档案借阅管理制度.doc

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档案室资料管理制度

为加强合同预算部档案室资料的管理，使各类档案有效的利用和保存，特制定本制度：

一、归档范围

与工程有关的结算、合同、招投标资料、材料认质认价单以及通知类文件、会议纪要文件、工作联系单等重要文件。

二、合同预算部的档案室资料管理由档案室专员负责，资料专员须保证公司的所有原始资料和各类文件齐全完整、安全保密和使用方便。

三、资料的归档

1.公司资料的归档期分“季度归档”和“年度归档”，即每年的4月、7月、10月、次年1月和每年2月为公司资料归档期。

2.在归档期内，由档案管理专员向各部门主管收集应该归档的原始资料，各部门主管应积极予以配合。

3.档案管理专员应对所收集的资料进行分类归档，及时登记，并做好档案查阅目录。

四、档案的借阅

1.员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经档案室专员审批后，方可借出查看；其他各部门员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借出查看。

《档案室资料借阅申请表》留存于档案室专员处，待资料归还时，《档案室资料借阅申请表》方可销毁。

2.所有档案室资料如借出档案室，则借阅人员应做到：

不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、复印、扫描、撕毁等，自觉保护好档案的完整性和保密性。

3.借出档案的安全由借阅人员负责，借出时间不得超过一周，不得转借他人，不得私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案，不得将档案带出公司或在公共场合随意翻阅。

借阅期满后如需继续使用，须到档案专员处重新办理手续。

五、档案的销毁

1.档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2.公司任何员工未经允许，不得销毁公司的档案资料。

3.需销毁的档案，由档案专员列出档案销毁清册，经部门负责人批准后即可进行销毁。

4.经批准销毁的档案，档案专员应认真核对，并做好登记。

销毁时须有档案所属部门相关人员监督进行。

六、其他

1.档案专员应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，确保档案安全。

2.所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

3.所有员工应严格按照本规定借阅和保管公司档案。

西安曲江建设集团有限公司合同预算部

档案室资料借阅申请单

借阅人

电话

借阅部门

档案名称

领导审批

申请使用时间

年月日至年月日

实际归还时间

管理员确认

1.档案使用完后请迅速归还档案室。

2.不得在原件上写字、涂改、不得抽页损毁。

3.不得复印拍照、不得转借他人、注意保密、不得遗失。