。

此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。

此事载于明史，绝非虚构。

苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。

所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。

公文语言虽不能如文学作品那样“两句三年得，一呤双泪流”，达到“语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。

现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？

就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。

周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。

5000字不也很管用吗？

恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字；林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。

他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多字的演讲辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国。

有人曾问美国第28任总统伍德罗·威尔逊：

“准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间？

”他答道：

“两个星期。

”“那准备一小时的讲稿呢？

”“一个星期。

”“如果是两个小时的讲稿呢？

”“不用准备，马上就可以讲。

”所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。

3、要朴实。

公文不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文艺作品，文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、情感性很重的语言去感染读者。

而公文具有实用价值，必须直接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。

所以，语言要平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和空话。

4、要庄重。

公文是机关行使权力的工具，具有法定效力。

特别那些指示性、法规性公文，更具有强制执行的约束力，它所表达的意图，是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。

一般来讲，指示性公文语言要严肃；法规性公文语言要严谨；计划性公文语言要严密；表彰性公文语言应热情稳慎；惩戒性公文语言应义下辞严。

对上行文语言应尊重但不讨好；对下行文语言应谦和但不失度；对平行机关行文语言应诚恳不命令。

对上汇报情况不要讲大道理；对下布置工作不可过于原则。

对外行文注意语言委婉；对内行文禁忌语言粗俗。

5、要规范。

规范能保证公文的庄重性，促进公文的准确性，提高工作效率。

要遵守语法规则，使用规范化语言。

要使用书面语言，不用口语、方言，以免使公文语言拖沓松散。

不能使用半文半白的句子，不得用中外文参杂行文，不得生造词语和滥用简称（如空干招待所、白开办等，“百开办”——百万亩良田开发办公室等，很不严肃）。

要使用一些公文专用或惯用语，达到“文约事丰”的目的。

如公文开头用语的根据、遵照、现将等，询问用语的当否、要否、是否要行如无不要等，表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等，结尾用语的此复、特此报告、请指示等，这些词语既能体现公文特点，又很方便适用。

起草公文时要根据情况适当使用。

如请示中一般不用“速”，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能“决定”等等。

6、要生动。

公文强调规范，更需要生动。

“公文不是无情物”，不能成为千篇一律、沉闷呆板的八股文，或演变为套话连篇、浮光掠影的官场应景文章；不能摆出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。

毛泽东同志在《湖南农民运动考察报告》中写道：

“很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都压抑不住。

他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。

”这段文字中“迅猛”、“压抑”、“冲决”、“迅跑”等一系列形象化词语的运用，极大地增强了行文的生动色彩。

政协第一届全体会议上的开幕词，其结尾是：

“让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力必将稳步地达到自己的目的。

”这些都能体现出强烈的生动性，做到言尽而意无穷。

很多人认为，公文写作很机械，没有创造性，更难生动性，其实不然。

公文和其它文章的写作一样，每个环节都体现着创造性。

特别是立意和语言，既要有对政策的准确把握和体现，又要有创见，还要有精辟、严谨的语言表达，其中处心孤诣的运作，无不是创造性的极大发挥。

创造性体现出来了，生动性自然也就脱颖而出了。

以上说了这么多，不大好记。

其实在公文起草方面可以把握住12个字：

即“求高、求实、求准、求短、求快、求精”，就行了。

三、精心修改

好文章是改出来的，因此在拟稿完成后，应进行反复的修改。

修改的范围主要有六：

一是深化主旨，二是打磨材料，三是完善结构，四是斟酌文字，五是端正文风，六是核查格式。

具体要求不再细说，这里简单介绍一下修改的主要方法。

1、审阅修改法。

初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。

2、通读修改法。

通过朗读，发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

3、冷藏修改法。

就是稿子写出后，先放一放，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来“复看”。

这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现。

这个方法实践证明是有效的，缺点是对较急文稿不太适用。

4、讨论修改法。

这是一种集体的方式。

主要是对一些内容复杂、事关重大的公文，组织有用关人员碰头、讨论，提出意见，然后由起草人汇集大家的意见，进行必要的修改。

5、特邀修改法。

一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，使公文更加可靠、科学、准确。

以上就是我在市委党校学习到的公文起草方面的主要内容，有不全面、不到位的，请大家多指教。