亚行项目竣工档案管理.docx

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亚行项目竣工档案管理

亚洲开发银行汶川地震优惠紧急贷款

农村公路恢复重建项目

竣工文件编制归档指南

第一章总则

第一条根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）和《关于发布<省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规>的通知》（川交办[2002]245号）文件的容要求，并结合亚洲开发银行汶川地震优惠紧急贷款农村公路恢复重建项目（以下简称“亚行贷款项目”）的实际情况制定本指南。

第二条本指南适用于亚行贷款项目的建设、设计、施工、监理、中心试验室及科研等所有参建单位的竣工文件编制归档管理。

各参建单位均应配备专职人员负责竣工文件材料的收集、整理及归档工作，确保工程建设项目竣工文件材料的安全、完整、准确。

第二章竣工文件的收集、整理责任主体

第三条竣工文件是亚行贷款项目的科学技术总结和成果汇集，是记载、查阅、考证和借鉴的科技档案，从项目立项至竣工验收过程中所形成的符合交通部、省交通厅文件规定的各种技术文件，都应按文件形成的先后顺序和归类要求，及时收集齐全，分类组卷，归入工程项目建设科技档案。

第四条亚行贷款项目在准备阶段形成的立项前期项目建议书、工可报告等审批文件，工程招投标文件，合同文件，征地拆迁，工程管理文件；工程交、竣工验收文件；科研材料等由业主单位指定专人负责收集、整理、并逐件编号登记直至归档。

第五条亚行贷款项目设计单位负责收集勘察、设计的基础材料（包括地质、水文、气象资料、勘察报告等）；初步设计、总体规划设计、施工图设计、补充设计及有关设计的审批文件；设计变更等重要文件，将整理组卷后的档案按时向业主办理移交。

第六条亚行贷款项目在施工阶段形成的施工文件（含竣工图表、工程管理、施工质量控制、施工安全和文明施工、计量支付、工程变更、合同管理、施工原始记录和音像资料等），由各合同段的施工单位负责收集、整理，并在监理工程师审核、指导下进行具体操作，确保文件材料的准确、完整。

第七条亚行贷款项目在监理工作中形成的有关工程质量控制文件、计划进度文件、监理通知、报告、开（停、复）工令、工地会议纪要、监理平行抽检记录、监理日志及重要往来文件等由监理单位负责收集、整理。

第八条由业主中心试验室抽检的各项试验资料按施工合同段和技术部位、容分别组卷归档，独立评定。

原材料试验和配合比试验按合同段分类单独归档。

第九条工程决算、财务决算、工程后评价等相关资料及报表由施工单位、监理单位配合业主完成。

第三章竣工文件编制的质量要求

第十条竣工文件要做到字迹清楚、容完整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。

第十一条纸要求：

竣工文件采用的纸为80g/㎡的白色书写纸或胶版纸，一般情况下文字资料为A4幅面，图纸资料为A3幅面。

破损文件应用标准纸托裱；图纸大于A3幅面的，应按风箱式折叠为A3大小；各种原始材料（如外购材料材质证明、出厂证书、试验检测报告等）小于A4幅面的用A4纸托裱；竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸，传真件、材质证明等纸不符合要求的文件，应在原件后附复印件，以便于保存。

第十二条文字要求：

（1）各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：

各种特殊字符用国标宋体或PMingLiU体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。

“主题词”三个字用3号黑体，容为3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体。

（2）各类质量检测资料采用业主统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。

（3）竣工图所有文字均采用仿宋体，宽高比一般取0.65。

尺寸标注数字字高为2.5毫米（特殊情况可放宽至3毫米）；图名字高为4毫米，“竣工说明”字高为4毫米，“竣工说明”的容字高为3.5毫米；图框标题栏，建设单位名称和竣工图名字高为6.5毫米（一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米），其它图框各栏字高为4毫米。

（4）竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等，必须采用黑色或碳素墨水书写。

第十三条其他要求

（1）竣工文件的分类文件每册应尽量控制在150页，容少的近似文件可合并成卷，但需在案卷封面标题上标明卷主要容。

（2）试验、检测报告必须有原件一套。

为避免重复组卷，标准试验报告等作为分项工程共用卷查考时，只需在每个分项工程卷备考表中注明所查卷的档号、页号。

（3）竣工图图框参照川交办[2002]245号文附件二：

竣工图式样格式统一绘制。

以施工图代竣工图需换成竣工图框，图号填竣工图号。

竣工图一律要求用电脑绘制，采用激光打印机打印。

竣工图幅尺寸一般采用A3（297mmx420mm）尺寸，在A3纸不能表达一个构筑物时，可以以不小于A3的1/4长度加长。

第四章工程竣工文件的分类原则及成册顺序

第十四条竣工文件分类、成册顺序参照交通部交公路发[2004]446号文和省交通厅川交办[2002]245号文的规定进行编制。

第十五条业主竣工文件的分类及成册顺序

（1）按档号（YHDK-GL5.1.1.JS.1-…..）编制可行性研究任务书顺序为：

项目建议书及批准文件；工程可行性研究报告及批准文件；项目评估、论证；环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复；设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复。

（2）按档号（YHDK-GL5.1.1.JS.4-…..）编制工程管理文件的顺序为：

项目招标文件及补充文件和修改文件、投标文件、评标文件；技术服务合同、合同协议书；向上级单位的请示、报告及上级单位的批复文件；工程项目执行情况报告（指工程交工验收时的管理、设计、施工、监理等工程建设期的工作总结）；征地拆迁系列文件（申请文件、国土部门批文、红线图、合同协议书、明细表等）；其他综合性重要文件、声像材料等。

（3）按档号（YHDK-GL5.1.1.JS.7-…..）编制交、竣工验收文件的顺序为：

工程交工验收文件（申请、报告、质量鉴定证书、验收委员会）；工程竣工验收（申请、报告、竣工验收鉴定证书、验收委员会）；各参建单位总结报告；接管养护单位项目自用情况报告；工程审计、决算材料。

（4）按档号（YHDK-GL5.1.1.JS.8-…..）编制工程科研材料的顺序为：

科研课题报告、任务书、批准文件；科研合同协议书、委托书；研究大纲、计划、调查报告；实验分析数据整理、计算结果；阶段报告、科研报告、成果鉴定书、验收委员会名册。

第十六条设计单位的竣工文件分类及成册顺序

（1）按档号（YHDK-GL5.1.1.SJ.2-…..）编制设计基础材料顺序为：

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩样说明；地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录；水文、气象、地震等其它设计基础材料。

（3）按档号（YHDK-GL5.1.1.SJ.3-…..）编制设计文件顺序为：

总体规划设计；初步设计、施工图设计、补充设计文件；工程概预算、工程设计变更；设计审批文件；设计中重大技术问题往来文件、会议纪要；工程项目用地图。

第十七条监理单位竣工文件的分类及成册顺序

监理单位竣工文件都按档号（YHDK-GL5.1.1.监理合同号.6-…..）编制监理文件编制顺序：

监理通知、开（停、复）工令许可证；备忘承、会议纪要；施工质量检验分析；规程规；合同管理文件；计划进度管理文件；工程技术管理文件；工程质量控制文件；工程计量与支付；与总监及业主的来往函；监理工作会议记录或纪要；监理日志；工程声像资料。

第十八条施工单位竣工文件的分类及成册顺序

施工单位的竣工文件按以下容依次进行编制。

（1）竣工图按档号（YHDK-GL5.1.1.合同段号.7-…..）编制竣工文件顺序：

总说明书；路线平、纵面竣工图；路基、路面竣工图；桥梁、涵洞竣工图；隧道工程竣工图；路线交叉工程竣工图；沿线设施及交通工程竣工图；环保工程竣工图；通用图；竣工表。

（2）施工文件按档号（YHDK-GL5.1.1.合同段号.5-…..）编制施工文件顺序为：

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工日志、重要会审纪要；分项工程开工申请单及附件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告；原材料试验报告；设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续；施工原始材料；试验材料汇总表；中间检验报验单及试验舟料；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告；单位工程、分项、分部质量检验评定报告（每个分项工程按工程施工先后顺序进行组卷，其成册顺序为：

分项工程开工申请批复单—分项工程质量评定表—试验检测报告—现场检测表—中间交工证书）；施工总结、技术总结；机电设备安装及调试记录；专项检测及监控材料；工程声像材料。

第十九条其他注意事项

1、工程项目质量检验评定表：

分部、分项工程质量检验评定表及单位工程评定表应单独成册。

各分部、分项工程的评定表的原件附在单位工程综合评定表后，按规规定分别计算分部工程评分、单位工程评分与合同段评分。

2、路床交验和桥梁总体交验过程中的四方验收资料作为分部工程评定的附件单独成册归档。

当摘录的检测数据填写不下时，应在评定表后加附表，并在备注中指明数据的来源。

3、开工报告和施工组织设计：

各单位工程、分部工程、分项工程的开工报告作为质量证明文件之一，和中间交工证书、质量检验评定表（复印件）、施工放样单、施工记录、试验检测报告等系列证明材料为一套完整的资料，不单独组卷，分部及分项工程的施工方案作为开工申请批复单的附件附后，保管期限为永久；整个合同段的总开工报告、开工令、总体施工组织设计应单独组卷，保管期限为永久。

4、质量评定汇总表和试验检测资料：

压实度、混凝土强度等检测资料不单独组卷，附在检验单后；检测结果填入相关质量评定汇总表，按04检评标准评定并单独组卷以便于交竣工验收时抽查。

5、隐蔽工程：

试验检测资料要齐全（自检频率和抽检频率不足，应说明原因，原则上不允许出现）；有报告的，必须有批复，变更不能缺项，必须有照片资料，签字不缺不漏；资料有遗漏的要补齐。

6、竣工表：

竣工表按填写顺序单独组卷，容填写要求详细、准确，与实际竣工数量保持一致；监理用表、施工记录、试验检测资料按计量支付的排列方式组卷。

7、凡定性为质量事故的事件其处理过程所发生的文件应专门立卷保存。

如属于一般的返工事件（如某处护面墙石料强度不合格），承包人对此所作的返工报告与检测报告的原件应装入各施工项目相应部位的质量保证资料文档中。

8、伸缩缝施工与安装的资料应独立组卷，评分汇总入桥梁工程中。

9、工程声像材料。

照片档案按统一的照相册归档应附底片和说明，说明必须打印，应写明照片所反映的工程所在位置、部位与容，要求文字简洁，一般不超过200字；数码照片应先冲印出照片用专门的影集归档，再刻录成光盘，装入档案盒。

影集与光盘中的照片要保持一致；声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；声像资料卡片上文字要打印（可用EXCEL软件编制固定大小的单元格，根据文字多少选择字型号的大小，一般为小四号宋体）。

10、电子档案归档。

建设、施工、监理单位应建立电子文档和各类台账数据资料。

工程竣工后，各参加单位应提交竣工图、竣工表、汇总表、计量支付报表、变更设计、竣工结算报表及各类台帐的光盘1套给建设单位。

第五章工程竣工文件的组卷、编目与归档

第二十条组卷要求

一个完整的科技档案案卷应由案卷封面、卷目录、卷文件、备考表及案卷目录组成，组卷时应遵守项目文件的自然形成规律及分类特点，以便于利用和保管。

第二十一条案卷编目

案卷编目包括编写页号、填写卷目录和备考表，编写案卷封面和案卷目录。

（一）编写页号

卷文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每一页资料右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号（卷目录和备考表不编页号）。

（二）卷目录的编制

卷目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成，排列在卷文件首页之前。

（1）序号：

用阿拉伯数字从1开始按文件资料容的不同依次标注；

（2）文件编号：

填写文件或图表的文号或编号；

（3）责任者：

填写文件材料的直接形成部门或主要责任者（可采取通用的标准简称，在合同段统一简称）；

（4）文件材料题名：

应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料容的，应自拟标题，并用括号“[]”括上；

（5）日期：

填写文件最终形成日期；

（6）页号：

填写本卷每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填起止号，起始页号和终止页号之间用短划线“—”隔开；如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷文件目录页次中填写页次；

卷目录每套档案按一式五份复制，其中四份随竣工文件装订，另一份卷目录单独装汇集订成册，与案卷一起移交。

（三）备考表的编制

（1）备考表排列在文件材料尾页之后；

（2）说明栏包括：

卷材料件数、页数以及组卷和使用过程中需要说明的问题；

（3）立卷人应由竣工文件编制者签名，并填写完成立卷的时间；

（4）检查人应由案卷质量审核者（施工单位为技术负责人，监理部为总监）签名，并填写审核时间；

（5）互见号应填写反映同一容、形式不同且另行保管单位的档案保管单位的档号。

（四）案卷封面的编制

案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。

（1）案卷标题：

亚洲开发银行汶川地震优惠紧急贷款农村公路恢复重建项目+标段号+起止桩号（或中心桩号）+工程名称（或分项工程名称）+本卷主要容+文种（如图、表、报告、检验单等）；

（2）立卷单位：

是指案卷形成单位，填写签署合同的法人单位名称；

（3）起止日期：

是指卷文件最早及最晚日期（与扉页一样用阿拉伯数字加汉字年月日，中间加“至”，如：

2010年11月12日至2011年8月11日；而竣工图及卷目录等表格日期应填写成“20110811”；

（4）保管期限：

按照“附件三”期限填写；

（5）密级：

组卷单位不填，由档案保管部门填写；

（6）档号：

按下列图示填写。

A—B.C.D.E.F—G，亚行贷款项目统一使用编号：

YHDK-GL5.1.1.合同段号（建设单位用JS表示，设计单位用SJ表示）.小类号-顺序号

A—全宗号（单位代号）：

亚行贷款项目统一采用YHDK表示；

B—大类号：

亚行贷款项目属于公路工程类，用GL5表示；

C—属类号：

亚行贷款项目属道路类，用1表示；

D—项目代号：

按项目划分，本工程为1期，用1表示；本工程为Ⅱ期，用Ⅱ表示以此类推。

E—立卷单位代号：

建设单位用JS表示，设计单位用SJ表示，监理单位、中心试验室、施工单位用合同号表示；

F—小类号：

按照附件三中小类填写。

前期文件、设计文件小类号为1～3，建设单位文件为4，施工单位文件为5，监理单位文件为6，交、竣工验收文件（包括竣工图）用7表示，科研文件用8表示，其它未包括的文件用9表示。

G—案卷顺序号：

在各小类号后面，根据组卷顺序依次从1起编写案卷流水号。

例如：

YHDK—GL5.1.1.CANGXI-NJ01.7-1表示施工单位CANGXI-NJ01合同段的竣工图文件第一册案卷。

卷脊需填写档号和案卷顺序号

（五）案卷目录的编制

按每卷案卷封面对应栏目填写在案卷目录，每套档案一式二份案卷目录，随档案移交时一同移交。

（六）案卷装订要求

（1）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm，结头为死结，在背后中孔位置；

（2）案卷封面、备考表、脊背都用粘贴方式附在已装订好的文件材料表面，不露装订线；

第六章竣工文件归档与移交

第二十二条编制文件的各责任单位，应在项目交工验收前完成一套原件竣工文件档案，经监理审核，建设单位责任部门初验后，提交到交工验收时验收。

第二十三条项目交工验收完后，对存在的问题进行整改，三个月按规定上交的套数整理装订成册后，填写档案归档移交单，向建设单位移交竣工文件档案。

竣工资料提交份数为4套（不含编制单位自留的部分竣工资料，在城市市区施工的合同段多交一套竣工图、竣工表给相关城建档案馆），其中完整的2套，包括所有属于归档围的技术资料（但必须有一套完整的原件，交建设单位保管）；不完整的2套，指竣工图、竣工表、计量支付报表、变更设计资料、征地资料、文件材料（主要是指请示报告及其批复文件），同时附上一套完整的案卷目录光盘。

第二十四条建设单位在工程竣工验收前，向主管部门提出竣工档案单项验收申请，经主管部门组织验收合格后，由亚行贷款项目档案管理部门分别向主管部门及生产使用单位办理档案移交手续。

第七章附则

第二十五条本指南按照交通部、交通厅有关科技档案的当前最新规定作为依据。

在竣工档案未归档之前如今后有新规定、新标准颁布，则按新规定、新标准执行。

第二十六条本指南下发后，亚行贷款项目的参建单位统一按此细则执行。

第二十七条

附件：

（1）案卷封面样式

（2）案卷脊背式样

（3）交通建设项目竣工文件材料归档围和保管期限表

附件一：

案卷封面样式

档号YHDK-GL5.1.1.合同段号.小类号-顺序号

档案馆号

亚洲开发银行汶川地震优惠紧急贷款

农村公路恢复重建项目+标段号+起止桩号（或中心桩号）+工程名称（或分项工程名称）

+本卷主要容+文种（如图、表、报告、检验单等）

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

附件二：

案卷脊背式样

档号

案卷题名

附件三交通建设项目竣工文件材料归档围和保管期限表

小类

归档容

保管

期限

保管单位

立卷单位

1．可行性研究

任务书

（1）项目建议书及批复

永久

交通主管部门

设计单位

建设单位

建设单位

（2）工程可行性研究报告

（3）项目评估、论证

（4）环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

（5）设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复

2．设计基础

材料

（1）工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩样说明

永久

长期

建设单位

设计单位

（2）地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录

（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料

3．设计文件

（1）总体规划设计

永久

交通部档案馆

交通主管部门

建设单位

设计单位

设计单位

（2）方案设计、初步设计、技术设计及设计审批文件

永久

交通主管部门

建设单位

设计单位

（3）施工图设计、设计计算书

长期

建设单位

设计单位

（4）建设项目用地图

4．工程管理

文件

（1）征用土地申请、批准文件及红线图

永久

建设单位

（2）建设项目用地呈报表

（3）征地数量明细表

（4）拆迁、补偿协议书

（5）承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件

（6）技术规的补充文件和修改文件

长期

（7）施工执照

永久

（8）环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件

建设单位

使用单位

（9）电、暖、煤气等供应协议书

（10）工程总结

交通部档案馆

交通主管部门

建设单位

5．施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

长期

建设单位

施工单位

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要

长期

建设单位

使用单位

（3）分项工程开工申请单及附件

永久

建设单位

（4）原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告

长期

建设单位

使用单位

（5）原材料试验报告

（6）设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续

永久

（7）施工原始材料

长期

（8）试验材料汇总表

（9）中间检验报验单及试验舟料

长期

建设单位

（10）隐蔽工程验收记录

永久

建设单位

使用单位

（11）工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告

长期

（12）单位工程、分项、分部质量检验评定报告

永久

（13）施工总结、技术总结

长期

建设单位

（14）机电设备安装及调试记录-

长期

建设单位

使用单位

（15）专项检测及监控材料

（16）工程声像材料

永久

长期

6．监理文件

（1）监理通知、开（停、复）工令许可证

永久

建设单位

监理单位

（2）备忘承、会议纪要

长期

（3）施工质量检验分析

永久

（4）规程规

长期

（5）合同管理文件

（6）计划进度管理文件

（7）工程技术管理文件

（8）工程质量控制文件

（9）工程计量与支付

（10）与总监及业主的来往函

（11）监理工作会议记录或纪要

（12）监理日志

7．竣工文件

（1）工程竣工申请报告

永久

建设单位

建设单位

（2）工程竣工验收报告

永久

交通部档案馆

交通主管部门

建设单位

使用单位

（3）竣工验收鉴定书、验收委员会

（4）工程总结文件

永久

建设单位

使用单位

（5）工程审计文件、材料

永久

建设单位

（6）财务决算、工程决算、支付报表

（7）竣工图

[1]总说明书

永久

交通部档案馆

交通主管部门

建设单位

使用单位

施工单位

[2]路线平、纵面竣工图

[3]路基、路面竣工图

建设单位

使用单位

[4]桥梁、涵洞竣工图

[5]隧道工程竣工图

[6]路线交叉工程竣工图

[7]沿线设施及其它工程竣工图

[8]环保工程竣工图

[9]通用图

7．科研

（1）课题报告、任务书、批准书

永久

建设单位

建设单位

（2）协议书、委托书、合同

（3）研究方案、计划、调查研究报告

长期

（4）实验记录

永久

建设单位

使用单位

（5）实验分析、计算、整理数据

（6）阶段报告、科研报告、技术鉴定