浅议会计电算化环境下的内部控制.docx
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浅议会计电算化环境下的内部控制
*****大学
毕业设计
（毕业论文）
院系********学院
专业会计学
姓名*******
指导教师******
二○○五年六月十日
浅议会计电算化环境下的内部控制
【摘要】
会计电算化是会计工作的发展趋势，已有十几年的发展历史。
它由简单的数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，它使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来，提高了会计信息的及时性、正确性与全面性。
但在电算化会计进一步向深层次发展，给企业带来巨大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验。
例如，会计电算化后会计凭证变为以文件的记录形式储存在磁性介质上，核算无纸化，而现实中，储存在磁性介质上的数据容易被篡改，XX的人员亦有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，并且可以复制、销毁一些重要的数据而不留痕迹，造成较大的危害性。
因此，企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求，进一步完善企业内部控制制度是刻不容缓的事情。
本文就会计电算化系统的应用对内部控制制度的影响以及如何完善会计电算化内部控制制度作一些浅析。
关键词：
会计电算化；内部控制；计算机会计
【Abstract】
Accountantthecomputerizationisaccountanttheworkdevelopmenttendency,hadseveralyearsdevelopmenthistory.Itdevelopsfromthesimplevaluecomputationtothecomprehensivevaluecalculation,thentoaccountantwhichhastheartificialintelligencethemanagementinformationsystemstage,itcausesaccountantthepersonneltoextricatefromthearduousmanualcalculationreportform,enhancedtheaccountinginformationtimeliness,theaccuracyandtheintegrity.Butincomputerizationaccountantfurthertothedeepleveldevelopment,bringsthehugebenefittotheenterpriseatthesametime,alsogivestheenterprisetheinternalcontroltobringamoresterntest.Forexample,afteraccountantthecomputerizationtheaccountingdocumentbecomesbythedocumentrecordformstoresuponthemagneticmedium,calculation,butinthereality,storesuponthemagneticmediumthedataiseasilytamperedwith,withoutauthorizationalsohasthepossibilitythepersonnelglancesoverthecompletedatafilethroughthecomputerandthenetwork,andmayduplicate,destroysomeimportantdatabutnotthescar,createsthebighazardousnature.Therefore,theenterpriseoriginalinternalcontrolsystemhasnotbeenabletoadaptcomputerizationaccountantthesystemrequest,furtherconsummatestheenterpriseinternalcontrolsystemistheurgentmatter.Howpresentlythecomputerizationsystemapplicationaswellasconsummatesaccountantonaccountanttotheinternalcontrolsysteminfluencethecomputerizationinternalcontrolsystemtomakesomebriefanalyses.
Keyword:
AccountingbyEDP；Internalcontrol；
目录
中文摘要
英文摘要
前言-----------------------------------------------------------------------------------------
1
一分析当前会计工作的现状与发展趋势-------------------------------------------
1
二电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响----------------------
2
1计算机会计信息系统内部控制的特点--------------------------------------
2
2计算机会计信息系统内部控制的变化--------------------------------------
2
3计算机会计信息系统对内部控制特殊要求主要体现在以下几方面-
4
三电算化会计信息系统环境下内部控制框架的建立----------------------------
5
1严格机构和人员的管理与控制-------------------------------
5
2严格系统操作环境管理和控制系统---------------------------
5
3建立计算机房管理制度-------------------------------------
5
4建立健全的档案管理制度-----------------------------------
6
四电算化会计信息系统环境下内部控制的主要内容----------------------------
6
1系统开发与发展控制---------------------------------------
6
2管理控制-------------------------------------------------
7
3日常控制-------------------------------------------------
7
结束语--------------------------------------------------------------------------------------
9
参考文献-----------------------------------------------------------------------------------
10
致谢-----------------------------------------------------------------------------------------
11
前言
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称，是以电子计算机代替人工，实现记帐、算帐、报帐、查帐以及部分需由人工完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。
基于它本身的特点，与原始的帐本相比，具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。
它的使用可以节约大量人力、物力、时间。
内部控制是一个企业或单位为了保证其资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、方法和手续。
其在企业管理、会计和审计活动中占据着重要的地位。
内部控制关系到企业财产物资的安全和完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。
企业为实现既定的管理目标，必需建立起一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地发展。
随着企业信息化进程的发展，企业的内部控制制度也随之发生变化。
一分析当前会计工作的现状与发展趋势
随着电子信息技术的迅猛发展，企业利用计算机从事经营管理以及交易的方式越来越普遍，尤其是会计电算化的普及和网络传输数据的广泛应用。
以往单纯依靠报表、数据进行会计数据审核和进行会计控制的方法已经不再适应形势的发展。
随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和运用，会计电算化进一步向深层次发展成为必然趋势。
中国的财务软件（又称会计软件）起步于70年代末，经历了从自主开发、委托定点开发向标准化、通用化、商品化、专业化发展几个阶段。
财务软件经过二十年的发展，在应用上经历了从单项处理向核算型，核算型向管理型，管理型向财务、进销存业务一体化管理软件的发展;管理时序由事后记账和分析，向事中预警与控制、事前预测方向发展;管理模式则由分布式向集中式发展。
中国早期的财务软件是财务和报表处理软件，主要解决记账和报表处理效率问题。
到1993年，发展为包括账务处理、报表处理、工资核算、固定资产管理、材料核算、成本核算、销售核算、存货核算等模块的核算型财务软件。
之后各家软件公司基本是围绕工商企业的采购管理、库存管理、销售管理在发展。
1996年中国会计学会和用友公司联合举办管理型财务软件研讨会后，财务软件开始向预算控制、财务分析方面发展，典型应用是在账务处理基础上增加科目、项目预算管理和财务分析模块。
1998年用友UFERP--推出后，财务软件发生了结构性的变化。
财务软件的应用结构为:
总账、报表、工资、固定资产、应收账款、应付账款、成本核算、存货核算、现金流量表、预算控制与财务分析、资金管理、采购计划、采购管理、库存管理、销售管理，财务软件从部门级应用向企业级应用发展。
由于财务业务一体化管理软件的发展，财务软件在企业管理上实现了事中预警、控制、事前预测。
近年来随着市场竞争的日趋激烈，许多集团企业的财务管理模式开始由分布式管理转向集中式管理。
如证券、保险企业由于风险控制和资金管理的需要，财务软件模式转向集中式管理;而一些行政单位为适应财政预算管理的变革，也开始对其财务实行集中式管理。
可以说集中式财务管理在某些单位来说是一种管理发展的趋势。
这种管理模式在以前因网络、通讯技术的限制而无法实施，随着互联网技术的发展，基于网络计算，支持集中管理模式的财务软件开始出现在市场，并越来越受到希望采取集中财务管理模式的企业所喜爱。
二电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响
随着财务软件的不断发展，越来越多的企业开始尝试使用财务软件来进行日常财务管理。
企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化.，计算机引入会计信息系统后，内部控制本身呈现出新的特征，内部控制技术在系统管理和审计中的重要性大大提高。
了解和掌握计算机会计信息系统内部控制的基本要求，不仅是开发设计可靠系统的前提，同时也是使系统高效运行和管理的必要条件。
由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。
但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势。
1计算机会计信息系统内部控制的特点
在计算机会计信息系统中，内部控制的目标仍然是保证资产的安全性，数据资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及保证管理方针的实现。
但其控制的重点、方式、内容和范围有所不同。
（1）控制的重点转向系统职能部。
计算机会计信息系统实现后，数据的处理、存储集中于系统职能部门，因此内部控制的重点必须随之转移。
（2）控制的范围扩大。
由于计算机会计信息系统的数据处理方式与手工处理方式相比有所不同。
以及计算机系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等等。
（3）控制方式和操作手段由人工控制转为人工控制和程序控制箱结合。
在手工系统中，所有的控制手段一般都是手工控制。
在计算机系统中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增设一些存储于计算机程序中的程序化控制。
当然随着计算机应用的程度不同，程序化控制的范围也会有所不同。
一般来说，计算机应用的程度越高，采用的程序化控制也就越多。
2计算机会计信息系统内部控制的变化
计算机引入数据处理系统后，计算机会计信息系统呈现出不同于一般手工系统的特征，如数据处理的集中化、数据存储的磁、光介质化、可视审计线索减少、缺乏综合判断及推理能力和初始成本变大等。
计算机会计信息系统的这些特点，一方面使得审计中有些风险减少，另一方面也增加了许多在手工系统中较小的甚至不曾有的风险，从而使得加强计算机会计信息系统的内部控制成为任何实施计算机会计信息系统的单位都不可忽视的一项重要工作。
计算机会计信息系统中内部控制的一些变化主要有:
（1）差错的反复发生。
在手工系统中，发生差错往往是个别现象，而且由于数据处理缓解分散于多个部门，由多个人员完成，一个部门或人员的差错往往可以在下一个环节中被发现和要求改正。
所以一般而言，一定时间内数据中反复发生错误的可能性并不大。
但计算机系统处理的集中化，加之计算机运算的高速性，使得其处理结果一旦发生错误，就往往在短时间内迅速蔓延，使得多种文件、账簿，以至整个系统失真。
如果发生错误的原因在于系统程序和系统软件，则计算机就会重复执行同一错误操作。
（2）数据安全性差。
手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化。
由此对数据安全带来一定的威胁。
如XX的人员可以利用计算机浏览其他部门文件和数据，从而使得机密数据被泄漏。
另外，数据大量集中存储于磁、光介质中，一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件，就可能是全部数据丢失或者毁损;同时磁、光介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定的要求，从而增加了数据的脆弱性。
（3）对不合理的业务缺乏识别能力。
尽管计算机运行速度快、精度高，但以其代替人的手工操作的同时，也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑、不合理的及例外事项的判断和处理能力，因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制。
（4）输入差错的严重性。
有句话说的好，在信息处理过程中，“垃圾进，垃圾出”。
也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。
计算机会计信息系统处理的高速性和集中化，都使得这一问题更加突出。
另外，计算机会计信息系统的输入过程较手工系统多了一道程序，即:
需要将人类可读的数据转换为机器可读的代码形式，这一环节无论采用联机系统还是采用批处理系统都可能产生一定的错误，从而使得计算机会计信息系统输入方面的补偿控制更加必要。
（5）程序被非法调用篡改。
计算机完全依靠程序进行操作。
离开了程序，性能再好的计算机也像没有拐杖的盲人一样。
对程序的控制这一在手工系统中不曾有的控制手段在计算机系统中却至关重要。
如果对任何人接近计算机系统缺乏控制，则XX的人员也可以上机操作，改动程序。
同时对于经批准接近系统的操作人员加以限制也非常重要。
在历史上，无论国外还是国内，操作人员利用工作之便篡改程序达到非法目的的事件一直屡见不鲜，且禁而不止。
（6）系统现状与用户要求不相适应。
计算机会计信息系统的建立是一个复杂的综合过程，需要很多计算机和通讯技术知识，单纯依靠用户本身往往难以胜任。
所以一般要借助本单位或者专业公司的计算机专业人员的参与。
但我国目前的一个普遍现象是，计算机专业人员往往不懂会计与审计知识，而用户又对计算机知识知之甚少。
系统的开发过程只能由用户提出具体要求，由计算机专业人员进行相应设计。
由于用户和审计人员知识背景的差异，往往造成理解上的障碍，最终建立起来的计算机系统不能满足用户的真正需要。
总之，计算机会计信息系统中的风险有其特殊性，加强其内部控制的建设，比之手工系统更为迫切。
并且国内外的事实说明，虽然计算机系统中出现错误和舞弊的次数有所减少，但其每次所造成的损失程度有所增加。
如美国的一项研究表:
一般的银行舞弊案，每次造成的损失为10.4万美元，而计算机系统的银行舞弊案的平均损失为61.7万美元，计算机系统的每次舞弊案的平均损失是一般手工系统的6倍以上。
3计算机会计信息系统对内部控制特殊要求主要体现在以下几方面
（1）计算机的使用改变了企业会计核算的环境
企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。
会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。
随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。
因此，要保证企业财产物资的安全完整，保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠，达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更加重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，也更加复杂。
（2）计算机会计信息系统改变了会计凭证的形式
在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。
原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面资料减少了，有些甚至消失了。
由于电子商务、网上交易、无纸化交易的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的相关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作，有相当一部分变为由计算机自动完成了。
原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件或记录的形式储存在磁性介质上，因此，计算机会计信息系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
（3）计算机的使用加大了控制舞弊、犯罪的难度
随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，XX的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。
所以，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，而且计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失通常比手工会计系统更大。
因此，计算机会计信息系统的内部控制不仅难度大、内容复杂，而且还要有各种控制计算机的技术手段。
由此可见，计算机会计信息系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比，计算机会计信息系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。
会计实行电算化后会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式等，会计业务关系发生了一系列深刻的变化，因而过去的一套内部控制体系的局限性也日益显化，迫切需要建立一套新的，更加严密有效的会计内部控制制度。
手工会计系统中，会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上。
这种方式有较好的直观性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。
采用计算机处理后，会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上，从而失去了直观性。
另外，在手工会计方式下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对会计有关法规的理解和执行效果。
财务会计部门经过长期的实践，已积累了大量的经验，建立起一整套管理制度。
实现会计电算化后，许多传统的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。
这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度。
三电算化会计信息系统环境下内部控制框架的建立
手工会计电算化以后，严格的内控制度和系统正常、安全、有效的运行是会计电算化信息真实可靠的保证。
内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系，又要相互制约。
此外，严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。
国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，如果单位管理制度不健全或实施不力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。
如果企业一旦出现舞弊，损失巨大。
因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。
就目前我国开展会计电算化的应用现状来看，大部分还停留在一般应用水平上。
人们对于人员职责分工，数据备份和保管，软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足。
因此，强化内控管理，提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。
建立和完善电算化会计信息系统环境下内部控制可从以下几个方面进行：
1严格机构和人员的管理与控制
会计核算软件投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度.会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位可包括:
会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:
直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位.机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为.如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。
2严格系统操作环境管理和控制系统
操作环境包括系统操作过程以及系统的维护.操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件.如规定交接班手续和登记运行日志,规定数据备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防病毒感染.系统维护包括硬件维护和软件维护,硬件维护主要包括:
（1）定期进行检查并做好记录;
（2）在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录.而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
3建立计算机房管理制度
实行电算化以后,设立计算机房的主要目的是:
给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和数据的安全.具体措施包括:
（1）对进入机房内的人员进行严格审查;
（2）保证机房设备安全的措施.如机房防火规定等;（3）保证计算机正常运行措施.如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等;（4）会计数据和会计软件安全保密的措施.如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定;（5）修改会计核算
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