财务部工作程序标准.docx

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财务部工作程序标准

财务部工作程序标准

2007年11月

第一部分：

办公室

一、[岗位]财务总监

1．准时参加总经理组织召开的各种会议；

1）参加每周一至周五的晨会、例会；

2）参加每周的销售协调会议；

3）参加有关饭店经营管理的其它会议；

2．参加财务、外汇、税务、物价、工商等部门召开的有关财务问题的会议；

3．组织召开有关会议；

1）财务分析会议。

有总经理及各职能部门参加，介绍经营情况，分析各种原因，提出改进意见，并要求有关职能部门组织实施；

2）餐饮经营会议。

采购部、餐饮部有关负责人参加，研究原料购进、验货及成本控制等问题，加强管理，不断提高饮食经营效益；

3）客户信用会议。

有营业部经理、信用主管参加，听取信用情况汇报，研究饭店信用政策，制订各种催款措施，回笼，加速资金周转；

4）每月各部门经营状况分析会议。

有部门会议核算人员和预算人员参加，通报各部门经营情况及预算完成情况，并研究采购相应的措施；

5）部门期它专业会议；

A．验货会议；

B．物资回收利用管理工作会议；

C．结帐组服务质量、工作会议等；

4．签批各种物资采购申请单，控制使用采购资金；

5．筹集、调度资金，满足经营需要，按期归还各灯借款和解缴各种税金；

6．编制年度财务预算，并实行检查监督；

7．编制各种财务报表，保证按时、按质报送有关部门；审核财务日报表、月报表及年度报表；

8．监督会计部、电脑部、采购部的业务操作；

9．拟订部门工作计划并逐级组织落实；

10．审定饭店年度财务决算，并组织清理各种遗留帐目；

11．做好年度工作总结和对主管进行考核评估。

二、[岗位]财务副经理

1．监督成本控制部和收银部、日审、夜审的业务操作；

2．协助财务总监起草各种财务管理制度，并监督检查各有关财务制度的执行情况；

3．协助财务总监编写年度财务预算，调整财务预算；

4．负责饭店的财产管理。

监督各部门财产的使用和保管情况；

5．监督审查饭店内部的财务收支情况，确保饭店一切营业收入、开支有关经济活动能按国家的有关法规和制度进行；

6．财务总监不在岗时，代行总监职责；

7．监督饭店电脑系统的维修保养、更新和管理工作，确保电脑系统正常运行。

三、[岗位]财务部秘书

1．准时上班，搞好工作环境的卫生；

2．做好各种会议纪要；

3．收、发、打印处理各种文件资料，及时下发、催办；

1）收、发文时必须使用收、发登记本；

2）将各种文件分类、编号、归档；

4．每月按时计划和领用部门办公用品及员工福利用品并分发各点；

5．接听部门工作电话，做好详细记录，并立即转达给有关人员；

6．根据工作日程安排，及时提醒总监；

7．月末汇总部门职工考勤等报人事部；

8．年末整理文件资料，并装订归档；

第二部分：

采购部

一、[岗位]采购部经理

1．每天到岗后，检查各工作岗位的安全和工作人员出勤情况；

2．检查当日食品采购品种有无短缺现象，安排当日应急采购供应工作；

3．参加每周五财务例会，汇报本周部门例会工作任务的完成情况，检查周采购计划的执行情况；

4．每十天审阅市场价格调查表并上报，掌握实际进货数量，控制食品采购价格及质量；

5．根据使用部门年度要货计划和客源预测，于每年年底制定下年采购计划；

6．审核各专业落实的部门采购单，报总监批准；

7．按部门岗位职责及店规店纪，检查、考核各组的工作，建立员工业务档案；

8．根据市场调研报告，调整和完善采购供应计划，总结上一年度工作，拟定下一年度工作计划；

9．每月与兄弟饭店的采购主管联络一次，了解其货源、价格等情况，对照检查本组的采购工作，并建立价格档案；

10．每周与主要协作单位、供货单位联络一次，了解掌握新的业务信息，向餐饮部推荐新品种或应市品种，并建立供货商档案；

11．每天走访验收组、仓库保管员、厨房、酒水部了解和检查采购工作的质量与效率；

12．完成部门总监临时交办的事项；

二、[岗位]采购部主管

1．合理安排下属工作班次，全面安排采购计划，保证采购工作的顺利进行；

2．了解各部门物资需求及市场供应情况，民解市场信息，比值比价，降低费用开支；

3．检查和监督进行物品的报关工作，严格执行索证程序，做到手续齐全，资料齐备，防止不合格的物资流入饭店；

4．监督所属员工遵守财务制度，购进物资要尽量做到单据（发票）随货同行，不得随意拖帐挂帐；

5．各部门急用物品应做到价廉物美，择优录取，严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，积极争取定货货源，保证货源充足；

6．经常了解销售情况，以销定购，积极组织适销对路的货源，防止盲目进货，尽量避免积压物品，提高资金周转率；

7．根据饭店客源和物资消耗及库存情况，编制采购计划，经经理审批后，组织市场调查，确定最佳采购方案，落实采购计划；

8．落实采购任务的执行，并严格控制采购的品种、质量、数量、价格和费用；

9．在各部门物品采购上注明最优采购价格和交货日期，交经理审批；

10．根据批准的采购单，安排采购、进货；

11．安排应急物资采购，事后请使用部门补办申请采购手续；

12．安排成批或周期性进货任务，并负责落实；

13．在抽查采购的物资质量后，督促有关人员办理验收入库手续；

14．每月与厂家、供应商联络两次，了解掌握业务信息，建立供应商、厂家供货品质、价格、信誉等方面的业务档案；

15．每天一次主动征求验收、保管、使用部门的意见，把握本组采购工作的质量与效率；

16．根据市场信息，向部门推荐新产品，提高饭店服务规格，降低成本费用。

三、[岗位]食品采购助理

1．跟进日常鲜活食品、饮品的采购任务，并加以监督和检查，其内容是：

根据厨房或酒吧的次日要货订单及时要求供应商按时送货，并在比质比价后订购。

18：

30前完成次日采购工作；

2．安排周期性采购食饮原料的任务。

其程序是：

1）掌握食品仓库库存的品种和数量，了解厨房对食品品质的要求；

2）掌握酒水仓库品种和数量，了解酒吧对饮品品质的要求；

3）按照食品仓库、酒水仓库提报的采购申请单和厨房及酒吧的使用要求，编制采购计划，报部门经理审核后执行；

4）亲自采购批量大、单价高、货源紧的食品时，严格把好质量、价格关。

5）采购一般食饮和当日的少量紧急采购，并审核其质量、价格、数量、交货时间等主要项目；

3．发现所订购的食饮原料在质量、卫生、保质期、价格、数量等方面有错，必须及时采取措施，同时向部门经理汇报；

4．所有到货食饮必须经过主管检查，然后再安排办理验收、入库或直接手续，主管还必须对票据费用进行审核；

5．协助部门经理编制季度采购计划、月度采购计划以及用款计划；

四、[岗位]物品采购助理

1．跟进日常零散物品的采购任务，调查三家以上供应商供货的价格和交货时间；

2．进行市场调查记录进行比较分析，确定价廉物美、供货及时的物资供应商报采购主管；

3．在各部门物品采购单上注明最优采购价格和交货日期，交经理审批；

4．根据批准的采购单，安排采购、进货；

5．抽验到货物资的质量、价格、数量，对不符合饭店使用要求的物资要及时查明原因，并采取补救措施；

6．安排应急物资采购，事后请使用部门补办申请采购手续；

7．安排成批或周期性进货任务，并负责落实；

1）根据使用部门的年度要货计划，物资仓库补充物资计划以及实际库存及在途物资的情况，编制采购计划；

2）按采购计划，安排采购市场调查，并在采购计划上注明参考价格和供货时间，报部门经理审批；

3）根据经理的批示和实际要货时间安排业务洽谈，经过综合分析、比较后确定最佳采购方案；

4）将业务洽谈的主要条款交部门经理审核，然后签订订货合同；

5）根据饭店客源和物品消耗的情况，调整合同的供货时间，避免积压物资或脱货；

6）采购物品到货后，按合同的规定或样品抽查其质量、规格、数量、价格；

8．采购、订做工作服，程序是：

1）更新工作服的前一年，为客房部及使用部门提供各工种工作服的式样、质地和颜色，并确认样品；

2）根据客房部下达的制作单，安排采购员按原质地、颜色采购面料，并亲自参加业务洽谈；

3）联系三家以上的服装加工厂按已确定的款式制作工作服样品，样品经部门经理、总经理确认后亲自组织参加加工工作服的业务洽谈；

4）加工合同的主要条款经部门经理确认后，与厂家签订加工合同；

5）根据加工合同的规定和样品，检查服装制作的质量和工艺；

9．在抽查采购的物资质量后，督促有关人员办理收入库手续；

10．每月与厂家、供应商联络两次，了解掌握业务信息，建立供应商、厂家供货品质、价格、信誉等方面的业务档案；

11．每天一次主动征求验收、保管、使用部门的意见，把握本组采购工作的质量与效率；

12．根据市场信息，跟进向使用部门推荐新产品，提高饭店服务规格，降低成本、费用；

五、[岗位]采购部秘书

1．准时上班，搞好工作环境卫生；

2．做好各种会议纪要；

3．收、发、打印处理各种文件资料；

1）收、发文件时必须使用收、发登记簿；

2）将各种文件、合同分类、编号、归档；

4．接听部门工作电话，做好详细记录，并立即转达给有关人员；

5．根据工作日程安排，及时提醒经理；

6．月末汇总部门考勤表报人事部；

7．年末整理文件资料，并装订归档；

8．完成经理交办的其它工作；

第三部分：

成本部

一、[岗位]成本主管

1．整齐着装，按时上班，并对组员进行检查；

2．检查验货工作程序执行情况：

1）凭采购申请或订单验收货物；

2）坚持标准，保证质价廉；

3）与厨师长或部门负责人协作，对采购原材料及物资进行质量检验；

4）每日检查验货日报，严格入库和领用手续；

5）每日检查收货、出库是否及时、准确录入电脑系统；

3．督促饮食明细帐会计、物资明细帐会计及时核算每日、每月成本、费用；

1）检查食品、酒水、香烟、物资领用单的手续是否完备，并据此与电脑系统进行核对，核算各点当日成本、费用；

2）检查食品、酒水、香烟调拨单、O/C单、免赠单、免费票据等核算单据的手续是否完备并及时、准确核算；

3）检查食品、酒水、香烟、物资明细帐会计每月编报“库存周转慢原材料及物资报表”，并提供财务总监、餐饮总监、行政总厨，防止积压浪费；

4）加强点单的审核；

4．复核成本核算员编制的每周饮食收入、成本报告，并按时报送娱乐部总监、行政总厨、餐饮总监、财务总监、总经理。

具体要求是：

1）反映真实成本，其中包括领料成本、直接成本、内部转帐成本、费用转出成本；

2）各项指标完整；

3）附有简单的成本分析；

5．监督酒水控制会计的控制工作，堵塞酒水、香烟经营过程中的漏洞，做到：

1）定期盘查酒水香烟存货情况，计算出实际消耗数；

2）将实际消耗数与销售收入数进行比较，如出现短少，必须向财务总监汇报；

6．对各经营点进行不定期巡查，检查服务人员、厨房人员、收银员等是否有违规行为，防止偷拿、偷吃及浪费现象的产生；

7．严格审查饮食、物资采购计划，控制原材料及物资仓库的存货定额；

8．审核饮食、物资的报损，查明原因填写报损单上报财务总监及总经理；

9．制定费用开支标准，审核饮食经营费用；

10．复核成本控制组制作的会计原始凭证，保证符合会计核算的要求；

11．收集资料，掌握情况，制定餐饮标准成本卡，其程序是：

1）饮食经营的年有品种都必须先建卡，后销售；

2）与餐饮总监、行政总厨共同确定餐饮标准成本，确保成本计算的准确性；

3）深入厨房、餐厅抽查出品标准，发现问题及时与行政总厨联系；

4）根据市场价格的变动情况，及时调整标准成本卡，并通知饮食部价格上做相应调整；

12．组织、落实月末盘点工作，其要求是：

1）盘点仓库的存货，保证帐物，质量完好；

2）盘点部门餐具、瓷器、玻璃、棉织品等，计算出每月损耗率，并对比考核指标，提出奖惩意见；

3）盘点酒吧、厨房存货，办理假退库手续，真实反映当期成本；

13．参加财务总监召开的一周主管会议，并负责贯彻有关会议内容；

14．编报餐饮部经营情况表，并加以分析；

15．参加每月的成本分析会议，向财务总监、餐饮总监、行政总厨等反映成本控制情况，提出改进意见；

16．组织每月的饮食、采购、验货会议，提出各个环节中存在的问题和解决办法；

17．严格执行报损程序，审核各部门报损单的填写是否规范；

18．对本组员工进行考核评估及培训；

二、[岗位]饮食成本控制助理

1．上午10：

00去库房保管员办公室取回饮食材料单据；

2．检查并登记保管员夹在帐篷中的材料入库单和领料单。

其工作内容是：

1）入库单：

A．检查保管员的入库单手续是否齐全，填写是否规范；

B．审核录入电脑系统的日期、单号、供货单位名称、入库数量是否与入库单有关项目一致；

C．审核录入电脑系统的单价，金额等栏目是否入库单有关项目一致；

D．将记过帐的入库单分类装订，并注明类别、名称；

2）领料单：

A．核对领料单手续是否齐全，填写是否规范；

B．审核保管员录入到电脑系统中的领料日期、领料单号、品名、规格、计量单位、领用部门、领用数量等栏目是否与领料单一致。

C．计算审核领料金额；

D．将记过帐的领料单分类装订，并注明类别、名称；

3．根据电脑明细帐簿上反映的当天发出数和结存数，编制主要饮食材料存货日报表（重点指存货量较大，易腐烂变质和价格较高的类别）并于每周四下午4时前报送行政总厨和采购部，便于合理利用存货，防止造成损失。

4．审核计算各经营点点单、调拨单、O/C单、宴请单、免赠等单据。

5．根据每日核算的单据编制饮食成本日报表，并报成本控制师、财务部、餐饮部。

6．协助经营部门审核计算饮食标准RECIPE，并提供合理化建议；

7．每月1日至4日对饮食材料仓库进行盘点。

其目的是：

1）通过盘点，保证帐物相符；

2）对盘点过程中发现的存货数量和质量方面的问题，必须书面记录，并及时上报成本控制师。

8．每月最后一天对各厨房、酒吧进行盘点。

其目的是：

1）通过盘点，保证帐物相符并准确计算库存金额；

2）对盘点过程中发现的问题，必须书面记录，并及时上报成本控制师；

9．月末电脑月结，打印报表，报送到财务部、餐饮部和采购部；

10．完成成本主管交办的其它任务；

三、[岗位]酒水成本控制助理

1．每天上午10：

00，从收入审计组取回前一天各酒吧销售酒水的点单；

2．根据订单按零杯和整瓶两种方式分别统计销售数量，并将该数填入酒水销售还原统计表的销售栏内；

3．每月一次将各酒吧销售酒水后的零杯数按标准配方卡上的份还原成整瓶销售数；

4．盘查各酒吧酒水实际消耗量，做到：

1）每天检查各酒吧之间酒水转帐数量，并将该数填入酒水销售还原统计表的调进（或调出）栏内；

2）每半月对各酒吧的酒水存货进行实地盘点，与酒月盘点表核对；

3）根据领用单、调拨单、点单计算酒吧的酒水存货并与实物核对；

4）对上述数据进行加工，计算出酒吧酒水实际量；

5．比较各酒吧酒水销售还原数与实际消耗量，编制盈亏表，提出处理意见报财务总监、餐饮部；

6．协助成本控制师做各酒吧酒水的存货控制工作。

7．根据各种酒水的产地、特点、购进价格、销售情况，参与制定酒水销售价格；

8．协助酒吧主管做各种宴会剩余酒水的管理、入帐工作，以便正确反映各酒吧酒水实际消耗量；

9．经常不定期地抽查各酒吧调酒员每日的酒水盘点表，配合酒吧主管做控制工作；

10．月末计算酒吧酒水的存货成本金额，提供给成本核算员，正确反映当月酒水成本；

四、[岗位]物资成本控制助理

1．上午10：

00去库房保管员办公室取回物资材料单据；

2．检查并登记保管员夹在帐簿中的物资入库单和领料单。

其工作内容是：

1）入库单：

A．检查保管员的入库单手续是否齐全，填写是否规范；

B．审核录入电脑系统的日期、单号、供货单位名称、入库数量是否与入库单有关项目一致；

C．审核录入电脑系统的单价，金额等栏目是否入库单有关项目一致；

D．将记过帐的入库单分类装订，并注明类别、名称；

2）领料单：

A．核对领料单手续是否齐全，填写是否规范；

B．审核保管员录入到电脑系统中的领料日期、领料单号、品名、规格、计量单位、领用部门、领用数量等栏目是否与领料单一致。

C．计算审核领料金额；

D．将记过帐的领料单分类装订，并注明类别、名称；

3．根据电脑明细帐簿上反映的当天发出数和结存数，编制主要物资材料存货月报表（重点指存货量较大，易积压物资和价格较高的类别）并于每月5日下午4时前报送餐饮部、采购部、客房部、娱乐部，便于合理利用存货，防止造成损失。

4．每月1日至4日对物资材料仓库进行抽查盘点。

其目的是：

1）通过盘点，保证帐物相符；

2）对盘点过程中发现的存货数量和质量方面的问题，必须书面记录，并及时上报成本控制师。

5．每季度对主要经营部门进行物资盘点。

其目的是：

1）通过盘点，保证帐物相符并查验各部门物资使用、管理情况；

2）对盘点过程中发现的问题，必须书面记录，并及时上报成本控制师；

6．月末编制物资材料库存盘点表，报送到财务部、餐饮部和采购部；

7．对部门报损进行审核并做出意见说明；

8．完成成本主管交办的其它任务；

五、[岗位]验收员

1．餐饮部、库房每日下午5：

00前，将次日鲜活采购申请单录入电脑系统，并送采购部负责落实货源，验收员根据采购申请单，从电脑中将已分配落实的电脑收货单打印出来，为次日验货做好准备工作；

2．所有饮食原材料、物资的验收时间为每日上午10：

00开始，下午7：

00结束，验收员根据已批准的采购申请单中收货。

3．对符合质量要求的鲜活品验收，将其实际数量填入电脑收货单中的实际收货数一栏。

对物资和应急采购的鲜活品验收，将其实际数量填入手式收货单的实收数一栏。

验收员根据已批准的采购申请单中的定价填写单价并计算填列金额栏。

4．验货完毕，所有参加验货的人员都应当场在电脑或手工收货单所列相应位置签字；

5．手工或电脑收货单填单完毕签字后，当场撕单，餐饮部、采购部、验收人员、库房、成本核算、供应商各执一联；

6．验收员每日下午根据手工或电脑收货单按部门录入电脑系统，备成本人员进行核对；

7．月末验收员按收货单分类汇总和往来帐、成本对帐；

8．供应商结帐原则上一月一次，结帐时供应商将收货单供应商联，连同发票交验收员核对，核对无误在发票上签章，并将供应商联留下，开具发票收讫记录，一联交供应商，财务联和发票一同转往会计办理付款手续；

六、[岗位]仓库主管

1．每天上下班巡视一次仓库的卫生、货物堆放、通风、温度及安全工作的情况；

2．根据采购组的到货通知，安排提货，并通知保管员准备货位；

3．实地检查运输工具和货物的准备情况，并根据货物特点，提醒运输注意事项，防止提运途中发生人为的损失；

4．根据采购单或合同规定条款，在货物入库前严格验收手续，亲自抽查质量和数量，并指导装卸和堆放；

5．每日检查保管员收、发物资及入帐工作，并根据实际库存数与最低库存数的差额提醒保管员及时填报补充采购计划；

6．每日检查贵重物品、珍品、易损品、易腐品、危险品、化工产品及保管要求较高的物品的情况；

7．督促仓库保管员定期盘点在库食品酒水、在库物资；

8．配合盘点工作，查清盘盈盘亏的原因，编制盈亏报表并报成本控制师；

9．每月最后一天前统计停用的物资及临近保质期的饮食原材料并报成本控制师；

10．每月对帐外资产进行清点，编制盈亏报表并以闲置、报损物资进行处理；

11．每周召开一次本组业务交流会，加强对所属员工的业务培训和指导；

12．每天考核、评估本组员工的业务工作和劳动纪律，月底汇总报成本控制师；

七、[岗位]物品保管员

1．按时从保卫部领回钥匙，检查库温、通风情况以及有无异常现象，并做完整记录，如发现异常情况，必须立即报告主管，同时采取措施；

2．具体负责物品的发货、进货、盘点工作；

3．必须将进、出物资及时登记入帐，做到帐、卡、物三者相符；

4．收发货后，及时重新码垛，保持仓库良好的畅通环境；

5．按类别堆放进库物资，做到不串号，先进先出，不积压，不受损；

6．负责做好易腐蚀、易燃、有害物品的预防保管工作；

7．保持仓库良好的通风、干燥环境，做到勤翻勤晒，防止霉、蛀、腐烂；

8．下班前关好门窗、电源等，按时将仓库钥匙交保卫部；

进货：

1．根据经财务总监、总经理采购申请单的数接收进货；

2．填报应到而实际未到物资催货通知单，如催货期限已过而货物未到，保管员可向部门经理直接汇报；

3．到货物资必须经过货人员验收，同时保管员验收时严格把握品名、质量、规格、数量及包装等重要项目；

4．验收入库后，保管员必须凭经收货文员、使用部门质量验收的收货单办入库手续；

5．拒绝验收不合格货物，并经主管同意后，发退货通知单采购组；

6．验收入库时，如发现超出定额最高库存数，保管员必须及时汇报，根据部门经理指令，确定是否接收进货；

发货：

1.根据使用部门经理、总监的领用单或部门经理签署的领料单发货；

2.按使用部门领用单和规定的领货时间备货，并通知要货部门到货。

3.备货必须做到品种、规格、数量与单据要求一致，并在领用单上注明货物编号。

4.在审核领用单或在备货过程中发现要求领用的物品属于无库存物品时，保管员必须及时与使用部门联系，提出停用物品，并及时向主管汇报。

5.检查库存物资是否接近最低库存，并及时填报补充采购计划，在采购计划上注明品名、编号、数量及要货时间等。

6.未经部门同意不得借出任何物品。

盘点：

1．经常检查日常进出库物资保证帐实相符。

2．每月盘点在库物资一次，并建立代保管物资、退库物资的帐册。

3．查明储耗、盘盈盘亏的原因，填制盈亏报表，经部门经理签字后和总经理指示后调整帐面。

4．每月3日报上月底库存表，并在报表上注明停用物资的时间和原因，并报借出物资的清单。

5．对两个月以上未领用的食品，每月底盘点后向使用部门发“滞领、近保质期物资催领单”，并由使用部门签署意见。

第四部分电脑部

一、[岗位]电脑部副经理

1．负责电脑部人员的工作安排及对管理员的岗位培训。

使之达到系统管理的要求。

2．制定电脑部的岗位职责、管理条例及在饭店紧急状态下的应急措施等，并督导属下人员认真执行。

3．检查饭店电脑系统数据备份，确保数据的安全和有效保存。

4．设立饭店电脑系统的档案，并负责档案的管理。

5．了解和掌握IT业的发展动态，为饭店电脑系统的管理提出有效的建议，并完成上级安排的工作。

6．负责电脑部员工的当值、考勤和考核工作，并根据员工表现，提出奖惩意见，检查员工纪律，关心员工思想情况。

7．负责饭店电脑方面的安全保密工作。

8．定时巡视服务器、计算机、UPS的运行情况。

9．如发生影响各主机系统的故障，应请有关部门协助完成。

10．总监交办的其他事项。

二、[岗位]电脑部维修员

1．建立每日电脑系统数据备份。

2．及时完成上级安排的工作。

3．24小时随时侯命，处理突发事故，保证电脑系统的正常运行。

具体负责饭店各电脑系统的日常维护及保养工作。

4．熟悉系统软件结构和硬件的配置，掌握排除一般软硬件故障的方法。

5．定期维护保养系统打印机、终端机、并处理一般故