资本性支出业务流程培训教材.docx

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资本性支出业务流程培训教材

资本性支出业务流程

一、业务流程范围

1所涉及的业务范围

项目立项；按照国家法律法规的规定，以招标、直接发包或谈判等方式进行勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购；签订采购合同并对合同的执行和存档进行管理；对购入物资进行验收并对相关资产项目以及应付账款进行记录；在建工程的相关核算和会计处理；监督工程建设的实施并适时进行验收；对已完工并达到预定可使用状态的在建工程及时转为固定资产；正式竣工决算并进行工程审计；向供应商支付货款；对资本承担信息进行收集和披露

2所涉及的部门范围

资本性支出需求部门、计划部门、工程建设部门、采购供应部门（指行使采购供应职能的部门，包括专门的采购部门，以及行使施工、设计、监理、设备等采购职能的计划部门或工程建设部门）、工程物资管理部门（包括工程物资仓库）、财务部门、审计部门、监察部门、法律部门、综合部门、资产维护使用部门

二、涉及的应用系统和重要电子表格

应用系统：

MIS系统、OA系统

重要电子表格：

借款利息预提明细表，初步竣工决算报表，正式竣工决算报表，资本承担汇总表

三、目标

1合理确保资本性支出真实存在，并经过充分授权；

2对资本性支出的购买、使用、维护和授权的职责存在适当分离，减少舞弊的产生；

3合理确保资本性支出项目所涉及的相关资产和应付账款记录及时、真实、准确和完整并符合有关会计准则的要求；

4合理确保采购支付按照发票金额及合同约定进行并经充分授权；

5合理确保在会计报表中及时、真实、准确及完整地披露资本承担;

6合理确保在建工程，包括工程物资的实物安全。

四、风险

1资本性支出未经适当授权引发舞弊风险；

2可能未能建立适当的对资本性支出的购买、使用、维护和授权的职责分离；

3资本性支出所涉及的资产（包括在建工程转固）和应付账款记录可能不及时、真实、准确和完整；

4采购支付可能未按照发票金额及合同约定进行并经充分授权；

5资本承担可能未能在会计报表中及时、真实、准确及完整地反映；

6在建工程，包括工程物资的实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失。

五、相关会计科目

现金及现金等价物、应付账款、在建工程、固定资产、折旧、资本承担披露

六、流程描述和主要控制点

中国移动内部控制手册

省公司业务流程现状

中国移动内部控制手册主要控制点

省公司主要控制点

省公司缺陷和改进建议

资本性支出主要包括土建类固定资产投资项目和非土建类固定资产投资项目的支出。

非土建类项目主要是通信网络建设类项目。

零星固定资产购置流程参见固定资产和无形资产管理业务流程。

公司制定相关的管理制度和办法规范资本性支出的相关流程，并制定会计核算制度规范资本性支出的会计核算。

1立项、招标和签订采购合同

本流程适用于土建类和非土建类项目。

土建类项目流程包括：

1.编制固定资产投资年度计划；

2.编制可行性研究报告或项目建议书，并履行审批手续；

3.组织编制方案设计或初步设计和施工图设计或一阶段设计，并履行审批手续；

4.通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定主设备和主要材料的供应商，并组织签订合同；

5.通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定施工、监理等单位，并组织签订合同；

非土建类项目流程包括：

1.编制固定资产投资年度计划；

2.编制可行性研究报告或项目建议书，并履行审批手续；

3.通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定项目主设备的供应商并组织签订合同；

4.组织编制项目一阶段设计，并履行审批手续；

5.通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定施工和监理等单位，并组织签订合同。

1.1编制固定资产投资年度计划

每年末，省公司和总部计划部门编制固定资产投资年度计划。

总部汇总各公司的下一年度固定资产投资年度计划，经分析调整，由总裁办公会决策，通过后以文件形式下发各公司遵照执行。

每年中，总部通过与各省公司衔接，总结和分析各省公司计划执行情况，确定调整计划，经审定后，下达各公司执行。

1.2立项

需求部门（含计划部门）或设计咨询单位在有具体项目建设需求时，提交可行性研究报告（代项目建议书），由计划部门进行审核或组织会审，审核通过后，进行可行性研究报告批复（即立项批复）（控制点HQ06A.1.1）。

如国家对项目立项有相关要求的，应参照国家相关规定执行。

A.1.1授权和批准：

资本性支出项目立项需求提出后，需求部门或设计咨询单位提交可行性研究报告（代项目建议书），由计划部门进行审核或组织会审，审核通过后，进行可行性研究批复（即立项批复）。

项目立项取得批复后，计划部门按既定规则建立项目编号，并由经适当授权的人员将项目信息录入MIS系统，在MIS系统中立项。

只有经授权的人员才有权限访问或更改MIS系统中的项目信息，所有的更改均在MIS系统中留下痕迹。

（控制点HQ06A.1.2）

A.1.2系统访问权限：

只有经授权的人员才有权限访问或更改MIS系统中的资本性支出项目信息，所有的更改均在MIS系统中留下痕迹。

在项目执行过程中，若项目的实际支出突破可研批复投资额，由建设单位报计划部门重新审批。

1.3确定采购方式

公司的采购方式主要分为招标采购和非招标采购。

招标采购应按照国家的法律法规执行。

工程建设部门或需求部门以书面或通过OA系统向采购供应部门提出采购申请，采购供应部门据此启动采购。

对于计划部门或工程建设部门与采购部门在部门设置合一的情况下，以可行性研究报告批复为依据启动采购。

1.4招标采购

采购供应部门按照国家招投标法律法规和公司的相关管理规定，确定勘察、设计、施工、监理、以及与工程建设有关的主要设备、材料等的采购是否应履行招投标程序。

本招投标流程适用于确定勘察、设计、施工、监理单位以及与工程建设有关的主要设备、材料等的采购供应商的选择。

采购供应部门牵头按照国家有关招投标管理规定及省/市公司制定的招投标流程组织招投标工作。

如采用国际招标，应按照国家规定的国际招标程序进行招投标工作。

评标委员会推荐中标人后，招标机构在招标网进行评标结果公示。

主管部门当在公示结果公告后三日内通过招标网出具《评标结果备案通知》，招标机构凭《评标结果备案通知》向中标人发出中标通知书。

监察部门对招投标工作进行监督检查，并在相关文件中会签或出具独立的监察报告。

中标人确定后，采购供应部门与中标人签订合同。

1.5非招标采购

总部和省公司分别制订非招标采购管理办法，对非招标采购的行为进行规范管理。

根据国家相关法律法规和公司内部管理制度不属于招标范围的，可以采用非招标方式进行采购。

采用非招标方式选择供应商时，采购供应部门牵头与供应商进行谈判，并将选择供应商的过程及选择结果通过OA或书面形式报公司经适当授权的管理层进行审批。

对于采用非招标方式进行的采购，监察部门根据项目的重要程度和性质参与监督采购过程，并在相关文件中会签或出具独立的监察报告。

1.6合格供应商管理

需要建立或更改MIS系统中的供应商信息时，采购供应部门提供供应商信息变更申请表，包括供应商完整名称、账号以及地址等，提交经过适当授权的管理层进行审批。

财务部门的供应商信息维护人员检查管理层的授权审批证据后，根据供应商信息变更申请表在MIS系统中录入或更改供应商信息。

（控制点HQ06A.1.4）

财务部门供应商信息维护人员定期（至少每半年）在采购供应部门的配合下，审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准确性、完整性和有效性。

审阅人员对审阅结果签字确认。

（控制点HQ06A.1.5）

只有财务部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对合格供应商记录进行创建和修改。

对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。

（控制点HQ06A.1.3）

于财务年度结束，财务部门负责应付账款核算的会计人员通过运行MIS系统统计十大供应商余额及发生额，并根据采购合同对应付账款支付账龄进行统计。

相关统计数据作为年度财务报告的一部分，提交财务报表编制人员及财务部门负责人审阅。

A.1.3系统访问权限：

只有财务部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对供应商记录进行创建和修改。

A.1.4管理层审阅：

采购供应部门在提出在MIS系统中创建或更改供应商信息时，向供应商信息维护人员提供管理层的授权审批证据，供应商信息维护人员检查管理层的授权审批证据无误后方可修改相关信息。

A.1.5管理层审阅：

财务部门供应商信息维护人员定期（至少每半年）在采购供应部门的配合下，审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准确性、完整性和有效性。

审阅人员对定期审阅结果签字确认。

1.7签订采购合同

通过招标程序或非招标程序确定供应商后，采购供应部门会同供应商拟定合同初稿。

采购供应部门在OA系统/MIS系统中或通过纸质文档起草合同审批表，连同合同正文和附件，提交财务部门、法律部门及其他需要参与会签的部门进行审批并最终提交公司管理层或其授权人员批准。

履行相关审批程序后，采购供应部门方可与供应商签订合同。

（控制点HQ06A.1.6）

A.1.6授权和批准：

采购供应部门通过招标程序或非招标程序确定供应商后，会同供应商拟定合同初稿。

财务部门、法律部门及其他需要参与会签的部门通过会签程序审批合同正文和附件后，提交公司管理层或其授权人员对合同进行审批。

对于根据总部的相关规定，需要向总部进行合同预案报审的资本性支出合同，合同预案谈判完成并经过公司管理层审批后，采购供应部门向计划部门提供合同预案或合同报备的相关商务和技术材料，由计划部门上报总部计划部门进行审批。

总部计划部门审批合同预案后向省公司下发合同预案批复，省公司再与供应商签订正式采购合同。

1.8建立采购订单

建立采购订单分为两种方式：

如果合同审批流程在MIS系统中完成，合同经合同会签部门审批同意后，MIS系统中的采购订单自动生效。

（控制点HQ06A.1.7）

如果合同不在MIS系统中审批，合同签订后，由采购供应部门授权人员在MIS系统中建立采购订单。

只有经授权的采购供应部门专门人员才可以在MIS系统中建立、更改采购订单。

（控制点HQ06A.1.8）

A.1.7系统设置：

如果合同审批流程在MIS系统中完成，合同经合同会签部门审批同意后，MIS系统中的采购订单自动生效，从而确保准确性和与合同的一致性。

A.1.8系统访问权限：

只有经授权的采购供应部门专门人员才可以在MIS系统中建立及更改采购订单。

被授权在MIS系统中创建采购订单的人员独立于采购执行人员。

如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员根据采购合同对MIS系统中的采购订单进行复核，确认采购订单信息与采购合同的一致性，并在MIS系统中对采购订单进行批准，启动采购订单的可用状态；或者在对采购订单进行接收确认时，由独立于采购执行和订单创建的人员对所接收的物资或服务、采购订单和合同清单进行复核确认，并在接收后在MIS系统打印的接收单据上签字确认。

（控制点HQ06A.1.9）

A.1.9管理层审阅：

如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员应根据采购合同对MIS系统中的采购订单进行复核，确认采购订单信息与采购合同的一致性，并在MIS系统中对采购订单进行批准，启动采购订单的可用状态；或者在采购订单进行接收确认时，由独立于采购执行和订单创建的人员对所接收的物资或服务、采购订单和合同清单进行复核确认，并在接收后在MIS系统打印的接收单据上签字确认。

采购供应部门在MIS系统中创建采购订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。

（控制点HQ06A.1.10）

A.1.10系统设置：

采购供应部门在MIS系统中创建采购订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。

资本性支出项目物资采购订单中包括供应商、合同金额、物料明细、数量、单价、项目信息等并标注合同号。

采购供应部门相关授权人员在建立采购订单时需输入项目编号或项目名称，当项目编号或项目名称与MIS系统中事先建立的项目信息不一致时，MIS系统会报警并限制错误采购订单的录入，以便限制XX立项的采购订单的录入。

（控制点HQ06A.1.11）

A.1.11系统设置：

采购供应部门相关授权人员在建立采购订单时输入项目编号或项目名称，当项目编号或项目名称与MIS系统中事先录入的项目信息不一致时，MIS系统会报警并限制错误采购订单的录入，以便限制XX立项的采购订单的录入。

采购订单连续编号，以确保对其完整性的有效监控。

1.9项目设计单位、施工和监理单位的选择

项目勘查、设计、施工和监理单位的选择以及土建项目相关供应商的选择与合同签订流程同以上1.3至1.5中所述。

1.10集中采购

省公司根据本省固定资产投资计划或其他财务预算确定采购期内的产品（或服务）采购需求，汇总上报总部计划部。

总部计划部将各省公司上报的本省采购需求进行汇总，确定全集团的采购总需求，而无需立项审批程序。

总部计划部根据供应商提出的申请、省公司推荐书或已入围供应商的后评估情况进行考察，确定供应商是否具备集中采购投标资格。

总部计划部组织集中采购招标工作，招标程序严格按照国家相关法律、法规执行，具体流程参见本流程之1.4招标采购流程。

总部计划部统一和中标供应商签订集中采购框架协议，并根据分省供应商分配方案，组织各省公司和供应商分别签订分省框架协议，明确各省当期的采购规模、采购产品型号、价格及其他重要商务条件。

省公司采购供应部门依据分省框架协议，按照工程建设项目的实际进度要求与供应商签订具体的采购合同；超出总部框架协议规定范围的，应及时上报总部计划部，取得总部批准后方可签订采购合同。

采购合同签订的具体流程参见本流程之1.7签订采购合同流程。

省公司采购供应部门每季度向总部计划部上报本省按照总部框架合同执行集中采购的情况。

总部计划部对于省公司集中采购执行情况进行监督和检查，监督框架协议的执行情况并确保其在总部签订的框架协议范围之内进行。

总部计划部记录检查结果并就对例外事项向具相应权限的管理层进行通报。

1.11职责分工

在立项、招标和签订采购合同过程中存在的职责分工：

资本性支出立项的审批人员和执行采购的人员之间实行职责分工。

（控制点HQ06A.1.12）

在执行采购的人员、采购订单创建人员、采购订单接收人员之间存在职责分工。

（控制点HQ06A.1.13）

除非另有补偿性控制，对供应商名录进行维护的人员应区别于对资本性支出进行审批的人员、接收服务或货物入库的人员以及向供应商支付款项的人员，确保职责分工。

（控制点HQ06A.1.14）

A.1.12职责分工：

资本性支出立项的审批人员和执行采购的人员之间实行职责分工。

A.1.13职责分工：

在执行采购的人员、采购订单创建人员、采购订单接收人员之间存在职责分工。

A.1.14职责分工：

除非另有补偿性控制，对供应商名录进行维护的人员应区别于对资本性支出进行审批的人员、接收服务或货物入库的人员以及向供应商支付款项的人员，确保职责分工。

中国移动内部控制手册

省公司业务流程现状

中国移动内部控制手册主要控制点

省公司主要控制点

省公司缺陷和改进建议

2工程物资的管理和核算

2.1对合同执行进度进行监控

合同执行部门主要是采购供应部门和工程建设部门。

合同执行部门负责跟踪合同的设备到货、验收、服务等执行情况，并维护和更新各自的合同执行管理台账，对合同执行情况以及合同款项结算情况进行备查记录和监控。

合同执行部门负责人或其相关授权人员定期对合同执行管理台账进行审阅，以检查合同执行的情况。

2.2工程物资的验收

对设备进行到货验收分为不开箱的外包装箱验收、开箱验收、安装验收等方式。

1）不开箱的外包装箱验收

当设备物资运抵仓库时，仓库实物管理员根据设备的外包装箱与送货清单进行核对，检验核对箱号、数量以及外包装是否完整等情况。

仓库实物管理员验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。

2）开箱验收或安装验收

当设备物资运抵仓库或施工现场时，工程建设部门或采购供应部门视设备性质不同，和设备供应商代表对到货的设备进行开箱验收或安装验收，并与合同设备清单进行核对。

设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。

收货人员将经签字确认的送货清单或验收报告提交至MIS系统管理员，与MIS系统中的采购订单进行核对，核对无误后进行收货确认。

此外，经签字确认的送货清单或验收报告亦会提交至财务部门，作为设备采购的付款依据。

2.3工程物资的入库

当设备物资直接运抵仓库并验收无误后，仓库MIS系统管理员根据仓库实物管理员签字确认的送货清单或验收报告，在当月账期关闭以前在MIS系统中录入设备实际到货数量并进行收货确认，MIS系统按照采购订单的设备单价自动记录工程物资的增加并暂估应付款。

当设备物资直接运抵施工现场并开箱验收无误后，仓库MIS系统管理员根据收货人员签字确认的送货清单或验收报告，在当月账期关闭以前在MIS系统中录入设备实际到货数量并进行收货确认，MIS系统按照采购订单的设备单价自动记录工程物资的增加并暂估应付款。

同时，仓库MIS系统管理员在MIS系统中进行工程物资出库操作。

财务部门经适当授权的人员定期（如每月）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进并及时提供采购发票，从而及时确认应付账款。

相关人员在暂估应付款明细表上签字确认。

（控制点HQ06A.2.1）

采购订单应登记预计到货日期的信息，采购供应部门于会计期末对已到期但尚未办理物资接收入库的采购订单进行监控和跟进，并对已到货但尚未提交收货确认的采购订单进行归集和汇报。

采购供应部门经适当授权的人员审阅相关监控记录并确保及时提交仓库MIS系统管理员进行账务处理。

（控制点HQ06A.2.2）

A.2.1管理层审阅：

财务部门经适当授权的人员定期（如每月）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进并及时提供采购发票，从而及时确认应付账款。

相关人员应在暂估应付款明细表上签字确认，以建立必要的问责制。

A.2.2管理层审阅：

采购订单中加入预计到货日期的信息，采购供应部门于会计期末对已到期但尚未办理物资接收入库的采购订单进行监控和跟进，并对已到货但尚未提交收货确认的采购订单进行归集和汇报。

采购供应部门经适当授权的人员审阅相关监控记录并确保及时提交仓库MIS系统管理员进行账务处理。

对于在无合同或无订单的情况下预收的工程物资（如因总部统谈统签合同，省公司不能及时创建采购订单），于设备到库前，采购人员向仓库提供设备到库通知单，填写项目编号和项目名称，注明其为无合同、无采购订单物资并说明原因。

仓库依据到货通知单核对到货设备，填写并签署项目物资暂收单，并记录工程物资实物台账，作为暂收处理。

对于暂收工程物资，采购供应部门应及时签订相关合同并补办入库手续，在MIS系统中记录工程物资入库及出库，使物资暂收单及暂出单与MIS系统生成的入库单和出库单对应匹配。

采购供应部门建立台账，记录无合同或无订单的物资到货情况。

采购供应部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的物资台账并对其中长期未清理的物资余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。

对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的物资，工程物资管理部门汇总已领用的暂收物资的数量并取得采购供应部门提供的预计价格，经工程物资管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对领用物资的成本进行账务暂估处理，以确保工程成本核算的完整性。

（控制点HQ06A.2.3）

A.2.3管理层审阅：

采购供应部门建立台账，记录无合同或无订单的物资到货情况。

采购供应部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的物资台账并对其中长期未清理的物资余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。

对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的物资，工程物资管理部门汇总已领用的暂收物资的数量并取得采购供应部门提供的预计价格，经工程物资管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对领用物资的成本进行账务暂估处理，以确保工程成本核算的完整性。

只有经授权的仓库MIS系统管理员方可在MIS系统中进行工程物资的收货确认并记录工程物资的出入库。

（控制点HQ06A.2.4）

A.2.4系统访问权限:

只有经授权的仓库MIS系统管理员方可在MIS系统中进行工程物资的收货确认并记录工程物资的出入库。

仓库MIS系统管理员通过MIS系统记录的实际接收的工程物资种类及其数量应与MIS系统中的采购订单信息一致，否则MIS系统将不予接受收货确认。

（控制点HQ06A.2.5）

A.2.5系统设置：

仓库MIS系统管理员通过MIS系统记录的实际接收的工程物资种类及其数量应与MIS系统中的采购订单信息一致，否则MIS系统将不予接受收货确认，以确保入库记录的准确性。

仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。

仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。

（控制点HQ06A.2.6）

入库单由MIS系统进行连续编号，以确保工程物资入库记录的完整性。

A.2.6管理层审阅：

工程物资入库时，仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。

仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。

仓库实物管理员将签字后的入库单传递至采购供应部门，采购供应部门将入库单和供应商发票传递给财务部门。

财务部门应付会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，与MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。

MIS系统匹配成功后，自动形成会计分录，将暂估应付款结转至应付账款。

（控制点HQ06A.2.7）

A.2.7核对：

财务部门应付会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，与MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。

MIS系统匹配成功后，自动形成会计分录，将暂估应付款结转至应付账款。

2.4工程物资的出库

需求部门经适当授权的人员通过MIS系统/OA系统或书面提交物料搬运单/领料单，列明所需工程物资和所属工程项目，办理工程物资的出库。

由需求部门负责人或其授权人员通过MIS系统/OA系统或在物料搬运单/领料单上签字进行审批