8查核与改善.docx

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8查核与改善

八、查核与改善

1.定期稽核

1.1稽核准备

1.2定期稽核的方法

2.不定期稽核

2.1稽核　求

2.2抽查

2.3矫正措施

（1）不符合报告表

（2）跟催矫正措施

3.提案制度

3.1提案制度目的

3.2提案制度的范围

3.3实施步骤（如图8-1）

（1）提案审查项目

（2）成果审查项目

3.4核定

（1）采用之提案：

（2）不采用之提案：

（3）提案的保留：

（4）成果检讨：

3.5奖励

4.结论

八、查核与改善

　　一个制度的推行往往是起头容易，而要维持它却不容易。

物流中心进行储位管理也是如此，因为储位管理并不是进行一天两天就可完成的。

它是没有段落，没有停止点的，它必须每日、每月、每年，只要物流中心有保管区域的存在，要让这保管区域效率发挥，就要不停进行储位维护工作。

但是，要如何让储位维护工作持续不断，除了靠管理者实施的恒心外，就得藉助一些查核与改善方法来监督与鼓励。

透过这些查核与改善的方法，如定期、不定期稽核抽查等来适当地对储位管理的执行、储放搬运设备的使用、空间的利用布置等进行辅助与监督，如此一方面可达到监督功用，以提早发现问题；另一方面可以防止作业疏失来落实储位管理。

　　而在改善方法上，可利用员工之提案制度，借重群体脑力激荡的方式来进行，除了可提供一些改善措施外，并可促进储位管理的效用与效率之改进，来达到物流中心各作业迅速确实的目的。

1.定期稽核

　　当物流中心实施定期稽核时，必须依稽核内容、稽核范围、稽核时间及稽核周期排定稽核计划，再依订立的计划，做例行性稽核执行的依据。

至於稽核的项目，可先行准备查检表，将预备执行或参考的内容一一登录，并依查检表进行稽核。

1.1稽核准备

　　为了使储位管理长期发展，提升绩效，符合　求，必须持续不断的改善储位管理及各项相关作业。

因此，定期针对各要项进行稽核是提早发现问题与提供改善的最佳途径。

稽核的范围主要应包括：

（a）空间与场所。

（b）设备的运用与保养。

（c）作业内容与特性。

（d）人员素养

（e）安全卫生。

（f）其他。

　　若稽核人员发现被稽核者的作业内容有不符合标准以致产生重大缺失者，应立即要求修正，以免物流中心作业受阻，产生损失。

1.2定期稽核的方法

（1）排定年度稽核计划

　　一般物流中心可依内部的稽核程序排出年度的稽核计划，或可依物流中心开始执行一项计划或方案後，编排稽核计划。

通常，我们可以选择执行一项系统稽核作业，以确定规定的事项是否己纳入计划或　求要项中。

年度稽核计画应包含的项目：

a.预定稽核的区域。

b.选定稽核的范围。

c.预定执行稽核的周别或月别。

（2）细部稽核时程应包含：

a.稽核正确的时间与日期。

b.稽核员的安排。

c.稽核的区域及稽核负责人。

d.稽核的项目。

e.稽核的范围。

　　排定细部稽核的程序後，必须事先谘询受稽核单位业务状况以利稽核作业之进行。

（3）通知受稽核区域及区域负责人

　　年度稽核计划必须由高阶管理者签署後，分发至各单位。

细部之稽核时程确定後，也应立即将稽核通知送达各受稽核单位。

（4）取得稽核相关资料

　　细部稽核时程确定後，稽核员可先行　解受稽核区域之作业情况，并可要求受稽核单位提供与稽核有关之资料，以便事先熟悉及制作查检表。

与稽核有关的资料文件有：

a.作业规范。

b.工作说明书。

c.操作说明书。

d.上次之稽核报告。

e.矫正措施的实施状况。

（5）稽核查检表之准备

　　稽核查检表（如表8-1）可依稽核区域提供之资料来制作准备。

编订查检表前，稽核员必须详读被稽核区域之各项作业。

因查检表可以当作辅助记忆的工具来提醒稽核员必须查核的事项，而这些查核的事项必须依据受稽核单位所提供之资料来制作，其内容必须包括：

a.范围。

b.稽核内容。

c.稽核结果。

d.说明。

表8-1稽核查检表范例

范围

稽　　核　　内　　容

结果

说明

一

、

空

间

与

场

所

1.1储运作业是否便利？

1.2空间利用是否恰当？

1.3事务传递距离是否太长？

1.4工作联系是否便利？

1.5储区或储架之布置是否恰当？

死角是否太多？

1.6通道是否宽敞？

有无堆积物？

1.7温湿度是否控制良好？

1.8仓库设计是否顾及各项负荷？

1.9储区标示是否清楚、正确？

1.10储区标示是否有脱落、不明？

1.11动线指示是否明确？

1.12风扇、灭火器位置是否恰当？

1.13有无废弃物堆置区？

二

、

仓

储

设

备

2.1货品进出是否便捷、简单、快速确实？

2.2是否有足够空间，能放置各种储存的设备？

2.3储存设备是否可避免物品的损坏？

2.4存货储位及内容是否易於识别？

2.5是否便於先进先出方法的使用？

2.6储区或储架是否充分利用？

2.7储位是否容易调整？

2.8是否具备温、湿度调整、消防及防虫鼠之设备？

2.9是否具防爆、防风、防雨、防盗的设备？

2.10各项设备是否定期保养？

2.11料架、储位编号是否明确？

有无混乱？

异动时，有无确实更新、维护？

2.12料架、储位标示是否清楚、明确？

有无脱落？

2.13储位与货品品项有无按时整理、整顿，适当调整？

范围

稽　　核　　内　　容

结果

说明

三

、

作

业

内

容

与

特

性

3.1是否容易盘点？

3.2储位区域划分是否明确？

是否符合货品品项数、数量，及作业现况？

3.3储位是否标示明确，方便拣取？

3.4搬运是否方便？

3.5收发货是否迅速？

3.6货品是否分类储存，防止混淆？

3.7是否有效充分利用储存空间？

3.8是否制订货品的储存管制程序？

3.9产品是否明定储存期限？

3.10货品是否方便存取？

3.11填写表单及电脑输入是否方便？

3.12各作业动作完成後，有无确实记录或输入电脑，完成确认动作？

3.13各作业交接有无确实？

3.14异动资料有无确实记录或输入电脑？

3.15作业异常之记录有无确实？

主管有无签核？

3.16储位与品项之分类、分区是否恰当？

作业是否确实依照分类、分区原则？

四

、

人

员

素

养

4.1作业人员是否熟悉作业方法？

4.2作业人员是否能克服作业之困难？

4.3人员对安全卫生一般须知是不是遵守？

4.4作业人员是否确实填写相关表单与输入电脑登录？

4.5作业是否均已完成安全标准书的训练？

4.6是否依据作业人员的经验不同，进行不同的指导？

4.7是否确实依据指导要　及作业指示进行作业？

4.8作业发生状况时，有无确实回报与记录？

范围

稽　　核　　内　　容

结果

说明

五

、

安

全

与

卫

生

5.1使用的工具是否安全？

5.2货品陈列是否安全？

排列方式及顺序有无依照标准？

5.3动力车辆是否保养？

是否安全？

充电器区有无定时检查？

5.4货品搬运时是否安全？

5.5工作进行中是否有安全防护设备？

料架头尾防撞杆有无损坏、变形？

5.6地板是否不平或有坑洞，以致造成危险？

5.7照明是否不足，操作员视力是否不良？

5.8产品堆积是否太高容易倾倒？

5.9现埸是否有突出之钉子尖状物？

5.10是否有危险物渗透？

5.11通风换气及温湿度是否适合？

5.12工具有无固定位置？

是否随意堆放？

六

、

其

他

6.1工厂门户管制及仓库人员进出管制有无确实？

6.2对於地震、水灾、　风等天灾是否平时就准备适当之紧急处理对策？

6.3仓库禁烟管制是否确实？

6.4消防设施、灭火器是否确定定期检修？

6.5作业区是否考虑空调、冷暖气设备？

6.6是否有受到邻近工厂所排放之煤烟或污染物侵害？

2.不定期稽核

　　物流中心不定期的稽核主要分为　求产生时的稽核与抽查两种。

2.1稽核　求

　　为因应短期所发生变化，提早发现问题，当以下五项因素产生时，稽核　求随之产生；

a.物流中心储存管理系统发生重大变化。

b.物流中心各作业有所改变，以致影响储存管理者。

c.管理的要求。

d.业务的要求。

e.其他与储存管理有关的要求。

　　我们必须依据　求的改变与各项要求进行稽核作业，以防止系统在运作时产生偏差，造成整个物流中心作业因此停顿。

尤其，当进行一项计划或方案时，可能有许多重大的变革，并且将牵连诸多相关作业的配合与修正，若推行过程中无法即时将问题点提早发觉，尽快解决，势必造成物流中心的重大损失。

因此，为了使系统长期正常发展，提升组织绩效，实施不定期查核的工作确有其必要性。

2.2抽查

　　不定期的查核除了特殊　求产生的稽核外，再则为抽查工作。

当储位管理的工作进行过程中，难免会产生人员疏忽或缺乏警觉性的问题，况且定期稽核的时间又间隔狻长，无法适时反应隐藏的问题。

为了弥补这段时期内稽核不足的缺憾，应不定期实施抽查工作。

　　抽查工作，一般而言，虽然没有定期稽核严谨，程序步骤也没有定期稽核作业繁杂，但效用上是相同的。

因为稽核查检最主要的目的是在使问题显现出来，甚至能提早防范。

只要能适时的提出矫正措施，并有效的进行，必能为物流中心节省不必要的浪费。

因此，无论是定期稽核，　求产生时稽核或不定期抽查均应确实施行。

　　抽查工作的内容主要仍以储位管理的范围与内容进行，其重点与项目则参照查检表逐项审视。

当然；稽核人员应统一调派并能熟悉稽核作业，而受稽核者也应主动的配合，并备妥相关的资料。

当然，最後的稽核报告应确实填写，并要求区域负责人提出矫正措施，限期改善，以备查核作业之管理。

2.3矫正措施

　　当稽核完成後，受稽核者应针对稽核时所发现不符合规定的事项填写矫正措施及可完成之日期。

如果不符合的事项在稽核结束前即已改善完成，并经稽核小组确认後，仍以合格视之，若矫正措施的完成日期在稽核完成以後则视为不合格。

（1）不符合报告表

　　稽核员应确实反应报告稽核的情况与内容，并负责报告内容的完整性及准确性，此报告必须涵盖的内容有：

（a）受稽核部门、单位、单位负责人。

（b）参考标准。

（c）不符合类别、内容、区域。

（d）稽核员、稽核日期。

（e）建议矫正措施，矫正措施回覆。

（f）矫正措施验证、证实与不满意原因。

　　这些不符合事项的报告，必须确实填写并展开矫正行动，方能落实查核制度的效能。

（见表8-2不符合报告表）

（2）跟催矫正措施

　　跟催矫正的目的，在确定被稽核者对不符合的事项是否依所提出的矫正措施确实采取行动，并有效的将不符合的因素予以消除。

矫正措施是由被稽核者自行决定并采取行动，而稽核者只负责将不符合事项指出并将矫正措施的结果加以确认，是否在限期内完成。

表8-2不符合报告表

不　符　合　报　告　表

报告编号

单位名称：

单位编号

部门：

参考标准：

不符合类别：

□重要□次重要

稽核员：

日期：

不符合内容：

单位负责人签署：

建议矫正措施：

完成日期：

　　　　　　　　　　　　　　　　　稽核员签署：

矫正措施回覆：

单位负责人签署：

　　　　　日期：

矫正措施验证：

证实已修正：

签署：

　　　　　日期：

不满意原因：

签署：

　　　　　日期：

3.提案制度

3.1提案制度目的

　　提案制度最主要在启发作业人员丰富的想像力，结合工作智能与经验的累积，提出有利於物流中心改善及业务发展的办法，其项目包括：

（a）可降低成本。

（b）可提高品质。

（c）可增加公司营运。

（d）可创造利益。

（e）可提升公司竞争力。

（f）可节约浪费。

3.2提案制度的范围

提案内容若属下列各项者，应予以受理；

（a）有关士气的提高或提高效率的方法。

（b）有关设备维护保养的改善。

（c）有关储位、储区使用率的提高。

（d）有关作业方法的改进。

（e）有关作业品质的改善。

（f）有关工作简化的改善。

（g）有关管理方法的改善。

（h）有关厂内外运输的改善。

（i）工作安全的改善。

（j）防止灾害的方法改善。

（k）储区环境与卫生的改善。

（l）降低成本费用的改善。

（m）有利於公司并具有实现性的提案。

但若涉及下列诸项则不予以受理：

（a）仅提出缺点或问题，但欠缺改善建议者。

（b）攻击团体或人身者。

（c）在业务上已被指示改善者。

（d）已著手改善者。

（e）曾被提出或采用之提案，效果更佳不在此限。

（f）个人诉苦，不平的怨言及批评者。

（g）要求调薪者。

（h）政治性问题者。

（i）有关人事异动、任免者。

（j）对公司无利润且不可能实现者。

（k）与法律抵触者。

3.3实施步骤（如图8-1）

　　提案人应填具规定的提案改善建议书，必要时应加图表加以说明。

且提案一经提出即不能收回，若有内容相同时的提案以先提出者优先。

　　各提案评审人员应对提案内容详加了解，若提案内容不充分，可要求原提案人或相关单位提供相关资料，必要时得列席说明，其审查准则应依提案及成果审查项目分别评比（如附表二）。

因提案与成果项目上的有差异，故而审查项目与评分之分配应有差别，兹列举如下：

（1）提案审查项目

（a）动机。

（b）创造性。

（c）可行性。

（d）投资回收期。

（e）应用范围。

（2）成果审查项目

（a）动机。

（b）创造性。

（c）努力程度

（d）投资回收期

（e）效益

如此方能使审查更具有效性与公平性。

图8-1提案审查流程图

3.4核定

当评审小组检讨提案内容後，应核定以下状况：

（1）采用之提案：

交由有关部门实施，除通知提案人外，并应实施成效稽查。

（2）不采用之提案：

将原提案退还提案人。

（3）提案的保留：

若提案必须花费较长的时间考量者，可先将原提案保留,但必须事先通知原提案人。

（一般以加延一个期限为上限）。

（4）成果检讨：

各实施部门对提案应努力执行，并填具「成果报告表」後，呈主管核定。

再转至「审核小组」，经考核後予以评分（如附表三）。

下页之附表一为改善提案表，附表二为提案评分表，附表三为提案改善成果报告表。

3.5奖励

依考核後的评分，分别给予奖励，其奖项如下：

（1）提案奖金：

改善提案由审查小组评定，凡经采用者发给提案奖金。

（2）实施奖金：

依提案改善成果评分表核发实施奖金。

（3）特殊奖金：

采用的提案经定期追踪效益，成果显著、绩效卓越者。

（4）专利奖金：

提案经公司提出申请专利获准时，给予专利奖金。

附表一　　　　　　　　改善提案表（甲表）

年　月　日

单　位

职称

姓名

提案名称

编号

一、现况、缺点（附图）说明

二、提案改善内容（具体、详细、附图）

三、估计投资额（分项估算）

四、预计效益暨投资回收期

改善提案表（乙表）

年　月　日

单　位

姓名

职称

请把内容写详细，你所想所要实施方法，请具体的写上

提案名称：

编号

（1）现况（现在的作法）：

（2）改善案（我的想法）：

（3）效果（其结果是）：

附表二

提案评分表

年　月　日

提案名称

提案编号

项　　　目

评　分　标　准

配　　分

得　　分

动　　　机

创　造　性

可　行　性

投资回收期

应用范围

总　　　计

核

定

（　）本提案发奖金　　　　元整

（　）本提案与　　号提案同，不发奖金

（　）其他　　　　　　　　

单

位

主

管

（　）是

实施

（　）否

提案处理记录簿

姓　名

单　位

日期

提案名称/编号

审核及会签记录

　核　　　定

日　期

奖　别

附表三　　　　　　　　　　　提案改善成果报告表

年月日

提案名称

提案编号

实施单位

提案日期

（一）

改

善

动原

机因

（简单扼要叙述动机、原因）

（二）

改

善

前

情

况

（简单扼要叙述改善前使用方法、效率、　附数据）

（三）

改

善

方

法

（简单扼要叙述如何改善、改善经过、投资金额）

（四）

改

善

效

益

（简单扼要叙述何时完成、成果[节省金额，对品质、产量之改善....]回收期）

（五）

结

论

（对改善案做简单扼要之结论）

提案改善实施成果评分表

年　月　日

提案名称

提案编号

项目

评分标准

配分

得分

动机

创造性

努力程度

投资回收期

效益

总分

实施奖金

分数

50↓

50~60

60~70

70~80

80~90

90↑

单位

核定表

奖金

主管

4.结论

　　当物流中心在一长时间的运作後，必会产生一些小问题或是会养成不必要的浪费。

此时，物流中心本身除了能藉稽核制度察觉问题外，亦可利用员工提案制度来加速改善的脚步。

虽然；这些提案未必具有深度与广度，但管理者仍应尽量鼓励，有时虽然祗是小小的建议，却能造成莫大的助益。

故而从改善的角度而言，稽核本身较为消极，必须配合适当的矫正措施；而提案制度较具积极性，可说是提升企业的一大良方。

提案制度与查检制度比较如下：

查核制度

提案制度

问题产生

由稽核员提出不符合事项

由提案人提出

目的

发现问题

改善问题

单位态度

消极

积极

赏罚

限期改善

奖金

改善单位

被稽核单位

提案相关单位

修正

矫正措施

由提案人建议

方向

稽核小组

↓

稽核员

↓

被稽检单位负责人

提案人

↓

单位主管

↓

提案审查小组

效果

由稽核小组确认

由审查小组最後认定