存货管理制度.docx

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存货管理制度

成都西航食品有限公司

财务部文件

受文对象：

公司全体发文单位：

财务部

副本呈送:

李董郭总文号：

西航财字制度2010第8号

抄送存档：

财务部日期：

2010-09-27

文名：

关于存货管理制度

为加强公司库存商品、原材料、包装物、备品备件、燃料、废品、在加工产品等存货的管理、规范出入库流程、保证生产、销售的正常运行，结合公司情况，制定本制度：

一、存货定义及范围

1、存货的定义：

指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储备的各种资产。

2、存货的范围：

包括企业的各种存货的加工中的原材料、包装物、辅料、备品备件、燃料、废品、产成品、半成品、工程物资等，其中备品备件包括劳保用品、办公用品、五金器具等；

二、存货的管理部门

仓储部：

负责库存的原材料、包装物、辅料、备品备件、产成品的出入库及盘点等日常管理；

各车间：

负责车间再加工产品、半成品的领用、移交、盘点工作；

技术部：

负责配料室的材料的领用、移交、盘点工作

行政部：

负责废品整理、出售管理。

三、存货的记账原则及盘点方法：

1）原料等记账原则：

入库采用实际成本入账，出库采用加权平均法。

2）产成品记账原则：

采用产品法进行核算。

3）盘存方法：

采用永续盘存制。

四、存货的检验部门

1、原料、辅料、包材由品控部或技术部负责

2、低值易耗品、固定资产由主管部门、使用部门负责，低值易耗品、固定资产不开据验质报告。

3、五金电器配件由设备负责、办公用品、劳保用品由行政部负责。

五、存货的采购程序

1、特殊辅料提报流程：

销售部提供销售计划（月、周、临时计划）——生产部经理制订生产计划——生产计划传技术部——技术部根据计划、库存确定采购计划——技术部经理签字——申购单交采购部

注：

对于使用新厂家辅料或新品种辅料必须经总经理或董事长审批后交采购部采购。

2、车间正常生产所需物资（除日常普通辅料外）提报流程：

仓储部库管提报采购计划——仓储部经理审核——生产部经理审批——申购单交采购部——采购部凭申购单采购

3、办公用品、劳保用品提报流程：

仓储部提报采购计划——仓储部审核——行政部审批总经理审批——申购单交采购部——采购部凭申购单采购

4、新包装材料（新品首次采购）提报流程：

销售部提报采购计划及确认后的设计版稿——技术部审核（尺寸、文字等）——总经理签字审批——申购单交采购部——采购部凭申购单制版、采购

5、其他采购提报流程：

各部门提报采购计划并经部门经理签字——经责任部门审核（仓储部、行政部、设备部）——总经理审批——申购单交采购部——采购部凭申购单采购

6、各物资的采购提报计划申报权限及周期按《采购周期制度》执行。

五、存货的入库流程

（一）外购存货的入库手续；

1、入库流程：

采购部下发收货通知单——库管点清数量——验质合格后开据入库单——单据传递相关部门

验质人员进行验质——出具验质报告

2、具体流程：

1）供应商送货时：

A、除原料外的入库流程：

由采购部通知（书面或电话）仓储部仓管接收货物、相关部门验质合格后仓管验收数量并开具《材料入库单》（一式四联：

存根联、记账联、结算联、稽查联），入库单需供应商、验质人员、库管共同签字确认；由仓管将《入库单-结算联》交供应商，供应商结算时使用，验质人员开据验质报告（一式三联：

存根联、结算联、记账联），由验质员将验质报告—记账联交仓管、验质报告—结算联交采购部，由仓管将《入库单-记账联》、验质报告—记账联在规定时间交财务成本会计。

B、原料入库流程：

采购部通知（书面或电话）仓储部仓管接收货物，仓管验收数量并开具《材料入库》（一式四联：

存根联、记账联、结算联、稽核联），如发生运费需在《入库单》上注明清楚“垫付运费”或“公司承担运费”等字样，并注明共多少吨，运费多少元/吨，凭稽核联报销运费，结算联交采购部、记账单交财务部。

入库后将抽样原料送入生产车间进行检测，验质部门在收货之日起7日内检测完毕，开据验质报告（一式三联：

存根联、结算联、记账联），由验质员将验质报告—记账联交财务部、验质报告—结算联交采购部。

2）公司人员自行采购：

A、除原料外的入库流程：

仓管凭《采购计划申请单》收货，相关部门验质合格后仓管验收数量并开具《材料入库单》（一式四联：

存根联、记账联、结算联、稽查联），入库单需采购人员、验质人员、仓管共同签字确认，由仓管将《入库单-结算联》交采购员，由采购员结算时使用。

验质人员开具验质报告（一式三联：

存根联、结算单、记账联），由验质人员将验质报告—记账联交仓管、验质报告—结算联交采购部，由仓管将《入库单-记账联》、《验质报告—记账联》在规定时间交财务成本会计。

B、原料入库流程：

仓管凭《采购计划申请单》收货仓管验收数量并开具《材料入库》（一式四联：

存根联、记账联、结算联、稽核联），并注明清楚“垫付运费”或“公司承担运费”等字样，凭稽核联报销运费、结算联交采购部、记账单交财务部。

入库后将抽样品原料送入生产车间进行检测，品技检测完，开据验质报告（一式三联：

存根联、结算联、记账联），由验质员将验质报告—记账联交财务、验质报告—结算联交采购部。

3）预付款时：

A、除原料外的入库流程：

由采购部根据合同或其他有效证明填写《付款单》，到货后由采购部通知（书面或电话）相关部门接收货物，验质人员验质合格后仓管验收数量并开具《材料入库单》（一式四联：

存根联、记账联、结算单、稽查联），入库单需采购人、品控部、仓管共同签字确认，验质人员开具验质报告（一式三联：

存根联、结算单、记账联），由验质人员将验质报告—记账联交仓管、验质报告—结算联交采购部，由库管将《材料入库单-结算联》、《材料入库单-记账联》、验质报告—记账联在规定时间交财务成本会计。

B、原料入库流程：

采购部通知（书面或电话）仓储部仓管接收货物，仓管验收数量并开具《材料入库》（一式四联：

存根联、记账联、结算联、稽核联），并注明清楚“垫付运费”或“公司承担运费”等字样，凭稽核联报销运费、结算联、记账单交财务部。

入库后将抽样原料送入生产车间进行检测，品技检测完，开据验质报告（一式三联：

存根联、结算联、记账联），由验质员将验质报告—记账联交财务、验质报告—结算联交采购部。

4）餐厅采购：

食堂复称人员凭《食堂物资采购单》验称，并在单据上注明实际称重量，由采购人员、复称人员签字确认。

5）退货时：

经验质人员现场检验不合格需退回供应商的，未办理入库手续的，直接退还给供应商；如在使用过程中或其它原因，办理入库手续后退货的，在接到品控及采购部的通知后将实物退还给供应商时，由仓管开具红字《材料入库单》，《材料入库单》需供应商（或采购部代签）、验质人员、库管共同签字确认，由库管将《材料入库单-结算联》交供应商，由供应商结算时使用，《材料入库单-记账联》由仓管按规定时间交财务成本会计。

6）对采购金额进行调账时：

由采购部提出申请，并提供有效证据，交财务部复核后，需经总经理审批后回传财务部进行调账。

7）委外加工：

a、未办理入库手续直接委外加工的入库手续：

由采购部通知（书面或电话）仓储部仓管接收货物、验质人员验质合格后仓管验收数量由库管员开据《材料入库单》，《材料入库单》上除注明原有的数量、金额外，还需注明加工费用的金额，经采购人签字后由仓管将《材料入库单—结算联》交采购人，采购人结算时使用，验质人员开据验质报告（一式三联：

存根联、结算联、记账联），由验质人员将验质报告—记账联交仓管、验质报告—结算联交采购部，由仓管将《材料入库单-记账联》、验质报告—记账联在规定时间交财务成本会计。

b、办理入库手续后需要委外加工的出入库手续：

经办人领用时由仓管开具《出库单》（注明委外加工）经经办人、仓管、仓储部经理签字后由仓管发货，软件中作委外加工出库处理。

加工后办理《委外加工入库手续》并在单据上注明委外加工费用，经经办人、仓管签字确认，将并由仓管在软件中委外加工入库管理。

8）基建材料入库手续按正常材料入库流程，领料时应注明基建或改造的车间。

9）运费：

如购入的物资公司承担运费须由仓管或经办人在单据上注明每吨运费金额、公司承担运费字样。

如购入的物资公司需垫付运费，须由仓管或经办人在单据上注明每吨运费金额、公司垫付运费字样。

11）单据传递时间：

入库单等单据由各库管或记账员及时录入财务软件系统并做到日清日结，原始单据由各库管或记账员于次日10：

00（原料12：

00）前传财务部成本会计。

如由记账员将单据录入软件系统的，仓管必须登记手工保管帐，并每天与分管记账员对账，达到帐帐相符。

（二）自制产品的入库移交手续:

1、产成品的入库移交流程：

包装组包装完成品后-----与库管进行数量清点----库管填制临时入库交接单----库管（记账员）将数量录入电脑------装卸工将成品按规定进行堆码----生产结束后开据汇总入库单----单据传相关部门

2、具体流程：

1）正常产品入库及单据：

生产车间包装完一定产品后，应及时入库，入库时应堆码整齐运到成品库，成品库与生产交货人员当面清点数量，由仓管填制临时入库交接单，仓管（或记账人员）将数量录入电脑，装卸工将成品及时堆码到指定位置，当班生产结束后，生产车间交货人员到成品库开据汇总的《成品入库单》（一式三联，存根联、记账联、统计联），库管、入库人必须签字确认，《记账联》由仓管或记账员于次日9：

00前交应收款记账员。

2）试验品的入库：

按《技术开发实验品制度执行》。

3）下脚料的入库：

为保证成本核算的准确性，对生产车间产生的下脚料由车间分成大类，价格按该品种的固定价格进行计价（见下脚料定价表），具体流程如下:

A、生产车间退回库房的，由生产车间和原料库管共同称重，开具入库单（一式三联：

存根联、记账联、统计联）B、生产车间直接使用的，由生产车间称重后统计开据入库单（（一式三联：

存根联、记账联、统计联）（虚开入库单）。

C、各车间相互调拨的，由生产车间称重后统计开据《调拨单》，但功能为出入库单据的作用（一式三联：

存根联、记账联、稽核联、仓库联）并由各车间主任签字确认。

A条涉及的单据由仓管单据按时传递到除A条外由统计于次日9：

00前报送成本会计，其他单据由负责的的仓管按规定上交财务成本会计。

4）单据传递时间：

所有单据由仓管或记账员于次日早10：

00（原料12：

00）前传财务部应收款记账员。

如由记账员将单据录入软件系统的，仓管必须登记手工保管帐，并每天与分管记账员对账，达到帐帐相符。

六、存货的出库

（一）原料、燃料、包装物、辅料、备品备件等的出库流程：

1、出库流程：

A领用部门根据生产计划填制领料单----领料部门负责人签字----凭单到仓库领料------库管填制实发数量-----库管将实发数据录入电脑-----单据交相关部门

B车间领用存货需退回仓库流程：

使用部门填制红字领料单-----领料部门负责人签字------凭单到仓库退料------库管根据实发数据填制领料单（红字）-----库管将实收数据录入电脑-------单据交相关部门。

2、具体流程：

1）车间领用：

由生产部统计根据生产计划填制领料单（一式四联：

存根联、记账单、仓库联、统计联）经车间主任签字后，领料人凭单到仓库领料；库管接到领料单时，按单发货，发货完毕后在《领料单》的实发栏内注明实发数量，由仓管、领料人签字后由仓管将《统计联》返还给领料人，由领料人交给生产车间统计；库管将实发数量录入电脑，记账联传财务部。

2）车间退库时：

由生产部统计根据退库的数量填制领料单（红字）（一式四联：

存根联、记账单、仓库联、统计联）经车间主任签字后，领料人凭单到仓库退料；库管接到领料单（红字）时，按单收货，收货完毕后，在〈领料单〉的实发栏内注明实收数量，由仓管、领料人签字后由仓管将《统计联》返还给领料人，由领料人交给生产车间统计；库管将实发数量录入电脑，记账联传财务部。

3）材料销售时：

按产成品销售出库流程执行。

由财务开具《销售出库单》，经出纳盖章签字后到仓库提货，仓管根据单据发货并签字。

4）动力设备部领用备品备件时：

由动力部统计根据需要填制领料单（一式四联：

存根联、记账单、仓库联、统计联）经动力设备部经理签字后，领料人凭单到仓库领料；库管接到领料单时按单发货，发货完毕后在《领料单》的实发栏内注明实发数量，由仓管、领料人签字后由仓管将《统计联》返还给领料人，由领料人交给生产车间统计；库管将实发数量录入电脑。

5）报废品：

由生产中心提出处理意见，经品控部签字确认、总经理审批后，由生产车间统计或仓管开据《出库单》（在备注栏注明报废），《出库单》及报废申请由仓管或记账员交应收款记账员或成本会计。

报废产品需经总经理或董事长签字后，方可报废处理。

6）劳保办公用品：

由行政部根据岗位制订劳保及办公用品管理方法：

每月由生产车间或部门根据实际岗位人数按标准开具领料填制领料单（一式四联：

存根联、记账单、仓库联、统计联）经车间主任或相关部门、行政部经理签字后，领料人凭单到仓库领料，库管接到领料单时按单发货，并在《领料单》的实发栏内注明实发数量，由仓管、领料人签字后由仓管将《统计联》返还给领料人，由领料人交给生产车间统计或部门；库管将实发数量录入电脑。

新进员工领取工作服，由行政部带领员工到财务部交款，凭收据到库房领取工作服并办理相关出库手续。

7）营销中心领用包材、宣传用品：

由营销中心根据需要开具《领料单》，部门经理签字后凭《领料单》直接到仓库领料。

对纸箱数量超过20个、商标超过1000枚的数量必须经总经理批准后发货。

对于泡沫箱不需要经过总经理审批，但具体手续如下：

A、成品库需要泡沫箱时，开具《内部调拨单》到包材库领取，包材库管发完料后在实发栏填写实发数据，并将数据录入电脑。

B、成品库根据销售部的《销售订单》装泡沫箱，装完泡沫箱后将具体数据通知库房文员，产品装箱出库凭销售部的《销售出库单》进行发货。

8）下脚料：

A、在车间内直接领用：

根据实际重量开据领料单（虚开单）；B、在仓库领料按正常领料程序执行；C、各车间之间进行调拨的，由使用车间开具《调拨单》，并由各车间主任签字确认（生产下角料的车间应按下脚料入库流程执行）。

9）基建材料出库手续同上，并且领料部门注明某某车间等改造。

10）礼品出库：

礼品由使用部门填写礼品审领表，经行政部审核报总经理审批后，凭礼品审领表由仓管开具《领料单》，以后流程按正常领料流程执行。

11）燃料出库：

由锅炉工每日根据实际耗用量填写《煤耗日报表》，于次日早交财务部成本会计处。

12）单据传递时间及要求：

所有单据由仓管或记账员于次日早10：

00（原料12：

00）前传财务部成本会计。

如由记账员将单据录入软件系统的，仓管必须登记手工保管帐，并每天与分管记账员对账，达到帐帐相符。

（二）产成品的出库流程：

1、出库流程：

1）产品销售流程：

销售订单专员接到订单录入系统——财务根据制度进行审核——物流部根据订单确认是否发货——销售部通知仓库备货——仓库打印订单备货——备货完毕后下推出库单——销售内勤打印出库单并关闭订单——司机凭《出库单》到成品库提货——《销售出库单》经签字后回传相关部门。

2）赠品出库流程：

由销售部提出赠品政策——到财务进行赠品核算——总经理签字回传财务部、销售部——销售部根据政策开据销售订单（选择出库类型为赠品）——以后方法同销售出库单。

2）具体流程

1）正常销售：

由销售内勤根据客户需求将订单录入财务软件系统，经财务应收款记账员信用审核通过后，物流部根据订单确认是否当日能发货，如物流部确订当日能发货的，物流部通知销售部可以发货，销售部通知仓库备货，仓储部打印订货单（一联）进行备货，备货完毕后由记账员或库管下推《销售出库单》，并根据实际备货数量修改《销售出库单》数量（修改的数量≦订单数量），单据保存后由销售内勤打印《销售出库单》交物流部到仓库提货。

仓库发货时必须备注实际发货件数（共计几件，其中泡沫箱几件，纸箱几件）并由司机、仓管签字确认，《销售出库单》不得手工修改。

2）样品出库：

由领用部门填写样品审领表，对金额（按销售单价计算）累计超过100元，须经总经理审批。

出库流程：

凭样品审领表到销售订单专员处开据其它出库单（出库类型为样品）——到财务部审核签字（须将样品审领单传财务部一份）——凭其它出库单到库房领用——《其它出库单》经签字后回传相关部门。

3）礼品出库：

礼品由使用部门填写礼品审领表，经行政部审核报总经理审批后，凭礼品审领表到销售订单专员处开据其它出库单（出库类型为礼品），到财务部审核签字（须将礼品审领单传财务部一份）——到库房领用——《其它出库单》回传各相关部门。

4）餐厅出库：

食堂领用等需填制《领料单》——经部门经理签字后——凭单到库房进行领取——《领料单》回传各相关部门。

5）产品的报废：

由保管部门（仓储部门或生产车间）提出处理意见——经品控部签字确认后——库管开据领料单（在备注栏注明报废）——进行报废处理——领料单及报废申请传相关部门。

对于报废的产品，需经总经理签字后，方可报废处理。

6）退货：

由销售部开据退货通知单——通知品控验收退货——品控验收合格后库管清点数量——仓库开据《产品退货单》——仓库按品控在《产品退货单》批注处理意见进行相应处理。

具体退货程序按品控部下发的《退货管理办法》执行。

7）试验品的出库：

参见第九条。

七、存货的调拨

由仓储部根据库存情况，对不同库房的存货进行调拨。

调拨程序：

由调入仓库填写《调拨单》——交调出仓库——调出仓库接到调拨单后进行调拨——并在调拨单上填写实发数量——单据交相关部门。

八、存货的盘存及报表时间

1、结账期为每月的1日—30日（或31日）

2、盘存时间：

仓管必须每日、每月底盘点，财务每周、每月、每季度、半年度监督盘点。

具体如下：

日盘：

各库房每日（每周六次）至少抽盘5个以上（根据各库房单品一周内不得重复）单品并将盘存结果与正常单据一起传递到财务部，财务部每周抽盘2次；周盘：

各成品库房必须每周全面盘点，并将周盘点表与正常单据一起传递到财务部（时间虽不固定，但每周必须一次）；月盘：

产成品、原材料、包装物，每月末（最后2天）进行月度盘点、每半年进行大盘点（每年3月、9月末的最后一周开始盘存）、每年末（每年3月最后一周）彻底盘点；五金配件等每半年进行大盘点（每年3月、9月末的最后一周开始盘存），每年末（每年3月的最后一周）彻底盘点；如发生库管人员离职，需进行盘点移交，如因特殊情况不能及时盘点的，必须填写申请经财务部同意后执行。

3、盘点要求：

盘点要准确、并如实填写盘存表，做到账实相符、账表相符、账帐相符。

4、盘存的账存处理：

盘点后，如实际库存数比账面数少的为盘亏，实际库存比账面数多的为盘盈。

如产生盈亏数的，由仓储部查明原因,提出书面申请,根据实际情况进行账务处理，如书面申请在未获得批准前,应计入待处理财产损溢,待批准后再进行相应账务处理。

5、报表时间及考核：

1）每月2日前仓储部将盘点表交财务部，迟报一天对库管进行20元/天/库，并每月10日前根据《存货管理制度》对盘点结果处理结果由仓储部以签呈的标准格式上报相关部门，经总经理批准后由财务根据批复处理账务。

2）积压报表：

成品库、退货库的积压报表每天10：

00前报送生产中心、财务、总经理；其他仓库每月10前报送报送生产中心、财务、总经理，格式见报表

3）每月2日前应收款会计收到成品库、退货库盘点表后，在3日内对成品库、退货库盘点结果审核后上报财务副经理，经财务副经理复核后报财务经理，否则每迟一天扣20元；应收款会计对仓库的日盘、周盘表结果进行审核后将结果以电子文档形式报财务副经理、经理；如日盘、周盘仓库做不到分别对10元/次/人，50元/次/人的经济考核，如果财务抽查盘点结果准确，对库管实行奖励20元/次。

财务对成品库抽盘：

每周抽盘2次，每次抽盘的单品必须在3个以上，并于抽盘的次日将盘点结果报财务副经理、经理，盘点表必须签字确认。

如不抽盘每次对财务进行20元/次的经济考核。

具体格式见盘点表。

遇节假日顺延。

4）每月2日前成本会计收到各材料库盘点表后于8日前将盘点表审核完毕，并以电子文档上报财务副经理、经理，否则没迟一天扣20元

5）单据、报表必须按上述规定的时间上交财务及相关部门，否则迟报将对责任人进行20元/天的经济考核，如连续几次不能按规定报送，财务将根据情况进行50-100元的经济考核;如因报表迟交或报表错误造成生产车间不能正常进行的，给予责任部门经理500元/天的经济考核；如造成单品不能按计划正常生产的或影响车间正常生产量（比上周平均日产量）低于50%的，按100元/天进行考核。

6）填写单据必须所有联同时修改，必须保证数据统一，否则将对责任人每单进行5元/张的经济考核；

7）仓库盈亏考核：

按生产中心《仓储部责任划分标准执行》。

九、试验开发领用存货及试验成品的入库流程：

按〈技术开发实验品管理办法〉制度执行。

十、废旧物资

1、废旧物资：

废弃物资和报废无法使用的物资，主要是指生产过程中产生，已到使用期限，无法修复使用或无修复使用价值，无法再次使用的（如经公司报废的设备、废铁、周转筐、以旧换新无法再次利用的备件）、生产过程中产生的废纸箱、编织袋、煤渣等。

2、各车间产生的废旧物资（除纸箱、编织袋）开具报废申请经批准后，统一交行政部后勤管理人员处接收管理；

3、编织袋经行政部洗袋人员清洗、晾晒后按每30条打成捆存放；

4、各车间必须将废旧物资交到仓库指定地点，不得随意堆放；

5、当废旧物资积累到一定数量后，由行政后勤人员向行政部申请出售，行政后勤人员和门卫或锅炉工一起清点数量监称，手工开具《销售出库》并注明金额，《销售出库》必须由两个人签字确认。

收购废旧物资人员凭〈出库单〉到财务部交款——门卫凭财务部开据的收据及盖有现金收讫的〈出库单〉放行，并收回以上单据后于次日早交财务部会计处；

十一、仓库日常管理

1、分类、分库、专人、专库管理，对于不同类型的产品物资必须分库管理，实行专人、专库的管理原则。

2、合理规划库房，建立物资卡片，保证帐、卡、物一致。

3、建立产品码放标准，正确码放产品，统筹安排，提高库房的利用率原则；

4、先进先出的发货原则：

保持库房的存货先进先出。

5、日清日结的库管工作管理原则：

所有库房必须日清日结，每天收发完毕后，对库存存货进行抽盘，并与当日统计报表核对，发现异常及时核对。

6、以旧换新原则：

特殊规定存货领取时，除《领料单》外，还要把旧件交回到仓库。

特殊规定的物品种类：

工具、周转筐、轴承，外购塑料桶等，并在领料单上注明“以旧换新”。

7、各库库管必须见单才能发货，并根根据单据作为做帐。

8、成品库必须每天报送积压报表，其他材料每月提报一次。

9、仓库注意防火、防鼠、防盗等安全工作；保持库房清洁；标识明显；注意通风；

10、做好仓库现场“5S”。

11、除仓管兼记帐员的不记手工帐，因特殊原因各仓库专设记帐员的，各仓管必须登记保管账，并做到每日与记帐员对账，达到日清，财务部不定时抽查账务的及时性、准确性。

十二、本制度从下发之日起执行，如有相抵触的制度以本制度为准。

本制度解释权归财务部。

批准：

审核：

草拟人：

刘燕