电力档案管理指南.docx

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电力档案管理指南

电力档案管理指南

1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002是什么样一个标准？

答：

DA代表档案；T代表推荐标准；28代表第28个文件。

推荐标准不是国家强制性标准，国家强制性标准一般用在人身安全上。

一般情况下是用推荐性标准，推荐性标准一旦执行就是依据性标准。

2、做好基建档案工作的基本要求是什么？

答：

档案人员在工作中应该保证档案的“完整、准确、系统”。

完整：

指能记述和反映建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、决策、计划、勘测、设计、土建施工、设备安装、调试、竣工试生产及竣工验收的全过程。

准确：

指能真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备、文件符合档案管理要求。

系统：

指归档文件的整理符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）.

3、怎样保证做到档案的“完整、准确、系统”？

答：

（1）、档案人员要熟知国家档案管理的规定、法规。

（2）、建立健全企业档案管理规章制度。

在工作中除了要执行国家和行业的规定外，要结合自己单位的实际制定本单位的实施细则和制度。

需要建立的制度内容如下：

A、归档办法，B、归档范围，C、分类标准，D、不管期限，E、岗位制度（包括领导的、各部门的）,F、档案利用，G、竣工文件编制，H、档案移交办法。

其中前四项可以执行国家标准，后四项可依据各单位实际情况制定。

………

4、三化指的是什么？

制度化、同步化和档案资料流向网络化。

5、在档案管理工作中如何发挥合同的作用？

答：

合同协议是约束参建各方的法律依据，项目法人单位档案部门要参与合同、协议的签订，把档案资料的有关要求纳入合同、协议条款，争取工作的主动权。

这是市场经济条件下，建设管理体制改革的要求，也是实际工作的经验。

《合同法》第十六章专讲“建设工程合同”,其中274条和275条分别针对勘测设计合同和施工合同的内容都提到了文件资料的提交问题。

6、科技档案的库房档案柜的排列要求？

答：

科技档案库房档案柜的排列按照如下要求排放：

（1）   按正本（存档）与副本（借阅）划分区、并标注清楚区域。

（2）   库房柜号标注：

一般从密集架的第一列到最后一列，排列的原则是从上到下，从左到右。

如：

柜号001、002、003。

7、文书档案库房档案柜的排列和要求？

答：

文书档案库房档案柜的排列应按照永、长、短划分区域，并标注出来。

这样做的好处一是便于档案人员工作，二是如果遇到以外，便于抢救重要档案。

8、对档案室要求的九防是什么？

答：

防火、防盗、防光、防紫外线、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9、档案管理对打印机的要求？

答：

各单位档案应该使用激光打印机，不得使用喷墨打印。

10、档案对打印纸张及脊背、封面的要求？

答：

一般情况下打印应该使用A3或A4规格的纸张。

最少使用70g的纸张。

脊背及封面应使用150g的牛皮纸，脊背纸要按照档案盒的尺寸来定，一般可以比档案盒的高度少一个毫米（可以定为304x250），60万的机组一般可以订一万两千张。

封面一般规格为：

229x468，在212处压痕。

60万的机组一般可以订一万张。

11、什么是工程竣工验收？

答：

工程竣工验收是指工程竣工、试生产后，由有关主管部分组织的对工程的全面考核、检查和验收。

12、文件材料转化为档案的三个条件？

答：

一是必须是办理完毕的文件材料；二是对日后工作有参考价值的文件材料；三是必须按照一定规律经过系统整理保存起来的文件材料。

13、什么是件？

答：

归档文件整理单位，一般以每份文件为一件：

文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；文件处理单与收文为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；信息、简报等一期为一件；签报、合同、计划、总结等一份为一件；会议文件资料一套为一件；来文与复文为一件。

如计算机打印的定稿与正本内容、形式完全相同，则只保留正本及签发稿。

14、档案整理的质量要求？

答：

档案整理的质量要求是：

（1）   归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，应去除易锈蚀的金属物。

（2）   整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

不能有圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

不能用热敏纸做传真文件归档。

15、什么是全引目录？

答：

全引目录是将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种档案目录。

全引目录的排列次序是：

全引目录索引、案卷目录、卷内目录。

16、用什么样的方法进行会计档案组卷？

答：

会计档案组卷方法如下：

（1）会计凭证按月份、凭证种类组卷；

（2）会计帐薄，一本一卷；（3）会计报表按月份、季度、年度分别组卷；（4）工资表按月份组卷。

17、如何编写卷内文件的页号？

答：

卷内文件页号的编写如下：

（1）   案卷内文件材料均以右书写内容的页面编写页号。

凡是有文字和图表（包括原图目录）的卷内文件材料，均需编写页号。

案卷封面、卷内目录（不包括原图目录）、卷内备考表不编写页号。

（2）   6-9大类的文字材料及图纸在每页的右下角（横、竖版均是）编写页号，背面在左下角编号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右下方？

加盖件号章。

（3）   成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件（页数作为一页）填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备考表中注明总页数。

（4）   照片编号编排在背面右下角，底片号应用铁笔横排刻在胶片乳剂面处。

（5）   页号易用铅笔编写。

（6）   在编写页号时有几种情况要注意：

A、原本就装订成册的档案，如果它由若干分部组成，而且每分部各编了自己的页号时的编法：

可以顺着第一部分的页号，从第二部分开始，用铅笔继续往下编。

B、如果成册的文件，有原来的页号。

但是页号前边还有几页没有编写页号时：

可标注“0”、“—1”“—2”。

。

。

。

。

。

并在总页数里加上新编的几页。

C、如果成册的文件，在标有页号的后边还有几页未编写页号时：

可以顺着往下编，并在总页数里加上新编的几页。

18、如何编写案卷题名？

答：

案卷题名：

应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。

案卷题名主要包括项目名称（代字、代号）及其结构、部件、阶段的名称（代号）等。

项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。

归档外文资料的题名应译成中文，外文资料有译文的，应一并立卷。

19、如何编制录音（录像）档案案卷封面？

答：

录音（录像）档案案卷封面编制如何下：

（1）   盘号：

指录音带或录像带的盘（带）编号。

（2）   盘内序号：

指盘内录制的文件的顺序号。

（3）   题名：

盘内录制的文件的标题。

主要包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50个字。

（4）   起止时间：

指盘内的某个内容从开始录制到结束录制的时间（X分X秒X分X秒）。

（5）   摄录日期：

指盘内的某个内容录制的日期（年月日）。

20、如何编制光盘（磁盘）档案案卷封面？

答：

光盘（磁盘）档案案卷封面的编制如下：

（1）   盘号：

指光盘或磁盘的编号。

（2）   盘内序号：

指盘内文件的顺序号。

（3）   文件名：

电子文件存贮在光盘或磁盘上的电子文件名。

（4）   题名：

盘内文件的标题。

主要应包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50字。

（5）   日期：

指盘内的某个内容形成的日期（年月日）。

21、如何编制卷内目录？

答：

6-9大类档案卷内目录填写方法如下：

（1）   文件编号：

填写文件的文号或图样的图号、或设备和项目代号等。

（2）   文件材料题名：

填写科技文件材料标题的全称。

没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。

（3）   页码：

每份文件首页上标注的页号（卷内最后一份文件要填写起止号）。

（4）   备注：

注释文件需说明的情况，（如：

散装以件组卷，应在备注中标注出此件的实际页数）。

（5）   照片档案目录项目有照片（底片）号、题名、时间、页号、楼号、存放地点。

以照片自然张数为单元填写目录。

照片档案目录位于册内的最前面。

（6）   实物档案的目录项目包括：

序号、责任者（颂奖单位）、题名、载体、日期、档号、存放地点。

（7）   卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于编制全引目录或分类目录。

22、如何编制卷内备考表？

答：

卷内备考表编制要求如下：

（1）   立卷人：

由立卷人的责任人签名。

（2）   检查人：

由档案部门案卷质量审核人签名。

（3）   互见号：

应填写同一内容而载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档案号应注明档案载体的形式，关用括号括起。

（4）   卷内备考表排列在文件尾页之后。

23、如何编制照片档案册内备考表？

答、照片档案备考表内项目包括：

本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。

册内备考表应放在册内最后位置。

本册情况说明：

填写册内照片、底片缺损、补充、移出、销毁等情况。

对照片、底片立册后发生或发现的问题，应由有关档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

24、对案卷装订有什么样的要求？

答：

案卷采用装订和不装订两种形式，要求如下：

（1）   案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的和字迹偏左的要进行修补、被糊和折叠，图样要按4号图纸幅面，手风琴式折叠，图面向里，图标在右下面。

（2）   字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷。

复制件在前、原件在后。

（3）   装订时做到右下齐，无倒页，无掉页，不漏订、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。

（4）   案卷采用三孔一线装订，装订线长度为18CM，装订结实、整齐、美观。

（5）   外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

对于某些不易拆散的投标文件也可保留原状。

25、档案装订与不装订组卷的区别？

答：

为了档案整理的需要，档案要区分为装订与不装订两种组卷方式（装订组卷的页数原则上不超过200页）：

（1）   需要装订的档案：

凡是同一卷档案内，纸张大小一样，版面横、竖一样，且便于装订的，一般情况下均装订在一起（8大类档案装订的较多）。

并且卷内目录放前，备考表放最后同档案一起装订成一卷。

装订档案的页号编制：

自档案第一页开始，按自然号编写。

卷内目录与备考表不编页号。

（2）   不需要装订的档案：

凡是同一卷档案内，纸张大、小不一；横、竖不一；不全球装订在一起的，均可以不装订（一般情况下是9大类）。

不装订档案的页号编制：

一件视为一页。

并在每件的封面右下角加盖档案号章（见中国大唐集团公司档案文件资料汇编中64页），“档号章”中的序号，是按自然数从1开始填写，有几件就填写到几。

每件之间的页数没有必然联系，每件各自编写各自的页号（如文件中已经有号号，可不必再编写页号）。

不装订档案的卷内目录和备考表不编页码。

26、归档电子文件的保管有何要求？

答：

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）   归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

（2）   单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（3）   存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（4）   环境温度选定范围：

17℃~20℃；相对温度选定范围：

35%~45%。

27、在机组达标投产考核标准中“不合格项闭环”指的是什么？

答：

一般在阶段性验收中，验收人员会对质量的不合格项提出一些需要限期整改的要求，如果受检方整改后未经过原验收人员或有权代表原验收人员的部门即为“不合格项闭环”。

28、概念设计与初步设计有什么区别？

答：

概念设计比初步设计的深度浅一点，比可研深一点的一种设计，一般国外工程设计上有概念设计，国内概念设计比较少。

29、对主送、抄送本单位的文件材料归档有何要求？

答：

对主送、抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

30、对加盖“竣工图”章有什么要求？

答：

竣工图章是把原施工图改变为竣工图的标志，竣工图章是竣工图的依据，要按照填写竣工图章的要求填写。

按照《国这重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T）中6、4、2中规定“所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

”按照这个规定，加盖竣工图章要做到以下几点：

（1）   所有竣工图都应由编制单位加盖竣工图章，包括施工蓝图的封面，图纸目录也要加盖竣工图章，签字手续要齐全，不得代签、不得用名章代替。

（2）   竣工图章盖在竣工图标题栏上方的空白处，或竣工图折叠后标题栏的上方。

（3）   竣工图章应使用不褪色的红印泥。

（4）   竣工图章签字的要求是有区别的：

A、       施工图作为竣工图的，加盖的“竣工图”章，设计单位与监理单位必须签字；

B、       如果施工图有改动，而重新出“竣工图”，则“竣工图”上加盖的“竣工图”章，设计单位可不再签字，但监理单位仍要审核签字。

31、在工程中如表格为复印件，数据采用合格的书写材料能不能作为原件？

答：

不能。

32、隐蔽工程应移交哪些文件？

答：

隐蔽工程关系工程质量，隐蔽工程档案是工程今后维护、检修、扩建、、质量事故处理的依据。

各种隐蔽工程中间的检查验收记录，是工程验收文件的重要组成部分。

在施工中主要的隐蔽工程项目有：

（1）   地基及基础工程；

（2）   砖石结构工程；

（3）   混凝土与钢筋土工程；

（4）   构件吊装工程；

（5）   层面防水与顶棚工程；

（6）   暖卫、煤气、通讯、空调工程、建筑电气、电梯安装等工程。

以上这些工程的各种试验测定、检查、测试、试运行等记录，和标明其结构、位置、规格、品种、数量等文件材料，以及上述工程的竣工图，都应由施工、设计单位编制，整理。

以上这些隐蔽工程档案经建设单位和施工单位、监理单位共同检查验收后，移交给建设单位归档保存。

33、如果采用原材料证书及复试报告集中组卷，每个单位工程在使用材料上跟踪如何体现？

答：

可在每个单位工程中增加“原材料使用跟踪单”，将该单位工程所使用的原材料按其种类分别汇总，做到跟踪到位，“原材料使用跟踪单”应包括以下几项：

工程项目、使用单位、物资名称、规格型号、单位、使用数量、到货日期、使用时间、原材料合格证编号、抄件（物资出库质量证明书抄件）编号、详细工程项目部位及备注等。

34、招投标文件如何归档？

答：

关于招投标文件按如下原则归档：

（1）   中标的招投标文件的归档问题：

中标的招投标文件，按分类号归档。

尽量不破坏文件原有装订方式，如文件外封皮较大，放不到档案盒里时，可考虑将封皮拆掉，加一个自己的封皮装订起来。

（2）   未中标的招投标文件的归档问题：

未中标的招投标文件，不作为正式档案保存，可另柜只保存一份，暂存到工程决算结束后，按文件处理规定处理。

其余按规定销毁或退还投标方。

35、工程档案组卷时，是按单位工程组还是按文种组卷？

答：

工程档案组卷时，以单位工程组卷为主，文种组卷为辅。

一般情况下有四种情况可考虑按文种组卷：

（1）   合同、协议类文件。

（2）   原材料如：

钢材、水泥、焊条、电缆、沙石、材料代用等都要有复试报告、批号、进厂日期、厂家说明等。

（3）   土建沉降观测记录：

主厂房、烟囱、水塔、发电机桩基基础等观测记录。

（4）   设计变更、变更设计和更改通知书等。

36、如两台机组是同一品牌、同等容量的其档案资料如何保存？

答：

竣工图和设备资料每台机组各存各的。

因为它们的竣工时间是不一样的。

各台机组还是各自的不同情况，如今后进行设备的技术改造、大小修都要产生相应的技术资料，并且更改时间也不同，都需要对各自资料进行相应补充完善。

所以，必须要各存各的档案，以便今后的利用。

37、厂家设备的合格证如何保存？

答：

有几下两中情况：

（1）   重要设备（如给水泵、电机等）合格证，应统一粘贴在A4纸上，每个证都要归档。

（2）   某些小设备（如传感器、互感器等）合格证，如果是一模一样的，可以存几张有代表性的，并用线串起来，其余合格证可不作为档案保存。

38、设备的附属设备的档案如何存档？

答：

有些设备的附属设备的档案随主设备档案存放，可不入附属设备所属的专业类。

39、立卷单位应该写谁？

答：

案卷是哪个单位立卷的，就应该写哪个单位。

如：

是施工单位立的卷，立卷单位就应该写施工单位，而不是写建设单位。

40、卷内目录中的责任者应该如何标注？

答：

按《中国大唐集团公司归档文件整理规则（试行）》（资料汇编第50页）中规定：

责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。

即：

文件是由谁制发的，责任者就应该写谁。

如果责任者过多时，一般情况下责任就写立档单位。

41、两台机组由于同时建设，产生的某些文件无法区分属于哪台机组的档案怎么存？

答：

项目代号的前两位是用工期号，后两位标注首台机组的机组号。

如：

二期两台3、4号机组，档案可存放在3号机组里边，就标注“0203”。

同时在4号机组相应的案卷里在备考表上注明。

42、整套启动及生产准备期间形成的文件材料，能归档入6大类电力生产中吗？

答：

不能，要归入8大类基本建设808生产准备及试生产文件类。

机组正式投产并转入商业运行后，在生产运行中产生的文件材料归入“6电力生产”类。

43、8003的环境预测、调查报告与8034中的环保等协议文件有什么区别？

答：

8003是指项目前期环境影响报告、评价大纲及请示怀批复。

而8034中的环保是指在项目建设中产生的环保合同、协议等来往文件。

44、在火电分类中8038工程监理文件与8040、8050、8060中的工程监理文件有何区别？

答：

8038工程监理文件是指监理综合性（普发性）文件，一般情况下基建工程监理文件最好都归入8038里。

8040、8050、8060中的工程监量文件是针对专指项目的文件。

45、脱硫系统产生的前期、施工文件应该放入什么类号？

答：

分两种情况：

第一种，脱硫系统与机组同时建成，这时的前期、施工文件应该放入8051类；

第二种，脱硫系统属于环保项目，是对老机组的重大技术发行这时的前期、施工文件应与“828脱硫系统”竣工图放在一起组卷，便于查找利用，组卷时前期文件在前，竣工图在后。

脱硫系统的设备文件均入“928”类的相应四级类目。

46、火电工程中调试单位产生的机组整套调试报告和各专业的调试方案、调试措施、调试报告应放在哪个类号？

答：

由调试单位形成的文件，应集中存放比较好，建议放在“8080启动试运文件”类号下，因为“804、805、806”所产生的档案都应该是施工单位形成的文件材料。

47、对老机组的计算机信息系统改造所产生的竣工图、设备资料应如何归类？

答：

虽然在新分类表中已经增加了“855计算机分散控制系统”、“956计算机控制系统”，不属于8基本建设类，因无法按照此归类，所以应将老机组的计算机信息系统改造作为一个技术改造项目处理，与技术改造的文件放在一起，归入9015类。

48、技术改造和设备大修的档案如何归类？

答：

为了防止工程完工后的插卷，新修改的火电企业的分类标准，技术改造和设备大修分别放在“901”和“902”；水电企业的可放在“9001”和“9002”。

火电工程设备技术改造产生的文件材料归入901类，设备大、小修产生的文件材料归入902类。

建设细分一下可按如下做法：

901技术改造：

（技改项目计划、计划网络图、安全技术措施、可靠性分析、技改记录、验收记录、技术监督报告、调试措施、修后运行状况、技改总结）

9011              燃料

9012              锅炉

9013              汽机

9014              电气

9015              热工

9016              化学

902                   设备大修

（准备工作计划、标准和非标项目计划、计划网络图、安全技术措施、修前可靠性分析、缺陷统计、设备变更、检修记录、验收记录、技术监督报告、调试措施、竣工报告、修后运行状况、大修总结等）

9021               燃料

9022               锅炉

9023               汽机

9024               电气

9025               热工

9026               化学

49、火电工程进厂煤、入炉煤采制装置，在分类表中没有明确的类号如何归入？

答：

进厂煤、入炉煤采制装置属取样设备，分类表中无法归入，建议归入分类表中9112类计量设备中。

50、火电工程五项监督是指哪几方面？

应归入什么类号？

答：

五项监督是指：

（1）锅炉监督，放9204；

（2）金属监督，放9304；

（3）电气监督，放9404；

（4）热式监督，放9504；

（5）化学监督，放9604。

51、9大类的“99”其它设备类目录号标识方法？

答：

9大类的“99”其它设备类目录号（代号）用“9001”标识。

“9”代表9大类，“001”代表第1个设备。