公文处理办法.docx

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公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条为加强榆阳区煤炭公司（以下简称公司）和中的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，制定本办法。

第二条公司、子公司的公文，是公司在实施管理和领导过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策,依法履行职责和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章职责权限

第五条公司综合办公室（党委办公室，下同）是公文处理的管理部门，主管公司、子公司的公文处理工作，并对公司各部门，各子公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

各子公司的综合部（办公室）应设专人负责公文处理工作。

第六条公司各级企业负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法，并加强对公文处理工作的领导和检查。

第三章公文种类

第七条公司、子公司的公文种类：

（一）决议。

适用于公司经会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员。

（三）公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）公告。

适用于公司向外宣布重要事项或者法定事项。

（五）通告。

适用于公司在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。

适用于印发有关工作制度，任免干部，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（八）通报。

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神，

交流重要情况。

（九）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（十）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十一）批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

（十二）函。

适用于商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要。

适用于记载会议情况和议定事项。

第八条公司公文的主要形式为公司文件、公司函、集团公司办公室文件、公司办公室函等;

第九条公司各类公文适用范围：

（一）公司文件。

用于向上级部门等上级机关报送请示、报告和意见；公布公司规章和规范性文件，对外宣布重要事项或者法定事项；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工作部署；奖惩有关单位及人员；公司和各子公司的有关人事任免事项，转发政府文件等。

（二）公司函。

用于向领导同志个人呈报报告性公文；向政府办公室报告交办事项的办理情况；向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；通知重要事项等。

（三）公司办公室文件。

用于印发公司有关工作制度、重要会议领导讲话、公司领导主持的重要会议的会议纪要；转发政府办公室及不相隶属部门的文件；向各子公司部署有关工作；印发公司事务类通知等。

（四）公司办公室函。

用于征询有关部门、各子公司对公司负责办理事项的意见，答复有关问题等。

第四章公文格式

第十条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简

称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签

发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

第十一条公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB\T9704-2012）国家标准执行。

第十二条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第五章行文规则

第十四条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条属于公司职权范围内的事务，确需行文的，应当自行行文或联合行文。

第十六条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）向政府等报送的文件，一般以公司名义行文（党务方面以党支部名义行文）

（三）对于各子公司的请示事项，如需以公司名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十七条向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）公司党支部、行政的办公室根据本级党委、行政授权，可以向下级党委、行政行文，其他部门和单位不得向下级党委、行政发布指令性公文或者在公文中向下级党委、行政提出指令性要求。

需经公司审批的具体事项，经公司负责人同意后可以由公司综合办公室行文，文中须注明已经公司领导同意。

（三）公司党支部、行政（除办公室以外）的各职能部门在各自职权范围内可以向下级党委、行政的相关部门发工作联系函。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

第十八条同级或同一层次的机关之间必要时可以联合行文,联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

属于党支部、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十九条公司内设机构除综合办公室外不得对外正式行文,可以“函”的形式与相关单位进行工作联系。

不相隶属机关之间一般以“函”商洽工作。

对不相隶属机关发送的公文，不得有指示性的内容。

第六章公文拟制

第二十一条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十二条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或者部门意见，力求达成一致。

（七）集团公司负责人应当主持、指导重要公文起草工

作。

第二十三条需要发文机关审议的重要公文文稿，审议

前由发文机关办公室进行初核；公文文稿签发前，应当由发文机关办公室进行审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十四条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十五条公文签发

（一）各部门报送集团公司领导签发的公文，应当做到：

1.符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的有关规定，以及集团公司有关公文处理的具体要求。

2.必须经本部门主要负责人审核。

主要负责人出差期间，由主持工作的负责人审核。

3.不得同时分送两位以上集团公司领导阅批。

4.送签的文稿应当为誊清稿。

（二）公文的签发，实行权责结合的原则。

1.以集团公司（党委）名义报送上级机关的公文，由集团公司董事长（书记）或董事长（书记）委托其他领导签发，董事长（书记）到外地出差时，由董事长（书记）授权，主持工作的其他领导签发。

2.以集团公司名义公布的规章、决定，贯彻集团公司工作具体方针、政策的重要工作部署，人事任免事项等，经集团公司分管领导审核后，由集团公司董事长签发；其他公

文，由集团公司董事长签发或总经理签发。

以集团公司综合办公室名义制发的公文，由办公室主任或授权副主任签发，重要公文报集团公司分管领导签发。

3.以集团公司党委名义公布的决定、规定，贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署，人事任免事项等由党委书记或党委书记委托其他领导签发。

其他公文，经党委书记授权，可由其他副书记、党委委员签发。

以集团公司党委办公室名义制发的公文，由党委办公室主任或授权副主任签发，重要公文报副书记或党委委员签发。

4.会议纪要由会议主持人签发。

如涉及其他集团公司领导分管的事项，会议主持人应批请相关集团公司领导核发或报请集团公司董事长签发。

5.审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示己阅知。

第七章公文办理

第二十六条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十七条收文办理主要程序是：

（一）签收。

所有报送集团公司（党委）、集团公司（办公室（党委办公室）的公文均由综合办公室统一接收。

接收公文时，综合办公室应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收。

对收到的公文应当逐件清

点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

集团公司领导和各部门直接收到公文，或参加会议后带回的材料，应当及时转交综合办公室按程序办理。

特别紧急的公文，可在办理的同时到综合办公室补办登记手续。

（三）初审。

对收到的公文应当进行初审。

初审的重点是：

是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

收文分为办件和阅件，对主送集团公司需要答复、汇报或反馈结果的公文为办件，需要送集团公司领导和有关部门阅知的公文为阅件。

（四）承办。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工

作需要确定范围后分送。

批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文应当明确办理时限。

承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

承办部门收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的，应说明理由并提出办理意见，经原批办的集团公司领导审定同意后，及时退综合办公室转送相关部门办理。

（五）传阅。

根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。

办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

1.公文的传阅顺序原则上按照集团公司领导的排序，传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。

如集团公司领导出差，注明后依次传递。

2.公文传阅过程中，集团公司领导批示有关部门阅处的，一般需待公文传批完毕后再转相关部门；时限紧急的，由综合办公室复印送承办部门先行办理，原件继续传批。

3.各部门要指定专人负责公文传递工作，每日及时和综合办公室搞好文件交接。

文件交接时，要严格履行签字等手续。

（六）催办。

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

1.综合办公室负责公文督办工作。

省市领导同志批示件和上级机关交办的公文，或征求集团公司意见的公文及其他需要回复、汇报、反馈结果的公文，集团公司各类会议议定事项需办理的公文，由综合办公室负责督办。

2.公文办理完毕后，主办部门要及时将办结情况告知综合办公室。

3.未能按时办结的公文，主办部门应及时与有关部门沟通，并向综合办公室说明情况；对上级机关交办的未能

按时办结的事项，由主办部门书面向上级机关作出说明，同时抄送综合办公室。

（七）答复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条发文办理主要程序是：

（一）复核。

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。

公文印制必须确保质量和时效。

涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

1.公文正式送印前，由综合办公室进行复核。

复核的重点是:

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

2.集团公司公文由综合办公室编号后送印。

3.集团公司公文的发文字号由发文机关代字、主办部门代字、年份和序号组成。

凡以集团公司（党委）名义发文，上行文编号榆能（党）字，平行文或下行文编号榆能（党）x发

（“x”为拟稿部门的缩编号）。

凡以集团公司办公室（党委办公室）名义发文，上行文编号榆能（党）办字，平行文或下行文编号榆能（党）办发。

会议纪要、送阅件的按年份累计编号。

4.公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定。

主办部门需要，须提出意见，由部门负责人签字后，报经综合办公室负责人同意。

5.公文印制时，排版的清样由拟稿人校对。

校对应消灭漏字、多字、错字等，对公文格式、排版清样等进行检查。

校对人应签署姓名。

改定的清样，由综合办公室付印。

印制好的文件要做到无缺损，版头鲜明，套印准确，裁切整齐，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

（四）核发。

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十九条转发上级机关和其他部门文件：

（一）对上级机关和其他平级机关的正式文件，可根据需要予以转发。

转发文件，应当结合工作实际，提出具体的贯彻要求。

（二）转发涉密文件应标注相应密级。

（三）下列文件不得转发:

各种绝密文件、资料；中央、省市领导同志未公开的内部讲话;规定限制阅读范围的文件;政策、法律、法规、重要措施的未定稿;其他不得转发的文件。

第三十条公文归档：

（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

公文办理完毕后，各部门应当及时退回综合办公室。

为了方便工作需要暂时由本部门保存的文件，根据《中华人民共和

国档案法》的有关规定，应当进行整理后，每年元月底前将上一年度的所有文件集中移交综合办公室统一立卷、归档。

（二）归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

承办人员应当根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料（包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等）整理后，送综合办公室立卷，个人不得私自保存应归档的公文。

（三）联合办理的公文，集团公司主办的，由综合办公室整理立卷；其他单位主办的，原件由主办单位归档，集团公司保存复制件。

（四）上级机关的公文，除绝密级和注明不准复印或翻印的以外，经综合办公室主任批准，可以复印或翻印。

复印或翻印时，应当注明复印或翻印的单位、日期、份数和发送范围。

（五）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖“集团公司复印件”证明章，并视同正式文件妥善保管。

（六）集团公司制定的可公开的规章、规范性文件等，应当履行相关审批程序后及时上网公布。

第三十一条集团公司公文在办理、管理、整理、归档等过程中，属于工作秘密（如省、市级领导重要批示件等）的文件，任何部门和个人在公文正式印发前不得私自复印、传抄和泄露。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取

保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十二条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十三条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十四条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机

关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别后，可以销毁。

销毁秘密公文，应当到指定场所由两人以上

监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记，销毁公文的清单，由综合办公室妥善保存备查。

第三十七条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当及时将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第三十八条集团公司公文含电子公文。

电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第三十九条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第四十条各子公司及其所属企业的公文处理工作，可

以参照本办法执行。

第四十一条本办法由集团公司综合办公室负责解释。

第四十二条本办法