SharePoint项目实例学习9文档组件库的管理.docx

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SharePoint项目实例学习9文档组件库的管理

SharePoint项目实例学习9、文档组件库的管理

在Sharepoint中，组件库是存放各种不同类型的文档或数据列表的地方，组件库基本上可分为二大类：

存放文件的组件库称为文档库或文件库。

一种为列表，可以定义成存放数据记录的数据表组件库，用户可以在列表中定义需要保存的数据字段和数据类型，添加一个项目就相当于是一条记录可用网页、EXCEL等格式进行访问）。

本节主要包括：

∙组件库的配置

∙SharePoint文件的管理

第一部分、组件库的配置

组件库由文档库和列表二大类组成，下面分别进行简要说明与操作：

A、组件库的命名技巧

   在创建组件库时会创建一个虚拟目录，所以建议在给组件库命名时，前面为此组件库的英文名或拼音+中文名称，创建成功后再去修改回来。

1、打开【人事】网站，点击左边【查看所有网站内容】，选择【创建】

２、输入文档库的名称，记住：

英文+中文的格式，填写相应的描述，文档模板选择“officeWord2003文档”

3、修改文档库的名称为中文名称（即去掉创建时输入的英文）；点刚才创建的【PersonalData员工人事资料】，点【设置】，选择【文档库设置】

４、在【常规设置】下点【标题、说明和导航】，将【名称和说明】中的英文去掉即可。

第二部分、SharePoint文件的管理

B、新建文件或列表项

 在创建完成文档库后，我们可以创建相应的文件夹用来分类存储文件，以方便查找

１、创建文件夹，在相应的文档库，点【新建】【新建文件夹】即可

C、上传文件（单个文件或多个文件）

将文件上传到相应的文档库所在的文件夹中，以便共享（注：

如果没有安装Office2007,在上传时不会出现【上传多个文件】）

D、网站目标上传的文件类型

 MOSS并不是可以将所有的文件都上传到服务器上的，默认存在一些限制，如脚本文件，可执行程序等。

我们可以进行修改，步骤：

1、打开［管理中心］，【操作】【安全性设置】【被禁止的文件类型】，添加你想禁止上传的文件扩展名。

E、文档回收站的使用

对于认为不需要的文件，我们可以将它删除，但有时发现误操作删除有用的文件，如果需要反悔的话，可以到【回收站】中找到刚才删除的文件，选【还原所选项目】即可。

删除操作：

选择文件，点上方的三角形按钮，删除即可

还原文件：

点下方的【回收站】，打开回收站界面，勾选需要还原的文件，点【还原所选项目】即可

F、编辑、签出文档操作

打开文件：

直接点击就可选择【打开】或者选择【编辑】

编辑：

在用Office程序编辑文档后，如果希望能直接保存到服务器上，只要你有足够的权限，你在Office程序中,如Word点保存即可。

签出文档：

当我们希望自己在编辑文档时，其他用户不能对此文件进行修改，你可先对此文档操作【签出】，在完成编辑后，再点【签入】

　　　【签出】：

右键需签出的文件，点“签出”

      【签入】在完成后，右键文件选择【签入】

【更改签出行为】有时用户在编辑时，忘了对文档进行签入操作，其它用户可能不能对此文档进行编辑修改操作，我们可以设置要求用户在编辑文档时强制签入操作

步骤：

１、点需要设置的组件库，点【设置】【文档库设置】

２、在【常规设置】，点【版本控制设置】

３、在打开的界面中，移到最下方，选择【需要签出】，将值设置为“是”即可,当然，为了不让所有用户发布文件后直接让所有人查看，可以在内容审批，启用“审批”功能。

G、与Outlook集成

由于公司内部使用Outlook进行通讯，所以用户可以使用Outlook进行查看与编辑文档

选择【操作】【连接到Outlook】即可