西软操作流程精品管理资料.docx

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西软操作流程精品管理资料

预订〈散客〉

预定→新建散客预定（快捷键：

Ctrl+N）

散客预订一般是指来自零星客人预订、上门散客、长住户以及来自协议公司（公司、旅行社、订房中心）等的预订。

一般而言，单个散客预订的订房数量比团队预订要少，具体需要根据酒店要求进行确定。

散客、分时卡预订基本步骤:

预定人姓名、到达日期、入住天数、房价码（散客为SKJ，分时卡为RAC）分时卡需手动修改房价为登记卡的价格,预定房类型、预定房间数、预定类型（散客选不担保，如有销售人员担保选择销售人担保并且在备注注明）、渠道（此项目必须填写正确！

）

渠道：

分为现金、签单、会员卡、免费、休息房以及分时卡.

预定人：

散客联系方式填写在预定单位项目内，公司担保签单要填写公关营销人员名字在预定人项目栏上，并且确认是否可以转账,在允许记账项目内选择可转账项目（√）,如不可转账,选项全关，并且在备注里面注明！

公司单位、订房中心预定基本步骤：

预定单位、网络订房客人姓名、到达日期及天数、公司单位名称或网络订房中心名称（选择正确后房价码会自动选择,不需手动选择）、预定房类型、预定间数、预定类型（如是签单或者公关营销人员担保选择正确，订房中心担保订单点订房中心担保）、渠道（签单或者订房中心一定要选择正确！

）

电话:

预定留联系方式全部在预定单位项目里面填写以便查询，不要打在备注内。

条件

项目

说明

1

到达日期

客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。

房类

预订房类，不选表示所有房类,单击该项空白处,可打开房类帮助。

预计房价

预计房价，可以在上下两个输入框中录入预计房价的范围。

2

宾客

对于有档案的客人,可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条件3一起作用价格。

若建立预订，该信息将直接带入预订单。

公司

对于有档案的公司,输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件3一起作用价格.若建立预订，该信息将直接带入预订单。

旅行社

同公司。

订房中心

同公司。

预定<团队>

预定→新建团队预定（快捷键：

Ctrl+G）

公司单位、订房人名称

公司单位（如是单位签单订房必须填写）

到达日期以及入住天数

房价码（选择单位后会自动跳转,如是会员卡或者散客分时卡等则需要手动修改为相对应的房价码，如是自定义价格选RAC门市价修改后选择相对应的优惠理由）

市场、预定类型、渠道同散客预定

注意!

主单内选择的房间数目不为有效正常预定房数,不占可用房，须做预留，预留房数为实际预定有效房间数!

预留:

住房日期（在团队主单时间段内都可以）

预留房型、房数、核对价格、房价码、市场码

分房:

选取预留房型、选择房号

项目→选显示可用房、干净房、脏房等，选择房号

其他同散客预定相同

预定可用房信息以及预定查询

主界面快捷键Ctrl+D或者点查询→客房可用与占用

预定查询快捷键Ctrl+U

输入条件框内输入名字查询

如需查询预定人或者电话点组合查询

登记入住

直接上门散客登记→选取客人所需要的房型、选定房号打开登记界面

入住客人姓名

如有协议公司则选择相应的公司在公司栏内

入住天数选择，如果是半天房则直接改退房时间，天数无法显示0。

5天

房价码散客选择SKJ（散客价）如果是公司选择好公司后会自动跳，不需要手动修改

价格会根据选择的房价码自动生成

预定类型根据登记类型选择

渠道,必须选择正确！

点击入住→入住成功

预定登记入住

快捷键Ctrl+U查询相应的预定房信息，名字无法查询可点击组合查询，输入查询条件

查询到预订后确认所有信息无误后点击入住→入住成功

团队预订入住

首先需要入住团队主单，团队分房

团队分房，点击分房

分房后可批量处理，选择需要操作或者入住的房间,点击相应选项

1.入住、取消、取消恢复，

2.团队付费:

选择团队支付的项目。

3.批量修改入住到达、离店时间、房价码等点执行

支付管理

根据所需要的项目打（√）

前厅收银<入账、结账>

散客账务处理主单界面：

现金押金入账操作步骤：

（1）、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口；

（2）、【代码】处输入现金的代码，【金额】处输入数量，单击〖入帐〗.

录入信用卡预授权操作步骤：

（1）、宾客帐务主单下,执行其他→信用或按快捷键ALT+F3,打开『信用授权明细』窗口;

（2）、选择【项目】（即信用卡类型），录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【水单号】等；

（3）、单击〖确定〗，信用授权明细窗口显示有效押卡记录；

图

（4）、在预订主单的【付款方式】、【信用限额】处可显示相应信息。

会员卡冻结录入押金步骤：

（1）、宾客帐务主单下，执行其他→信用或按快捷键ALT+F3，打开『信用授权明细』窗口；

（2）、按Ctrl+k，进入会员卡录入界面，输入会员卡号检索，输入密码；

（3）、项目栏会显示签单，授权额输入需要冻结的金额点击入账即可。

转帐

用于把客人帐务从一个帐户转到另外一个帐户,仅仅为前台帐户之间的转帐（前台帐户包括宾客帐、团队会议帐和消费帐）.

操作步骤:

（1）、帐务主单下,在需要转账的账目前打<√>;

（2）、单击〖转帐〗,弹出『转帐』窗口；

分帐

分帐用于把一笔帐，分成两笔，一般结合选帐、转帐、部分结帐等功能一起使用，完成某项业务.

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选取所需分账的账目。

（2）、单击〖分账〗，打开『分帐』窗口。

（3）、【请输入拆分后金额】处，输入金额。

（4）、单击〖确定〗,目标帐目自动拆分成两笔，如下图所示.

部分结账:

在需要结账的账目前打√（按Ctrl可多选）,点结账即到部分结账，注意！

此结账不会退房（较适合分时卡或提前付款）

提前结帐

如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天结算,可以选择“提前结帐至”功能。

操作步骤：

（1）、帐务主单下,单击〖结帐〗，弹出『选择结帐方式』窗口,供操作员选择结帐方式;

图

（2）、单击选择“提前结帐至”，默认结帐至客人的离开日，可手工修改结帐至的时间；

（3）、单击〖确定〗，弹出费用预收提示框；

图

（4）、核对正确后,单击〖确定〗，弹出『结帐』窗口，【代码】处输入付款方式代码，【金额】处，系统自动显示结帐款金额，收款后，单击〖入帐〗；

（5）、弹出『帐单』窗口，选择是否打印帐单;

（6）、系统提示是否关闭允许记帐功能及帐号的接口,根据实际情况进行选择；帐务主单只显示“预收房费"明细。

图

注意:

提前结帐后，客人状态还是I。

临时挂帐

客人先退房，帐稍后再结的情况在酒店业务中也是时常发生的，系统中使用临时挂帐功能处理。

操作步骤:

（1）、帐务主单下,执行帐务处理→挂帐；

（2）、弹出『结帐提示』窗口；

（3）、根据所需加收房费；

（4）、选择后，系统将提示:

“是否确信要将Fxxxxxxxxx临时挂帐”。

（5）、单击〖是（Y）〗，宾客状态由I转化为S。

临时挂帐中涉及的帐务处理方法基本同普通客人.

注意：

临时挂帐后，客房状态由在住→脏房，但房间所有的帐均保留,且可进行其他相应的帐户处理，如冲帐、转帐等。

挂账如是信用卡授权必须记录

结账退房

退房结帐

●人民币现金结帐操作步骤：

（1）、帐务主单下,单击〖结帐〗，一般会弹出『结帐提示』窗口,如下图所示.结帐提示一般会提示一些结帐前要处理的事项，如事先做了定义帐户、有未传达的留言、未归还的租赁物品,或在预订主单的附加信息中输入了【结帐提示】等。

查阅完毕后，〖退出〗，可能有以下几种情况:

1、离日为本日，结帐时间早于酒店规定的加收半天房费之前，直接弹出『结帐』窗口；

2、离日为本日，结帐时间迟于酒店规定的加收半天房费的时间,则弹出半天房费加收窗口，选择是否加收，再结帐。

③、离日为本日以后,弹出『选择结帐方式』窗口；

（2）、选择房费加收情况，单击〖确定〗,进入结帐窗口；

（3）、一般系统默认现金结帐，如下图所示（但若客人入住时押了卡，系统的默认付款方式即为信用卡结帐）.查看结帐款金额，收款后，单击〖入帐〗；

（4）、弹出『帐单打印』窗口，选择是否打印帐单。

信用卡结账:

其他步骤同现金结帐，重要区别在『结帐』窗口处理上。

若客人已押卡，结帐时『结帐』窗口默认用卡结帐；若临时换其他卡结帐，请在【代码】处按F1打开『代码帮助』窗口，选择对应的付款方式，【金额】处，系统自动显示结帐款金额，输入【卡号】，单击〖入帐〗，弹出帐单……（处理同现金结帐，不再赘述）.

会员卡结账：

其他步骤同现金结帐，重要区别在『结帐』窗口处理上.

结账时在结账窗口输入Ctrl+K输入卡号xxxxxxx检索选定确认，输入密码,确认结账金额点击入账即可。

分时卡结账：

其他步骤同现金结帐,重要区别在『结帐』窗口处理上.

结账代码选择相应的分时卡优惠卡即可,分时卡结账建议使用部分结账先结掉相对应的房费即可。

签单结账:

其他步骤同现金结帐，重要区别在『结帐』窗口处理上。

点击账号会到账号查询窗口

主单位置选择AR帐,状态选择所有，在模糊或则名称输入单位名称查询点击选择正确的协议账户，双击账户确认金额账户是否正确然后点击入账（注意!

前面有数字号码的为会员卡！

切忌不要选错！

）

入账代码注释:

1.房费、半日房费、都为房费入账

2.礼宾部代收有租车费

3.押金现金入款（收取客人现金押金入此项,需打印押金单）

4.押金现金退款（本人本班次情况客人换押金方式使用.例:

现金改信用卡退现）

5.现金付款（客人预先支付现金消费款或者结账付款,未开押金单的入此项）

6.现金退款（客人结账退房或者部分结账或退款退还客人现金，入此项）

7.信用卡（客人使用各种银行卡、信用卡直接消费或者预授权完成入此项）

8.各种类型分时卡（例：

贵宾楼分时卡、2新贵宾楼分时卡、迎宾楼分时卡、周末惠宾卡等）

9.会员卡、签单等。

联房结帐:

●所有联房客人一起结帐操作步骤：

（1）、找到联房某一成员，打开其帐务主单,窗口左上角显示与该客人联房的所有人员。

深蓝色选中的为当前要处理的宾客。

（2）、单击选择“同行客人帐务”，单击〖结帐〗,按照普通客人结帐流程即可完成联房客人批量结帐。

●部分联房客人一起结帐操作步骤：

（1）、找到联房某一成员，打开其帐务主单；

（2）、执行文件→部分帐户，打开『部分帐户』窗口,单击多选需要结帐的客房；

（3）、单击〖确定〗,帐务主单显示“部分帐户帐务”，选择它，单击〖结帐〗即可。

图

注意:

要退回到所有联房客人窗口，只需再执行一次文件→部分帐户,将“部分帐户”前面的勾去掉即可。

团队结帐：

相对散客结帐，团体结帐要复杂一些，因为团体帐务由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分,也即我们系统内的团体主单帐务和团体成员帐务。

只有当成员主单和团体主单的状态都是“O”时，团队结帐才算完成。

系统将团队主帐、成员帐务显示在同一帐务窗口下。

团队主帐：

帐号为Gxxxxxxxxx或Mxxxxxxxxx；成员帐务:

每个成员帐号下，都有系统自动生成的团队付费子帐户，成员的帐务处理基本同散客一致。

整个团体帐务：

团队主帐和所有成员帐的合计.

●团队结帐基本流程：

查询团队

成员帐务

非零帐务

成员结帐

查看团队

主单帐务

团队主单

结帐

操作步骤:

（1）、宾客列表下,查找到目标团队,双击打开团队帐务主单；

（2）、查看非零帐务成员，为成员结帐，成员结帐方式与散客相同；

（3）、单击选择“整个团体帐务”，结帐，即可将结帐成功。

●团队成员帐务一起结帐

团队、成员帐务一起结算，只需选择“整个团体帐务”，点击【结帐】即可，打印帐单时可以选择分帐号打印，每一个有帐务的帐号可以打印一张帐单。