Office办公软件学习资料零基础总结.docx
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Office办公软件学习资料零基础总结
OfficeXP办公自动化软件
OfficeXP主要包含：
字办理软件Word、Excel、PowerPoint等应用程序。
它们拥有一致的界面、相像的常用工具栏及迥然不一样的操作方法，不过各自的重视点有所不一样。
Word是文字办理软件。
它集成文字办理、表格办理和图形办理于一体，聚集了对各样对象的办理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的办理驾轻就熟。
Excel是以表格化数据办理为基础的集成化办理软件。
它不只好实现电子表格数据办理，也拥有数据库管理、统计图表自动生成等功能。
PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。
利用它能够方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿。
一、Word特色
1．对文档供给了多种查察方法；
如：
一般视图、页面视图、纲领视图、Web版式视图、文档构造图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。
2．拥有专业级的表格办理功能；
3．使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字办理；
4．拥有功能很强的数学公式编写器；
5．拥有多种种类文件的变换功能。
二、窗口介绍
菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编写区、状态栏、标尺、转动条
等。
注：
工具栏的显示与隐蔽（视图→工具栏→各样工具栏。
）
三、页面设置：
“文件”→“页面设置”。
1．纸张的大小（常用的纸张：
A3、8K、B4、A4、16K、B5。
）
2．设置页边距：
调整正文到纸张界限[2][]大2小。
四、文档编写
1．成立文档（Ctrl+N）
（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1一段敲一次回车，每段前空两个汉字地点。
（2）特别符号录入：
“插入”→“符号”或用动向键盘。
（3）显示/隐蔽文档中的非打印符号。
2．保留文档
（1）保留（Ctrl+S）
（2）另存为
3．翻开和封闭文件（翻开：
Ctrl+O）
4．文档选择基本方法
（1）拖动选择
直接拖动是挪动
Ctrl+拖动
复制
（2）选定区（栏）选择
选择一行→单击行首的选定栏。
选择一段→双击段首的选定栏。
选择全文→三击选定栏（Ctrl+A）。
（3）矩形块选择：
Alt+拖动。
5．基本编写操作
（1）插入：
单击定位插入点，直接输入文字。
（2）删除：
选中→“Delete”。
（3）恢复、取消：
Word能够取消100步内所做的编写操作（Ctrl+Z）（Ctrl
+Y）。
（4）挪动：
选中→直接拖动。
（5）复制：
选中→Ctrl+拖动。
（6）简捷菜单:
选中→单击鼠标右键→选择相应的操作。
注：
Home/End
光标移到一行行首
/行尾
Ctrl+Home/Ctrl+End
光标移到文件行首
/行尾
Shift+Home/Shift+End
选中目前光标地点到行首
/行尾
Shift+Ctrl+Home/ShiftCtrl+End
选中目前光标地点到文
件首/文件尾
Ctrl+F/Ctrl+H/Ctrl+G
查找/替代/定位
Ctrl+P
打印
五、字符格式设置：
汉字字模、字体、字号的观点
1．字体：
汉字的体式微风格，常用的字体有（XX、仿宋、楷体和黑体四种）。
字体同时又是差别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达
式。
2．字形：
字的形态。
比如：
长形、扁形、粗笔、细笔等。
3．字号：
字的大小规格。
4．字模：
在铅字中字模是铸铅活字的模型，比如：
铜模等。
在计算机信息办理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。
5．基线：
不论一行字有多大或多小，字的底部老是在一条线上。
比如：
中华人民共和国
六、字体字号的采用原则
1．书宋：
SS笔划横平竖直，粗细适中，布局合理，令人看起来清楚爽目，久读不易疲惫，经试验统计表示，在相同字号，相同阅读条件下，XX与其余字体对比，阅读最省视力，因此一般书刊的正文都用XX体。
此外印刷性好，一般书本正文都用5号字XX。
2．楷体：
K笔划靠近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体正直均匀。
一般用于：
（1）小学课本及幼教读物，选4号楷体。
（2）中小号标题、作者签字等，但用楷体作标题时，起码要比正
文大一个字号。
（3）报刊中的短文正文。
3．仿宋：
F是古代印刷体，笔划粗细一致。
一般用于：
（1）作中、小号标题。
（2）报刊中的短文正文。
（3）小4号、4号、3号字的文件。
（4）古典文件和仿古版面。
4．黑体：
H横竖笔划粗细相同，平直粗黑。
一般用于：
（1）各级大、小标题字，封面字。
（2）正文中要突出的部分。
5．小标宋:
XBS笔划横细竖粗，刚毅有力，笔锋突出，是华光系统基本字模
中理想的排大、小标题字、封面字的字体。
6．报宋：
BS字形方正、笔划比XX细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。
7．段落格式：
达成段落内部、段落之间的格式办理。
（1）段落标志符
（2）调整段落中的行距、段落之间的间距：
“格式”→“段落”。
（3）首字下沉：
“格式”→“首字下沉”。
（4）缩进（用标尺）：
首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt”+拖动：
微移）。
8．页码设置
（1）插入：
“插入”→“页码”。
（2）删除：
任选某一页页码删除，所有的页码都删除。
9．页眉和页脚：
“视图”→“页眉和页脚”。
创立不一样的页眉和页角
（1）一定先在需要使用不一样页眉页脚的文档处插入一个分节符。
（2）在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连接。
（3）而后才能为该节创立新的页眉和页角。
首页：
开始页设置
10．拼写检查：
“工具”→“拼写和语法”（F7）。
11．脚注和尾注：
“插入”→“引用”→“脚注和尾注”（Ctrl+Alt+F/Ctrl+Alt+D）。
12．字符加圈：
“格式”→“中文版式”→“带圈字符”。
七、表格编写
五、表格编写
1．显示“表格与边框”工具栏。
2．单击“插入表格”工具栏，插入随意队列表格。
逼迫表格折分：
——Ctrl+Shift+Enter
逼迫表格折页：
——Ctrl+Enter
3．增添行：
将光标移到表格最后右边回车符处回车即可。
4．增添列：
用拆分单元格或用铅笔划竖线即可。
5．调整行高与列宽：
鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。
6．单元格的拆分、归并：
“表格和边框”工具栏→“归并”、“拆分”按钮或用快捷方式。
7．单元格内容的调整。
8．改正单元格间距→“选项”→同意调整单元格间距→输入数值
9．绘制斜线表头：
“表格”→“绘制斜线表头”或用铅笔划。
10．连续排表题：
选择表题行表格——表题行重复。
11．将表格转变成文本、或将文本转变成表格。
将表格转变成无格式文本：
复制—编写—选择性粘贴—形式
六、分栏与图文混排
1．分栏：
选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。
2．图文办理：
单击定位插入点→“插入”→“图片”→选择所需的图片。
3．文本框：
“插入”→“文本框”。
文本框的链接和断开：
4．艺术字体：
常用工具栏→“画图”按钮→“插入艺术字”。
5．数学公式：
“插入”→“对象”→选择“Microsoft公式3.0”选项。
10
a
3
7
例：
s
3xia
3
3
xidx
i1
xi
yi
8
注：
Ctrl+←↑↓→微移
Shif强迫画正方形、正圆
Ctrl以目前点为中心横、竖同时扩大
Shif+Ctrl以目前点为中心横、竖同时扩大并强迫画正方形、
正圆
附带内容
1．水印：
在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。
（1）“视图”→“页眉和页脚”→“显示╱隐蔽文档文字”。
（2）插入图片或艺术字。
（3）利用“图象控制”改变图形的颜色，围绕方式设置为“无围绕”。
（4）封闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。
2．邮件归并：
“工具”→“信件与邮件”→“邮件归并导游”。
资料1：
学号
姓
高数
英语
物理
政治
家长姓名
家庭住
邮编
名
址
0100100
理想
80
85
91
77
原因
北京
100100
1
1
0100100
李黎
82
79
87
70
李建设
西安
710410
2
明
0100100
解晓
57
90
65
80
解大明
天水
741100
3
文
0100100
闫岩
92
83
90
93
闫立军
太原
030056
4
0100100
张樟
76
58
81
90
张国庆
石河子
832100
5
0100100
李亚
86
93
75
65
李成功
成都
610101
6
菲
资料2：
成绩通知单
家长：
您好！
现将同学本学期学习成绩报告以下，希望您敦促同学利用假期复习，复习功课，迎接新学期的到来。
高数：
英语：
物理：
政治：
此致
敬礼
XX大学信息工程学院
2005年11月4日
3．公章（利用画图工具）
4．制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简略表格）“格式”→“制表位”
5．
（1）可读保护：
（只好看内容不可以改正）
“工具”→“保护文档”→选择“窗体”→输入密码→“确立”→再输入密码→“确立”。
排除一般密码：
“工具”→排除密码保护→输入密码→确立
（2）绝密保护：
（不可以看内容也不可以改正）
“工具”→选项→安全性
Excel部分
一、基本观点
1．工作薄：
一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名为.xls，能够包含若干个工作表。
2．工作表：
由若干行和列构成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列
255列。
3．单元格：
队列交错的小格子，相当于表格中的一格。
4．数据种类：
Excel中常用的数据种类为字符型（或文本型）、数值型。
5．字符型数据：
能够由随意键盘符号构成，没有大小、多少等数值含义。
6．数值型数据：
由0-9、小数点、正负号等字符构成，有大小、多少等数值含
义的数据。
二、工作表的编写
1．单元格的编写
（1）数据的录入、种类的定义（注意：
纯数字字符录入）。
输入文本：
如电话、邮政编码等作这字符串办理，在数字前加一个单引号
输入数值：
数据假如位数过长容纳不下时，会自动进行格式变换。
数值型数据：
右对齐。
输入日期：
2002-4-1或2002/4/1目前日期输入：
“Ctrl+；”
输入时间：
a上午；p下午：
9：
05P，时间后空一格，21：
05：
00
目前时间输入：
“Ctrl+Shift+:
”
（2）数据的改正、删除、复制、挪动、自动填补（达成学生名单、成绩单录入）。
自动填补：
不连续单元格填补：
先选定要填补的单元格，编写格——
“Ctrl+Enter”
（3）单元格格式的设置（给学生名单、成绩单增添标题与制表日期）。
（4）自定义序列：
“工具”→“选项”→“自定义序列”→“录入新序列”→增添即可。
（5）数占有效性：
数据——有效性
（6）相对引用：
就是直接使用单元格地点，如：
A1、B2、D2，
绝对引用：
是内行号和列号前加$符号。
如：
$A$1绝对引用不会随公式变化。
混淆引用：
既有绝对引用又有相对引用，如$A4，B$5公式的相对引用部分随地点变化，而绝对引用部分将保持不变。
2．单元格的选择
三、基本功能
1．数据办理
（1）数据计算（达成学生成绩、派车单计算）
Sum:
乞降
Average:
求均匀
Rand:
获得一个（0，1）区间的随机数
Int:
取整
Rank:
排序（名次）
And:
所有条件是都正确
IF:
条件格式（=if（b1<60,＂不及格＂,＂及格＂））
（2）条件格式：
选择地区→“格式”→“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。
（3）排序：
选择内容→“数据”→“排序”（达成学生成绩单、派车单）。
（4）数据挑选：
选择内容→“数据”→“挑选”。
（5）分类汇总（派车单）
A、选择所有数据，按分类项进行排序。
B、“数据”→“分类汇总”。
（6）图表（学生成绩单）
2．页面设置：
“文件”→“页面设置”或在打印预览设置（派车单）。
3．窗口拆分与冻结窗格
四、表格排版
1．纸张大小设置；
2．达成表格中各项计算内容；
3．加表格线，设置适合的行高；
4．打印预览，查察初步排版成效，并在此中单击“页边距”按钮，对各行宽度及上下、左右边距进行调整；
5．单击“设置”用表标题作页眉，用页码作页脚，使每页都有表标题和页码；
6．斜线设置。
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