印章管理细则.docx
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印章管理细则
合生创展集团有限公司
印
章
管
理
细
则
二OO九年六月
目录
一、印章管理细则
第一章总则
第二章印章分类
第三章印章的管理
第四章印章的保管与使用
第五章印章管理的法律责任
第六章附则
二、附件：
印章管理工作标准
1、印章刻制和启用工作标准
2、印章管理员工作标准
三、附表
1、《集团用章申请审批表》
2、《专业集团/片区/地区公司用章申请审批表》
3、《印章刻制/废止申请表》
4、《印章启用通知》
5、《印章备案表》
6、《集团/片区/地区公司已启用印章清单》
7、《印章外借申请审批表》
8、《印章外借证明函》
9、《用章登记台帐》
10、《印章管理员责任书》
第一章总则
第一条编写目的为使集团印章管理规范化、制度化，保障印章管理与使用的权威性、严肃性，提高工作效率，结合印章管理的实际情况，特制定本细则。
第二条适用范围本办法适用的印章管理和使用，集团包括：
集团按管理架构设立的不具有独立法人资格的总部、各专业集团（指商业地产总部、物业管理集团、酒店管理集团等）、片区（地区）公司、集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司及集团在境外注册的公司。
第二章印章分类
第三条本细则将集团印章按使用性质及用途划分为公司章、部门
章、业务章、财务专用章和个人印鉴。
1、公司章：
分为注册公司章及非注册公司章。
注册公司章：
指集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司的公章，以及在境外注册的公司的公章；
非注册公司章：
指未在工商局注册登记，由集团按管理架构设立的不具有独立法人资格的公司的公章，例如：
集团公章、各专业集团公章、地区/片区公司公章。
2、部门章：
指集团总部、专业集团、地区/片区公司按管理架构设立的各中心、监事会等部门的印章。
3、业务专用章：
指因业务需要而刻制的专用印章：
图纸专用章、工程专用章、销售专用章。
4、财务专用章：
指在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司的财务管理所需的专用章；
5、个人印鉴：
指在国内工商局注册登记的公司的法定代表人的个人印鉴，或由集团管理架构设立的公司各部门负责人和授权代表的个人签字用章。
第三章印章的管理
第四条集团印章由集团总部、专业集团、地区/片区公司指定的中心或部门（下称印章管理部门）分别进行管理，印章管理部门应设专门的印章管理员负责管理，印章管理员应为法律人员。
第五条印章管理员具体职责与要求
1、印章管理员具体职责为：
（1）根据本细则要求及标准，对印章进行日常管理，包括印章保管、刻制、外借、使用登记、移交、废止等；
（2）对符合印章管理相关规定的文件/合同进行盖章；
（3）负有谨慎审查盖章的文件/合同是否按流程办理审批手续，是否按审批流程中各环节人员提出的意见进行修改，文件内容是否存在不利于公司的重大法律风险的义务；
（4）印章陈旧或发生破损无法使用的，由印章管理员提出更新、刻制申请；
（5）配合完成印章管理的信息化系统管理工作；
（6）印章管理有关的其他工作。
2、印章管理员禁止从事下列行为：
（1）不得私下自用、外借印章；
（2）未经批准不得将印章交接给他人；
（3）未经批准不得在空白文件上加盖印章；
（4）印章加盖时，由印章管理员亲自加盖，不得委托他人加盖；
（5）禁止从事利用印章损害集团利益的行为。
3、印章管理员应遵循的工作指引详见《印章管理员工作标准》。
承担印章管理员岗位的员工入职时应签订《印章管理员责任书》。
4、集团委派印章管理员之外的人员管理印章的，该人员须按本细则规定，遵守印章管理员的职责。
第六条印章的刻制和启用
1、集团内根据业务需要需刻制印章的，应提出刻制印章申请并填写印章刻制/废止申请表，经批准后刻制。
2、经批准后刻制的印章由印章管理部门下发《印章启用通知》及印章式样后启用。
3、印章管理部门下发《印章启用通知》前应将所启用的印章名称、式样向集团总部印章管理部门报备案，未经备案不得使用。
4、未经印章刻制启用审批流程，任何人不得擅自进行印章的刻制和启用工作，印章刻制启用审批流程具体详见《集团总部与地区公司权限分工一览表》。
5、集团已启用印章清单详见《集团/片区/地区公司已启用印章清单》。
第七条印章的废止
1、印章启用后如需废止，需按原刻制的审批流程进行废止审批、经批准后废止。
2、废止的印章，由印章管理部门封存。
第四章印章的保管与使用
第一节保管与使用原则
第八条印章的保管与使用的原则
1、印章的保管应严格依据本细则规定由印章管理部门派印章管理员专人保管。
2、印章管理部门及印章管理员应严格依据本细则规定使用印章及监督使用印章。
3、印章使用应严格按照集团相关规定及本细则的规定，（经审批权限和程序方可使用，原则上不得使用手签章）。
如因特殊情况使用手签章的，必须在使用后三个工作日内履行事后补签手续。
4、印章使用的相关审批人应严格遵守审批权限和审批流程，担负审批责任。
印章审批程序中，每一审批人必须要签名确认，如果要进行授权，必须要出具书面的授权书，且授权要具体明确，要明确被授权人的工作事项和有效时间。
5、在经过申请用章和审批程序后，最终加盖时由印章管理部门的负责人签字同意。
6、印章未经批准不得用于空白文件，例如介绍信、空白纸张、空白单据等。
如遇特殊情况时，集团管理的公章必须经申请用章管线负责人、集团印章管理部门负责人同意后，报集团第一负责人同意；专业集团、片区（地区）公司管理的公章必须经申请用章管线负责人、印章管理部门负责人同意后，报专业集团、片区（地区）公司第一负责人同意。
7、在紧急情况下，来不及办理审批程序的，须经申请用章管线负责人、申请使用该用章的审批流程所规定的最终批准人和印章管理部门负责人通过电话或短信确认后，方可用章。
使用后当天或第二天申请用章部门补办审批手续。
8、除注册公司章、业务专用章、财务专用章外，原则上其他印章禁止对外使用。
9、专业集团、片区（地区）公司保管的业务专用章如经审批同意由项目公司办公室保管的，项目公司办公室应按本细则规定及相关工作标准进行保管和使用。
第二节公司章的保管与使用
第九条公司章的保管和使用按注册公司章和非注册公司章的分类进行。
第十条注册公司章的保管
1、国内注册公司章：
除项目公司注册公章由所属专业集团、片区（地区）公司保管外，其余注册公司章由集团总部印章管理部门统一管理。
2、国外注册公司章由集团总部印章管理部门和香港办按使用方便为原则进行保管。
第十一条注册公司章使用原则
注册公司章用于公司对外民事行为须出具的文件，包括：
公司对外公文、对外常规业务文件及报表、合同及协议、特殊对外公函、证明、介绍信等。
第十二条注册公司章审批权限和流程：
1、注册公司章审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的《集团总部与地区公司权限分工一览表》中规定的审批权限和流程为准。
2、对于下列文件由印章管理员办理印章使用核对登记后直接加盖：
（1）已按《集团总部与地区公司权限分工一览表》中审批权限和流程进行审批后的文件；
（2）已按《集团总部与地区公司权限分工一览表》及《合同管理办法》的规定履行审批手续的合同和协议（《集团总部与地区公司权限分工一览表》与《合同管理办法》不一致的，以前者为准）；
（3）其它已经审批流程审批的文件。
3、对于《集团总部与地区公司权限分工一览表》规定以外文件的印章加盖，按如下特殊审批流程办理：
（1）集团：
申请中心总监——管线副总裁——常务副总裁——总裁——董事局；
（2）专业集团、各片区（地区）公司：
申请中心总监（项目公司）——管线总——常务副总——总经理——集团（按集团流程办理）；
第十三条非注册公司章按集团层级架构由相应公司保管：
1、集团非注册公司章由集团总部印章管理部门进行保管。
2、专业集团、片区（地区）公司非注册公司章由专业集团、片区（地区）公司印章管理部门进行保管。
第十四条非注册公司章的使用原则
1、非注册公司章是集团总部、专业集团、片区（地区）公司向下级行使管理权时使用，一般情况下，仅用于集团内部管理发文使用。
2、经批准对外使用的，审批流程适用注册公司章审批权限和流程。
第十五条非注册公司章的审批权限和流程：
非注册公司章审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的《集团总部与地区公司权限分工一览表》中规定的审批权限和流程为准。
第三节部门章的保管与使用
第十六条部门章的保管
部门章由集团各中心、专业集团、片区（地区）公司自行委派专人保管。
第十七条部门章的使用原则
部门章是集团各中心、专业集团、片区（地区）公司向下级行使管理权时使用，主要用于集团内部业务管理需要。
第十八条部门章的审批权限和流程：
部门章的审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的《集团总部与地区公司权限分工一览表》中规定的审批权限和流程为准。
第四节业务章、财务专用章、个人印鉴的保管与使用
第十九条业务专用章、财务专用章、个人印鉴的保管
业务专用章、财务专用章、个人印鉴由申请刻制的中心、专业集团、片区（地区）公司自行委派专人保管。
第二十条业务专用章的使用与审批
1、业务专用章是集团各中心、专业集团、片区（地区）公司处理集团内部专业业务往来文件时使用。
（1）工程图纸专用章代表公司用于：
图纸、会审记录、预结算报告；工程方面对集团内部往来文件；
（2）行政管理用章代表公司用于：
图书登记、文件标识（如文件加急、保密）等；
（3）其它业务专用章的使用按使用中心的业务范围确定；
2、业务专用章由保管的各中心总监审批使用。
其中销售专用章由地区公司指定专人保管，主要用于认购书及其他销售文件。
第二十一条财务专用章的使用与审批
财务专用章由财务管线指定专人、专柜管理。
具体管理及使用要求依据财务管线相关管理制度执行。
第二十二条个人印鉴的使用与审批
1、国内注册公司法定代表人的印鉴：
按国内注册公司章的使用与审批流程办理，由财务管线指定专人、专柜管理。
具体管理及使用要求依据财务管线相关管理制度执行。
2、项目公司授权代表的个人签字用章由项目公司办公室集中统一保管。
使用时须经项目公司第一负责人审批同意后方可使用。
因工作原因需将个人签字用章交由公司其他员工代管的，需进行书面授权，明确代管期间及授权范围。
第五节印章的外借
第二十三条印章外借的原则
1、一般情况下不得将印章携带出办公室使用，如确需携带出办公室使用的，借用人应填写《印章外借申请审批表》，并按印章外借审批流程批准。
2、经批准将印章外借到异地使用时，借用人应负责印章在借用期间的保管、使用或监督的责任。
3、印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。
第二十四条印章外借的审批
印章外借的审批权限和流程以集团下发执行的《集团总部与地区公司权限分工一览表》中规定的审批权限和流程为准。
第五章印章管理的法律责任
第二十五条公司员工违反本规定的，由公司视情节程度按公司规章制度中的奖惩规定给予行政人事处罚。
情节严重或后果严重的，公司有权辞退并单方解除聘用合同，并不给予任何经济补偿或赔偿。
第二十六条除按公司奖惩相关制度处理外，因违反本细则规定造成公司经济损失的，公司追究其经济责任：
公司有权按公司各项规章制度规定的幅度或按情节轻重，扣薪、扣奖金；给公司造成经济损失的，由责任人承担损失赔偿责任。
第六章附则
第二十七条本细则由集团总部印章管理部门负责解释。
第二十八条本细则自正式颁发之日起执行。
附件一：
印章刻制和启用工作标准
一、申请中心填写《印章刻制申请表》，提出刻制印章的申请，并提供相关资料：
1、刻制注册公司章：
提交成立该公司的集团内部审批文件，《营业执照》等公司注册登记文件；
2、刻制除注册公司章之外的印章：
提交成立该机构的集团内部审批文件；
二、《印章刻制申请表》经申请中心/部门总监——行政管线总监——常务副总裁签字确认后刻制。
三、集团总部、专业集团、片区（地区）行政管理部门统一负责办理刻制印章事宜。
在刻制国内注册公司公章过程中，须遵守国家法律法规，至有关政府部门（一般为公安局）办理公章审批手续，经审批后前往合法的印章刻制单位办理刻章事宜。
四、印章刻制后按本《印章管理细则》规定的保管印章的相应印章管理部门移交印章。
五、印章管理部门接受印章后下发《印章启用通知》及印章式样。
六、专业集团、片区（地区）印章管理部门下发《印章启用通知》前应将所启用印章的名称、式样向集团总部印章管理部门报备案，未经备案不得使用。
七、印章破旧和破损的，由印章管理员填写《印章刻制申请表》，经印章管理部门负责人同意后，报集团总部、专业集团、片区（地区）行政管线负责人批准。
附件二：
印章管理员工作标准
一、印章登记
1、印章管理员应建立书面和电子两套台帐，确保经办人每次用章时及时录入《印章登记台帐》，并确保各项用章都有准确的记录和签名，以便备查和追溯。
2、用章时由经办人员携带文件、《用章审批表》到印章管理员处盖章，印章管理员要审核各项手续和签名是否齐备，不齐备的退回不予盖章，齐备的对用章分别在书面台帐与电子台帐进行登记，经办人员签名确认，并马上进行盖章。
3、印章管理员应妥善保管《用章审批表》原件以及盖章页的复印件；合同或协议盖章的，应安排用章人员进行合同编号，并妥善保管《合同会审表》以及盖章页的复印件（各种报表及图纸类视情况留存复印件）。
4、在所留存的复印件上应由经办人签署“与原件一致”的字样，以确保文件原件和复印件的一致性。
5、印章审批表原件、登记台帐和盖章复印件应妥善保管，各项用章手续能一一对应齐全，保证不缺项、不遗失和资料安全。
6、印章管理员须于每天下班前完成当日的台帐登记工作，做到日清月结。
7、印章管理员未能监督经办人录入或经办人延迟录入《印章登记台帐》及办理各项用章记录和签名手续的，视为印章管理员失职行为。
二、印章保管
1、印章管理员有妥善保管印章，避免印章丢失、损毁的义务。
2、印章应存放于保险柜中。
印章使用后，印章管理员要第一时间进行收存锁好。
3、印章管理员须注意印章的保养，防止碰损，并根据印章使用情况每月或每季度进行清洗，以保持印迹清晰。
三、印章外借
1、未经本管理细则第二十四条规定的程序批准，不得将印章携带出办公室使用。
2、确需携带出办公室使用的，应办理印章外借的审批手续，并由印章管理员（或其他指定人员）携带印章到现场盖印或监印。
2、借用人经审批将印章带到异地使用时，由印章管理员将印鉴密封后交予借用人签名确认。
3、印章外借使用完毕办理归还时，印章管理员需详细登记印章借出时间、归还时间、盖章文件名及份数，并留存盖章文件复印件。
4、若外借印章后未使用的，应由借用人做出书面承诺在此期间没有用章，以清晰地界定各自责任。
5、印章管理员须负督促印章借用人员按时归还外借印章的责任，原则上外借印章在使用完毕的当天返还。
四、印章移交
1、印章管理员离职或调任时，须办理印章交接手续。
2、移交资料包括：
印章、纸质《用章审批表》、有关文件档案的电子文档、工作台帐明细表等。
3、印章管理员若请假或外出时，须事先取得印章管理部门负责人同意，然后将印章移交给指定人员，并由指定人员办理印章暂时代保管手续。
附表一：
《集团用章申请表》
****集团有限公司
集团用章申请审批表
用章单位
用章名称
文件名称
文号
文件内容
文件份数
申请用章单位
经办人
印章管理单位
经办人
中心/部门总监
负责人
用章
审批
申请用章单位按《集团总部与地区公司权限分工一览表》选定审批领导并在括号内打√
管线副总裁（）
常务副总裁（）
总裁（）
董事局（）
备注
附表二：
《专业集团/片区/地区用章审批表》
****集团有限公司
专业集团/片区/地区用章申请审批表
用章单位
用章名称
文件名称
文号
文件内容
文件份数
申请用章单位
经办人
印章管理单位
经办人
项目公司总经理/中心总监
负责人
用章审批
申请用章单位按《集团总部与地区公司权限分工一览表》选定审批领导并在括号内打√
管线副总（）
常务副总（）
总经理/董事长（）
备注
附表三：
《印章刻制/废止申请表》
****集团有限公司
集团印章刻制/废止申请表
申请单位
印章名称
申请事由
申请单位
经办人
中心/部门总监
刻制/废止
审批
行政管线总监
常务副总裁
总裁
备注
印章刻制/废止审批文件作为附件
****集团有限公司
专业集团/片区/地区印章刻制/废止申请表
申请单位
印章名称
申请事由
申请单位
经办人
中心/部门总监
刻制/废止
审批
行政管线总监
常务副总裁
总裁
备注
印章刻制/废止审批文件作为附件
附表四：
《印章启用通知》
印章启用通知
根据《****集团印章管理细则》的规定，因工作需要刻制新的公章，现经审核批准，决定印章即日起正式启用。
特此通知！
年月日
附表五：
《印章备案表》
****集团有限公司
印章备案表
印章类别
印章名称
印章印签
保管所在地
印章管理师（签名）
附表六：
《集团/片区/地区已启用印章清单》
****集团有限公司
集团/片区/地区已启用印章清单
序号
印章类别
名称
印章印鉴
印章管理师
签名
备注
附表七：
《印章外借审批表》
****集团有限公司
集团印章外借申请审批表
借章单位
印章名称
借章事由
借章时间
借章单位
经办人
印章管理
单位
经办人
中心/部门总监
负责人
借章审批
常务副总裁
总裁
备注
****集团有限公司
专业集团/片区/地区印章外借申请审批表
借章单位
印章名称
借章事由
借章时间
借章单位
经办人
印章管理
单位
经办人
中心/部门总监
负责人
借章审批
常务副总
总经理
备注
附表八：
《印章外借证明函》
印章外借证明函
本人按制度办理印章外借手续后，从年月日至年月日期间，从集团总部外借的印章。
在印章外借期间，本人切实履行了对印章保管、用印和监印的责任，特作出如下证明：
一、对如下文件盖章：
1、
2、
3、
以上文件的盖章复印件经确认后，已按要求进行归档。
二、在此期间，不曾使用印章。
本人保证上述证明属实，并将承担相应的责任。
签名：
年月日
附表九：
《用章登记台帐》
用章登记台帐
年月日—年月日
序号
用章时间
文号／合同号
文件名
内容摘要
份数
经办
部门
经办人
审批人
复核人
印章管理师
存档原复件
存档签收人：
附表十：
《印章管理员责任书》
印章管理员责任书
本人作为公司中心的印章管理人员，在充分阅读、理解公司及公司所在集团（以下简称公司）的印章管理规定、公司其他管理制度中关于用章的规定及公司依法要求印章管理人员遵守的其他规章制度的基础上，郑重承诺：
一、遵守国家法律法规、公司现行的印章管理规定（包括员工手册）、公司其他管理制度中关于用章的规定及公司依法要求印章管理人员遵守的其他规章制度，以及公司日后正式修订下发的各项管理制度；
二、诚信勤勉地履行职责，保守公司秘密，维护公司利益，不从事与公司利益有冲突的行为；
三、如有违反，本人愿依法律法规和公司的规章制度承担责任。
如果因此给公司造成损失的，公司有权要求本人按实际损失赔偿；如果因此构成违法犯罪的，公司有权向有关国家机关检举，追究本人的法律责任。
四、本责任书是本人与公司签订的《劳动合同》的补充，与《劳动合同》具有同等法律效力。
如本人岗位调整，在原岗位期间发生的责任并不免除。
五、本责任书约定的责任与公司规章制度中的奖惩规定有冲突的，以本责任书为准。
签名：
年月日
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