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集团文件材料归档办法
第一章总则
第一条为规范文件材料的归档工作，保证文件材料归档质量，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、《****集团档案管理实施细则》，结合集团公司实际，制定本办法。
第二条归档的文件材料是指各单位在各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条各单位应建立文件材料归档制度，明确本单位文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
第四条各单位应将文件材料归档工作纳入本单位各项工作计划，纳入领导工作议程，纳入部门职责和有关人员岗位责任制，并作为绩效考核的一项内容。
第五条各单位所属机构或部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、整理、移交，向本单位档案部门归档。
第六条各单位档案部门负责本单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
第七条集团公司建立文件材料归档责任追究制度。
对不按要求归档的，应追究有关单位领导、部门负责人或当事人的责任。
第八条 本办法适用于集团公司本部、子（分）公司、工程指挥部（项目经理部）、办事处等单位的文件材料移交工作。
第二章文件材料归档范围及质量要求
第九条各单位在筹建、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。
第十条归档文件材料的来源：
（一）本单位内部形成的文件材料；
（二）本单位所属机构（包括驻境外项目经理部、办事处）的文件材料；
（三）本单位引进项目、外购设备等带来的文件材料；
（四）本单位投资的全资、控股、参股企业的文件材料；
（五）本单位参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料；
（六）本单位执行、办理的外来文件材料。
第十一条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第十二条 集团公司档案分类设置八个一级类目，即：
文书档案类、科技档案类、会计档案类、声像档案类、实物档案类、电子档案类、审计档案类、人事档案类。
（一）文书档案（其二级类目一般按问题或组织机构设置）。
本单位在工作活动中形成的应归档的公文、簿册、图表、录音、录像、盘片等文件材料（见附件1）。
（二）科技档案。
在科学技术活动中直接形成的应当归档的文字、图表、声像等不同形式的记录。
按照《铁路科学技术档案分类编号方法》（TB1588—85），科技档案包括铁路运输档案、生产技术档案、基本建设档案、科技研究档案、设备仪器档案、铁路标准档案等六类（铁路建设项目见附件2，非铁路建设项目见附件3）。
1．铁路运输档案（类别代号—Y，按项目、时间分类）。
在铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、编组计划、运行时刻表、机车交路图等。
2．生产技术档案（类别代号—C，按产品项目、组部件分类）。
在机车车辆、通信信号、大型机具、桥梁及其他器材等产品试制、试验、制造、改造和修理工作中，各阶段形成的设计图纸、说明书、计算书、记录、条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料。
3．基本建设档案（类别代号—J，按工程项目、专业和线或枢纽分类，属类按专业、阶段、地点、里程等划分）。
在铁路线路、站场、路基、地质、枢纽、桥梁、隧道、涵渠、通信、信号、给水、排水、电力、工厂、房屋、文化福利设施和机车、车辆、主要客货运输设备等新建、改建、扩建、大中维修、勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的路网规划、设计意见书、选线（厂）报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结，以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文件材料、图纸、说明书及其他文件材料。
4．科技研究档案（类别代号—K，按专业、项目或课题分类）。
在科研、试验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、发明创造、教学研究和出版等工作中形成的科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结、以及审批鉴定、评议、推广和作为依据的文件材料。
5．设备仪器档案（类别代号—S，按设备项目分类）。
在生产建设、产品制造、研究试验、测量化验、养护维修等需要而购置、进口或自制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
6．铁路标准档案（类别代号—B，按标准项目分类）。
在铁路产品标准和技术标准（部标—专业标准、企业标准）和铁路工程建设标准（标准图、通用图、参考图）等的设计图、计算书及其审批鉴定的文件材料。
（三）会计档案。
是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，会计账簿类包括总账、明细账，日记账，固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿，财务报告类包括月度、季度、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）、其他财务报告等（见附件4）。
（四）声像档案。
在生产经营和各项重大活动中形成的形象直观的历史记录，它是维护企业历史真实面貌的重要依据和凭证，也是本单位档案的重要作用组成部分。
其表现形式有照片（含底片）、录音带、录像带、缩微胶片、航测底片、软盘、光盘、幻灯片等声像制品及其文字说明（见附件5）。
（五）实物档案。
在生产经营和各项重大活动中取得的荣誉奖励，如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等，它是反映企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是企业宝贵资产的重要组成部分（见附件6）。
（六）电子档案。
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（见附件7）。
（七）审计档案。
内部审计机构在项目审计或者专项审计调查活动中形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、胶片、光盘和其他介质形式存在的历史记录（见附件8）。
（八）人事档案（企业职工档案）。
是指企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，是企业和国家档案的组成部分。
人事档案包括干部档案、工人档案，主要有十类：
⑴履历材料；⑵自传材料；⑶鉴定、考核、考察材料;⑷评定岗位技能和学历材料；⑸政审材料；⑹参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；⑺奖励材料；⑻处分材料；⑼招用、劳动合同、调动、聘用等材料；⑽其他可供参考的材料（见附件9）。
第十三条对不需归档但有一定参考价值的文件材料，由各部门文书处理人员装订成册、保存备查，不得任意堆放，造成泄密；确实不需要保存的文件材料，应逐件登记造册，经主管领导批准，指定专人监销。
任何单位、部门或个人不得随意处理。
第十四条接收的档案应符合质量要求。
（一）文书档案。
以案卷为单位实行立卷归档的，按照《文书档案案卷质量标准》（铁道部办档[1986]6号）、《机关档案工作业务建设规范》（国家档案局1987年12月4日发布）、《文书档案案卷格式》（国家档案局1989年3月1日实施）；以件为单位进行整理归档的，按照《中铁四局集团〈归档文件整理规则〉实施办法》（中铁四办[2004]18号）整理编目。
（二）科技档案。
铁路建设项目按照《科技档案案卷质量标准》（铁道部办档[1986]6号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《转发铁道部关于发布〈铁路建设项目竣工验收交接办法〉和〈铁路建设项目竣工文件编制移交办法〉的通知》（中铁四程[2002]239号），非铁路建设项目按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）等整理编目。
（三）会计档案。
按照《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局1998年8月21日发布）、《会计档案案卷格式》（财政部、国家档案局1991年9月2日发布），以及《关于转发〈中国铁路工程总公司会计档案管理实施细则〉的通知》（中铁四办[2004]411号）等整理编目。
（四）声像档案。
照片档案按照《照片档案管理规范》（国家标准：
GB/T11821-2002）、磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》（行业标准：
DA/T15-1995，1996年10月实施），以及总公司、集团公司声像档案管理细则整理编目。
（五）实物档案。
按照总公司、集团公司实物档案管理细则整理编目，包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应按件编写说明和编制目录。
（六）电子档案。
按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局2003年7月发布，中铁四办档〔2003〕29号文转发）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）等整理编目。
计算机光盘、激光视盘等档案应按盘编号，注明有关内容，编制目录。
（七）审计档案。
按照《关于审计档案管理工作的规定》、《审计文件材料立卷归档工作程序》（审计署、国家档案局审办发[1991]158号），以及《中铁四局集团审计档案工作办法》（中铁四审[2003]516号）执行。
（八）人事档案。
按照《干部档案工作条例》（中组部、国家档案局1991年4月发布）、《企业职工档案管理工作规定》（劳动部、国家档案局1992年6月9日发布），以及总公司、集团公司的有关文件执行。
第十五条 档号应根据相关规定编制。
1．以案卷为单位实行立卷归档的，档号编制应符合《档号编制规则》（DA/T13-94）执行。
2．以件为单位进行整理归档的，档号编制应按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。
第十六条 各单位档案部门在接收档案的同时，接收移交单位、部门或个人编制的移交目录、归档文件目录等检索工具。
第三章归档时间及交接程序
第十七条 移交时间
（一）文书档案。
管理性文件材料应在办理完毕后的第二年六月底前归档，由各部门文书处理人员收集整理，组成保管单位，填写归档文件目录、移交目录，经部门负责人审定后，向本单位档案部门移交。
（二）科技档案。
生产技术、基建项目、科研项目等文件材料，在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
按照科技档案工作人员“四参加”要求，对科技成果鉴定、产品定型、设备开箱、工程竣工验收和工程创优等事项，有关单位、部门应通知本单位档案人员参加，以检查验收该项目文件材料的齐全、完整和准确程度，确保科技档案质量。
工程创优和科技成果评奖，档案部门未签署意见的不得申报成果。
（三）会计档案。
各单位财务部门当年形成的会计文件材料，应有专人进行收集、整理、立卷，装订成册，编制保管清册；次年由财务部门保管一年后，于第三年六月底前向本单位档案部门移交。
（四）声像档案。
由产生声像材料的部门指定专人收集、整理、移交，在某项工作、工程完成后两个月内，将其声像材料及文字说明，编写移交清册，移交本单位档案部门归档。
任何部门或个人在报销公用胶卷、扩印费时，必须先经档案部门登记、签字，否则财务部门不予报销。
（五）实物档案。
由产生实物档案的部门指定专人收集、整理，应在工作结束后及时移交，一般不应跨年度。
（六）电子档案。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
具有永久、长期保存的电子文件，必须形成一份纸质文件材料。
电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档一致。
（七）审计档案。
审计项目案卷的归档，应当以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年四月底。
（八）人事档案。
由集团公司组织人事（劳动）部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料，要及时收集，以职工个人为单位整理立卷，在年终集中整理后归档。
第十八条集团公司工程指挥部（项目经理部）应归档的文件材料，由指挥长（项目经理）负责、总工程师主管、办公室主任分管、各业务部门指定专人保管，做好档案材料的收集、整理、移交工作。
在项目竣工验收后，经指挥长（项目经理）审核，总工程师审定后三个月内向本单位档案部门归档。
第十九条下列文件材料应随时归档：
（一）变更、修改、补充的文件材料；
（二）内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
（三）产权变动过程中形成的文件材料；
（四）职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
（五）其他临时活动中形成的文件材料。
第四章归档要求
第二十条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
第二十一条归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
第二十二条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文或少数民族文字材料若有汉译文的，应与汉译文一并归档；无译文的要译出标题后归档。
第二十三条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
第二十四条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
第二十五条归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
第二十六条两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的，按其要求执行。
第二十七条各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。
重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。
第二十八条交接双方应认真核对档案移交清册，签字盖章，一式二份，档案部门归档一份，移交单位保存一份，以备查考。
附件：
1．文书档案归档范围和保管期限表
2．铁路科技档案归档范围和保管期限表
3．重大建设项目文件归档范围和保管期限表
4．会计档案归档范围和保管期限表
5．声像档案归档范围和保管期限表
6．实物档案归档范围和保管期限表
7．电子档案归档范围和保管期限表
8．审计档案归档范围和保管期限表
9．人事档案归档范围和保管期限表
附件1
文书档案归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
1
会议文件
1.1
本单位党、政、工、团、纪召开的代表大会、工作会议的文件材料
1.1.1
通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等
永久
1.1.2
大会发言、提案、贺信、贺电、重要的照片、录音（像）带
长期
1.1.3
一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结
短期
1.2
本公司董事、监事、理事、股东持股会会议记录、纪要、决定
永久
1.3
本单位党委、行政领导会议文件材料，如党委会、全委会、常委会、扩大会，总经理办公会，党政联席会议的决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件
永久
1.4
本单位纪委、工会、团委的会议记录、纪要、决议事项
长期
1.5
本单位专业会议、现场会议的领导讲话、重要发言稿、经验交流材料
长期
1.6
电话会、小型座谈会议记录、文件材料
短期
1.7
参加上级机关会议带回的文件材料
1.7.1
重要的、需要贯彻执行的
长期
1.7.2
一般的
短期
2
上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批复、通知、请示、批复等文件材料
2.1
上级机关颁发的
2.1.1
直属上级机关颁发的、属本单位主管业务的、和非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件材料
永久
2.1.2
直属上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行的一般文件材料
长期
2.1.3
代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿
长期
2.1.4
其他需要执行的文件材料
短期
2.2
本单位制发的
2.2.1
方针、政策法规性的、反映主要职能活动的、重要业务问题的
永久
2.2.2
一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的
长期
2.2.3
事务性有参考价值的
短期
2.3
本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示与本单位的批复
2.3.1
方针政策性的、重要问题的
永久
2.3.2
一般事务性问题的
长期
2.4
同级机关和非隶属机关颁发的
2.4.1
方针政策性的、重要业务问题的
长期
2.4.2
一般性的、非本单位主管业务但要贯彻执行的
短期
文书档案归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
3
计划、规划文件
3.1
上级机关编制下达的长远计划、年度计划、控制数字
长期
3.2
本单位编制的
3.2.1
年度以上的
永久
3.2.2
季度以下的
短期
3.3
下级单位报送的
3.3.1
年度以上的
长期
3.3.2
季度以下的
短期
4
总结、报告、调查研究等文件材料
4.1
本单位的
4.1.1
年度以上的党、政工作总结，调研工作中形成的典型系统的重要文件材料
永久
4.1.2
主要职能活动年度以上的总结、专题总结，各种普查工作、质量体系认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告、质量手册
长期
4.1.3
一般性的报告、调研材料、程序文件、质量记录
短期
4.2
下级单位报送的工作总结、一般性的报告和调研材料
4.2.1
年度以上的
长期
4.2.2
季度以下的
短期
5
统计报表
5.1
本单位编制和汇总的
5.1.1
年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料
永久
5.1.2
半年以下的
长期
5.1.3
季度以下的
短期
5.2
下级单位报送的
5.2.1
年度以上的
长期
5.2.2
季度以下的
短期
6
组织机构、人员编制文件材料
6.1
本单位组织机构成立、撤销、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久
6.2
下属单位报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料
6.2.1
批准的
长期
6.2.2
未批准的
短期
7
本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料
7.1
录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、离退休、抚恤、死亡等文件材料
7.1.1
上级机关管理、批准的
永久
文书档案归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
7.1.2
本单位管理、批准的
长期
7.2
员工（干部、工人）名册、党员名册
长期
7.3
组织关系介绍性存根
短期
7.4
重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料
7.4.1
省、部级及以上的
永久
7.4.2
地、市级及以下的
长期
7.4.3
本单位管理、批准的
长期
7.5
对有关人员的处分材料
7.5.1
影响大、问题严重的
永久
7.5.2
一般的
长期
8
各种事故形成的文件材料
8.1
有重大经济损失和政治影响的重大、大事故
永久
8.2
重大事故、恶性事故
长期
8.3
大事故
短期
9
纪检、监察、审计工作中形成的文件材料
9.1
上级机关管理、批准的
永久
9.2
本单位管理、批准的
长期
10
编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本
10.1
本单位编辑的史、志、年鉴、组织机构沿革、大事记
永久
10.2
下属单位编辑的
长期
11
本单位与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书、签订的合同、协定、协议书等文件材料
11.1
有历史意义和长远利用价值的
永久
11.2
重要的
长期
11.3
一般的
短期
12
本单位关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
12.1
重大活动的主要文件
永久
12.2
一般活动的审批手续、考察报告
长期
12.3
其他文件材料
短期
13
人民来信来访材料
13.1
有省以上领导人重要指示和处理结果的
永久
13.2
有上级机关或本单位领导人重要指示和处理结果的
长期
13.3
其他有重要处理结果的、没有处理结果的
短期
14
本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证
长期
15
党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题词、题字、讲话等重要的文字和声像材料
永久
附件2
铁路科技档案归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管单位
保管期限
备注
一
铁路运输档案
1
列车运行图和列车运行时刻表及其编制依据和说明
审批单位
永久
编制单位
永久
2
列车编组计划
审批单位
永久
编制单位
永久
3
机车交路图
编制单位
长期
二
生产技术档案
4
产品设计技术任务书、设计建议书及审批文件
审批单位
永久
设计单位
永久
制造单位
永久
5
草图设计（初步设计）及审批鉴定意见
审批单位
短期
设计单位
长期
6
技术设计及审批意见
审批单位
短期
设计单位
长期
制造单位
长期
7
施工设计、试制、定型及审批鉴定意见
审批单位
永久
设计单位
永久
制造单位
永久
8
产品试制、试验、试运记录
设计单位
长期
制造单位
长期
9
产品试制、试验、试运报告
审批单位
永久
设计单位
永久
制造单位
永久
10
产品制造验收技术规范、使用维护说明、操作规程
设计单位
永久
制造单位
永久
11
作为修改和变更设计依据的文件材料
审批单位
长期
设计单位
长期
制造单位
长期
12
一般性技术条件的请示报告及指示意见
审批单位
短期
设计单位
短期
制造单位
短期
铁路科技档案归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管单位
保管期限
备注
13
重要部件的材料试验记录报告
制造单位
短期
14
产品质量检查记录和验收证明文件
制造单位
短期
15
产品样本及说明
设计单位
永久
制造单位
永久
16
产品重大的技术改造科技文件材料和重大事故分析
审批单位
永久
报告
设计单位
永久
制造单位
永久
17
工艺装备的设计技术任务书及技术条件
制造单位
长期
18
工艺装备设计图纸重要的
制造单位
长期
一般的
短期
19
工艺装备制造的检查、试验、鉴定等技术文件材料
制造单位
短期
20
工艺规程（
升级会员 