项目文档管理办法优秀资料.docx
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项目文档管理办法优秀资料
项目文档管理办法
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项目档案管理办法
一、总则
（一）为了加强项目档案的管理工作，维护项目档案的完整和安全，进一步规范项目档案日常管理流程，制定本办法。
（二）
（三）项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。
（四）
（五）项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。
（六）
（七）项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文件的需备份电子版,在内容、相关说明和描述上保持一致。
（八）
（九）项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目经理整理后报文档管理人员存档。
所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责.
（十）
（十一）项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收集范围见附表。
（十二）
（十三）建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。
（十四）
二、文件收集
（一）收集范围：
非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多媒体文件等项目进展过程中的所有文件。
（二）
（三）收集要求：
（四）
1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时,由档案管理员进行电子文件的转换工作。
2.
3.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
4.
5.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
6.
7.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性.
8.
三、文件归档
（一）归档时间:
项目管理文件和商务文件一周归档一次。
技术文件两周归档一次。
特殊情况，根据项目需要调整归档时间。
（二）
（三）归档要求：
（四）
1.有效性和完整性鉴定。
归档前由档案管理人员对文件的有效性和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。
2.
3.文件分类。
归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新命名,参考附表归纳到所属类别。
4.
5.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全柜中.
6.
7.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹.
8.
项目投标管理办法
一、小组的性质及组成
投标小组是根据公司投标业务需要，由营销中心牵头，其它相关部门配合而成立的阶段性项目团队.投标小组采用项目管理模式运作,由分管项目销售的公司副总经理领导，成员为组长及若干组员。
是否考虑增设副组长一名，保证投标工作有备选负责人。
公司所有的投标项目根据相关规定划分为A、B、C、D四个等级（见附件一），根据相应的等级来确定投标小组组长、各组员及审核人员.
公司各部门的职责与分工：
1、营销中心全面负责投标小组的过程运作管理。
2、
3、总工办负责技术方案的论证、设备基础报价、软件技术方案的论证、软件界面的制作；技术委员会负责审核技术部门所提出的建议性报价方案及整个技术标。
4、
5、综合办负责设备的询价及厂家授权、形式审查及为投标小组提供全面的后勤保障服务。
6、
二、投标小组成立
1、拟投标项目立项报告通过审批时，由大区负责人确定项目等级。
2、由投标小组组长提出投标小组所需人员,本部门人员由营销中心负责人指定，其他部门人员由投标小组组长与其他部门协调，确定具体人选。
3、配合部门必须在投标小组组长提出人员需求1个工作日内确定本部门具体人选。
4、投标小组组长编制投标工作计划，经过营销中心、技术部门审核，综合办确定形审人员后，由分管领导批准，公司行文下发，正式成立投标小组。
三、投标的前期及后期工作
1、投标意向书的拟制和申报（立项报告的提交）
2、招标公告的获取
3、与招标人及招标代理机构的联络；现场踏勘的组织和实施
4、招标文件的购买及投标文件的编制
5、委托人参加现场开标会及开标记录的完成
7、完成投标过程的总结
8、组织和实施中标项目的合同签订
9、完成投标费用的决算
10、中标项目销售工作评估
11、其他与投标工作相关的事务
四、投标小组组长职责
1、全面负责投标的各项工作，并落实专人负责投标价格的核算，提供建议性投标报价方案,是投标工作的第一责任人。
2、组织投标小组会议，统筹安排投标小组成员工作,保证按期完成投标小组工作职责范围内各项工作。
3、对不服从工作安排、没按计划完成工作或完成工作质量较差的投标小组成员按照本管理办法提出处理意见，或向其部门负责人反映。
4、投标工作中,遇到需要协调解决的问题，协调部门负责人及时给予解决。
否则组长可以直接向其上级领导汇报.
5、负责编制、整理、汇总投标过程中各种记录.
6、对中标项目奖励提出分配方案，报部门经理和分管领导批准。
五、投标小组成员职责
1、专职监督员：
负责检查、督促投标小组成员的工作进度，记录各项工作的完成时间，发现问题及时告知组长.修改投标小组发文格式，确定项目的专职监督员;掌控投标各项工作的进度、时间节点,及时反馈，严肃发文所规定的完成时间。
2、设备询价及授权：
做好与技术人员的及时沟通,负责投标项目中设备的询价及授权工作;营销中心——综合采购：
需要明确所需资料，包括公司资质、授权格式、典型案例、产品资料等,尽量预留足够的时间；综合采购——营销中心、总工办：
尽量提前完成询价及授权工作，并交给技术人员或营销中心，为后期更改预留时间和空间；
3、商务标制作人员：
负责商务标的编制及整个标书的排版、打印、装订.
4、技术标制作人员：
负责技术标的编制及商务标中工程量清单的基础报价、软件演示及技术图纸。
六、投标文件评审
投标文件评审采用分级审核。
1、商务终审人员负责整个商务标的全面审核.
2、技术终审人员负责技术标的全面审核,包括工程量清单中设备报价的合理性，以及施工组织管理、安装调试方案、质量控制和人员配置等准确性及合理性。
3、价格评审人员：
负责商务标中与投标报价有关方面的审核。
4、形式审查人员：
负责审查标书中的重大偏差、废标因素及投标材料的完整性（开标一览表、图纸、软件演示、电子版、厂家授权及需携带的原件）、外出封标等。
5、对公司A类项目及对公司具有战略意义的投标项目，公司设立二级评审（初级评审、终极评审），价格评审由大区日常事务负责人召集相关人员集体讨论决定.
6、各级审核人员应认真做好书面审核记录.
七、投标总结
某项投标活动结束后，不管是否中标,都应在接到中标或未中标通知后三天内由项目负责人完成投标总结,营销中心负责定期或不定期召开评审会，评审会原则上每月召开一次.
评审的依据为投标小组在投标过程中执行的各类表格.
1、各审核人员的审核记录。
2、专职监督员记录的各项工作完成时间表。
3、实际费用与预算费用。
4、投标过程的监控资料是否齐全。
5、投标文件的审核是否存在关键点漏项。
其中对未中标项目，重点审核以下内容:
1、投标报价是否合理，参考数据的获取是否有效。
2、投标文件是否有废标因素。
3、投标文件的审核是否存在关键点的漏项。
4、投标过程的监控资料是否齐全.
5、费用是否超过预算。
6、投标方案是否存在偏差。
八、奖罚
1、投标小组成立时，各部门负责人没有在限定期限内指派人员参与投标工作，给予部门负责人50元/次扣罚。
2、投标小组成员没有按期完成工作计划或按期完成但质量较差的，按30元/项扣罚。
3、标书审核人员在审核过程中，发现以下情形：
①未按招标文件要求，每遗漏1项重大偏差给予审核人员20元/处的扣罚；每遗漏1项废标因素给予审核人员50元/处的扣罚,若因此造成废标的，作为重大责任事故另行处理。
②对在审核中发现错误的形审人员予以适当奖励。
具体见（附加二）
4、发生重大失误（应当预见而没有预见，或应当发现而没有发现）造成废标的,属于重大责任事故.根据情况分析总结，由公司进行处理。
原则上，组长为第一责任人，具体负责该部分内容的成员为第二责任人、形式审查人员为第三责任人。
5、项目中标后，由投标小组组长提出奖励分配方案，报分管领导批准后执行。
综合部意见：
1、建议投标工作以营销中心同管理组为主，总工办负责技术方案的论证、设备基础报价、软件技术方案的论证、软件界面的制作;技术委员会负责审核技术部门所提出的建议性报价方案及整个技术标，综合办配合形式核查工作；
2、建议增强合同管理组的工作能力，加强岗位职能培训，强化合同管理组的工作能力，优化工作程序，提高工作质量;
3、建议以牵头部门为主体建立目标责任制，若分担到各部门审核，则演变为责任共担，风险共担的局面，降低相应部门的工作责任心.
1目的
2
为了加强施工中临时水电方案设计及审核、临时水电的报装以及工程竣工后的水电规范管理,做到责任明确、有章可循，实现水电工作的顺利交接，特制定本管理办法.
2适用范围
适用于公司范围内的新建、改建、扩建、代建的各工程项目的临时水电方案设计及审核，临时水电的报装和现场管理。
3管理职责
3.1项目管理中心工程技术部负责委托临时供水、供电、正式供水、供电方案的二次设计工作；负责设计施工现场临时供水、供电低压部分设计方案；
3。
2项目管理中心工程技术部负责办理临时水电的报装、拆除或延期手续；负责办理电信、网络、有限电视等相关的报建手续；
3。
3项目部负责提供供电、供水方案的现场资料,并提出方案优化的意见；负责配合、敦促与协调临时供水、供电线路和设施的施工与协调；负责临时供水、供电设施的现场管理工作以及临时供水、供电设施的维护、回收与管理工作；负责正式水电的移交;
3。
4项目部与工程技术部之间的工作接口，工程技术部负责供水、供电合同签订施工人员进场前的管理，项目部负责施工人员进场之后的管理工作；
3。
5发展中心负责正式供水、供电方案的会签工作；
3.6成本管理中心会同项目管理中心，组织临时供电、供水施工招标或委托施工的合同签订工作;
3.7行政中心负责入库临时供电设施的保管。
4临时水电管理
4.1施工现场临时供水方案设计与报装
（1）根据施工要求和现场的实际情况，项目管理中心工程技术部负责委托自来水公司设计施工临时用水方案，其方案内容包括用水量、用水时间、管道敷设方式、污水处理和付费方式等内容；项目部配合自来水公司设计提供现场的资料，必要时提出设计优化建议;
（2）根据自来水公司提出的设计方案，结合项目部提交的项目总体计划，制定项目临时供水报装计划,项目政府相关部门办理施工现场临时用水报装手续；
（3）供水方案报装完成后，由项目管理中心将项目的技术资料移交档案室，将预报装方案和结算资料移交成本管理中心；
（4）不需报装供水工程方案，由工程技术部将临时水电方案提交项目管理中心及成本中心招投标管理部,进行方案审核和造价分析,确定施工单位安排实施。
供水实施方案在20万元以上采用招标方式选择施工单位进行临时供水设施的施工，在20万元以下由预决算管理部采用委托施工的方式选择施工单位进行临时供水设施的施工；
（5）施工单位确定后，项目部负责协助和配合施工现场的施工，或敦促施工单位按期完成供水设施施工任务；
（6）临时供水设施施工完毕后，由项目部组织临时水电工程的验收工作，预决算管理部参与临时水电验收，并负责对该工程结算工作.
4.2施工现场临时用水管理
（1）施工现场临时水的接入点要安装计量水表，按表计量并进行核算。
水表初始读数报项目部备案.严禁任何单位和个人私接取水管道，违者处罚300～500元;每月20日将水表读数报至项目部，水费依此据实收取。
所报水表读数如不属实，按实际用水量两倍收取水费；
（2）项目经理应指定项目部或总包单位委派专人负责施工现场临时用水的内部管理和外部协调工作，包括接入水源、管道施工和维护，指定并保障节水措施以及水费结算等工作；
（3）施工污水和生活污水应进行相关处理后排放，符合项目质量管理相关的规定和要求；
（4）严禁在给水管道上直接管道泵。
违反此条者按市相关管理部门处罚规定处罚;
（5）施工方用水单位对用水管道有维护管理的义务。
对用水管道的任何破坏造成水量损失，当月分摊水量全部由该用水单位承担；且用水单位必须及时修复用水管道，若未能及时修复，当月施工水损费用由该事故用水单位全部承担。
4。
3施工现场临时用电方案设计
（1）施工现场临时用电设施设置，分为高压供电、低压配电两个部分.高压供电配置由工程技术部根据施工要求和现场的实际情况,委托供电局设计施工现场临时高压供电方案，并根据现场条件提出方案优化的建议，报相关部门和领导进行审核和批准，并配合供电局进行高压供电设施施工;低压配电方案由工程技术部提出方案；
（2）供电实施方案在20万元以上采用招标形成选择施工单位，进行临时供水设施的施工；在20万元以下由预决算管理部采用委托施工的方式选择施工单位进行临时供电设施的施工；
（3）施工现场临时供电方案（高压和低压部分）内容包括用电量、电气系统图、施工电缆敷设方式、配电盘柜位置、安装方式和施工用电管理办法及安全用电措施等；
（4）项目管理中心工程技术部根据项目实施的需求，从专业上对临时用电的设计方案进行审核,并提出优化的措施;
（5）根据临时用电设计方案,项目管理中心办理施工现场临时用电的报装手续。
4.4临时水电的现场管理
（1）所有施工及配合施工单位用电均由项目部统一管理，每个用电单位接入电源，必须持用电方案经项目部审核批准，并严格按批准方案认真组织施工。
施工现场临时电的接入点要安装计量电表，按表计量并进行核算，施工用电应保证安全，杜绝浪费；接电方案未经项目部批准，擅自接电者，经检查发现由于私自改动接线方式，造成电表计量不准或倒走，一律按窃电论处,处以500—1000元罚款，并承担当月分表与总表的全部差额；
（2）项目经理指定专职用电管理负责人负责施工用电的内部管理和外部协调工作.各用电单位用电安装及维护人员，必须持证上岗,无电工上岗证者不得进行该项工作；
（3）电费的收取。
抄表日期：
每月20-25日,按照供电局电费单据实收取；
（4）各用电单位对各自的用电线路负有维护管理责任，应经常对所属用电线路进行检查，发现安全隐患，立即整改。
若用电线路存在安全隐患,而不能得到及时整改，项目部将停止供电。
4。
5临时水电验收和拆除
（1）临时水电工程施工完毕后，由项目部组织验收，工程技术部、预决算管理部参加；
（2）工程竣工验收后，临时供水、供电设施如果其他工程还需使用，由项目管理中心负责办理供水、供电设施入库手续，如果不再是公用，则办理拆除手续，项目部应负责对临时水电设施的拆除和清理；
（3）对可以回收的设施、材料和设备，尽量回收再利用，对于回收的临时水电设施由项目部负责填写【回收设施入库登记表】（见附件1），说明遗留的状况，并办理入库手续;
（4）对临时水电设施的拆除时，应做好与正式水电的衔接工作，尽量避免对工程施工和用户的影响。
5正式水电管理
5.1供水供电报装及实施
（1）项目管理中心工程技术部水电报装工程师负责敦促施工单位办理水电报装的所有资料的准备及报装工作；
（2）项目管理中心工程技术部负责敦促施工单位完成正式水电图纸的设计及图纸确认工作;
（3）图纸确认后,由工程技术部通知项目部，并由项目部负责组织正式水电的实施工作，项目管理中心工程技术部水电报装工程师配合项目部做好正式水电项目施工的协调管理工作，为了确保工程的验收移交，正式水电报建工作必须在项目竣工验收前完成。
5.2正式供水供电验收与交接
（1）正式水电施工完成后,由项目管理中心组织对供水、供电竣工工程分别进行专项的工程验收，同时成本管理中心、发展中心派人参加和配合专项验收工作；
（2）经验收合格的供水供电设施，如水泵房、高低压配电房等,由项目部负责组织物业管理部门进行实物及资料的移交工作；
（3）要求移交实物设施完好，资料务必详尽，并填写相关移交清单,由物业公司签字确认后,相关的资料必须留存档案室备案;
（4）在工程移交完成后三个月内，由工程技术部负责配合项目部完成供水、供电设施的过户手续。
6附则
6。
1本办法由项目管理中心负责解释和修订。
6.2本办法自颁布之日起开始施行.
附件1:
回收设施入库登记表
回收设施入库登记表
项目名称
项目部
填表日期
回收工程名称
工程回收和遗留情况简述：
回收设施
名称
单位
数量
备注
项目部经办人签字：
项目经理签字：
项目管理中心总监：
成本管理中心总监：
副总裁：
一、目的
为了规范项目文档资料的管理工作,确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定.
二、范围
本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。
三、职责
3.1项目经理
a）负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责；
b）负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。
3。
2综合管理经理
a）负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查；
b）负责编制项目文件和资料的编码规定；
c）负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。
3。
3分项经理
a）负责本部门的文档资料的管理；
b）负责本部门项目结束后文档资料的移交。
3.4文控管理工程师
a）配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查；
b）负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等;
c）负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作；
d）负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。
4管理要求和方法
4.1一般规定
项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料,随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。
4.2文档分类及编号
4。
2.1项目文件分类
4.2.1。
1项目信息文件
项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。
a）来往信件、；
b）备忘录;
c）会议纪要；
d）文件传送单。
4。
2。
1。
2项目管理文件
项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。
a）项目协调程序；
b）项目进度与费用控制程序；
c）项目质量保证手册；
d）项目资源配置手册等。
4。
2.1.3项目技术文件
项目技术文件指按照合同要求,项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等.
4。
2.1.4项目其它文件
项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。
a）进度报表;
b）绩效报告；
c）工作总结报告；
d）质量记录.
4。
2。
2文档资料编号管理
为了便于文件资料管理，文控管理工程师要根据项目的特点及分子公司相关规定制定项目经理部文件编号原则,编号原则经综合管理经理审核，项目经理批准后文控管理工程师组织执行.
4.3项目文档资料管理
4.3。
1项目文档资料管理流程
图ZH.04。
01项目文档资料管理流程
4。
3.2项目文档资料管理要求
4.3。
2。
1项目文档的收集
a）项目文档的收集贯穿于项目建设的整个生命周期,随项目的发展及时收集、完善；
b）分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门所形成的相关文档资料进
行收集、分类、整理、保存；
c）文控管理工程师在项目经理的统一督导下,按分子公司的相关规定进行编号。
4.3。
2。
2项目文档的移交
分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门涉及的文档进行收集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给项目文档管理工程师归档；项目收尾结束后项目文档管理工程负责将项目文档资料移交分子公司档案室。
4.3.2。
3项目文档的验收
项目阶段成果评审验收、工程项目竣工验收、重要设备开箱验收等由分项经理安排专人对其文档材料（含图纸）的完整性、系统性进行鉴定验收,否则不予通过.
a）项目阶段文档验收：
依据所规定阶段节点，由分项经理组织,文控管理工程师对所归类整理
的文档进行验收，确保阶段文档有效、完整地移交;
b）项目竣工文档验收:
综合管理经理负责对项目竣工文档资料的完整性、有效性、标准化及编
号的有效性等进行验收。
4。
3。
2.4项目文档的归档
a）归档文档必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确
反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图像相符、技术数据可靠、签字手续完备;
b）分项经理完成本业务范围内资料的收集、整理，移交文控管理工程师进行分类、编号、整理、
立卷、编目,经项目经理审核签字后，移交分子公司档案室存档；
c）对于电子文档，分项经理应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文档移交给文控管理工程师，
并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
4。
3.2。
5项目文档的借阅
对所有接收和发出的文档,文控管理工程师要建立严格的登记制度和借阅制度，项目成员借阅文控管理工程师保管的文档时,应填写项目文档借阅单，由分项经理签字批准方可借阅。
4.3.3项目文档控制要点及要求
4。
3。
3.1项目文档控制要点
a）合同签订前的项目管理文档控制要点
①项目建议书及其批复；
②可行性研究报告及其批复；
③环境影响报告及其批复;
④询价文档；
⑤报价文档；
⑥合同评审及谈判记录、协议；
⑦信函.
b）项目管理文档和资料控制要点
①合同、协议类;
②项目基础资料类；
③管理文档类（如项目计划、项目协调程序等）；
④进度控制类；
⑤费用控制类；
⑥材料控制类；
⑦质量管理类;
⑧HSE管理类；
⑨项目财务类;
⑩报告和总结类；
⑪信函类。
c）设计文档和资料控制要点
①总体（规划）设计；
②工艺设计；
③初步设计（基础工程设计）;
④技术设计（若有）；
⑤施工图设计（详细工程设计）；
⑥设计计算书；
⑦设计计划（设计开工报告）；
⑧项目设计数据（设计统一规定）；
⑨设计评审。
d）采购文档和资料文档和资料控制要点
①采购文档；
②请购单；
③询价文档；
④报价文档;
⑤报价评审；
⑥采购合同（订单）；
⑦检验；
⑧催交；
⑨运输。
e）施工文档和资料控制要点
①管理性文档和资料：
施工计划、施工招标文档、施工投标文档、施工评标文档、施工合同协
议、施工组织设计、施工安全技术资料等;
②工程交工技术资料：
按单项或单位工程立卷；按土建，设备安装,管道安装、电气、仪表等
专业分类（包括施工记录、检验记录、交工验收记录等）；竣工图按设计文档分类、立卷.f）试运行文档和资料控制要点
①试运行计划；
②试车方案;
③操作手册；
④培训计划；
⑤生产考核；
⑥验收报告。
g）涉外文档和资料控制要点
①合同、合同附件;
②协议、谈判记录；
③设计文档和资料；
④标准、规范；
⑤信函.
4.3.3。
2项目文档控制要求
a）文控管理工程师根据公司QHSE关于文档和资料控制要素的要求,建立
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