备用金与费用报销管理制度.docx

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备用金与费用报销管理制度

xxx公司

备用金及日常费用管理制度

1．0目的

为合理使用及支配资金，进一步降低非生产性成本，保障公司生产经营的正常进行，根据财政部内部控制基本规范要求结合当前公司实际情况，特制定备用金及日常费用开支的管理制度。

2．0适用范围

公司各部门及员工

3．0职责

3．1财务部负责备用金支付、费用审核及报销工作。

3．2各部门负责本部门员工费用审查，确保真实合法。

4．0内容

4．1备用金

备用金是财务部按公司有关制度规定对公司内部人员进行零星采购、公司业务办理、出车或出差等而临时借给的资金。

根据每次业务所需备用金的数额填制借款单向出纳预借款项，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，下次使用时重新办理手续。

4.2备用金借用与审批程序

4.2.1因业务需要借用备用金者，应到财务部领取“备用金申请单（借款单）”。

按要求填写好凭证后，经部门负责人审核，公司分管领导批准，出纳给予借支。

4.2.2需要通过银行汇款方式支付的备用金，除按规定办理备用金借款手续外，还应同时填写《汇款请款单》，经公司董事长或授权人员批准，出纳办理银行汇款。

4.2.3员工在外地出差，公司安排再调到其他地方去办理业务，因此需要追加备用金的，由该员工所在的部门负责人，填写《代理备用金申请单》，经公司分管领导批准后，出纳将备用金汇入出差人个人账户。

附表1—1：

代理备用金申请单

xxx公司

代理备用金申请单

借款日期：

20年月日

部门

借款人姓名

借款人开户行

借款人帐号

借款事由

借款金额

（大写）十万万仟佰拾元

预计还款报销日期

￥：

审批意见

代理人签名

年月日

会计主管：

出纳：

制单：

（注：

凭“代理备用金申请单”和借款人的“汇款单”，财务部作为记帐凭据，据此登个人的“其他应收帐款——╳╳╳”帐。

）

4.2.4个人生活需要一般不得申请备用金，因特殊情况需提供相关证明，经审批后方可借支并且要在当月发放工资时及时归还。

公司员工因个人原因借款一般不超过其到借款日为止未发工资额，超过时须有公司其他人员担保。

4.2.5财务部出纳负责监控和管理公司内部人员的备用金借款情况，出纳应在每天下午五点半前，提供公司个人的备用金借款余额给公司有审批权限的公司领导。

每个月向各个部门经理分类（公司业务借款和个人生活需要借款）提供一次借款人的借款余额情况。

4.2.6借款和报销审批权限划分与审批金额：

金额在2000元以下的借款与报销，由分管副总审核批准；

金额在2000（含2000元）元至5000元之间的借款与报销，经分管副总审核，由总经理批准；

金额在5000（含5000元）元以上的借款与报销，经分管副总审核，由董事长批准。

其中：

x副总负责生产部、技术开发部、品质部的审批；x副总负责国际国内销售部、售后服务部的审批；x总负责行政部和其他部门的审批。

物料采购部的零星物料采购借款金额与审批，单独由x总监负责。

公司因业务需要，借用其他部门人员的借款审批，由借用部门的分管副总负责审批。

4.3备用金使用规定

4.3.1出差人员回到公司一周内，应到财务部办理报销手续，超过规定时间不办理者，自超期之日起每天按其所借款金额的千分之五比例加收滞纳金，从工资中或差旅费补贴中扣除。

确因工作需要，回到公司后又马上出差，来及时报销而超期的情况，应由部门负责人提供书面说明，经公司主管副总批准后，不再收取滞纳金。

4.3.2在市内购置零星物品者，应于七日内到财务部门报销（以发票日期为准），逾期不报者，按超期天数所借款金额的千分之五比例收取滞纳金。

4.3.3其他业务的资金支出，经办人员在业务完成后，应及时取得正式发票，并于七日内到财务部办理报销（以发票日期为准）手续。

逾期不报者，按超期天数所借款金额的千分之五收取滞纳金。

4.3.4借款人必须按规定及时结清备用金，前款不清后款不借。

4.3.5财务部对违反规定的人员将“催还备用金通知单”送到欠款本人，限其三个工作日纠正，逾期仍不及时清欠者，财务部将其借款及滞纳金从工资中扣除。

4.3.6员工离职时必须将借用的备用金归还后，财务部才给予办理有关手续。

附表1—2：

催还备用金通知单

xxx公司

催还备用金通知单

日期：

200年月日

部门

借款人姓名

借款时间

催还时间

借款事由

借款金额

滞纳金额

大写合计

注：

本单一式两联，第一联财务部留存，作为扣缴工资的收款附件，第二联接收人保存。

财务部章：

会计主管：

会计：

接收人：

4．4差旅费

工作人员出差前，由部门负责人按照下列格式填写《出差派遣单》由部门负责人根据工作需要批示出差地点、人数、批次、时间，以及出差费用承担的公司，经公司分管副总批准后，派遣出差人员，由出差人员到财务部申请借取备用金。

借款标准为往返车、船、机票费和实际出差天数的旅途补助费，旅途补助费包括住宿费、伙食补贴费、市内交通费三项。

附表1—3：

出差派遣单

xxx公司

出差派遣单

出差人

所在部门

出差地点

到达公司名称

出差时间

年月日至年月日预计天数天

随行人员

出差业务内容

差旅费的承担

部门经理

公司领导

制表：

行政人事部备注：

出差部门留存备查，报销时作为会计凭据

4．5.住宿费

4．5．1外出工作人员住宿费按下表标准执行,限额内节约分成，超支自理。

原则上同行同性2人只能住一个标准间。

国内住宿费标准及节约分成比例

项目

直辖市或省会城市

市区

县、乡（镇）

金额

分成比例

金额

分成比例

金额

分成比例

公司级领导

320

50%

260

50%

180

50%

部门经理、工程师、业务员

260

50%

190

50%

150

50%

其他人员

200

50%

150

50%

130

50%

（注：

以上住宿的价格是双人标准间价格）

4.5.2公司员工出国，在国外的住宿标准另定。

4.5.3按照协议，由客户承担公司人员住宿费用的，不执行以上的住宿标准和节约分成办法。

4.6异地及市内交通费

4.6.1从xx市到异地乘坐交通工具的费用：

火车

轮船

汽车

飞机

公司级领导、50岁以上高工

硬卧

二等舱位

豪华客车

普通舱位

其他工作人员

硬卧

三等舱位

豪华客车

/

4.6.2使用说明

（1）乘坐火车卧铺（硬卧）从当日20:

00时至次日7:

00时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，方可享受同标准交通费用。

（2）符合乘坐火车卧铺条件而未乘坐，按照中铺票价节约的卧铺费补贴给出差人员，享受比例分成的条件必须是全程不坐卧铺。

4.6.3市内交通费，按照实际乘坐公交车情况实报实销，报销凭当地市内交通正规车票。

4.6.4公司级领导因工作需要可酌情乘坐出租汽车，其他人员确因工作需要乘坐出租汽车，应在公司主管领导知情并同意的情况下，方可乘坐出租汽车，报销时凭地税规定的发票。

4.6.5公司派车出差，司机与随车工作人员不享受交通费报销和交通补助。

4.7伙食补贴

4.7.1公司员工个人在xx省以外出差，按标准执行的出差人员，补助55元/天·人。

4.7.2公司员工个人在国外从事售后服务工作，原则上由客户承担往返交通费、住宿费用、生活费用。

在此基础上，公司对国外出差人员补助伙食费人民币：

100元/天/人。

公司员工个人在国外出差从事考察、参加展会等工作，无任何公司或机构承担费用的，在国外期间的交通费、住宿费用、生活费用等，按照实际发生额报销，但不享有任何补贴。

在机场侯机、转机所产生的餐饮费，按照一般快餐的标准可以报销。

4.7.3在xx市本地和xx省境内的出差，凡出差时间超过中午12点，补助误餐费30元/人。

时间超出下午18点，补助误餐费30元/人。

司机工作超过晚上十点钟的，仅给司机补贴夜宵费20元/人。

4.7.4凡在xx公司xx厂、xx厂和xx分公司之间的往返出差，不享有伙食补贴。

接待公司客人的出差，不享有伙食补贴。

4.7.5由公司统一组织安排的集中在国内、国外的出差，主要包括：

展会、学习考察等不享受任何的伙食补贴。

其出差期间的伙食安排由具体组织人员，应参考公司制订的伙食补贴标准，依据所出差地以及出差的工作性质，单独制订伙食补贴计划，报公司董事长批准后执行。

报销时，凭有效的发票和批准计划报销。

4.7.6公司产品采取汽车运输方式，由公司委派押运人员的出差补贴，

按照xx时到达运输目的地的省会城市同程火车中铺票价，补贴押运人员。

另外，按照30元/人/餐的标准给予押运人员伙食补贴，一天最多补贴两餐。

4.7.7售后服务部门的售后服务人员，在外地客户处，星期天负责安装设备、培训的，星期天补贴55元/天。

4.7.8没有使用公司集团网电话的出差人员，每天补贴电话费10元/天.人，每个月最高累计补贴不超过100元。

4.7.9公司员工出差且有报销餐费或有客户包餐的每月超过5天以上，从第6天起，每餐扣除公司内部的伙食补助8元。

4.8其它

4.8.1住宿费报销要提供正式的住宿发票，否则只能报标准的70%。

如确因旅店原因无发票且住宿费用在100元及以下的，报销人提供该店地址及联系电话经核实后方可据实报销。

特殊情况下住宿超标部分的费用，经公司xx总批准后方可报销。

4.8.2因特殊情况，需要乘坐飞机的出差人员，应在公司xx总知情并同意的情况下，可以乘坐飞机。

否则，财务部不予办理借款及报销事宜。

4.8.3公司行政部协助办理出差人员的机票、火车票订票工作。

乘坐飞机的出差人员，需要公司行政部代理订飞机票的，在领取机票时，应在行政部办理登记手续，按照下列表格填写《机票领用单》，视同出差人的个人借款。

出差返回后，应在一周内将机票及时交给行政部，并注销个人的登记手续。

出差返回公司一星期后，没有将机票交还给行政部者，行政部应将《机票领用单》交给财务部，在发放个人工资时，从中扣除飞机票款项。

行政部将收到的飞机票整理好，凭机票和代理机票的票务公司收款收据，定期统一到财务部办理报销手续和付款手续。

附表1—4：

机票领用单

xxx公司

机票领用单

出差人

所在部门

出差地点

乘坐航班号

起飞时间

随行人员姓名

领用机票数量

机票单价（元/张）

总金额（元）

飞机票序列号

公司领导审批

领用人签字

制表：

行政人事部备注：

行政部留存备查，可作为扣款凭据

乘坐火车的出差人员，在领取火车票时，应将火车票和定票手续费款交给行政部经办人员。

出差返回后，由出差人个人按照公司规定，到财务部报销。

4.8.4在以上出差过程中，所发生的费用开支，没有税务部门规定的报销凭据，应单独粘贴在一起。

除另有规定外住宿费和交通费，按照公司规定标准数额报销70%。

4.8.5公司员工利用出差的机会，需要顺道回家探亲，必须经过公司分管副总批准后，按照请假的规定，方可回家探亲。

公司不承担从家里返程到xx市的交通费用，但由公司从家里直接外派到其他地方出差交通费实报。

4．9业务招待费

业务招待费是公司为业务开展的合理需要而支付的费用,公司业务经办部门和人员，接待公司业务和其他方面的客户，需要招待客人就餐和开展其他相关的活动，应在公司分管副总知情并同意的情况下，方可进行业务招待活动。

开支标准

4.9.1公司国、内外的客户，到公司洽谈购买产品业务的负责人、工程技术人员、业务代表、培训人员等。

4.9.2公司的兄弟企业、合作伙伴企业，到公司进行联系业务，洽谈合作事宜的领导、工作人员、业务人员。

4.9.3地方政府职能管理部门、上级主管机关、社会服务机构的领导和工作人员

接待标准

4.9.4接待一般业务员、工作人员、业务代表、培训人员，按照工作餐标准：

55元/人.餐，国外客户90元/人.餐，由公司负责接待的部门具体控制使用。

陪客人数一般不超过两个人。

4.9.5接待领导、企业负责人、业务谈判负责人，按照宴请标准：

120元/人/餐，由公司负责接待的部门具体控制使用。

陪客人数一般不超过两个人。

4.9.6接待公司重要客人，接待标准无法确定的，需要事先请示公司董事长批准后，由公司负责接待的部门具体办理。

其他

4.9.7各个负责接待的部门和人员，报销费用时必须凭正式发票报销。

4.9.8以上所述的接待费用中，不包含旅游景点的门票、礼品、烟酒等。

5.0报销流程

5.1.出差人员应填写好费用报销单并将需要报销的原始凭据按要求粘贴在费用报销单后。

无票据或财政部门监制的收据（误餐费除外）应另行粘贴和填报。

5.2部门经理或主管复核本部门人员的报销单据，确认业务的真实性与费用开支的合理性。

5.3报销人将复核过的报销单交财务主管审核，审核重点在于金额计算是否正确和开支是否合理合规。

5.4报销人将审核过的报销单交分管领导审批后（审批权限见4.2.6）到出纳处报销，出纳核对金额无误即予支付现金或冲借支。

费用报销单

报销部门：

年月日填单据及附件共页

用途

金额（元）

备

注

领导

审批

合计

金额大写：

万仟佰拾元角分

原借款：

元

应退余款：

元

会计主管：

复核：

出纳：

报销人：

领款人：

6.0本制度自20xx年xx月xx日起执行。

7.0本制度的解释权属于xx部。

批准：

编制：

20xx年xx月xx日