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会计专业《存货内部控制与案例分析》

存货内部控制与案例分析

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。

主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等，企业代销、代管存货、委托加工、代修存货也包含在内。

为了保证生产经营活动连续不断地正常进行，必须不断地购入、耗用、销售存货，存货总是处在不断流转过程之中，具有较强流动性，是企业流动资产重要组成局部之一，是企业生产循环中最重要的一环。

1.存货种类数量繁多，而且不同工程又有不同的规格、质量、和数量。

在一个企业的各种账户中，有关存货的明细账也是比拟多的。

另外，存货存放或所处的地点一般也比拟分散，对于不同性质的材料或产品有时还必须用不同的仓库加以储存保管。

存货的这些特点会导致存货的盘点比拟困难。

对实物的管理不善，使实物容易发生损坏、变质、短缺、被盗等。

2.存货的流动性大，一般生产周期比拟短。

采购、验收入库、发出、期末盘存等环节较多，各种存货的形态在不断地转换，各环节的存货量要保持平衡，保证生产的连续不断的进行。

3.存货计价方法较多。

鉴于存货的数量较多，性质各异，为了使存货本钱能恰当地反映存货的实际价值和不同企业的经营管理需要，对存货的计价确定了许多方法。

主要有：

实际本钱计价法、方案本钱法、本钱与市价孰低法。

存货计价方法多的特点，使企业对存货的会计处理复杂化，也可能使企业通过改变存货计价方法来随意调节某个会计期间的净收益，或对某一存货工程的计价方法选用得不恰当，对财务报表产生不同的影响。

第一关键内部控制

一、存货内部控制的概述

存货是占用资金比重较大、品种繁多的资产，存货的周转快慢，对企业的资产和损益有很大的影响。

因此，完善和加强企业存货管理体系越来越重要。

存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、生产产品、核算生产本钱、核算在产品、储存产成品、发出产成品等，一般会涉及到生产方案部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门。

存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是内部控制中的应用控制，是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产平安与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。

二、存货内部控制的目标

建立健全合理有效的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强本钱控制，实施低本钱战略，促进企业生产经营持续稳步开展，到达以效益为中心，向管理要效益的目的，是企业实现经营目标的重要保证。

〔一〕保证存货的取得合理、实际存在

存货的购入是存货控制的第一步，购入的材料必须符合生产制造和可供销售的要求。

从存货的保管要求来讲，不合理的购入势必会造成存货的积压，其结果不仅增加了保管的工作量，而且会容易出现因长期不使用或不出售而导致实物的变质、损失和被盗的事件。

企业无论以何种方式取得存货，其采购的程序必须是经济合理的。

只有存货实实在在地存在，才能保证其平安，判断一项物品是否是属于企业的存货，关键要视其法定所有权的转移。

良好的内部控制制度要求对各种存货合理地分类，以便于各类存货的集中存放和指定专人对其保管，每个存放地点都要作详细的记录，以防止存货存放日久而被遗忘。

存货流转各环节应受到多方的牵制，建立不同的存货盘存制度，以加强保管和使用部门对存货控制的责任。

〔二〕保护存货的平安

存货的流动性大，形态在不断的转换，在转换的过程中保护资产的平安完整是企业管理中的重要一环。

单位必须限制未经的人员对财产的直接接触，要采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产等措施，确保各种财产的平安完整。

〔三〕确保存货计价的合理、准确

三、存货相关业务内部控制制度的内容

〔一〕岗位的分工与批准

职责分工、权限范围和审批程序应当明确标准，机构设置和人员配备应当科学合理。

企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互别离、制约和监督。

企业应当对存货业务建立严格的批准制度，明确审批人对存货业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。

企业内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别。

对于属于贵重物品、危险品或需保密物品的存货，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行接触。

〔二〕存货的请购与采购控制

存货采购审批内部控制。

要保证存货采购业务按方案申报程序进行，由采购部门根据企业生产经营的方案和材料请购单编制采购方案，提出具体的采购目录，经主管方案的负责人审核后报主管领导审批。

企业应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。

企业应根据预算或采购方案办理采购手续，预算外或方案外采购需经严格审批。

企业应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。

〔三〕验收与保管控制

企业应当对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。

应当建立存货保管制度，仓储部门应当定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作。

要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、平安入库。

采购人员应按合同的交货时间催交，在收到供货单位发票、运单后填写收料单，一式四联，采购部门自留一联，其余三联连同发票及合同副本送库房办理入库。

采购部门应验收收到材料的品种、数量，填制验收单；质量检验部门检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台帐，将发票、运单连同收料单送回采购部门。

〔四〕领用与发出控制

企业应当建立严格的存货发出流程和制度。

存货的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别。

仓库应当根据经审批的销售通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财会部门核对。

存货发出的责任人应当及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。

〔五〕盘点与处置控制

企业应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。

制定详细的盘点方案，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。

对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点。

存货盘点应当及时编制盘点表，盘盈、盘亏情况要分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。

四、存货内部控制的要点和方法

内部控制的有效性，即所有控制目标均已到达，没有过多或不必要的控制点。

存货内部控制涉及的部门较多，一般会涉及到方案部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门，所以其控制点也多，主要包括方案控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。

根据存货的业务流程，可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面，其中采购和领用两个方面是重点。

建立完善的存货内部控制应重点抓好存货的计价的合理性、对存货的保管和定期核对。

〔一〕权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理。

企业应建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限、确保办理存货业务的不相容岗位相互别离、制约和监督。

存货的采购、领用要经过适当的审查批准，存货保管人员与记录人员职务相别离。

〔二〕存货的收入、保管、发出和盘存控制流程应当清晰严密，存货管理原那么及程序应当明确标准。

存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供给商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调节、盘点和处置的原那么及程序应当有明确的规定。

存货收入、发出更频繁，流动性更强〔除了停产、滞销等情况〕，种类更繁多，核算更复杂，但是无论收入量有多大，流入、流出有多快，种类如何成千上万，存货总能有“据〞可查。

这个“据〞，就是入库单、退库单、领料单、发货单、出库单，销售凭证等各种单证。

单位有关部门，尤其是仓储、保管部门只要紧紧盯住这些单证的来龙去脉，就不怕存货有所闪失。

同时，单位所有的存货都要按品种、规格、型号等建立库存实物明细卡片，妥善保管。

要定期对存货的收、发、存数量和金额进行动态核算，确保账实相符。

1.存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确。

2.在验收控制的环节上，企业应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。

外购存货入库前一般应经过以下验收程序：

〔1〕检查订货合同、入库通知单、供货企业提供的材料证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验货物之间是否相符；

〔2〕对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；

〔3〕对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；

〔4〕对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔；

〔5〕对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。

3.在保管控制环节上，企业应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。

〔1〕因业务需要分设仓库的情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。

〔2〕应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；

〔3〕贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。

〔4〕对存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存货登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

4.在存货记录的环节上，存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。

入库记录不得随意修改。

如确需修改入库记录，应当经有效批准。

对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。

因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理；对于劣质产品，可以选择修复、报废等措施。

5.在存货盘点的环节上，仓储部门应当定期对存货进行检查，确保及时发现存货损坏、变质等情况。

企业应重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。

存货盘点及处理的内部控制。

应保证存货账实相符。

仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。

财会人员年底应抽查存货盘点表，对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。

6.存货的保全控制

财产保全控制是指单位必须限制未经的人员对财产的直接接触，要采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产等措施，确保各种财产的平安完整。

财产保全的控制方法主要是财产。

财产是以单位财产，包括动产、不动产等各种物质财富以及它们的利益作为对象。

人对被人所遭受的各种自然灾害或外事物所造成的财产及其利益的损失，负责赔偿。

〔三〕存货的发出

1.存货领用审批内部控制。

存货领用应制定定额，同时经批准才能进行。

领用的材料应有工艺部门核定消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制方案或核定费用定额，生产部门根据方案、定额填制限额领料单向库房领料。

存货领用须经部门负责人审批签字。

2.存货发出内部控制。

应保证存货领用无误，手续齐全。

仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。

材料发出后，保管人员要按方案价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。

3.存货领用核算内部控制。

应保证存货领用业务记录真实，领发无误。

要求仓库保管员发货后及时登记存货台账；财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料本钱差异，分类制证，登记有关账务。

4.存货领用内部稽核。

应保证存货平安，记录正确。

由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台帐，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。

〔四〕存货计价的合理性

存货确实认、计量和报告应当符合国家统一的会计准那么制度的规定。

存货本钱核算方法、跌价准备计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。

企业应当根据存货的特点及企业内部存货流转的管理方式，确定存货计价方法，防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。

计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。

仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备。

经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。

存货核算内部控制，是确保存货计价准确性的重要控制点，应通过采购部门和财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。

采购部门和库房保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，库房应登记材料卡片，采购部门登记既有数量又有金额的明细账，定期将收料单送财务部门；财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货账薄及有关账薄，月末与采购部门和库房管理部门进行核对。

第二 实务案例讲解

【案例1】合信木制品公司存货内控失效案例

合信木制品公司是一家外资企业。

从1999年到2021年每年的出口创汇位居全市第三，年销售额达4300万元左右。

2021年以后该企业的业绩逐渐下滑，亏损严重，2021年破产倒闭。

这样一家中型的企业，从鼎盛到衰败，探究其原因，不排除市场同类产品的价格下降，原材料价格上涨等客观的变化。

但内部管理的混乱，是其根本的原因，在税务部门的检查中发现：

该企业的产品的本钱、费用核算的不准确，浪费的现象严重，存货的采购、验收入库、领用、保管不标准，归根到底的问题是缺乏一个良好的内部控制制度。

这里我们主要介绍存货的管理问题：

1.董事长常年在国外，材料的采购是由董事长个人掌握，材料到达入库后，仓库的保管员按实际收到的材料的数量和品种入库，实际的采购数量和品种保管员无法掌握，也没有合同等相关的资料。

财务的入账不及时，会计自己估价入账，发票几个月以后，甚至有的长达一年以上才回来，发票的数量和实际入库的数量不一致，也不进行核对，造成材料的本钱不准确，忽高忽低。

2.期末仓库的保管员自己盘点，盘点的结果与财务核对不一致的，不去查找原因，也不进行处理，使盘点流于形式。

3.材料的领用没有建立标准的领用制度，车间在生产中随用随领，没有方案，多领不办理退库的手续。

生产中的残次料随处可见，随用随拿，浪费现象严重。

【案例分析】

从企业失败的原因看：

第一，该企业根本没有内控制度，更谈不上机构设置和人员配备合理性问题。

在内部控制中，对单位法定代表人和高管人员对实物资产处置的批准制度作出相互制约的标准，非常必要。

对重大的资产处置事项，必须经集体决策审批，而不能搞一言堂、一支笔，为单位负责人企图一个人说了算设置制度上的障碍。

第二，企业没有对入库存货的质量、数量进行检查与验收，不了解采购存货要求。

没有建立存货保管制度，仓储部门将对存货进行盘点的结果随意调整。

采购人员应将采购材料的根本资料及时提供给仓储部门，仓储部门在收到材料后按实际收到的数量填写收料单。

登记存货保管账，并随时关注材料发票的到达情况。

第三，没有标准的材料的领用和盘点制度，也没有定额的管理制度，材料的消耗完全凭生产工人的自觉性。

应细化控制流程，完善控制方法。

我们知道，单位实物资产的取得、使用是多个部门共同完成的采购部门负责购置，验收部门负责验收，会计部门负责核算，使用部门负责运行和日常维护，可以说，实物资产的进、出、存等都有多个部门参与，为什么还会出现问题？

由此看来，不是控制流程不完备就是控制方法没发挥作用。

一个人、少数几个人想要为所欲为，在制度面前就根本不可行，除非他买通所有的人。

第四，存货确实认、计量没有标准，完全凭会计人员的经验，直接导致企业的本钱费用不实。

正是因为这些原因导致一个很有开展前途的企业最终失败。

【案例2】999集团的存货内控制度〔以出入库为例〕

一、进库业务的流程

步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明

1仓库收料员/仓库质检员供给商送货至仓库，仓库收料员核对到货方案和供给商发运单，仓库质检员协助收料员检验外观是否完好、标签与物料是否一致、供给商是否已经核准，收料员与供给商送货员共同清点数量

2仓库收料员/仓库质检员.质检员和收料员初检合格的物料进入仓库待检区，收料员开临时入库单，供给商送货员和收料员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第三联客户联，第四联总统计员记账联。

收料员将第三联客户联交供给商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联收料员留存

3仓库收料员/供给部采购经理初检不合格的物料，收料员拒收，填写物料拒收记录并通知供给部采购经理

4仓库质检员/质量技术部质检员仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出请验单，请验单一式两联，第一联连同送检物料交质量技术部质检员，第二联仓库质检员留存

5质量技术部质检员质量技术部质检员完成检验程序，出具质检报告书

6出具质检

报告当日质量技术部质检员/仓库质检员/供给部总统计员质检报告书一式四联，第一联质量技术部留存，其余三联交仓库质检员，仓库质检员将第二联与对应请验单一并留存、第三联和第四联交仓库统计员和总统计员7出具质检

报告当日仓库质检员/仓库收料员仓库质检员通知收料员质检结果，在货物位置卡上填上质检报告书出具日期和检验结果，收料员将物料由待检区移入合格区或不合格区放置8出具质检

报告当日仓库质检员/供给部采购经理仓库质检员将不合格物料的检验结果通知供给部采购经理，由采购经理联系供给商补货9出具质检

报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检合格报告书，做备查登记并将第四联传递给总统计员，总统计员开出正式入库单，作为仓库二级明细账的物料入库凭证10出具质检

报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检不合格报告书，做入库冲红单并将质检报告书第四联传递给总统计员，总统计员做备查登记单据及报告包括：

临时入库单、正式入库单、请验单、质检报告书、物料拒收记录。

二、出库业务的流程

步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明

1生产部领料员/车间主任生产部领料员将车间主任审批签字的请领单交仓库发料员

2收到领料单后仓库发料员仓库发料员根据请领单，按先进先出原那么，将合格区物料办理出库

3收到领料单后仓库发料员/生产部领料员仓库发料员和领料员共同核对数量，验收无误

4验收交接后仓库发料员/生产部领料员双方分别在请领单和出库单上签字，请领单一式三联，第一、三联生产部留存，第二联交仓库发料员

5每日仓库下班前仓库发料员/仓库统计员/总统计员仓库发料员汇总当日出库单，出库单一式四联，第一联存根联，由仓库发料员留存，第二联财务联和第四联记账联交仓库统计员，仓库统计员将第四联记账联作为仓库三级明细账的记账凭证，将第二联传递给总统计员，作为仓库二级明细账的记账凭证，第三联车间联由生产部领料员带回交生产部统计员单据及报告包括：

请领单、出库单。

【案例分析】

在存货的内部控制制度上，999集团是成功的案例，成功在企业存货内部控制的每个环节都强调程序化、标准化，严格按程序办事，某一个环节出现问题，会很快在其他环节发现，杜绝个人作弊的可能。

在分析存货管理失败的案例时，有以下几个共同特点：

一是都由单位负责人掌握着人、财、物大权；二是不重视内控制度，企业没有一套严格的办事程序；三是领导者对内控制度的不了解，加之管理人员的素质跟不上先进管理模式的需要。

这些均说明单位负责人首先不按规定办事，是无法保证单位实物资产的平安、完整。

我们认为，从内部控制角度讲，至少应解决这么几个问题：

第一，在单位、公司治理结构中合理安排批准职务。

就目前掌握的企业、公司实物资产流失案例看，除了盗窃、毁损等类型的流失，多数与单位法定代表人，如董事长和单位高层管理人员，如总经理等有关。

但是，无论董事长还是总经理，都并不代表对单位法定财产权的任意支配。

因此，在内部控制中，对单位法定代表人和高管人员对实物资产处置的批准制度作出相互制约的标准，非常必要。

对重大的资产处置事项，必须经集体决策审批，而不能搞一言堂、一支笔，为单位负责人企图一个人说了算设置制度上的障碍。

第二，细化控制流程，完善控制方法。

我们知道，单位实物资产的取得、使用是多个部门共同完成的，采购部门负责购置，验收部门负责验收，会计部门负责核算，使用部门负责运行和日常维护，可以说，实物资产的进、出、存等都有多个部门参与，为什么还会出现问题？

由此看来，不是控制流程不完备就是控制方法没发挥作用。

一个人、少数几个人想要为所欲为，在制度面前就根本不可行，除非他买通所有的人。

第三，要把科学、合理的内部控制作为一种企业文化渗透到企业的生产经营活动中，要通过改善控制环境切实发挥内部控制的积极作用。

实际上，在绝大多数情况下，单位的舞弊案件往往只是少数人、个别人，多数人都蒙在鼓里。

但之所以蒙在鼓里，与缺乏控制意识、未尽到控制职责不无关系。

单位控制坏境的好坏固然与单位负责人的行为、态度有关，但并不完全取决于单位负责人个人，在某种程度上说，单位职工的行为、态度、品格也发挥着重要作用。

第四，政府有关部门应该如何促进单位内部控制的建立、健全和有效实施，如何对单位富有责任感、正义感的职工进行有效的保护和充分的鼓励。

财政部门和县级以上地方各级人民政府财政部门应当根据?

会计法?

和企业内部控制标准，对本行政区域内各单位内部控制的建立和执行情况进行监督检查。

我们认为，这种监督检查首先应该针对单位负责人的行为和态度，并且，要在监督检查中逐渐摸索规律，加以总结和提高，制定出更详尽、可行的具体方法，切实把对单位负责人的监督、制约，把对职工的保护、鼓励落到实处。