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excel实用技巧

Excel中的批处理技巧

　　对于在办公室工作的职员来讲，日常工作多是搜集、整理、计算数据，并将其结果直观图形化并附以文字说明，Excel可以称得上是帮助我们处理这方面事务的“专家里手”。

笔者在工作实践中总结出多项Excel的“批处理”功能，简单实用，可以成倍提高工作效率。

　　1、工作簿的“批处理”

（1）打开多个工作簿：

在“文件”菜单中选择“打开文件……”，按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿。

（2）关闭所有打开工作簿而不退出Excel：

按下“Shift"键并在“文件”菜单中选择“关闭所有文件”，如无修改则工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，系统询问是否要保存修改。

　　2、工作表的“批处理”

　　按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理，笔者仅举几例进行说明。

（1）在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。

（2）在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式。

　　（3）通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。

　　（4）通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。

　　（5）在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。

　　（6）选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

　　3、单元格的“批处理”

（1）"批量”调整列宽或行高。

　　对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号

处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。

此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。

行的操作与上述列的操作基本相同。

　　对于不相邻的多列，先按下“Ctrl”键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中整列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。

行的操作与上述列的操作基本相同。

（2）"批量”设定格式

　　通过按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击左键弹出快捷菜单，选择其中的“单元格格式……”一项进行“批量”设定单元格格式，或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。

　　（3）"批量”输入

　　众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。

对于不相邻单元格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：

先按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单元格式，然后键入要输入内容，按下“Ctrl"键之后按“Enter"键，即可完成操作。

　　（4）"批量”求和

　　在Excel上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法：

假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者均选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。

　　根据以上介绍，相信大家还能总结出许多对工作簿、工作表、单元格进行“批处理”的方法，来提高我们的工作效率。

快速定义Excel样式

众所周知，Word具有定义样式的功能，我们可利用它快速的为文本定义字体、字号、字间距、颜色、文字对齐方式等格式内容，深受广大用户的欢迎。

其实Excel与Word一样也提供有样式功能，我们同样可利用Excel的样式快速对某个工作簿的数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、边框、图案、保护等内容进行设置。

　　一、利用样式功能快速定义工作簿格式

　　1.选定需要定义格式的工作簿范围。

　　2.执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。

　　3.从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类。

　　4.从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容。

　　5.单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

　　二、增加新的样式或修改已有样式的内容

　　1.执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。

　　2.在“样式名”列表框输入新建样式的名称（用户若拟对老样式进行修改则应从“样式名”列表框中选择需要修改的样式）。

　　3.单击“更改”按钮，打开所示的“单元格格式”对话框。

　　4.利用“单元格格式”对话框中的数字、对齐、字体、边框、图案、保护等选项卡对该种样式的各项具体格式进行适当调整。

　　5.连续单击两次“确定”按钮，关闭所有对话框。

　　这样我们就完成了新增（或修改）指定样式具体内容的步骤，此后我们就可以利用这些新增或修改了的样式快速对Excel工作簿的格式进行修改了。

　　三、从其他工作簿中复制样式

　　除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为：

　　1.打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。

　　2.执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。

　　3.单击“合并”按钮，打开如图3所示的“合并样式”对话框。

　　4.在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。

　　从上面的介绍中可以看出，利用Excel的样式功能快速定义工作簿的格式是非常方便的，广大用户应充分加以利用。

EXCEL小技巧：

批量修改数据

　　在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？

　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：

想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？

是不是非得手工的一个一个数据地住上加？

对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：

“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：

　　第一步：

　　在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。

　　第二步：

　　把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。

　　第三步：

　　在B列上单击鼠标右键，“复制”B列。

　　第四步：

　　在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。

　　第五步：

　　将B列删除。

　　怎么样？

A列中的每个数据是不是都加上了8呢？

同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。

原表格的格式也没有改变。

　　此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟。

Excel2000使用技巧几例

----Excel2000以其强大的表格处理能力，在日常工作中成为人们处理表格的首选工具。

Excel技巧很多，下面就介绍几个比较实用的使用技巧，供广大Excel2000用户朋友参考。

利用"顶端标题行"快速设定每页打印标题

----在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变化时，还得重新调整排版。

事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。

具体方法是选择"文件"*"页面设置"，然后选中"工作表"选项卡，点击"顶端标题行"输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击"确定"即可。

利用"冻结窗格"增强表格的直观性

----当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，事实上利用"冻结窗格"功能可以很好地解决这一问题。

具体方法是将光标定位在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择"窗口"*"冻结窗格"即可。

滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，大大增强了表格编辑的直观性。

利用"条件格式"将特定的数据醒目显示

----在一个表格中有时我们常常想让一些零散分布的、具有一定特征的数据以不同格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。

Excel的"条件格式"功能可轻松地实现这一点，具体方法是先选定一块区域，然后选择"格式"*"条件格式"，在打开的窗口中输入条件，然后单击"格式"按钮，对满足条件的数据的显示格式（字体、边框和图案）进行设置，若要增加条件，还可按"添加"按钮添加下一个条件。

这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。

利用"条件求和向导"对数据按条件进行汇总

----在一个表格中经常需要将表中的数据按一定的条件进行求和计算。

如一个人事职称档案表，需要统计"助理工程师"、"工程师"、"会计师"等职称的人数各为多少。

对类似问题，利用"条件求和向导"便可很好地解决。

具体方法是选择"工具"*"加载宏"，在打开的窗口中选中"条件求和向导"，然后按"确定"按钮，调用加载宏;选择"工具"*"向导"*"条件求和"，进入求和向导;在求和向导中首先单击"输入"框右边的小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击"下一步"，在"求和列"中选定求和数据所在列，在"条件"框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击"完成"按钮。

在汇总结果单元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳永逸。

要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。

当然，熟悉函数公式的用户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。

Excel提速12招

Excel是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。

下面向您介绍几个快速使用Excel的方法技巧。

　　1、快速启动Excel。

若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：

（1）启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“StartMenu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹：

（2）打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。

　　若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。

方法一：

双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。

方法二：

用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。

　　2、快速获取帮助。

对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift＋F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。

　　3、快速移动或复制单元格。

先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。

若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

　　4、快速查找工作簿。

您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：

（1）单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；

（2）在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；（3）选择“开始查找”即可。

在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。

　　5、快速打印工作表。

若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。

若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。

　　6、快速切换工作表。

按Ctrl＋PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl＋PageDown组合键可激活后一个工作表。

您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。

　　7、快速切换工作簿。

对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。

要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。

“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。

“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

　　8、快速插入Word表格。

Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：

（1）打开Word表格所在的文件；

（2）打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；（3）选中Word中的表格；（4）按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

　　9、快速链接网上的数据。

您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：

（1）打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；

（2）打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；（3）单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。

若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作簿位置，如：

=http:

//www.J

　　10、快速创建工具栏。

通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。

方法为：

单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。

这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。

若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。

注意：

不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。

　　11、利用模板创建工作簿。

模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。

创建模板方法为：

（1）打开一个要作为模板的工作簿；

（2）选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框；（3）在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板（＊.xlt）”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹；（4）在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。

这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。

　　12、用“超级连接”快速跳转到其它文件。

用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。