第3章word 1DOC.docx
《第3章word 1DOC.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第3章word 1DOC.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
第3章word1DOC
4.3文字处理软件Word的基本操作1
4.3.1Word的运行1
4.3.2Word文件的基本操作6
4.4组成文档的基本元素——文、表、图7
4.4.1文档建立的准备7
4.4.2文本的建立7
4.4.3编辑文档7
4.4.4Word的表格制作7
4.4.5Word的图片插入和图形制作7
4.5文档排版7
4.5.1文档排版基础7
4.5.2预览与打印文档7
4.6Word的高级功能7
4.6.1生成目录7
4.6.2邮件合并7
4.6.3宏的使用错误！
未定义书签。
i错误！
未定义书签。
4.2文字处理软件Word的基本操作
4.2.1Word的运行
1．Word的运行环境
486或更高档次CPU的计算机。
大于8MB的内存。
大于32MB的硬盘空间。
CD-ROM驱动器和软盘驱动器。
Windows9X及以上操作系统。
2．Word的启动
①从“程序”项启动Word。
②通过文档启动Word
可以通过新建文档或打开旧文档启动Word。
③通过桌面快捷方式启动Word
3．Word的退出
①右击控制菜单框（弹出的快捷菜单中选择关闭按钮）；
②选择“文件\退出”命令。
③可用组合键ALT+F4；
④单击关闭按钮。
注意：
在退出时，系统将提示用户是否将编辑的文档存盘。
4．Word窗口的组成
（1）标题栏
标题栏的作用
①标识作用，
②是控制主窗口的变化。
标题栏的内容
①“控制菜单”图标标题栏左端显示为的按钮是“控制菜单”图标。
单击（或按Alt+Spacebar键）可出现快捷菜单。
②窗口标题“控制菜单”图标右边显示的应用程序名称。
③“最小化”、“最大化（或还原）”和“关闭”按钮。
（2）菜单栏
Word2000窗口菜单提供了9个菜单即：
文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。
Word2000的菜单中，也包含了完成相同功能的工具栏按钮。
使用菜单的方法
①用鼠标单击菜单栏中的菜单名。
②用键盘按“Alt＋菜单中带下划线的字母”键。
菜单的主要功能
文件菜单:
主要用于对文件的操作,如保存、打开、打印等。
编辑菜单
主要用于对文档进行编辑。
视图菜单
主要用于选择屏幕显示方式、设置页眉、页脚及工具的设置等。
插入菜单
主要用于插入图形、页码、各类符号（如数学符号）等。
格式菜单
主要用于设置文本的格式，如字体、字形、字号等。
工具菜单
可用于对英文进行语法和拼写的检查，文档的页数、字数、行数和段落数统计等。
表格菜单
主要提供表格制作工具。
窗口菜单
用于窗口操作。
帮助菜单
提供了Word的各种帮助信息的查询目录。
（3）“常用”工具栏和“格式”工具栏
数标指针指向某一图标上稍停片刻，系统就会显示该图标功能的简明屏幕提示。
单击“常用”或“格式”工具栏上的右端的“下拉菜单”可弹出一个“添加或删除按钮”，单击其右边的可设置工具栏。
显示和隐藏工具栏的方法
a.选择“视图\工具栏”级联菜单,显示所有的工具栏。
b.将鼠标指针指向工具栏,然后单击鼠标右键,显示工具栏快捷菜单。
（5）工作区
在工作区中可以打开一个或多个文档窗口，让用户进行文档的输入和编辑修改。
（6）状态栏
它用来显示当前的一些工作状态，如当前光标所在的页号、行号、列号和位置。
（7）文档窗口
文档窗口由关闭控制按钮、标尺、滚动条、文档编辑区和视图切换按钮组成。
①控制按钮
②标尺
标尺分为水平标尺和垂直标尺两种。
普通视图下只能显示水平标尺，只有在页面视图下才能显示水平和垂直标尺。
标尺的功能：
调整文本段落的缩进；在左、右两边分别有左缩进标志和右缩进标志；文本的内容被限制在左、右缩进标志之间；随着左、右缩进标志的移动，文本可自动地作相应的调整。
显示和隐藏标尺：
通过“视图\标尺”命令前有无“”来控制。
③滚动条
包括：
滑块、垂直滚动条和水平滚动条。
【提示】利用滚动条显示文档时，其插入点的位置并没有改变。
显示和隐藏滚动条：
通过“工具\选项”命令，在该对话框的“视图”标签的“窗口”框中设置。
④文档编辑区
占据文档窗口的空白区是文档编辑区,它占据屏幕的大部分空间。
可建立、输入文本、表格、图形、编辑、排版和查看文档。
编辑和排版也在文本区中进行。
⑤插入点和文档结束点标记
文本区中闪烁的“|”，称为“插入点”，表示当前输入文字将要出现的位置。
当鼠标在文本区操作时，鼠标指针变成“I”的形状，其作用可快速地重新定位插入点。
⑥视图和视图切换按钮
视图就是查看文档的方式。
同一个文档可以在不同的视图下查看，虽然文档的查看方式不同，但是文档的内容是不变的。
视图的种类：
Web版式视图、页面视图和大纲视图。
视图之间的切换：
●利用“视图”菜单中的命令；
●但更简便快捷的方法是使用水平滚动条左端的视图切换按钮。
Web版式视图
Web版式视图主要用于编辑Web页。
当选择该视图时，其显示效果与使用浏览器打开该文档时一样。
页面视图
页面视图主要用于版面设计，页面视图显示所得的文档的每一页都与打印所得的页面相同，即“所见即所得”。
在页面视图下可以输入、编辑和排版文档，也可以处理页边距、图文框、分栏、页眉和页脚、图形等。
但计算机处理速度变得较慢。
大纲视图
用于编辑文档的大纲，以便能审阅和修改文档的结构。
大纲视图中，可折叠文档以便于只查看某一级的标题或子标题，也可展开文档查看整个文档的内容。
在大纲视图下，水平标尺由“大纲”工具栏代替了。
草稿视图
“草稿视图”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。
当然现在计算机系统的硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2010运行遇到障碍的问题，如图2009120205所示。
4.2.2Word文件的基本操作
1．创建新文档
在启动Word的时候,会自动创建一个空白文档。
如果再要创建新的空白文档,则直接单击工具栏中的新建空白文档按钮“”
创建具有某种格式的新文档
单击“文件\新建”,在弹出的对话框中→选择所需的格式模板
2．打开文档
Word可以打开多种格式的文档，默认打开文档格式为Word文档（即扩展名为.DOC）。
打开Word文档的方法
①单击“常用”工具栏中的打开按钮
②单击“文件”菜单中的“打开”命令。
③直接按Ctrl+O快捷键。
上述三种方法均会弹出如图4-3-7所示“打开”对话框。
左边竖栏列出了文档经常存放的位置，分别为：
历史、我的文档、桌面、收藏夹和Web文件夹。
“查找范围”列表框显示当前文件夹,用户可通过列表框选择不同驱动器和文件夹。
选定多个连续文件:
在“打开”对话框中，单击选定一文件，然后按住Shift键，并单击最后一个文件，可选定多个连续文件；
选择打开不连续的文件:
按Ctrl键的同时，单击某文件，可选择打开不连续的文件。
当选定文档后，单击对话框的“打开”按钮，则所有选定文档被打开，最后打开的那个文档成为当前活动文档。
3．打开最近使用过的文档
只要在“文件”菜单所保留的最近用过的文档名中选择并单击它即可。
键入文档名前面的数码也可打开此文档。
设置保留文档名的个数:
单击“工具\选项”命令,在“常规”选项卡中选定“列出最近使用的文件数”复选项并指定具体文件数（最多9个）,单击“确定”按钮。
4．以只读方式和副本方式打开文档
选中要打开的文档名后,在“打开”对话框中单击其右下角的“打开”按钮旁的下拉按钮,再选其中的“以只读方式打开”命令或“以副本方式打开”命令即可。
5．保存文档
（1）保存新建文档
①单击工具栏中的保存按钮
②单击“文件\保存”命令，或直接按Ctrl+S快捷键。
（2）保存已有的文档
对已有的文件进行编辑和修改后，用上述方法可将修改的文档以原来的文件名、原来的类型，保存在原来的文件夹中。
此时不再出现“另存为”对话框。
（3）换名保存文档
方法:
单击“文件\另存为”菜单项，打开“另存为”对话框，其后的操作与保存新建文档一样。
（5）保护文档和管理版本
书P79页。
6．文档的保护文档设置密码
可以给文档设置“打开权限密码”和“修改权限密码”以保护文档，并将其记录下来保存在安全的地方。
如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。
（1）设置密码的要求
密码可以是字母、数字、空格以及符号的任意组合，最长可达15个字符。
密码区分大小写，因此如果在设置密码时有大小写的区别，则用户输入密码时也必须键入同样的大小写。
（2）设置打开和修改权限密码的方法步骤
①单击“文件\另存为”命令，打开“另存为”对话框。
注意，设置“修改权限密码”之前该文档已保存过。
②单击“另存为”对话框中“工具”下拉列表中的“常规选项”命令，打开“保存”对话框。
③将插入点移到“保存”选项卡中的“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框处，并键入密码。
④单击“确定”按钮此时会出现一个标题为“确认密码”的对话框，要求用户再次键入所设置的密码。
⑤当返回到“另存为”对话框后，单击“保存”按钮即完成密码的设置。
（3）取消已设置的密码
用户可取消已设置的密码，其操作步骤如上，只不过这时在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中有一排星号，用户这时删除这排星号，再单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。
再次单击“另存为”对话框中的“保存”按钮。
7、关闭文档的几种方法
①单击“文件\关闭”命令关闭正在编辑的文档。
②按Alt+F4键，关闭正在编辑的文档。
③按住Shift键，并单击“文件\全部关闭”命令，关闭所有打开的Word文档。
④单击标题栏上的“关闭”按钮，Word会提示将打开的未存盘的Word文档存盘，再退出Word。
4.3组成文档的基本元素——文、表、图
4.3.1文档建立的准备
1．页面设置
打开页面设置
当单击“文件\页面设置”命令后，打开“页面设置”。
页面设置的几个主要内容
（1）选择纸型
在“纸型”选项卡中列出多种常用纸型。
其中，A4和16开是常用的办公文档纸型。
对未列出的纸型规格，用户可以“自定义大小”方式在“宽度”和“高度”框中设定。
如图4-4-1所示。
（2）页边距的调整
根据页面版式要求，可在“页边距”选项卡中设定文档中文字内容（版芯）离页面边界的上下左右的距离；也可以选择页眉、页脚距离边界的尺寸。
（3）调整行数和字符数
虽然每页中的行数和每行中的字符数都有一个默认值，但根据文档的设置要求，用户可以在“文档网格”选项卡中单击“指定行网格和字符网格”单选框，然后设定每页占多少行，每行占多少字的相应数值。
（4）版式设置
“版式”选项卡，其各项的设定与版面的格式设计要求直接相关。
例1:
勾选了“奇偶页不同”，则每一奇数页的页眉、页脚与偶数页的页眉、页脚可以自动显示不同的文档设计内容。
例2:
要用Word进行程序源代码的编写，可利用“行号”对程序源代码的每一行进行编号。
2．插入点位置的确定
插入点的位置
在Word编辑窗口中,有一个垂直闪烁的光标“|”,它所在位置就是插入点,也称为当前输入位置。
在文档的制作和编辑中，插入点位置的确定是最基本的操作。
Word的默认设置是在插入状态下，即每输入一个字符或汉字，插入点右边的所有文字都应该右移一个位置。
插入状态改变为改写状态
如果想让每次的输入取代后面的字符，则需按INSERT键或双击状态栏中的“改写”方框，将插入状态改变为改写状态。
在文稿区没有找到闪烁的插入点光标的原因
①当前窗口没有激活。
这时，只需用鼠标单击文稿区的任何位置激活当前窗口。
②可能用滚动条移动文稿到其他页面了。
常用键的功能
按键
执行操作
Ctrl+←（→）
左（右）移一个单词
Ctrl+↑（↓）
上下移一段
（Shift+）Tab组合键
（左）右移一个单元格（在表格中）
Home（End）键
移至行首（尾）
Alt+Ctrl+PageUp（PageDown）
移至窗口顶端（结尾）
PageUp（PageDown）键
上（下）移一屏（滚动）
Ctrl+PageUp（PageDown）
移至上（下）页顶端
Ctrl+Home（End）组合键
移至文档开头（结尾）
Shift+F5组合键
移至前一处修订
Shift+F5组合键
移至上一次关闭文档时插入点所在位置
3．使用定位命令进行定位
对特定的页、表格或其他项目，可以使用“编辑\定位命令”（或按Ctrl+G键）进行定位。
这时弹出“定位”对话框。
4.3.2文本的建立
1、文档输入
插入点输入文档的内容
如果输入了一个错误的字符或汉字，那么可以按BackSpace键删除该错字，按Del键删除插入点右边的字或字符，然后继续输入。
输入时要注意
（1）为了排版方便起见，各行结尾处不要按回车键。
（2）对齐文本时不要用空格键，用缩进等对齐方式。
（3）要将插入点重新定位，有三种方法：
●利用键盘（、、、、PgDn、PgUp等）
●利用标移动或移动滚动条,然后单击。
●利用“编辑\定位”命令或直接在状态栏双击“页码”处,再输入所需定位的页码。
2、“即点即输”功能
在Word中，有一个“即点即输”功能，允许在文档的空白区域，通过双击鼠标左键方便地输入文本。
（1）自动换行与人工换行
Word有自动换行功能
当输入到达每行的末尾时不必按Enter键，Word会自动换行，只在建立另一新段落时才按Enter键。
按Enter键表示一个段落的结束，新段落的开始。
人工换行符
可以按Shift+Enter复合键插入一个人工换行符，两行之间行距不增加。
（2）显示或隐藏编辑标记
单击“常用”工具栏上的显示/隐藏编辑标记按钮，这样可显示或隐藏所有的非打印字符。
（3）插入符号
方法:
（1）插入点定要插入符号处；
（2）选择“插入\符号”命令。
（4）插入数学公式
利用Word中的公式编辑器，只要选择了工具栏的符号并键入数字和变量就可以建立如下复杂的数学公式：
插入编辑一个数学公式的操作步骤
找到插入点，然后单击“插入\对象”命令,并单击“新建”选项卡，选中“对象类型”框中的“Microsoft3.0”选项。
如果在图4-4-8中，单击选中“显示为图标”则插入的数学公式为一图标标识，
选中已编辑的公式，然后双击可打开公式编辑器并显示已编辑的公式。
单击“确定”按钮，则窗口切换到公式编辑器窗口方式。
（5）插入日期和时间
①插入当前日期和时间
操作步骤
●单击要插入日期或时间的位置。
●单击“插入\日期和时间”命令。
②自动插入当前日期
系统可以在输入日期或时间时使用自动输入功能。
例:
如果当前日期为2004年3月24日，键入“2004”或“2004年”后，Word会在该文字的右上方以黄色进行屏幕提示，如果需要直接按Enter键可插入当前日期。
4.3.3编辑文档
1．对象的选取
文本块
被选取的文本，称为文本块，通常情况下以反白（即白字黑底的方式）显示在屏幕上。
选取对象也可以是一个图形等。
（1）使用鼠标选取对象
选定的文本反相显示；对选定的文本能进行删除、替换、移动、复制等操作。
●采用拖动方法选取文本
●选定一个单词:
鼠标指针移到该字前，双击鼠标左键。
●选定一行或多行文字:
●选定一个句子：
按住Ctrl键+鼠标左键。
●选定一个段落:
在选定区左边双击,或者在该段中三击。
●选定多个段落:
将鼠标移动到选定区域后双击，并向上或向下拖动鼠标。
●选定一大块文字:
单击所选内容的开始，滚动到所选内容的结束，然后按下Shift键，并单击。
●选定整篇文档:
在选定区三击，或按Ctrl+A键。
●选定页眉和页脚:
单击“视图\页眉和页脚”命令，或双击灰色的页眉或页脚文字。
●垂直块文字：
Alt+拖动
●多块文字：
第一块+Ctrl第二块+Ctrl第三块
（2）使用键盘选取文本
可以将光标插入到要选取的文本起始位置+Shift再用↑、↓、←、→来选取范围。
2．删除、移动或复制文本
（1）删除文本
1）选定欲删除的文本；
2）删除方法：
●按Delete键或BackSpace键；
●单击工具框上的“剪切”按钮；
●选择“编辑\剪切”命令或Ctrl＋X。
3）删除一个字符：
BackSpace键（左），Delete键（右）。
（2）在窗口内移动或复制文本
使用菜单和工具按钮移动（复制）文本
●选定文本；
●单击“常用工具栏的剪切（或复制）按钮”或选择“编辑\剪切（或复制）”命令（Ctrl＋X或Ctrl+C）。
●将插入点定位到欲插入的目标处；
●单击“粘贴”按钮或选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（Ctrl＋V）。
利用“拖曳”的方法移动（复制）文本
●选定欲移动的文本；
●把鼠标指针移动到已选定的文本；
●按住鼠标左键（Ctrl+鼠标左键（复制）），拖动鼠标指针，直到虚线到达待插入的目标处，释放鼠标按钮。
使用键盘复制文本
选取要复制的文档,按Shift+F2键,状态栏将显示“复制到何处”提示信息,将鼠标移动到目标位置处（此时光标呈虚线）,然后按Enter键,完成复制。
3．撤消与恢复
通过撤消与恢复按钮可完成前一次或前几次的撤销和恢复操作，对应的快捷键为Ctrl+Z。
4．查找和替换
查找：
在Word中可以查找和替换的主要对象有：
文字、短语或词、指定的格式、特殊字符等。
。
方法：
“编辑\查找”命令（或按Ctrl+F键），打开“查找和替换”对话框。
单击在“查找内容”框内键入要查找的文本。
查找特定格式
替换
方法：
同上，快捷菜单Ctrl+H。
命令按钮
“全部替换”：
满足条件全部替换、
“查找下一处”：
继续查找、
“替换”：
替换当前一个。
5、自动更正
利用Word提供的自动更正功能可以帮助用户更正一些常见的键入错误、拼写和语法错误等
方法：
“工具\自动更正”打开“自动更正选项卡”。
6、拼写与语法检查
方法：
单击“工具”菜单中的“选项”命令，单击“拼写和语法”选项卡。
7、多窗口和多文档的编辑
a）多文档窗口的转换；
b）查看一个文档的不同部分；
c）拆分窗口的方法。
4.3.4Word的表格制作
1、创建表格
（1）自动制表
常用工具栏中“插入表格”；
菜单“表格\插入”命令，打开插入表格对话框。
（2）人工制表
菜单“表格\绘制表格”命令，出现“表格和边框”工具栏。
（3）将文本转换成表格
●首先创建一些文本数据如下：
学号
姓名
性别
数学
英语
计算机
平均
1001
张平
男
97
78
69
1002
吴华
女
100
80
70
1003
李敏
女
59
85
99
1004
周宏
男
64
60
100
注意：
输入数据时要注意文字分隔，可用“段落标记”、“逗号”、“空格”、“制表符”或其它字符。
●单击“表格\转换\文字转换成表格”命令
●设置各选项，单击“确定”按钮。
（4）输入表格内容
输入：
●光标键或鼠标键定位，再输入单元格；可通过光标键、鼠标、或Tab键移动到其它单元格。
●表格中数据的编辑；
表格的选取:
分为“横选”和“纵选”。
2、编辑表格
编辑包括调整行高与列宽、合并、拆分、增加、删除单元格等。
（1）整行高与列宽
●用鼠标直接拖动
●用“表格\表格属性”命令
●选中需要调整的单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“表格属性”。
（2）插入、删除行或列
●快捷菜单
●“表格\插入（或删除）”命令
（3）合并、拆分单元格
●快捷菜单
●单击“表格\绘制表格”命令，打开“表格和边框”对话框，单击对话框中的“拆分（或）合并”命令按钮。
3、设置表格格式
（1）自动套用表格格式
●“表格\表格自动套用格式”命令
（2）添加边框和底纹
●“格式\边框和底纹”命令
（3）在后续各页中重复表格标题
●选定标题行，单击“格式\标题栏重复”
4、数据排序与计算
（1）数据排序
●在表格和边框工具栏中
●“表格\排序”命令
（2）数据计算
●在表格和边框工具栏中的“求和”工具。
●“表格\公式”命令
●复制单元格公式，右击快捷菜单中单击“更新域”。
5．单元格地址及其引用
在Word中，把表格中各单元格都有的一个内容名称称为地址，引用时可使用这些地址。
（1）地址名称的安排
行编号：
1~32767
见书P104页的图4-4-34。
（2）单元格地址名称在公式中的使用
行编号：
1~32767
见书P104页的表4-4-3。
举例说明：
1
1
1
2
3
4
2
2
0
2
2
2
1
1
1
1
3
3
4
2
4.3.5Word的图片插入和图形制作
在Word中，可从“剪辑库”中插入剪贴画或图片，也可以从其他程序和位置插入图片或扫描照片。
1、插入图片
（1）从剪贴画库中插入剪贴画或图片打开“剪辑库”窗口
（2）从另一个文件插入图片
“插入”按钮的使用，即选择“插入”或“链接”，区别是，链接可以减少文件的大小。
2、复制和粘贴图形
（1）在另文件中找到所需图片，利用“复制和粘贴”命令；
（2）PrintScreen键复制全屏；
（3）Alt+PrintScreen键复制当前活动窗口。
3、绘制图形
（1）“绘图”工具栏
单击“视图\常用\绘图”按钮，Word的底部将出现“绘图”工具栏。
（2）绘制自选图形、圆或正方形
（3）向自选图形中添加文字
如果移动该图形，文字也跟着一起移动；但如果旋转，文字不会跟着一起旋转或翻转。
使用“格式\文字方向”命令可将文字向右或向左旋转90度。
（4）改变自选图形
（5）绘制直线与箭头直线
可将直线和箭头相互转换。
（6）设置间距
三种方法:
①按下Ctrl键拖动。
②将鼠标指针移动速度调小。
③在“绘图”工具栏中,单击“绘图”按钮,在弹出的菜单中,选择“绘图网格”；将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即0.01字符和0.01行。
（7）组合图形
（8）艺术字的使用
画下图：
4．图片的编辑
4.5文档排版
4.5.1文档排版基础
1．字符的格式化
通俗约定：
未输入字符设置，其后输入的字符将按设置的格式一直显示下去。
先选定文本块，后再进行设置。
方法：
利用工具栏中的工具按钮（从左至右讲解）；
通过“格式\字体”设置。
包含内容：
字体、字号、字形、颜色；水平缩放字符；设置字符的特殊效果；字符间距选项卡；文字效果选项卡。
2、段落的格式化
段落标记符的含义：
Ø
升级会员 