施工资料及档案管理制度.docx
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施工资料及档案管理制度
施工资料及档案管理制度
1、目的
施工资料是项目竣工交付使用的必备条件，是反映工程质量的重要文件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的依据，为了加强施工资料及工程档案的统一管理、规范管理，特制定本管理制度。
2、分类
（1）工程管理与验收资料
工程管理与验收资料是在施工过程中形成的重要资料，包括工程概况，单位（子单位）工程质量验收文件，质量事故调查记录，质量控制检查记录，单位（子单位）工程观感质量检查记录，施工总结和竣工报告等。
（2）施工管理资料
施工管理资料是在施工过程中形成的反映工程组织和监督等情况的资料统称。
（3）施工技术资料
施工技术资料是在施工过程中形成的用以指导正确规范科学施工的文件以及反映工程变更情况的正式文件。
（4）施工测量记录
施工测量记录是在施工过程中形成的确保工程定位尺寸标高位置和沉降量等满足设计要求和规范规定的资料统称。
（5）施工物资资料
施工物资资料是反映工程所用物资质量和性能指标等的各种证明文件和相关配套文件，如使用说明书、安装维修文件等的统称。
（6）施工记录
施工记录是在施工过程中形成的确保工程质量、安全的各种检查记录的统称，包括通用施工记录和专用施工记录。
（7）施工试验记录
施工试验记录是根据设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和计算结果并得出试验结论的资料统称。
（8）施工质量验收记录
3、施工资料的编制报验及整理归档
项目经理是工程项目资料归档的第一责任人，项目资料员负责工程资料的收集、保管、移交工作。
工程项目资料要做到“三同步”，即：
签订工程项目合同与提出工程项目资料收集整理同步，工程建设进度与项目资料形成、积累同步，工程竣工验收与项目资料验收同步，使项目资料管理工作始终贯穿于施工全过程。
（1）施工管理资料的编制报验及整理归档
1）项目质量工程师或质量员应按规定填写施工现场质量管理检查记录表，报项目总监理工程师或建设单位项目负责人检查并做出检查结论后，由项目资料员收集归档。
2）在正式施工前项目经理部要审查分包单位资质以及专业工种操作人员的岗位证书，由项目资料员填写分包单位资质报审表报监理单位审核，待批准后由项目资料员收集归档。
3）有规定时，项目施工过程中应由项目责任工程师在现场会同相应专业的监理工程师进行原材料取样工作、并共同在见证记录上签字；项目资料员应按专业种类收集汇总齐全有效的见证记录，待见证试验完成、各试验项目的试验报告齐全后，资料员应填写有见证试验汇总表。
4）项目各专业责任工程师应从工程开工之日起至工程竣工之日止逐日记载施工日志，并保证内容真实、连续和完整，待项目完工时交由项目资料员归档。
中间发生人员变动要进行资料交接，保证资料的延续性、完整性。
（2）施工技术资料的编制报验及整理归档
1）施工组织设计及施工方案的编制及审批执行《施工组织设计（方案）管理制度》。
2）项目资料员应在施工组织设计及施工方案等技术文件编制完毕后填写工程技术文件报审表、报监理单位审批，待批准后收集归档。
3）技术交底记录的编制及审核执行《技术交底制度》，包括施工组织设计交底、专项施工方案技术交底、分项工程施工技术交底、四新（新材料、新产品、新技术、新工艺）技术交底和设计变更技术交底，项目资料员应把完整有效的交底记录收集归档。
4）设计变更文件（包括图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录）的管理执行《设计文件管理制度》，项目资料员应把完整有效的相关技术资料收集归档。
（3）施工物资资料的编制报验及整理归档
1）项目材料工程师（材料员）负责收集各种进场材料的质量证明文件，并确保其为原件，若为复印件则需加盖原件存放单位公章，注明原件存放处并有经办人签字及时间。
2）项目材料工程师（材料员）负责编制进场材料、材料构配件进场检验记录，并由质量工程师责任工程师（质量员）签认后报监理单位审核。
3）项目资料员分专业收集整理监理批准后的物资资料及材料构配件进场检验记录。
（4）施工记录的编制报验及整理归档
1）项目各专业责任工程师应负责编制施工记录中所涉及到的技术资料。
2）编制完成后应交给质量工程师（质检员）签字审核。
3）专业质量工程师（质检员）应将完整的施工记录报监理单位审核，并做好报验资料的台帐。
4）项目资料员应随施工进度将监理批准后的施工记录资料收集归档。
（5）施工试验记录的编制报验及整理归档
1）项目各专业责任工程师应负责组织本专业涉及到的各种施工试验工作。
2）项目各专业责任工程师应负责收集各种施工试验记录并确保其真实有效。
3）项目资料员应随施工进度及时整理归档各种施工试验记录。
（6）施工质量验收记录的编制报验及整理归档
1）项目各专业责任工程师及质量工程师（质检员）应共同编制施工质量验收记录。
2）质量工程师将编制完成的施工质量验收记录报监理单位审核。
3）项目资料员及时收集整理各专业的施工质量验收记录并做好统计工作。
（7）项目经理部在编制、收集、整理施工资料的同时，及时编制电子版资料。
4、施工资料的内容
（1）施工管理资料
1）工程概况表（详见Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012
（1））
2）建设工程质量事故调勘查笔录
3）建设工程质量事故报告书
4）单位子单位工程质量竣工验收记录
5）单位子单位工程质量控制资料核查记录
6）单位子单位工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录
7）单位子单位工程观感质量检查记录
8）室内环境检测报告
9）施工总结
10）工程竣工报告
11）施工现场质量管理检查记录
12）企业资质证书及相关专业人员岗位证书
13）见证记录
14）施工日志
（2）施工技术资料
1）施工组织设计及施工方案
2）技术交底记录
3）图纸会审记录
4）设计变更通知单
5）工程洽商记录
（3）施工测量记录
（4）施工物资资料
通用表格
1）出厂质量证明文件
2）检测报告
3）复试报告
（5）施工记录
通用表格
（6）施工试验记录
通用表格
（7）施工质量验收记录
（8）竣工图
5、施工资料的验收
（1）项目经理部必须建立健全技术资料岗位责任制，在现场指定专人负责技术资料的收集整理归档保管工作，资料管理人员经考核持证上岗。
（2）项目经理部根据工程需要分阶段进行自检，自检应由项目技术负责人负责组织，技术、工程、质量、材料等有关人员参加，对该阶段的施工技术资料进行交圈检查。
（3）工程竣工前一个月项目经理部向分公司工程部提出申请，由分公司工程部组织相关人员对项目实体和竣工资料进行预检，预检通过后方可进行四方验收、建委进行登记备案或配合总承包单位完成资料归档工作。
6、工程资料的立卷、组卷和装订
组卷应按单位工程组卷，卷内资料排列顺序应按照：
封面、卷内目录、资料部分、备考表和封底。
组成的案卷应美观、整齐。
封面、卷内目录和备考表的填写应准确，格式见后附。
卷内文件应按排列顺序依次编写页号，页号位置编写在文件右下角，如文件背面有内容的其背面左下角也需编写页号。
（1）立卷要求
施工管理验收文件要单独装订组卷，施工资料要按照专业、按顺序分别组卷成册。
排列顺序见图示。
（2）立卷规则
1）封面的填写：
名称处第一行填写规划许可证上审批的名称；第二行填写竣工时使用的名称。
案卷题名处第一行要填写管理验收文件或者各专业施工文件，第二行填写文件的主要内容。
编制单位处填写与盖公章一致的施工单位全称，并加盖公章。
技术主管填写编制单位技术负责人签名。
编制日期填写卷内文件（资料）形成的最早日期和最晚日期。
保管期限填写永久。
密级填写秘密。
档号、缩微号可不填，共几册第几册要按实际的册数填写。
2）卷内目录的编制：
卷内目录包括序号、工程资料题名、原编字号、编制单位、编制日期、页次和备注。
其中序号按卷内资料排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注。
工程资料题名要填写文字材料或图纸名称。
原编字号按资料的制发单位的发文号或者图纸的原编图号填写，没有可不填。
编制单位填写资料的形成单位或者主要责任单位名称（竣工图的绘制单位）。
编制日期以资料形成时间最早和最晚（文字材料为原资料日期，竣工图为竣工图章日期）。
格式为：
2001-1-18。
页次填写为每份资料首页至尾页的页号，格式为：
8-23。
备注填写需要说明的问题。
3）备考表的填写：
要说明卷内文字材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
包括卷内文字材料张数、图样材料张数、照片张数等，立卷单位的立卷人、审核人及接收单位的审核人、接收人应签字。
审核说明应填写立卷时资料的完整和质量情况，已经应归档而缺少的资料名称和原因；立卷人为责任立卷人签字，审核人由案卷审查人签名，年月日按立卷、审核时间分别填写。
档案接收人由单位档案接收人签名，技术审核人由接收单位工程档案技术审核人签名，年月日按审核、接收时间分别填写。
（3）资料规格和装订
封面、目录、卷内资料、备考表统一采用A4纸尺寸，图纸分别采用A0（841*1189mm）、A1（594*841mm）、A3（297*420mm）、A4（297*210mm）幅面，按图纸折叠规则折成A4大小，小于A4幅面的资料要用A4白纸衬托。
案卷资料不宜过厚，一般不超过40mm。
案卷内不应有重复资料。
文字材料必须装订成册，案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面，装订线距左侧120mm，上下孔分别距中孔80mm。
图纸可装订成册，也可散装存放（散放时需将案卷封面、卷内目录、备考表用棉线在左上角装订在一起）。
7、电子版施工资料文档、文件夹的编制、收集、整理、归档应和纸质版的施工资料一一对应。
8、竣工资料的移交
（1）竣工资料移交流程如图：
（2）项目经理部负责编制的施工资料不得少于三套（原件），其中移交建设单位一套、移交城建档案馆一套、公司归档一套，如有总承包单位，满足总承包单位的要求；如建设单位对施工技术资料的编制套数有特殊要求的按合同要求执行。
特殊情况，必须保证分部、单位（子单位）工程验收记录（四方验收）及竣工验收报告、工程备案资料是原件。
（3）项目经理部在竣工资料编制前应先到政府档案管理部门购买相关的资料及资料盒。
（4）项目资料员负责汇总整理各分包递交上来的竣工资料，竣工资料必须按照本地编制建筑安装工程竣工档案和资料的具体要求及做法进行整理。
（5）竣工资料的编制顺序为基建资料、监理资料、施工资料、竣工图。
（6）竣工资料在整理完备后相关人员应约请城建档案馆负责该片区的工作人员到现场进行检查与指导，并对提出的问题及时整改。
（7）竣工验收通过后3个月内由项目资料员与建设单位代表共同将竣工档案移交城建档案馆、并办理纸制品移交手续；专业分包项目按总承包要求提交。
推迟报送日期必须在规定报送时间内向城建档案馆申请延期报送，经同意后办理延期报送手续。
项目经理部编制的全套竣工资料，在竣工验收后三个月内上交分公司工程部进行审核，并填写“竣工资料验收会签表”（见Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012
（2））和“工程内部移交备案表”（见Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012（3）），合格后交分公司存档并应办理移交手续。
（8）电子版施工资料应与纸质版的施工资料同时移交、归档。
电子版施工资料统一采取刻录光盘（光盘贴统一打印工程名称、资料名称、档案编号等相关信息）的方式进行归档。
（9）移交内容严格按照建筑工程资料管理规程中向城建档案馆报送的工程档案内容和组卷表执行。
9、施工总结及总结资料的移交
（1）项目竣工验收后，项目管理人员必须及时对项目的施工、管理进行全面的总结。
（2）施工总结包括如下内容：
1）施工技术总结（技术负责人组织编写）主要内容含：
四新推广和应用情况，技术难点重点以及解决的方案和措施，QC小组管理资料，专业技术总结等。
2）施工管理总结（现场经理组织编写）含施工总体的部署，施工的重点难点分析以及采取的对策等。
3）项目经济总结（商务经理负责编写）含成本分析、造价分析等。
（3）施工总结的审核移交
施工总结编写完成由项目经理审核后，报分公司工程部，并填写“竣工总结报告会签表”（见Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012（4））。
工程概况表
Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012
（1）
工程名称
施工许可证
工程编号
建设各方名称
项目负责人
联系电话
建设单位
设计单位
监理单位
勘察单位
总包单位
施工单位
项目经理
项目技术负责人
建设用途
合同额（万元）
开工日期
竣工日期
建筑面积
建设地点
结构类型
基础类型
层次
建筑檐高
地上面积
地下面积
人防等级
抗震等级
工程概述（可附页）：
工程重点、难点分析及解决方案，以及新技术新工艺应用等（可附页）：
备注：
竣工资料归档会签表
Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012
（2）
工程名称
开竣工日期
工程地址
项目经理
提交竣工
资料时间
联系电话
资料数量
共计册。
其中图样材料册，文字材料册，
其它材料张（）。
声像资料
照片（底片）张，录像/录音带盘，光盘张，
其他资料。
竣工资料
组卷内容
1
基建文件（A类）：
□不合格
□合格
2
监理资料（B类）：
□不合格
□合格
3
施工资料（C类）：
□不合格
□合格
4
竣工图纸（D类）：
□不合格
□合格
5
施工组织设计（技术方案）
册
6
7
8
交接单位：
交接人：
接收人：
工程内部移交备案表
Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012（3）
工程名称
建筑面积
合同价格
开工时间
竣工时间
工程地址
建设单位
联系人
联系电话
监理单位
联系人
联系电话
设计单位
联系人
联系电话
施工单位
项目经理
联系电话
项目维修责任人
联系电话
项目维修责任人
联系电话
项目维修责任人
联系电话
工程其它情况说明：
本工程已按规定竣工交付，并验收备案。
进入保修期。
并且，目前需维修整改的项目已经处理完毕，现将此工程移交工程部进行保修的管理工作。
项目经理部：
工程部：
竣工总结报告会签表
Cscec2b-AZ/JSZL/012/2012（4）
工程名称
开竣工时间
工程地点
项目经理
提交工程
竣工报告时间
竣工报告明细
部门核查
1
项目施工管理总结
工程部
年月日
2
项目合约管理总结
合约部
年月日
3
项目财务管理总结
财务部
年月日
4
项目技术管理总结
技术质量部
年月日
5
项目人力资源
管理总结
人力资源部
年月日
九、工程影像资料管理制度
1、定义
工程声像资料是指在公司实施项目管理活动中形成的具有保存价值的，以照片、胶片（包括反转片、负片、电影片以及缩微片等）、录音带、录像带、磁盘、光盘、数码影像等为载体的历史记录。
2、收集范围
（1）项目的签约仪式、开工典礼（包括开工前的原貌、周边状况、典礼现场等），施工建设中的重要活动、重大事件，封顶、竣工等活动。
（2）项目竣工的全景数码照片，项目外景、关键部位（如机房、配电室、机组、弱电监控室等）。
（3）项目工程类声像资料包括：
关键施工过程，关键施工工艺声像资料、隐蔽工程施工、钢结构构件及设备吊装和连接、管道及大型设备安装；新技术、新工艺、新材料应用;施工中主要的质量检查、验收活动及重大事故的处理资料。
（4）获国际、国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号的各类奖杯、奖旗、奖牌、证书等照片声像材料。
（5）项目有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料，以及其他有保存价值的声像材料。
3、归档要求：
（1）归档的声像资料应是原始记录。
对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，归档原版复制片；
（2）照片档案整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按内容、年代分类整理。
录音带、录像带按专题、时间进行整理。
（3）照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。
底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明内容包括题名、内容、时间、地点、人物、背景、作者等要素。
文字说明要概括地揭示照片影像反映的全部信息，要求文字简练、语句通顺。
用阿拉伯数字表示时间，说明以照片的自然张为单位填写，一组联系密切的照片应加总说明。
外文应与中文相对照标注上述内容。
数字照片应插入到word文档内，以word文档格式保存。
数字照片应在文件属性里备注这些内容；
（4）录音带、录像带、光盘必须图像、声音清楚，包装盒上要贴上标签，注明录制内容、录制日期、地点、带长、声道、机器型号及摄影者等；
（5）编制档号：
档号由类号、载体代号和保管单位号组成，编号方法按公司档案管理的有关要求进行。
（6）声像材料整理后，应及时向分公司归档，分公司可保存备份。
一般单项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工后三个月内随项目档案一并归档。
归档时要求填写《文件资料移交表（证书/声像）》，参见施工资料及档案管理规定附表一；归档的声像材料应按要求填写归档清单，办理移交手续。
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