文件管理手册.docx

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文件管理手册

前言……………………………………………………1

1.目的………………………………………6

2.适用范围………………………………………6

3.名词解释………………………………………6

4.作业流程………………………………………7

5．作业内容………………………………………8

前言

文件是各级党政机关、企事业单位、各群众团体在各种工作活动中形成的书面材料的总和。

文书中的管理是指文书的立卷归档。

对与业之峰质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本，特制订本手册。

本手册尽可能为特许经营总部以及加盟商提供较为全面的参考以及理论上的依据。

本手册仅供参考，不包含可能被忽视的差异与不足，在今后实际运作过程中须不断进行修改，以完善其中的内容。

本手册属于业之峰特许经营总部为加盟商提供的“特许经营配套”的其中一项，“特许经营配套”的详细内容已在特许经营合同的“附件三”中有详细规定。

未经特许经营总部授权不得已任何方式改编、传递、转录本手册。

1.手册的说明

特许经营是特许人与加盟商之间的“业务结合体”。

这是一种长期互动互惠关系，需要双方的承诺和付出，才能取得成功。

因此，加盟商和特许人首先应确立一个共同目标，在发展业务过程中双方应精诚合作，取长补短，齐心协力地为此目标作出贡献。

只有这样，“业之峰”特许经营体系才能增强实力,提高盈利,从而取得长远成功。

为了取得更高的成效，在经营业务的过程中，特许经营体系内的每一位成员都必须遵守“业之峰”所规定的营业程序、经营手法及市场策略；彻底了解特许人的远景与目标，同心协力，朝共同的利益努力。

作为“业之峰”特许经营体系中的一员并不容易，在运营的过程中，此“手册”与加盟商手册是非常珍贵的指导手册。

它包含许多有关业之峰总部的总体思想与管理方法，以及如何切实有效的进行相互间的配合的重要资料。

如果正确运用，将有助于展开全面管理工作，使日常业务能够顺利、畅快的进行，确保业务运作有效，职业道德及专业水准得以保持。

2.手册的使用

此手册为业之峰公司无形资产的一种，受知识产权法保护，特许经营体系各成员有责任和义务小心保管这份重要文件。

业之峰特许经营总部为了达致“业之峰”特许经营体系正常运作的要求，可将此手册当作“业务运作备忘录”。

经常查阅及了解所应遵守的规定，将有助提高管理成效。

在日常管理中碰倒难题，本手册也将提供珍贵意见供参考。

特许经营总部成员在任何情况之下，都不应向“业之峰”特许经营体系以外的人透露本手册的内容详情。

每一份总部手册都有列号，这可以让“业之峰特经营总部”认明归还手册的原借户。

我们也谨此提醒特许经营总部成员，在监督加盟商履行特许经营合同时，若要了解合同中个别条款所涉及的责任与义务，应参阅合同的有关规定。

3.手册的管理

本手册的内容受版权法和业之峰总部与所有加盟商签署的合同限制。

只有以下人士有权使用本手册：

♦特许经营权特许人--也就是业之峰公司。

♦业之峰特许经营总部成员。

♦其他经业之峰特许人认可的使用者。

♦除非经由特许人书面授权，其他人都不许翻阅本手册。

3.1知识产权保护

该手册是“业之峰”的独有资产，受版权法令的保护。

本手册版权与知识产权归“业之峰”所有。

根据版权法规定，任何人都不许抄袭或复印本手册内容，也不许以口头传达、录音或其他方式将内容转告他人。

只有在特定情况下，经“业之峰”的书面认可，才可向他人透露有关资料。

本手册必须在公司妥善保存。

在任何情况下，本手册都不许拿离“业之峰”特许经营总部。

若本手册失落、遭盗窃或破坏，应该立即向业之峰报告。

上述所有的资料属机密，并对其他类似生意的竞争者来说，具有商业价值。

因此，其知识产权应随时受到该特许经营网络成员的保护。

在特许经营的管理条例下，特许经营总部成员在面对第三者时，必须保护其知识产业使用权或未来知识产权。

若成为副特许人，在与第三者签署特许经营合同的时候，特许经营总部成员必须确保对方能保护特许人的知识产权。

3.2补充及修改程序

为了面对市场的剧烈竞争，“业之峰”将不断进行市场调查，改进企业策略，开发新产品，提高生产效率，所以要不断修订运作系统。

此手册也将因此根据需要不断修订。

为使“业之峰”特许经营总部成员了解特许人最新政策，特许人将履行其义务，在必要时修订本手册。

“业之峰”也将定期检查手册，以确保整个特许经营体系所使用的手册内容保持一致。

1．目的：

对与业之峰质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2．适用范围：

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3．名词解释：

文书：

是指各级党政机关、企事业单位、各群众团体在各种工作活动中形成的书面材料的总和。

文书中的管理是指文书的立卷归档。

4．作业流程：

其他相关事项

5．作业内容

5.1文件分类及保管

5.1.1质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由行政部备案保存。

5.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类：

1部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：

包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书检验规范等）；部门质量记录文件等。

由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；

2其他质量文件：

可以是针对特定产品．项目或合同编制的质量计划或其他标准．规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存,使用。

5.1.3公司管理性文件，如各种行政管理制度．部分外来的管理文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。

5.2文件的编号

5.2.1质量管理体系文件的编号

1质量手册

公司名称代号－QM－版本／修订状态，手册中各章以章节号区分。

例如：

YZF－QM1/01,表示业之峰公司质量手册第一版第一次修订。

2质量记录：

主要使用部门代号－质量手册中的文件章节号－记录编号

例如：

XZ－5.6-01,表示行政部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

3各部门其他质量文件：

部门代号－文件顺序号－年号

例如XZ－05－2000，表示行政部于2000年发放的第5号文件。

4工艺文件：

编制部门－GF－名称

例如：

GC-GF-XX，表示工程部制定的XX操作规范。

5.2.2各部门代号规定如下：

工程部：

GC,行政部：

XZ，设计部：

SJ，人资部：

RZ，客服部：

KF，材料科：

CL，工程监理：

JL。

5.3文件的编写，审核，批准，发放。

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

1质量手册由行政部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；

2各部门工作手册由各部门经理组织编写，汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，行政部负责登记、发放；

3应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

文件的发放，回收要填写《文件发放，回收记录》。

5.4文件的受控状况

文件分为“受控“和“非受控“两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。

所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

5.5文件的更改

1质量手册由行政部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放。

行政部应保留文件更改内容的记录，并在质量手册编号及版本／状态一栏中表明现行修订状态；

2其他文件的更改由各相应主管部门指定人员进行更改，发放，处理。

如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

3其他文件应以其审批日期作为更改状态，并记入《文件控制清单》。

4所有被更改的原文件必须由相应主管收回,以确保有效文件的唯一性。

5.6文件的领用

1文件领用人应在《文件发放回收记录》上签名方可领用或回收旧文件。

2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的颁发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应在发放签收记录。

5.7文件的保存，作废与销毁

5.7.1文件的保存

与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

1各部门文件由本部门保管。

行政部每半年对各部门文件保管情况进行检查；

2对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的受控文体清单。

每半年应将清单副本报行政部备案，如内容没有变化，应通知行政部。

3任何人不得在受控文件上乱涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

5.7.2文件的作废与销毁

1所有失效或作废文件由相关部门及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废“印章，确保防止作废文件的非预期使用。

2为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识。

3对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由行政部授权相关部门销毁。

5.7.3文件的借阅，复制

借阅，复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅，复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向管理人员借阅，复制。

复制的受控文件必须由资料管理人记录编号。

6.8外来文件的控制

6.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

6.8.2行政部负责收集相关国家，待业，国际标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

6.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的文件填入“受控文件清单“，并报行政部备案。

7.1其他相关事项

7.1.1每半年由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。

7.1.2对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

7.1.3作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

7.1.4工艺文件的管理也按上述条款进行。