物质供应管理办法.docx

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物质供应管理办法

物资供应管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强物资供应管理工作，规范采购流程，明确职责权限，简化程序，提高工作效率，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标，确保物资供应的及时性和准确性，使所购物资质量可靠，价格合理，避免物资的超储积压，降低储备资金占用和采购成本，更好地服务于安全生产和经营，特制定本办法。

第二条本办法规定了材料、配件等物资计划的编制和实施采购以及验收、保管、发放和结算等基本规范。

第二章部门职责的划分

第三条物资供应科负责矿材料、配件的采购、验收、保管、发放和结算等物资供应管理工作。

第四条各基层队组负责各自需求计划的申报工作。

第五条各主管科室负责各自分管基层队组计划的审批工作。

第六条计划财务科负责全矿各单位经营指标的下达以及供应部门物资采购全过程的监督检查工作。

第七条监察审计科负责合同及合格供应商资质的审核，并监督比质比价的真实性、程序性。

第八条安全监察科负责劳动防护用品使用的质量跟踪及责任追究。

第三章物资计划编制管理

第九条计划的分类：

1、局代储代销材料、配件计划；2、生产、生活急需的材料、配件计划；3、月度材料、配件计划。

第十条计划申报流程：

1、属于局代储代销材料、配件的物资无需申报需求计划。

需求单位在使用代储代销物资时，提前3-5天按代储代销材料、配件需求计划明细表（详见表1、表2）的形式经单位主管、主管科室负责人审批后报至供应科计划员。

计划员联系相关业务人员组织货源。

2、需求单位领用物资低于岳城矿材料、配件最低储备明细表内物资储备量时，无需申报需求计划，经主管科室在耗料单上审批签字后方可领取。

领用量超出最低储备量时，按照材料、配件的分类方式（详见表3、表4）编制下月物资需求计划。

3、属于队组库房回收的物资无需申报需求计划。

需求单位每月18日前（逢节假日顺延）将各自库存情况以电子版形式报至物资供应科，供应科计划员根据报表综合库房情况进行汇总整理，将库存情况、装备物资分公司代储代销物资和矿最低储备物资于20日前以电子版形式下发各队组以便报当月需求计划。

4、装备物资分公司代储代销物资、矿最低储备物资和队组库房回收物资以外，其余物资需要申报需求计划。

各单位于每月26日18点前（含节假日、双休日），将需求计划按要求以12位编码分类进行网络系统报送至供应科。

（注：

所报物资有特殊要求的在网络计划备注栏里说明情况，否则视同等标准和要求采购。

）由供应科计划员按各自分管物资用网络系统上报沁秀公司。

5、属于生产、生活急需的物资需申报（急件）需求计划。

（详见表5、表6），经主管科室审核，由主管科室负责人和分管矿领导签字，交总会计师审核批准后报至供应科，由供应科计划员先对急件物资进行核实，确定后上报沁秀公司采购，对于沁秀公司不能按时采购到位和影响生产生活的，说明情况报总会计师批准后自行采购。

6、八位编码计划的申报：

需求单位申报八位编码计划时，统一按表格内容填写（详见表7、表8），经单位主管、主管科室及分管领导签字后上报供应科计划员，计划员核实无误后上报装备物资分公司进行编码追加。

第四章物资计划编制的要求

第十一条计划编制要求：

1、各单位对于当月需求计划中无编码的物资随当月正常计划在网络系统中申报。

需求单位申报八位编码计划时，一定要先查询系统，确认没有的情况下再新增，杜绝重复申报。

对于新增的物资，要认真落实物资的名称、规格型号和用途，材料编码至少给出前8位，配件编码至少给出前9位。

2、属于加工件的物资报送计划时，必须附带与计划相应的图纸，图纸内需说明所用加工物资材质及技术要求和参数等，否则不予受理计划。

图纸须经机电主任工程师审核，属生产用料经生产主任工程师审核后上报物资供应科。

属于吊挂管路类的加工件物资，供应科需对到货物资进行抽样送检，确保达到使用单位所需技术要求。

3、因工程变更或其他特殊原因，需求单位确需对已报出的计划作调整的，在接到工程变更通知的当日将单位主管审批的变更计划说明交至物资供应科。

4、物资供应科根据各单位需求计划和物资采购权限的划分，结合库存情况，分别编制需求计划和采购计划。

为防止形成新的积压，对于矿生产所需常用料，按不超一个月的消耗量进行储备；对于特殊用料按不超两个月的消耗量进行储备（明细详见岳城矿材料、配件最低储备明细表）。

5、为杜绝各单位滥报计划现象发生，避免造成库存积压，常用物资到货后，各单位按计划所报数量当月办理完物资出库手续。

属于代储代销物资的，需求单位应在代储物资到矿前先办理出库手续，防止造成新的物资积压。

6、各使用单位由于技术革新、产品升级、工艺改造等原因需报新材料、配件时，必须先消耗供应科库存物资和使用单位已报计划未到货的物资，以免造成新的库存积压。

第十二条物资到货时间：

1、统购物资：

主材类、辅材类、化轻类、机电产品类属于常用物资，于当月就可组织到货，金额较大或特殊物资需要通过招标和比价形式采购的于次月到货。

2、委托采购物资于次月10日前可组织到货。

3、配件类属常用物资需要1-2月时间，特殊物资采购需要半年时间。

4、属于代储代销常用物资5-7日可组织到货，无现货的特殊物资于次月可组织到货。

第五章物资采购计划的实施

第十三条物资供应科必须建立健全矿采购物资的合格供方档案，并对其进行动态管理，进行定期评价，合格供方的确定须经总会计师审批。

第十四条合格供应商的追加，由物资供应科对供应商的有效证件进行核对无误后，经供应科科长、总会计师和矿长审批后方可进行合格供方追加。

第十五条对于统购的物资，首先在系统的需求计划中报送，计划员要对各自分管的每一笔物资的去向掌握清楚，确认无误后经物资供应科科长、计划财务科科长和总会计师审核后上报沁秀公司，经沁秀公司审核后分别由沁秀公司和装备物资分公司进行采购。

第十六条对于委托采购的物资，采购实行供应商密封式报价方式，由物资供应科牵头，监察审计科和主管科室相关负责人共同比质比价调研论证后，经物资供应科科长和总会计师审批方可办理合同和采购事宜。

第十七条对于自购的物资，首先进行市场询价，采购物资单项合同估算金额达到招标条件的报监察审计科进行招标，除此之外的进行密封式报价。

第十八条对于需要去装备物资分公司或兄弟矿井提货的物资，在装卸、运输过程中，采购员或押运员必须现场监督，要求作业人员按章操作。

第六章物资的验收

第十九条以各单位所报需求计划为基础，到矿材料、配件由物资供应科、主管科室、需求单位共同验收，并对其验收结果负责，以3:

3:

4的比例进行责任分摊；设备的验收由物资供应科、机电科、计划财务科、需求单位共同验收；大型、重要设备的验收还需通知沁秀公司供应部和技术部参加。

第二十条对不具备检测条件的采购物资进行检验时，可以委托检验或要求供货单位出具国家认定的检测机构的质量检验报告。

第二十一条对于委托检验物资，要先送检，然后再根据检定结果办理相关手续。

第二十二条物资验收过程中，验收人员认真核对《材料、配件需求和采购计划》、《专项资金立项通知单》、《材料、配件资金汇总表》（详见表9）及《技术协议书》的相关内容，严格按照标准和相关检验规定进行验收，登记验收记录，记录应清晰、完整、准确，验收人员对其结果负责。

第二十三条一般物资要在三天之内验收完毕，大宗物资要求十日内验收完毕。

第二十四条检验中出现的不合格品，要进行标识、隔离存放和退货或更换，并形成记录。

第七章货款的结算

第二十五条物资验收入库后，业务人员必须取得采购物资的增值税发票（税率在合同中注明）、买卖合同、入库验收单和材料、配件资金汇总表（详见表9）等相关资料，方可办理结算手续。

第二十六条结算时，物资供应科先审核手续是否齐全、有效，核对发票和验收单内容是否一致，准确无误后，填写“物资到货结算通知单”（亦叫“采通”）转计划财务科。

第二十七条计划财务科按照买卖合同和材料、配件资金汇总表（详见表9）以及合同签订审核批示程序卡等凭证办理挂帐、付款手续。

第八章物资保管、保养

第二十八条库房应配备有效的消防器材、报警装置和干湿温度计等。

第二十九条物资检验合格后，要按类别、品种、规格、物理和化学性质的不同分区、分库归类存放。

第三十条物资码放要符合安全、方便的原则，便于检查和消防扑救。

第三十一条危险化学品要分类隔离存放，避免阳光直射、曝晒，远离火源、热源和电源。

第三十二条库内存放物资要进行标识，实行“四号定位”“五五摆放”和“三条线”，露天存放物资也应根据其性质做到上遮下垫、标志明显、材质不混、规格不串。

第三十三条库内要保持整洁卫生，做到“五净”（地面、墙壁、门窗、货架和货物干净）和“五无”（无积水、无虫害、无蛛网、无污垢、无灰尘杂草）。

第三十四条物资供应科要根据所管物资的贮存条件随时采取养护措施，使物资达“十不”（不锈、不潮、不冻、不霉、不变、不坏、不腐、不丢、不漏、不爆），以保证不降低物资的原有性能。

第三十五条在保管过程中出现的不合格品要标识隔离存放，以待处置。

第九章物资的发放

第三十六条物资供应科必须根据审批需求计划的数量和费用拨款本的资金额发放物资。

发放物资一律凭耗料单、调拨单，情况特殊时先发料后补办手续（保管每季度对未及时补办手续的单位进行统计上报计划员）。

第三十七条发料凭证必须印章齐全、填写完整、字迹清晰，并有相关单位人员的审批意见。

第三十八条物资的发放坚持“先进先出、易损先发、修复件先发”的原则。

第三十九条劳保的发放执行矿《劳动防护用品管理办法》中的相关规定。

第四十条物资发放的计量方法应与进货的计量方法一致，发料凭证上填写的价格以计划价为准。

第四十一条矿购物资计划价的确定，由物资供应科根据合同的结算价制定计划价。

计划价一经确定，任何单位和个人不得随意变更，计划价的调整在每年年初进行，必须经分管矿长或上级部门批准。

第四十二条物资供应科发放物资时要保证物资的质量和数量，不得少发和错发，并要日清月结。

第四十三条材料、配件发放必须以旧换新，以旧换新明细详见矿《废旧物资回收管理办法》中的附表2。

第十章物资的盘点

第四十四条物资盘点采用永续盘点、定期盘点和年终盘点，对物资的质量、数量、保管保养等情况进行认真检查。

第四十五条对库存物资边发放边盘点，核对物资帐、卡是否相符，每月对库存物资进行一次定期盘点。

第四十六条年末，对库存物资进行年终盘点，必须做到见帐就查，见物就点，查清库存物资和积压、超储、待报废及盘盈盘亏，保证盘点报表的真实可靠。

第四十七条对盘点中出现的盈亏、待报废及积压要查明原因，必须经分管矿长审批、计划财务科核实后方可做相应的帐务处理。

第十一章考核

第四十八条物资供应科牵头物资供应管理、矿储物资管理、代储物资管理的月度考核，考核结果纳入绩效考核。

第四十九条物资供应管理考核标准执行矿《绩效考核项目及标准》。

第十二章附则

第五十条本办法自下发之日起执行，原岳煤供字[2013]98号文同时废止。

第五十一条本办法由物资供应科代矿解释。