高效召开会议.docx
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高效召开会议
有沒有发现？
你有一半的时间都浪费在……
开会？
！
盘点你的会议成本
算算看，你一周内总共：
•开了几个会？
•为会议花掉多少时间？
•因为开会达成几项共识？
•因为开会完成几个结论？
•因为开会加了多久的班？
•因为开会失去多少关键时刻？
•因为开会Delay多少工作？
为什么要开会？
开会让你…
•小组面对面沟通
•众多讯息一次交流
•融合意见凝聚共识
•分派工作，公平合理
但开会也让你…
•工作时间被分割
•人多口杂，讨论耗时
•晚上加班
•特殊问题还是个别沟通
•没有产能
•别人发言比自己开口多
•Delay重要工作或客户
开会有什么意义？
一家公司的开会效率与执行力决定了企业的竞争力
每个人都在开会，但如何才能开好会？
为什么有这么多会要开？
•现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
•工作时数越长，开好会企业更显重要
•现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
•工作时数越长，开好会企业更显重要
etMeeting调查结果：
美国上班族
每周平均参加十个会议
约占每周工作时间一到一天半
经理人每周有一半以上时间在开会
57%的上班族开会前心情紧张
上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的
•
靠开会也可以赚钱
•日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！
•精准计算会议成本：
会议成本=人数x时间x薪资单价
会议报酬率=会议成本：
会议效益
•日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！
•精准计算会议成本：
会议成本=人数x时间x薪资单价
会议报酬率=会议成本：
会议效益
现在最Hot的开会方式
产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~
主流一：
行动会议
只要有需要，到处都可以开会
办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求
•主流二：
虚拟会议
利用电话进行跨国会议
利用虚拟视讯，打破会议的时空限制
现在最In的动脑会议守则
因为没有人像每一个人一样聪明』，所以：
一、不要想过头
二、脑袋大接力
三、给自己海阔天空的发想
四、保持动脑不断电
※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则
别人怎么开会？
IBM怎么开会？
实例：
IBM
•网上预约会议室
•与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久
•正式会议
•会议时间延长，会出现警示音提醒
• 在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，
决定了公司的竞争优势
CEO怎么开会？
CEO怎么开会？
•So-net˙李岳奇：
关键在最后十分钟
会议法宝：
笔记型计算机
会议要诀：
会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。
–鸿海精密˙郭台铭：
会议条列，会后贯彻执行
会议法宝：
白报纸+海报架
会议要诀：
一条一条写下再明确
不过，更不会有模糊的争议空间。
–联强国际总裁˙杜书伍：
利用视讯随时参与国内外正在举行的会议
•中国商银总经理˙蔡友才：
不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议
•奥美广告前董事长˙庄淑芬：
大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意
•智邦科技副总经理˙林子超：
圆形会议室，鼓励「没大没小」
•麦肯锡副董事˙林绍婷
每一位员工都有表达不同意见的义务
『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂
•会议前置：
Ø测试简报系统运作
•会议开始：
Ø报告背景（Briefing）
Ø动脑时间（40分钟是脑力激荡的上限）
Ø中场休息（整理并挑出几个值得讨论的idea）
Ø最后讨论，去芜存菁
•会议结束
宝侨家品怎么开会？
「议后速决，决后速行」~P&G
✓事前议程规划清楚
✓利用信息系统开跨国会议
✓会议主持人开宗明义说明结论与议程
✓把事情说清楚，Alliance！
✓申请一个项目网络空间，将数据归档
✓开设「会议」檔，决议内容、执行人、执行日清清楚楚
✓事后纪录明白，会议记录成为行动方案
日本人怎么开会？
日本大肆展开会议革命
•会议目的：
节省成本、加快决策速度、更有创意
•会议革命：
1.废除不必要的会议
2.排除不需与会的主管
3.强调准时开始、结束
4.重视开会结论
5.提高会议生产力，强化企业竞争力
丰田汽车办公室标题：
开会要有实际效果
只开有实际效果的会议
准时开始，最好一小时内结束
重点在实际行动
日产营收大跃进
强调「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部门会议
•不请决策者参加，以免影响讨论方向
•时间以「分」为单位清楚划分
•会议有「保密协议」，不分职位高低畅所欲言
•让员工接受「会议召集人」的专业训练
•会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行
「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出
日本企业开会诀窍
•WatamtFeedService：
速会、速决、速做
•花王企业：
开放空间开会
有机动性、信息快速共享、实时决策
•２１眼镜联锁店：
不开会代替开会
以电子会议节省会议时间
•日本甲骨文：
双色会议室，两种使命感
红色房间通知加级、升官；青色房间作为讨论与训话场所
•葛利佛国际：
透明会议室，效率无障碍
透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率
你该怎么开会？
开会前
6项准备
开会前的重要步骤有哪些？
1.先决定会议希望达成的结果
2.想想会议是否有必要召开
3.邀请适当的人出席
4.准备背景资料
5.设定会议纲领及时间表
6.预先设想可能的冲突
开会中
3大陷阱
开会时要克服哪些状况？
1.一进会场士气散漫，没有参与感
2.偏离主题
3.点子干枯，鸦雀无声
开会后
3项追踪
开会结束时要回顾哪些重点？
1.行动项目
2.决议
3.开放议题
日本人钻研开会的战略
教你怎么开会开出竞争力
参考一：
会议规则
•仔细倾 听 他人发言
•主动 思考 问题在哪里
•为他人打气并 提案
•贡献如何『打胜仗』的 智慧
•互相 咨询讨论
•根据 事实
•先做 做 看
参考二：
改革会议重点
改革会议三大重点
•紧张感：
没有紧张感就不是会议
•沟通：
拿出一决胜负的态度唇枪舌战的讨论
•决定未来发展的『创造性』
参考三：
改革会议项目
•领导作风
•掌握会议重要决策的关键时刻
•藉思考法、基础技术、工具等活化组织，提升思考性会议
3思考：
从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法
3基础：
参与态度、结构化、本质化
3工具：
逻辑树、矩阵排列、过程分析
•磨练报告技巧，强化会议活力
3技巧：
存在感、剧本撰写技巧、传播技巧
•从『空间』和『工具』思考未来的会议
只要改革会议，企业就能变革
只要开好会议，个人就有竞争力
你 准备好怎么开待会儿的会了吗？
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