第四章账务与报表处理系统1.docx

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第四章账务与报表处理系统1

第四章账务与报表处理系统

4.1账务系统的基本功能与操作流程

账务处理系统又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务系统往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。

4.1.1账务处理系统的基本任务

账务处理系统的基本任务是：

（1）力求实现会计循环的自动化：

由计算机自动实现记帐、对账、转账、结账、查帐和编制报表。

（2）实现会计信息的多元分类：

除传统经济业务外，还提供往来、部门、项目等辅助核算功能。

（3）实现数据的高度共享：

所有数据集中在一个数据库中。

4.1.2账务处理系统的主要特点

计算机账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统，其数据源仍然是历史的、能以货币计量的数据，一般具体有以下主要特点：

1．遵循世界通用的复式记账原则

2．记账凭证是数据处理的起点

3．部分凭证可以由机器自动生成

4．计算机内部账簿体系有较大的变化

5．记账规则与记账程序

6、内部控制已部分实现程序化

7、可以提供定期或实时的财务报表

8．查账比手工系统更为方便

4.1.3账务处理系统的基本功能

图4-1账务处理系统的基本功能

※

（1）系统设置：

建立账套、设置会计科目、会计分期、设置辅助核算项目、设置凭证类型、录入余额、建立常用摘要、设置货币、人员管理。

（2）凭证处理：

凭证录入、凭证查询、凭证修改、凭证删除、凭证汇总、凭证审核、凭证记账。

（3）出纳管理：

支票管理、现金日报表、日记账、银行对账。

（4）辅助核算：

往来管理、部门管理、项目管理。

（5）期末处理：

转账、结账。

（6）账表管理：

总分类账、明细分类账、日记账、科目余额表、现金流量表。

（7）系统维护：

账套选项、操作授权、密码维护、科目维护、数据备份与恢复。

4.1.4账务处理系统的操作流程

（1）填制凭证：

即手工输入由人工编制的记帐凭证或由系统自动生成记帐凭证；

（2）凭证审核：

即逐一审核输入或自动生成记帐凭证，以确保数据正确无误；

（3）凭证记账：

即定期或随时根据已审核的记帐凭证更新总帐；

※注意：

企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记帐凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记帐。

图4-2账务处理系统的操作流程

4.1.5账务处理系统与其他系统的关系

账务系统是会计信息系统的核心，与其他各系统传递数据关系。

（1）成本、报表、财务分析等多个系统需要读取账务系统的数据进行处理；

（2）应收、应付、工资、固定资产、存货、成本、资金等系统需要将处理业务编制成记帐凭证，并直接存入账务系统。

4.2账务系统的初始设置

4.2.1建立和设置账套

账套是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个核算单位，一个会计软件通常允许同时建立多套账，分别代表不同的会计核算单位。

一、账套基本信息

建立套账时一般需要指定账套编号、账套名称、所属行业、记账本位币、科目编码规则、账套存储路径、会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间、账套主管、核算单位信息等等。

1.账套代码与名称

每一个账套都会有相应的账套代码和账套名称。

2.所属行业

会计软件为不同行业预设一套会计科目和报表模板，这就要求在建立账套时指定自己企业所属的行业。

如：

工业、商业、服务、金融、旅游等

3.记账本位币

每个会计账套都必须指定一种货币为记账本位币，如果发生外币业务则需要将外币折算为本位币，然后再进行账务处理。

4.科目编码规则

会计科目编码规则指代码分多少级以及各级代码的长度。

5.会计分期

主流的会计软件中，可以按照自然年度的自然月份划分会计期间，也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间。

二、设置系统参数

账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。

其中凭证规则参数有：

4.2.2设置会计科目

1.科目代码与助记码

2.科目名称

3.科目类别：

有五大类：

资产、负债、所有者权益、成本、损益等类科目

4.余额方向：

借方余额和贷方余额

5.核算外币

6.数量核算：

有计量单位如：

吨、公斤、米等

7.辅助核算：

往来、部门、职员、项目等核算

8.现金流量：

现金、银行存款及其他货币资金等科目

※注意：

会计科目体系的设置必须注意四点：

（P57）

（1）满足会计核算的要求，使全部经济业务都得到反映

（2）满足报表的要求，因为报表数据应该从账上自动生成

（3）满足会计管理的需要，从管理需要出发设置明细

（4）要便于计算机自动分类、合并、更新等处理

4.2.3设置辅助核算项目

1.什么是辅助核算

核算项目是会计科目的一种延伸，设置某科目有相应的辅助核算后，相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算。

会计科目可以设置单一核算项目，也可以选择多个核算项目。

2.主要辅助核算项目

常用的核算项目包括往来单位、部门、职员等类项目。

3.设置内容

辅助核算的设置包括两个方面，一是辅助核算种类，一是具体的核算项目。

4.2.5录入初始数据

1.需要输入系统的主要数据

这项工作应在会计科目、核算项目、货币的初始设置完成之后进行。

需要输入系统的初始数据主要包括：

（1）科目本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额。

（2）辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额，而且如果设置有单位往来核算，则还必须输入尚未结清的往来明细业务记录。

2.初始数据输入窗口

3.初始数据的正确性检验：

主要是试算平衡原则实现检验。

4.2.6用户管理

用户管理的主要工作包括：

1.设置用户组和操作员

2.为操作员分配操作权限

电算主管在初始化时就要逐一为每一个操作员进行权限分配，进入日常处理之后如果工作发生变化也可以随时对操作员增加权限或取消某些权限。

3.设置和更改密码

密码是操作员进入计算机系统的通行证，但电算主管在设置操作员时一般没有为其设置密码，也无权设置或更改操作员的密码,由操作员本人掌握和修改。

4.2.7其他设置

内容之外，一般还需要设置编码方案、结算方式、账簿格式、凭证类型、常用摘要、自动转账凭证等等。

1.设置凭证类型

可以为凭证设置现收、现付、银收、银付、转账等5类凭证字，也可以不分类即统称记账凭证。

2.设置常用摘要

摘要是凭证中的一项必不可少的内容，用以说明经济业务的内容。

凭证的摘要栏不能全部置空。

4.3账务系统的日常处理

账务处理是以证一账一表为核心对企业财务信息进行加工的一个系统，其中会计凭证是整个会计核算的主要数据来源，也是整个核算系统的基础，所以账务系统的日常处理主要是凭证处理。

凭证处理涉及填制凭证、查询凭证、修改凭证、审核凭证、打印凭证、汇总凭证、导入导出、凭证记账等多种功能，其主要流程是凭证的输入→审核→记账，这是凭证处理的三个关键环节，而且一环扣一环。

凭证未经审核其信息不能进入正式的账簿文件，而记账后即不允许修改，有错误只能采取补充凭证或红字冲销凭证进行更正。

4.3.1凭证的形成方式

（1）手工填制的记账凭证。

（2）由原始凭证自动生成的记账凭证。

（3）内部转账凭证。

（4）外部系统生成的凭证。

4.3.2凭证的输入

1.凭证输入界面

2.凭证输入的基本项目与输入方法

（1）凭证日期。

（2）凭证字号：

按月编号，由系统自动分配，但允许操作员修改。

（3）摘要：

不允许没有摘要的凭证。

（4）会计科目。

（5）借方金额与贷方金额。

（6）原币与汇率。

（7）数量与单价。

※注意：

在凭证录入时会计科目应使用.科目代码输入。

（P65）

3.辅助数据的输入

（1）辅助核算数据。

（2）银行存款数据。

（3）现金流量数据。

4.凭证内容的正确性检查

（1）凭证日期：

凭证日期不能超过输入操作当时的实际日期。

（2）凭证号。

系统要保证凭证编号具有连续性，即不许出现缺号也不允许存在重码。

（3）摘要。

即不允许没有摘要的凭证。

（4）科目代码。

不允许出现收款凭证的借方科目或付款凭证的贷方科目不是现金也不是银行存款科目。

（5）金额。

要拒绝没有输入金额的凭证。

4.3.3凭证的查询与编辑

1.凭证的查询

2.凭证的打印

打印凭证可以采取两种方式：

一是单张凭证打印；二是连续打印凭证。

3.凭证的编辑

对作废的凭证不能执行修改、审核与记账处理。

4.3.4凭证的审核

会计软件提供对已经输入但未过账的记账凭证进行审核的功能。

4.3.5凭证的记账

凭证记账又称登账或过账，即计算机记账主要是将已审核凭证的信息更新各种总账文件。

凭证的录入、审核、过账是账务处理的三个关键环节。

凭证未经审核通过其信息不能进入正式的账簿文件，而记账后的凭证也将不能再修改。

如果发现记账的凭证有错误，只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。

※注意：

凭证记账过程中的合法性检查的内容包括：

（P69）

（1）检查凭证是否经过审核

（2）检查凭证号是否连续

（3）检查借贷金额是否平衡。

（但不包括：

检查是否有删除的凭证）

4.3.6凭证的其他处理

账务系统除了提供凭证的录入、审核、记账三个基本功能之外，一般还提供有凭证汇总、冲销、引入、引出、模式凭证等处理功能，其中：

1.凭证的汇总

2.凭证的冲销

3.凭证的引入与引出

4.4账务系统的其他处理

4.4.1出纳处理

计算机出纳管理主要包括凭证签字、支票管理、银行对账、输出日记账和资金日报表等等功能。

其中，出纳签字如同凭证审核。

1.支票管理

2.资金日报表

3.银行对账

“银行对账”模块一般具有银行对账初始化、输入银行对账单、自动对账、手工对账以及编制银行存款余额调节表等功能。

※注意：

在系统实始化阶段银行对账模块的工作仅限于：

.输入启用时刻企业和银行双方的未达账项以及期初余额（P72）

4.4.2辅助核算

1.辅助核算的初始化

辅助核算初始化主要包括以下三个方面的工作：

（1）对会计科目定义辅助核算属性。

（2）设置核算种类与具体核算项目。

（3）输入核算项目的余额或未清的业务。

4.5账务系统的期末处理

会计期末一般要进行期末结转和结账处理，以使会计资料完整、正确，便于编制会计报表和进行会计分析。

4.5.1期末转账

1.期末转账的主要特点

（1）转账一般直接编制记账凭证，而且多数在会计期末进行。

（2）转账一般从会计账簿中取数生成，这要求转账前其他业务必须输入系统。

（3）由于某些转账依赖于其他转账业务产生的数据，所以转账有先后次序问题。

（4）转账凭证可以自动编制。

注意：

.在计算机账务处理系统内部可以不设置永久性账簿文件的是：

日记账、.明细账（P53）

4.5.2期末结账

1.结账的主要任务

月份结账工作主要是备份数据以及设置某些状态参数，年末结账需要搪行年度初始化的工作，例如生成新年度的凭证文件和各种总账文件，并将年末余额结转为下一年的年初余额。

2.结账的控制作用

必须注意结账要在本期所有会计业务全部处理完毕之后才能进行。

结账后才能输出已结账期间的正式会计报表、总账和明细账，不允许再输入已结账期间的凭证。

※注意：

结账要在本期所有业务处理完毕之后才能进行，所以系统在结账之前必须检查3个方面：

（1）是否还有未过账的凭证

（2）是否已经执行期末调汇

（3）是否已经进行结转损益

（不必检查：

是否已经进行银行对账）

4.6账务系统的账簿管理

账簿是账务系统的主要输出，而且不管其内部储存结构如何，输出的会计账簿都必须符合会计制度的要求。

账簿输出的方式主要是屏幕显示、打印、生成磁盘文件，以及转换为其他系统所需的文件格式输出。

4.7账务系统的系统维护

※系统维护主要指系统正式启动之后，用户对系统参数的修改、用户操作权限及密码更新、科目的增删、数据备份与恢复等方面的内容。

（注意：

系统维护不包括：

修改科目余额）

4.7.1账套选项的维护

包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。

4.7.2会计科目的维护

1.增加科目

不允许将现有科目升级，不能为一个末级明细科目增加明细科目。

2.修改科目

科目代码是不能修改的，辅助核算一般也不应该改变。

3.删除科目

※年内有发生额或余额不为零的科目不能删除，上级科目不能删除。

4.7.3账套备份与恢复

1.备份账套

数据备份有人工选择备份和系统强制备份两种。

账务系统一般在结账时提示进行备份，在年结时强制进行备份。

2.恢复账套

4.8报表编制与报表系统

会计报表是会计核算的总括性报告文件，综合反映了企业在一个时期内的财务状况、经营成果和理财过程。

会计报表一般要求数据真实、计算准确、内容完整和报送及时。

4.8.1报表的基本结构与编制方式

1.报表的基本结构

由三个基本部分组成，即表头、表体和表尾

表头、表体和表尾是报表的三大要素

单元是构成报表表体的基本元素，每一个单元都有自己的地址、内容和格式。

（1）单元地址。

（2）单元内容。

（3）单元格式。

显示或打印输出的格式，主要有字体、字号、数据颜色、背景颜色、对齐方式、数据类型、数字格式、边框样式

会计报表按其编制方式大体可以分为两类：

一类是由系统预先设定格式和取数关系的预置报表，由专用报表模块生成；另一类是由用户自定义的报表，由通用报表系统生成。

4.8.2报表系统的基本功能与操作流程

1.报表系统的主要功能

图4-18报表系统的基本功能

2.报表处理的操作流程：

※注意：

通用报表系统的操作流程一般是：

设计报表→定义框架→定义数据→修饰报表→设置打印参数（P84）

3.报表的格式状态和数据状态

（1）有些报表系统将屏幕报表分为格式状态和数据状态

※注意：

报表按其设置和处理方式大体可以分为：

预置报表和自定义报表两类。

（P83）

4.8.3报表格式的定义

报表格式包括表样格式和单元格式

4.8.4报表数据的定义

※在通用报表系统中定义报表的主要工作包括：

分析设计报表

定义报表框架

定义报表数据

修饰报表

设置打印参数

1.会计报表的数据

报表数据指表格单元的内容。

单元分固定单元和变动单元。

变动单元的数据一般为数值型数据。

※注意：

（1）在通用报表系统中，单元地址可以确定：

数据元素在报表中的位置（P85）

（2）会计报表的数据指表格单元的内容，单元数据可以分为以下几大类：

固定不变的字符或数值常数

取自账簿或报表的数据

计算产生的数据

系统外部数据

2.计算公式与取数函数

单元数据的计算公式一般由运算符号、常数、变量和函数构成。

其中，变量一般就是单元地址，它本身代表一个数据；各种会计软件设计的函数在形式和功能上都差别很大，目前一些报表系统已经提供有账簿函数、逻辑函数、数学函数、财务函数，而其中的账簿函数可能包括有总账取数、工资取数、固定资产取数等等函数

取数类型或函数名一般用缩写字母表示，例如：

QC——期初余额

QM——期末余额

FS——发生额

LFS——累计发生额

例如，QC（1131，月，“借”，，年）表示取应收账款本月期初借方余额。

QM（1002，月，“贷”，，年）表示取银行存款本月期末贷方余额。

（3）表内运算函数

●不连续单元求和：

单元1[+单元2[+单元3[+……]]]

●连续单元求和：

SUM（起始单元：

终止单元）

●统计单元个数：

COUNT（起始单元：

终止单元）

（4）计算公式

大多数的报表系统规定，单元公式以“=”号打头，换言之没有“=”的是固定单元，而以“=”开头的是计算公式。

4.8.6报表数据处理

报表的数据处理主要包括报表计算与重算、表页管理、表页汇总、舍位平衡、报表排序、图形处理、网页制作等功能。

1.数据采集与报表重算

报表生成一般有两种方式，即自动计算和手动计算方式。

自动计算方式是指报表数据或公式发生变动时，系统将自动对报表进行重新计算；而手工计算方式则必须执行报表数据采集或报表重算功能，报表数据才会改变。

2.报表汇总

报表汇总是一项重要的会计工作，一般用于两种情况：

一是单位内部不同期间的同一种报表的汇总，主要用于统计较长期间的累计值；二是不同单位同一期间同一种报表的汇总，主要用于总公司对下属分公司或上级主管部门对下属单位有关报表的汇总。

4.8.7报表的合并

财政部1995年2月颁布了《合并会计报表暂行规定》，其中规定：

凡设立于我国境内，拥有一个或一个以上子公司的母公司，应该编制合并会计报表，包括合并资产负债表、合并利润表、合并利润分配表和合并现金流量表。

4.8.8报表的查询与输出

报表的输出形式有以下几种：

（1）屏幕显示。

（2）打印输出。

（3）磁盘输出。

（4）网络传输。

（5）文件格式转换。

4.8.9报表分析

报表分析是基于报表的一种财务分析，主要提供对资产负债表、损益表的分析。

报表分析的常用方法有比率分析法、比较分析法、趋势分析法和结构分析法。

第五章会计软件的其他核算系统

5.1应收款管理系统

5.1.1应收款的核算方式

1.通过账务处理系统进行核算

（1）通过明细科目核算。

（2）通过设置往来辅助核算。

5.1.2应收款系统的基本功能与操作流程

1.应收款管理系统的基本功能

图5-1应收款管理系统的基本功能

※应收账款系统初始化的主要工作包括：

（1）设置账套参数与核算规则

（2）设置初始客户档案

（3）设置初始商品档案

（4）输入期初未核销的应收款业务

※应收账款系统初始化必须录入期初数据，这些数据往往要按单据种类分别录入，其中主要单据有：

（1）销售发票

（2）应收单

（3）预收单

（4）应收票据

图5-2应收款管理系统的操作流程

4.应收款系统与其他系统的联系

应收款管理系统与销售、账务、应付、报表、财务分析等系统都有非常密切的关系。

（1）应收款管理与销售管理关系密切。

（2）应收款系统应该生成账务系统所需的记账凭证。

※注意：

（1）收回销售货款时应该填写相应的收款单，在填写时注意收款对应哪一笔业务。

（P95）

（2）.如果企业会计和销售业务同时实现电算化，则业务发生后销售发票一般在销售业务系统中产生，然后自动传递到应收账款系统中来，以实现作业分工和资源的共享。

（3）在应收账款系统中，对同一科目下同一客户某一会计期间全部未核销的往来业务的借方发生额等于贷方发生额的所有分录标注核销标记，这种核销方式称为总额核销（P100）

（4）在应收账款系统中，用于反映指定期间的相应往来单位应收款的期初余额、本期发生额合计及期末余额的报表是应收款汇总表P102

（5）在应收账款系统中，收款单记账的主要处理内容包括：

更新客户、商品等总账

自动生成对应的记账凭证

5.2应付款管理系统

应付款主要指企业因采购商品、材料或接受劳务而发生的应付款项。

1.应付款管理系统处理的票据

采购结算方式有现购和赊购两种，应付款管理系统处理的主要票据有：

（1）采购发票。

（2）应付单。

（3）付款单和退款单。

（4）应付票据。

5.2.2应付款系统的基本功能

图5-10应付款系统的基本功能

应付款管理系统与采购系统、账务系统、应收款系统、财务分析、存货系统都有非常密切的关系。

（1）应付款管理与采购密切相关。

（2）应付款系统应该生成账务系统（总账）所需的记账账凭证。

5.3工资管理系统

工资核算作为会计软件的一个子系统主要是进行工资的结算和分配。

5.3.1基本功能与操作流程

1.工资核算及管理的内容

（1）工资的计算和工资的发放。

（2）工资的分配。

※注意：

（1）为了分别管理生产人员和管理人员的工资，工资核算系统应该设置：

职工类别（P111）

（2）在工资核算系统中，目前定义职工个人“银行账号”的主要作用是：

.银行代发工资（P112）

（3）如果全面实现企业信息化，则水电、房租、考勤等数据的录入方式应是：

从外部直接导入数据（P114）

2.工资管理系统的特点

与其他系统联系紧密，它不仅要从许多系统获取数据，而且其处理结果要提供给总账、成本等许多系统作进一步处理。

※其特点是：

（1）工资结构的可变性

（2）设置灵活方便

（3）及时性、准确性高

（4）具有符合政策性要求的内部控制制度

3、工资数据项中属于独立项的有：

（1）基本工资

（2）职务工资

（3）奖励工资

（4）交通补贴

图5-12工资管理系统的基本功能

图5-13工资管理系统的操作流程

固定资产核算子系统：

一、※固定资产核算系统必须具有的功能：

系统初始化、维护、输出功能、处理固定资产的增减变动、计提固定资产折旧并分配

二、固定资产核算子系统操作

1、※固定资产核算系统启用之后的日常处理主要包括：

（P121）

（1）增减变动处理

（2）计提折旧

※2、在固定资产核算系统中，能够确定固定资产是否计提折旧的数据项是：

使用状态（P125）

※3、在固定资产卡片项目的操作中不需要进行资产变动处理的是：

变更资产名称。

（P126）

※4、在固定资产核算系统中，对计提折旧有影响的数据项有：

（1）资产原值

（2）折旧方法

（3）使用状态

※5、在固定资产系统的下列操作中需要进行资产变动处理的有：

净残值（率）调整

工作总量调整

累计折旧调整

资产类别调整