金色假日酒店采购部管理制度.docx

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金色假日酒店采购部管理制度

金色假日酒店采购部管理制度

金色假日酒店是由金三元新世纪投资有限公司开发，周边环境优美，空气清新，室内设备设施先进完善，是理想的旅游会议、休闲度假基地。

金色假日酒店位于妫川北路西侧总占地面积为28648.37平米，绿化率40%，车位总数60个。

　酒店拥有416间设备设施完善的标准间、套间、豪华套间等各式客房。

客房全部按照四星级标准装修，具有国内、国际直播电话、语音信箱、迷你冰箱、卫星电视和闭路电视演播系统，宽带接入等客房配套设施，24小时提供中西餐的送餐服务，为您提供无限便利。

房间内配套的客用品均按五星级酒店标准配备，高档、优质。

金色假日酒店经营理念：

　　吸纳世界酒店业先进管理精髓，融合东方文化特色，

　　坚持以人为本、诚信求实、开拓创新的经营理念，

　　打造精品商务酒店品牌。

1、采购主管岗位职责

2、采购员岗位职责

3、库房保管员岗位职责

4、采购司机岗位职责

5、物资采购计划制度

6、物资采购管理制度

7、物资入库验收制度

8、库房物资记账制度

9、物资存储管理制度

10、物资出库管理制度

11、供货商付款管理制度

12、库房防火管理制度

13、库房安全管理制度

采购部管理制度

采购主管岗位职责

1、在总经理领导下，负责全酒店物资采购供应工作，对总经理负责；

2、每天检查属下出勤情况，对迟到、早退、缺勤等现象，及时做出处理；

3、协助总经理制定有关物资采购供应等方面管理制度，并监督、带头执行；

4、根据酒店整体采购预算，协助总经理制定酒店整体采购计划，按采购计划进行物资采购；

5、了解市场信息，针对不同情况比值论价，以合理的价格采购物资，降低采购成本支出，节支增收；

6、与供货商建立良好的供求关系，确保酒店采购计划顺利完成及营业需要；

7、经常到营业部门和库房了解、掌握商品销售、库存情况，保证及时有效采购所需物资，更好地为经营服务；

8、监督、检查、处理采购人员索贿、受贿行为，与供货商建立平等互利的合作关系；

9、负责采购人员思想、职业道德教育及业务培训，努力提高采购人员职业道德意识和业务水平；

10、努力完成酒店营业期间急需的物资采购工作，确保营业部门营业需要；

11、完成总经理交办的其它各项工作。

采购员岗位职责

1、在采购主管领导下，开展物资采购工作，对采购主管负责；

2、掌握各部门营业情况及时为部门营业提供物资的需求，并熟悉各种物资市场供应相关情况，及时为部门营业提供服务；

3、熟悉酒店整体物资采购计划，按采购计划要求，完成各项物资采购任务；

4、履行采购业务时，要选择物美价廉、品质过关物资，适应酒店经营需求；

5、了解各部门营业需求，以营业需求采购适销对路物资，提高资金周转率，禁止盲目进货，造成滞销、积压；

6、积极与库房保管员协调，掌握物资库存情况，做到有计划、有步骤进货，保证库存量充足；

7、根据具体情况，优先采购各部门营业急需物资，以满足酒店营业需求；

8、严格遵守酒店财务管理制度，遵纪守法，不索贿、受贿，与供货商在平等互利的原则下进行业务合作；

9、购物发票必须随物资同步上交物资验收人员验收，禁止不符合财务要求发票进账核销采购支出；

10、完成上级交办的临时采购任务及其它工作。

库房保管员岗位职责

1、在采购部主管领导下，完成物资验收、保管、出、入库等各各项工作；

2、负责物资入库验收工作，把好物资质量验收质量关，对不符合验收、入库标准物资退回采购人员更换；

3、根据入库物资发票上物资名称、数量、规格、单位、价格等内容，履行物资入库手续；

4、经过验收的物资，履行入库手续，按照物资类别、性质等特点分类摆放、保管；

5、各部门营业急需物资，在办理验收、入库手续后，及时通知相关部门履行出库手续；

6、规范、有效的管理库房，具体负责各种物资保管和履行物资出库手续；

7、严格履行物资出库手续，随时做好物资出入库登记、统计工作，下班前对当天物资出库量进行汇总，交部门主管审阅；

8、协助部门经理和财务人员定期对库房内物资进行盘点，做到库房物资保管账和库房内实际存放物资数量相符；

9、各种物资进出库房，要根据进库先后顺序出库，即先进先出，后进后出的原则，防止商品长时间存放发生过期变质或因潮湿发生霉变现象；

10、注意库房内墙面、地面湿度及室温变化，防止发生虫蛀鼠咬、霉烂变质等现象；

11、严格执行库房安全管理制度，随时进行安全检查，发现安全隐患及时处理，确保库房安全。

物资采购计划制度

1、各部门根据本年度酒店经营对物资需求情况，年底客观地制定下年度物资出库计划，后勤部根据各部门年度出库计划，综合制定酒店年度物资采购计划和物资采购预算，上报财务部审核及酒店总经理审批；

2、酒店年度采购计划一式四份，自留一份，办公室、财务部审计部各一份，监督执行；

3、各部门根据实际营业物资需求量及部门小库房存储量，制定每月“物资出库计划”，月底前上报后勤部，后勤部根据各部门“物资出库计划”总需求，综合制定后勤部“月物资采购计划”，按计划进行物资采购；

4、后勤部根据各部门物资需求及库房定量留取物资库存数额，进行每月物资采购，避免造成货物积压；

5、库房物资存量不足时，由库房保管员出具《库存物资请购报告单》，部门经理审批签字后，交由采购主管或采购人员具体安徘物资采购事宜，补充物资库存数量缺额；

6、特殊情况下的计划外物资采购，由物资需要的部门经理以报告形式上报酒店总经理，经总经理审批签字后，后勤部负责组织计划外物资采购；

7、采购人员必须在平等互利的原则下，采购各种物资不得索贿、受贿或变相接受各种馈赠。

物资采购管理制度

1、后勤部根据酒店总经理批准的采购计划，具体组织采购人员进行市场调查，将市场调查结果汇总，上报部门经理审查确认；

2、根据物资品质、价格等因素，部门经理组织采购人员选择最佳物资采购供应目标，确定最佳物资采购方案；

3、采购人员按照物资名称、规格、型号、数量、单位等要求，组织货源，建立市场供求渠道；

4、大批量物资采购或长期需要的物资，可根据具体情况安排固定供货商，签定长期供货合同，以保证物资供应质量、数量、品种及供货要求，同时节约物资采购费用支出；

5、验收物资时，发现物资存在质量问题，采购人员要及时查明原因，更换符合质量标准的物资，否则，自行承担经济责任；

6、物资验收合格后，出具购货发票，与库房保管员办理相关物资验收及入库手续；

7、凭正规购货发票及库房保管员开具的物资入库单，填写支出凭证，采购主管和部门经理审核签字后，采购人员自行到财务部办理货款核销手续。

物资入库验收制度

1、库房保管员对采购人员购回的物资认真进行验收，有以下情况的不得入库；

（1）采购物资无正式发票或提供假发票的；

（2）物资与发票名称、规格、型号、数量等不符的；

（3）物资不符合营业质量标准要求或已经损坏的；

（4）物资过有效保质期的；

（5）采购食品原材料发生霉变的。

2、发票上的物资数量与实际物资数量不符的，但名称、规格、型号等内容相符，可按实际物资数量验收入库；

3、采购人员未按营业部门对设备、零部件等型号、功率要求击而采购的物资，不得验收入库，责令采购人员进行更换，无法更换时，由采购人员自行承担经济责任；

4、物资入库后，发现不符合物资入库要求，由库房保管员自行承担经济责任。

库房物资记账制度

1、库房保管员要建立保管明细账，根据财务管理要求对物资进行记载及核算，每月定期与财务部成本会计对账，年终报财务部审核、存档；

2、库房保管员记账时，要事先审核购物发票是否符合要求后，履行入账手续；

3、库房保管员根据库存物资编号、品名、品牌、规格、型号、单位以及存放位置编号等内容，编制库存物资分类信息表，报财务部备案；

4、库房保管员每月底编制库存物资进、出、存月报，上交财务部审核，备案；

5、库房保管员在月底将各部门所有出库单据上报财务部成本会计核准、入账，计算各部门当月物资成本消耗；

6、财务部根据酒店总经理批准的支出凭单、正式发票、库房保管员开具的物资验收入库背单凭据，为采购人员履行采购支出核销手续。

物资存储管理制度

1、采购人员所采购的物资经验收合格后，库房保管员根据采购人员提供的购货票列明的物资名称、规格、型号、单位、单价、数量和金额等项目填写入库单（验收单），入库单一式四份，自留一份，采购人员报销一份，出库部门一份，上交财务部记账一份；

2、通过库房保管员验收的物资，除部门急需或直拨部分外，一律入库保管；

3、根据物资分类分别入库，按固定位置摆放，摆放有条理、整齐美观，方便出库；

4、对所有易碎、变形、怕压物资，不得码放或倒放，一律摆放货架上保管；

5、凡库存物资，要按类建立物资存放登记卡，卡片固定在物资上，物资进、出库在登记卡上履行登记手续，结出库存余数，便于物资管理；

6、库房保管员要经常对库房物资、登记卡及账目进行核查，如发现账、卡、物不符，及时查对；

7、库房保管员每月底会同财务人员，对库存物资进行盘点，要求库存物资账卡、账物、账薄相符，根据盘点结果，编制库存月报，上交有在关部门审阅；

8、库房保管员要按库房物资最低、最高存储和营业消耗情况储存物资，不得出现物资短缺或积压现象；

9、除库房保管员正常验收物资所需外，任何人不得代为试用库房内物资。

物资出库管理制度

1、营业部门根据营业需要，每周整体出库两次，营业部门主管人员填写《物资出库申请单》，经主管经理批准签字后，到库房办理物资出库及履行物资出库手续；

2、出库部门必须当场清点所出库物资数量及质量，否则，出现差错，由出库部门自行承担经济责任；

3、部门出库少量和用量较少或库房不备库存的商品、物品时，必须提前两天向库房递交《物资出库申请单》，后勤部及时组织采购人员进行采购；

4、职能部门不得在库房出库与本部门业务无关的各种商品、物品，确有必要，必须经酒店总经理审批签字，方可办理出库手续，否则，库房保管员有权拒绝其出库请求；

5、营业部门营业急需且库房又不备库存的物资，可以在采购后直接领取使用，但库房与物资使用部门双方必须在物资使用当天履行出库手续；

6、认真执行先办出库手续，后付货的出库程序，严禁先行出库，后履行出库手续；

7、库房保管员有权拒绝白条出库和借用库房物品行为。

供货商付款管理制度

1、对固定供货商支付货款，实行按周结账制度，即每周由后勤部根据本周供货商供货情况，具体制定“付款计划”，经酒店总经理审批签字后，财务部为供货商准备货款；

2、为便于供货商付款统计，采取隔周支付方式为供货商支付货款，即上周货款本周结，本周货款下周结；

3、供货商自行持后勤部经理签字的支出凭单，到财务部经理处履行复核手续后，出纳员为其支付货款；

4、供货商必须凭正式发票领取货款，否则，财务部按规定扣除相应税金后支付货款；

5、为供货商支付货款时，遇有酒店开支、节假日休息，酒店将根据具体情况提前或压后一天付款；

6、在为供货商支付货款时间段，后勤部、财务部相关人员不得离岗或外出办理公务，避免影响供货商领取货款；

7、财务部必须提前按“付款计划”准备好货款，相关人员不得以任何借口拖延支付货款，更不得所要或接受供货商任何馈赠。

库房防火管理制度

1、库房内存储的物资要按规定码放整齐、规范，防火安全通话畅通无阻；

2、物资入库时，要仔细检查，防止物资中挟带火种，以免物资产生自燃；

3、库房内照明灯功率不得超过去时40W，物资堆放高度离灯泡距离不得少于0.5米安全距离，以免长时间照明引燃物资；

4、库房内不得点燃明火或堆放易燃易爆物品；

5、库房内禁止使用电暖气及其它电器设备；

6、库房内禁止吸烟；

7、库房内各种消防器材摆放明显位置，周围不得堆放物资，经免影响应急使用。

库房安全管理制度

1、无关人员未经允许，不得出入库房；

2、因工作需要进出库房人员，在有必要情况下，应无条件服从库房保管员检查；

3、库房内不准会客及带人参观；

4、库房不得代管私人物品，以免发生物资混乱现象；

5、库房保管员离开库房时，随手锁门，室内不得留置他人照看；

6、库房保管员不得将库房钥匙转交他人保管，否则，出现物资丢失事件，由库房保管员自行承担责任；

7、不得在库房内随意安装电源插座，电源线漏电或接触不良时，要及时维修，杜绝安全隐患；

经常检查库房内消防器材使用时效，发现不过期现象，及时到工程部更换，做好安全防范工作。