秘书英语综合练习与复习.docx
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秘书英语综合练习与复习
秘书英语综合练习与复习
江苏广播电视大学外语系
秘书英语课程的教材是由“中南工业大学出版社”出版的《SUP秘书英语》一书。
该书共分三个章节，分别从文秘人员的日常工作规范、常见文件类型以及应用文体的写作等方面进行讲解。
其中第一部分“SecretarialJobsAndDuties”，与第三部分“SecretarialEnglishWriting”是学习和考核的重点内容。
秘书英语的考核的平时成绩占20%。
平时作业由任课教师自行布置，严格打分。
期末考试成绩占80%，由江苏电大外语系统一命题。
考核以简答题和写作为主，考察与文秘工作相关的理论知识以及常见应用文体书写技能。
常见的题型有：
Ｉ. Givebriefanswerstothefollowingquestions
即简答题。
题目紧扣教材，涉及文秘工作基本的理论知识和文秘工作中的常见问题。
考察点多来自课本的第一部分：
Pre-readingQuestions。
例如：
What’stheElectronicMail?
参考:
Electronicmailisaformofmessagetransmissionbywhichyouproduceanywrittenmessage:
letters,reports,graphicsetc.,onacomputerorwordprocessorandsendthematanytime,usuallyovertelephonelinestoacomputer“Mailbox”,or“File”inanothercomputerterminalanywhereintheworld.
有时考核的内容是一个问题的某一个方面。
例如：
Whatarethegoodtelephonemanners?
考察什么是良好的电话礼仪。
就可以将题目拆分为“Whatarethegoodtelephonemannerswhenmakingaphonecall?
”
参考:
Agoodsecretaryshould
（1）Besureofthecorrectcodeandnumberbeforedialing.
（2）Afterdialingthenumber,waituntilthecallisconnected.
（3）Ifyoumakeamistakewhiledialing,replacethereceiverforashortwhileandthenstartdialingagain.
（4）Whenthepersonanswers,saywhoyouareandtowhomyouwishtospeakandtheirextensionnumber,ifyouknowit.
（5）Ifyouareconnectedtoawrongnumber,remembertoapologizeforit.
（6）Aphonecallshouldalsobeplanned.Preparethecallbeforedialingthenumber.
也有些题目的回答并非一定拘泥于教材。
学生可以自己发挥，表达自己的见解。
例如：
WhatmakesagoodPAorsecretary?
参考:
Agoodsecretaryisrequiredtohavegoodeducationalbackground,professionalsecretarialtraining,capabilityofspeakingseverallanguages,communicationskills,senseofresponsibility,andpleasantmanners,etc.
练习：
1.Asasecretary,howtocreateafavorableimpressionoftheorganizationonthevisitors?
2.Whatisafilingsystem?
3.Ifyourbossistravelingabroadforbusiness,whatwillasecretarydoinpreparingarrangements?
4.Whataregoodtelephonemannerswhenansweringthetelephone?
5.Whataregoodtelephonemannerswhenmakingatelephonecallabroad?
6.Whataregoodtelephonemannerswhenmakingthetelephoneinbusiness?
7.Whatshouldasecretarydoinordertoestablishapositivetelephoneimage?
8.Whatshouldasecretarydoinarrangingappointments?
9.Howtoreceiveavisitorwithanappointmentorwithoutanappointment?
10.Howtoprepareaconferencebeforethemeeting?
11.Howtoprepareaconferenceduringthemeeting?
12.Howtoprepareaconferenceafterthemeeting?
13.Whatisanagenda?
14.Whataretheitemsandtheirorderinmostagendas?
15.Whatarethemostpopularformatsforbusinessletters?
II.TranslatethefollowingletterintoChinese.
该项所选的英语短文均以课本中的商务信函或电子邮件为例，意在考察学生对于一般商务信函的阅读以及理解能力。
例如：
BeijingYouthTravel
No.86,FuchengmenSt.
Beijing100077
7June,2006
DearSirs
WewouldliketobookaseatonflightCA9763,departingfromCapitalAirport,Beijing,at7:
50onthe3rdofJuly,andarrivingatNewYorkKennedyAirportat20:
35localtime.
TheticketisforBeijingtoNewYorkonly,andtheclassisEconomy.ThepassengerisMacow,L.Pleaseconfirmthebookingassoonaspaymentismade.Paymentwillbecheque.
YoursFaithfully
LiYang
在答题时，应当考虑到中英文信函在格式上的不同，可以按照中文信函的格式进行翻译。
译文参考：
先生：
我们希望预定一张7月3日早晨7：
50分从北京首都机场起飞，当地时间20：
35分抵达纽约肯尼迪机场的CA9763次班机经济仓的单程机票。
旅客姓名Macow,L.我们将用支票支付票款，请您在收到付款后确定机票预定。
谢谢。
李阳
2006年6月7日
任课教师和学生应认真学习理解教材PartI和PartII中的示范信函，注意翻译时中英文信函格式的转换，以及语言的组织。
要求格式正确，内容准确，语言流畅简洁。
III．Writeanotebasedonthegiveninformation.
该项考察的是学生对于重要应用文体——便条的书写。
便条与书信类似，一般包含日期、称呼、正文和署名。
但是二者也有区别。
便条中省去了收信人和寄信人的地址，在格式和内容上都更加简单。
考试要求利用给出的信息完成一则便条的写作，要格式正确，内容清晰，表达准确。
例如：
Bob想请唐小姐帮助他预订一张6月20日从广州开往上海的123次特快列车的车票。
请你以Bob的口气给唐小姐写一张便条。
参考：
June.8
DearMissTang,
Pleasereservemeaseatinthe123expresstrainleavingGuangzhouforShanghaiat8:
50a.m.onSundayJune.8.Youcanchangetheexpensesentailedtomyaccount.
Withkindestregards.
Bob
练习：
（1）Youwanttoarrangeameetingwithyourcolleague,Mr.Anderson,totalkabouthistriptoShanghai.
●Writeanotesaying:
A）Whenandwherethemeetingwillbe;
B）Whatyouwanttotalkabout.
●Writeabout40words.
（2）Aforeigncustomerwillarrive.
WriteanotetoMissJin,yoursecretary;
a）Askinghertomeetthiscustomer;
b）Sayingwithwhomandwhenthecustomerwillarrive.
Writeabout40words.
（3）Youaregoingtochairanannualsalesconference.
●WriteanotetoMr.Smith,SalesManager
A）Askingforlastyear’ssalesfigures;
B）Sayingwhenandwhyyouwantthem.
●Writeabout40words.
（4）MrSmith,yourboss,toldyoutoaskMsLitoattendasalespresentationonanewproduct.
●WriteanotetoMsLi:
a）Sayingwhowantshertoattendthesalespresentation;
b）Informingherwhenandwherethesalespresentationwillbeheld.
●Writeabout40words.
（5）Youhaveanimportantexamination,butyouhaveunfortunatelyfallenill.Writealettertotheteacherexplainingthesituationandrequestingapostponementoftheexamination.
（6）YouarePeter/Mary.Youhadapartyatyourhomerecently,butyouunintentionallyneglectedtoinviteaclosefriendofyours――Victoria.Writeheranoteapologizingforthisandexplaininghowthemistakecameabout.
（7）YouhavemadeanappointmentwithProf.Snydertotalkaboutyourbookreportinhisofficetomorrowmorning.Butforsomereasonyoucannotkeeptheappointment.Pleasestateyourreasonandexpressyourregretforbreakingtheappointment.
（8）Youareauniversitystudentanddissatisfiedwiththecanteenserviceoncampus.WritealettertothePresident,complainingaboutthecanteen’sdishesandservice.
IV.Writeanoticeusingthegiveninformation:
该项要求学生利用所给的信息完成一则通知（告示）的写作，要求格式正确，内容清晰，表达准确。
告示是一种文字简短的应用文。
公司、学校或企事业单位可利用告示向公众告知某一事请或事件，通常张贴在公共场所。
英文告示一般用Notice作标题，写在正文上方正中部位，英文告示一般由以下四部分组成：
1、标题（Headline）
2、正文（Body）
3、落款（Inscriber）
4、日期（Date）
学生应掌握英文告示的两种书写格式。
格式一：
Headline
Date
Body
Inscriber
例如：
执行委员会通知：
考虑到部分成员缺席，明年的工作计划讨论会推迟到12月15日举行。
12月3日
参考：
Notice
Dec.3rd
ThisistonotifythatthediscussiononworkingplanforthecomingyearwillbepostponedtotheDec.15th.owingtoacertainmembersofthecommitteebeingabsent.
ExecutiveCommittee
格式二：
Headline
Body
Date
Inscriber
例如：
公司茶话会
日期：
4月5日
时间：
下午3：
00
地点：
员工游乐中心（StaffRecreationCenter）
欢迎所有员工参加。
参考：
CompanyTeaParty
Date:
April5（Friday）
Time:
3:
00pm
Place:
StaffRecreationCenter
Allstaffareinvitedtoattendthecompanyteaparty.
Guestswelcome.Comeandenjoyyourselves!
MaryLin
March25th
练习：
（1）图书馆办公室通知：
图书馆开放时间从9月20日起改为：
早7：
30——11：
30下午：
1：
30——5：
30
（2）外语系通知
英国民俗讲座（EnglishFolklore）
报告人：
ElizabethJones教授，Columbia大学社会学系
时间：
2004年一月五日星期一下午两时
地点：
视听中心（Audio-visualCenter）206房间
请外语系师生准时出席
（3）学生会通知：
讲座：
计算机在医学领域的应用（applicationofcomputersinmedicine）
报告人：
ProfessorJ.Martlew
时间：
周三下午2：
30
地点：
科学厅（ScienceHall）
（4）工会通知：
国庆节即将来临，放假7天。
10月8日照常上班。
（5）校学生会通知：
5月4日（周三）下午两点在新校区体育馆举行外语系对新闻系的篮球赛。
请广大同学前往观看。
（6）总经理办公室通知：
请各部门经理明天上午8：
00准时到会议室开会，商讨明年新项目开发事宜。
（7）以外语系的名义拟写一张要求涉外文秘专业（InternationalSecretary）学生听外籍教师SharonSmith作“HowToBeAProfessionalSecretary”的讲座的告示。
1）时间：
早晨9：
30
2）日期：
5月10日
3）地点：
学校礼堂
4）报告人：
SharonSmith
5）题目：
HowToBeAProfessionalSecretary
（8）学生会通知：
请学生会全体成员今天下午2：
30准时到会议室开会。
V.Writealetterbasedonthegiveninformation.
该项考核学生对于英文商务信函的书写。
英文商务信函是公务活动中常见的一种交际形式。
要求各是正确；语言清晰，简明；表达准确。
英文商务信函一般由以下几个部分组成：
1、信头（Letterhead）
2、日期（date）
3、对方地址（insideaddress）
4、称谓（salutation）
5、信函内容（bodyoftheletter）
6、结尾敬语（complimentaryclose）
7、签名（signature）
英文商务信函的书写格式有三种：
折衷式（ModifiedBlock）、全平头式（FullBlock）半平头式（Semi-block）。
考试对字数的要求一般在100-150字之间。
考试的形式有两种。
一种是直接规定写信的内容，要求学生按照所给内容写信。
例如：
以江苏广播电视大学外语系秘书的名义给SharonSmith小姐写一封信，告诉她对英语老师岗位的申请已经获得学校人事部门的批准，并于今年9月份开始任教。
寄信人地址：
SallyWhite,
EnglishDepartment
JiangsuRadioandTVUniversity
No.399,JiangdongBei-luRoad,
Nanjing,210036
收信人地址：
MissSharonSmith
No.29,ZhongshanRoad,
Nanjing,210000
参考：
EnglishDepartment
JiangsuRadioandTVUniversity
No.399,JiangdongBei-luRoad,
Nanjing,210036
March19,2006
MissSharonSmith
No.29,ZhongshanRoad,
Nanjing,210000
DearMissSharonSmith,
YourrecentapplicationforthepositionofEnglishteacherhasbeenreceivedandapprovedbythePersonnelDepartment.Yourabilitiesandexperienceseemsuitabletotheneedsofouruniversity.WecanofferyouthepositionbeginningfromSeptember.
Ifyouchoosetoacceptouroffer,pleasecontactthePersonnelDepartmentbeforeJune30.
YoursSincerely,
SallyWhite
也可以是将阅读与写作相结合，给出一篇书信，要求学生在阅读的基础上写回信。
例如：
阅读以下所给信件，并以求职单位的名义给写信人回信。
约定7月25日上午9点在Swarovski公司北京代表处办公室面试。
10GulouStreet,#301
Beijing100036
July12,2006
TheSalesManager
SwarovskiAsiaLimited
BeijingRepresentativeOffice
Room506,JingGuangCenter
Beijing100020
DearSalesManager,
SalesRepresentative
IwouldliketobeconsideredforthepositionofasalesRepresentativewithyourorganization,asadvertisedin“ChinaDaily”onWednesday，July8.
Asarecentgraduateofaforeigntradeprogram,I’vehadup-to-datetraininginmarketing.Additionally,severalofmyclassresearchprojectsweredoneonconsumergoodsandconsumerdemands,soIhaveagoodknowledgewhichisrelatedtoyourbusinessline.
WhichIhavenotworkedfulltimeinthiscapacity,Ihavehadsomevaluableparttimeexperience.Thepart-timeexperienceasasalespersonattheGreat-RiverHotelhelpedmedeveloplisteningskills-listeningtotheneedsofcustomersandthensatisfyingthem.Furthermore,IlearnedtocommunicatewellwithEnglishspeakingcustomers,oftenhavingrepeatcustomersaskformeastheirserver.Thisabilitytorelatewelltocustomersisavaluedtraitforyoursalesrepresentative.I’vealsolearned
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