财务档案管理办法.docx
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财务档案管理办法
XX工业区开发有限公司
财务档案管理办法
公司名称：
批准人：
批准依据：
发布文号：
发布日期：
生效日期：
XX工业区开发有限公司财务档案管理办法
1目的
规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（简称“公司”）的财务档案立卷、归档、保管、销毁、交接、转移、借阅的管理，提高公司财务资料的使用效率，制定本办法。
2适用范围
公司。
3编制依据
3.1《会计档案管理办法》，1998，财政部/国家档案局；
3.2《中国海洋石油总公司财务管理制度》，FC-01，2009，中国海洋石油总公司。
3.3《中国海洋石油总公司财务档案资料管理办法》，FC-01-14，2009，中国海洋石油总公司。
3.4《中海油海西宁德工业区开发有限公司财务管理制度》，FC-01，2012，公司。
4释义
4.1财务档案资料
指相关的政府财税文件、会计档案、审计评估报告、预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等相关资料（包括电子文件）。
4.2会计档案
指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
a）会计凭证类：
原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
b）会计账簿类：
总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；
c）财务报告类：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；
d）其他财务报告：
财务快报、经营快报、年度工作报告、税务报表、预算报表等按规定上报的定期报告以及重要的专题财务报告；
e）其他类：
银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。
4.3财务电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的会计核算及财务管理软件。
4.4会计凭证
是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。
用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。
5职责
5.1资金财务部
a）贯彻执行国家财务档案管理的相关法律法规，结合公司实际，制定公司财务档案管理规定和相关要求；
b）负责财务档案资料的立卷、归档、保管、借阅等工作；
c）配合与股东方协调档案管理事宜，遵循财务档案资料的保管要求；
d）会同办公室对财务档案提出关于管理、使用、销毁的意见，配合监销工作，具体负责审批会计档案的销毁清册。
5.2办公室
a）负责保管资金财务部移交后的财务档案资料；
b）会同资金财务部，对财务档案提出管理、使用、销毁的意见，主持监销。
6管理要求
6.1财务档案的归档
6.1.1每年形成的财务档案，资金财务部应当按照归档要求，负责按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
6.1.2归档文件包括：
a）政府主管机关、股东方的文件、材料，主要包括：
1）政府主管机关、股东方召开的需贯彻执行的会议的主要文件、材料；
2）政府主管机关、股东方颁发的属于公司的主管业务并要执行的文件以及普发的文件，以及非主管业务但需要贯彻执行的法规性、规定性文件；
3）政府主管机关、上级领导检查工作时的指示要求、会议纪要等；
4）政府财政、税务、审计等机构审计检查的通知、函件、专项报告等。
b）财务机构文件、材料，主要包括：
1）会计档案、中介出具的审计评估报告及预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等管理的相关资料及其财务电子文件；
2）股东方召开的财务工作会、财务工作电视电话会会议从而由资金财务部门内部形成的相关材料；
3）资金财务部制定发布（包括转发及与其他部门联合制定发布）的正式文件和无字号文件；
4）资金财务部对公司检查督促财务方面的工作或调查研究形成的重要材料；
5）相关领导的重要批示，公司各部门交来的办理结果文件和其他文件材料。
6.1.3会计凭证附件是会计资料的重要组成部分，是记录会计核算过程和结果的重要载体。
会计凭证的附件包括各种原始凭证和可以成为会计分录的其他书面证据。
6.1.4会计凭证要求如下：
a）财务人员办理款项的收付等事项时，必须取得或者填制原始凭证。
原始凭证的内容必须具备：
凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位名称或者填制人姓名，经办人的签名或者盖章，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量、单价和金额；
b）财务人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；
c）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章，从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。
对外开出的原始凭证，必须加盖公章；
d）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；
e）员工因公出差的借款凭证，必须附在记账凭证之后。
收回借款时，应当另开收据或者打印还款凭证，不得退还原借款收据；
f）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。
如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号；
g）原始凭证不得涂改、挖补。
发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。
原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；
h）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由资金财务部总经理和公司主管领导批准后，才能代做原始凭证。
如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由资金财务部总经理和公司主管领导批准后，才能代做原始凭证。
6.1.5会计档案的整理
6.1.4.1会计档案整理要区分类别，按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类分别进行整理组卷。
6.1.4.2会计凭证按记账凭证的编号顺序排列，记账凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范，会计凭证要按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、起讫号码。
各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
6.1.4.3会计账簿的整理，要把不同名称种类的账簿分别组卷；扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员和单位负责人等项目要填写齐全；订本式账要在封面上加标签，填写单位名称、案卷题名、保管期限和档案号；对活页式账进行整理时，要撤出空白账页，编制页码，进行密封装订。
6.1.4.4用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和资金财务部总经理、会计主管人员签字或者盖章。
6.1.4.5财务报告的整理，要区分不同保管期限；每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录和备考表，案卷封面要有单位负责人、主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章，密封处要加盖财务专用章。
6.2财务档案资料的保管
6.2.1当年形成的各类财务档案，在会计年度终了后，可暂由资金财务部保管一年，期间由资金财务部内部指定专人负责保管，期满之后，有资金财务部编制移交清册，移交办公室统一保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
6.2.2移交办公室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，办公室应会同资金财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。
6.2.3公司保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，须依据规范程序，经资金财务部总经理审核、分管领导复核，公司负责人批准，可以提供查阅活在监督下复制，但需登记备案。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换。
6.2.4财务档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
本办法规定的财务档案保管期限为最低保管期限，对各类会计档案的保管期限，原则上应依照本办法附件1执行，其他财务档案应按照本办法附件2的保管期限执行，国家有规定的，从其规定。
6.2.5单位撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案，应当由清算组代管或移交上级业务主管部门代管。
6.2.6单位分立后原单位存续的，其财务档案应当由存续方保管，其他分立各方可以查阅、复制与其业务相关的财务档案；单位分立后原单位解散的，其财务档案应当经各方协商后，由其中一方代管或移交档案馆代管，分立各方均可查阅复制与其业务相关的会计档案。
6.2.7因业务移交给其他单位所涉及的财务档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
6.2.8新设合并或吸收合并
a）原单位解散的，财务档案应当由合并后的单位保管；
b）原单位仍存续的，其财务档案仍由原单位保管。
6.3财务档案资料的交接
6.3.1岗位之间交接财务档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
6.3.2移交财务档案的人员，应当编制财务档案移交清册，列明应当移交的财务档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
6.3.3交接财务档案时，交接双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并由资金财务部总经理负责监交。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名盖章。
6.4财务档案资料的销毁
6.4.1保管期满的财务档案需要销毁时，依照以下程序销毁：
a）由办公室会同资金财务部提出销毁意见，资金财务部总经理鉴定、严格审查，财务档案管理人员编制财务档案销毁清册，列明应当销毁的财务档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
b）经公司主管领导审批，公司负责人在财务档案销毁清册上签署意见；
c）销毁财务档案时，应有办公室、资金财务部和审计部门共同派员监销，并在销毁档案上签名或盖章；
d）监销人在销毁财务档案前，应依照财务档案销毁清册所列示内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，应在财务档案销毁清册上签名盖章，将监销情况报告公司负责人。
6.4.2保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的财务档案，应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。
6.4.3处于项目建设期期间的财务档案，或者公司正在处于重组整合期间，保管期满的财务档案不得销毁，需重新确定报关方式和保管期。
6.5财务电子文件档案资料的管理
6.5.1财务电子文件的管理，必须严格执行国家和中国海洋石油总公司相关文件的保密规定，确保公司商业资料和机密的安全，对业务部门以外提供公司重要财务电子文件的，须经规范程序审批，并登记备案。
6.5.2对财务管理的制度文件、公文等有关资料，可以按照公司相关规定制作成电子文件发布、实施，经批准、发布的电子文件具有与纸质文件同等的效力，发布电子文件应按规范提供相应的纸质文件归档保存。
6.5.3财务电子文件的发布格式：
对文本文件，建议采用PDF格式文档。
6.5.4财务电子文件的编号与纸质文件的编号相同，对电子文件应采用安全措施，以防止XX的更改。
应及时对电子文件备份，存储于脱机保存的载体上。
6.5.5财务电子文件的发放、更改及再发放须登记所发放的电子文件。
6.5.6财务电子文件，可通过网络、邮箱、磁盘载体等形式发放，在交接财务电子文件时，应检查电子文件及其载体、技术环境，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验、审核手续是否完备。
6.5.7财务信息系统档案内容主要包括：
a）数据库备份资料（磁带与光盘）；
b）财务软件升级前的数据库备份；
c）每年一次的、经系统管理员签字的系统管理维护记录；
d）所有版本的系统、数据库、软件；
e）软件的开发文档、源程序；
f）其他应该存档的资料、数据；
g）系统的维护手册、操作手册。
6.5.8财务信息系统档案管理
6.5.8.1由资金财务部总经理指定专人负责财务信息系统的数据档案。
为防止硬、软件故障或人为失误造成的数据损毁，确保在计算机发生故障后，可将数据恢复到最近状态，须在业务发生的当天备份数据。
6.5.8.2数据档案负责人应严格控制会计数据的备份、恢复、转出、转入的权限，防止数据被非法拷贝或毁坏。
XX严禁将财务数据备份出系统、转给无关的人员或单位；XX严禁数据恢复、转入操作。
7附则
本办法由公司风险管理办公室组织解释。
【正文结束】
附件1：
会计档案保管期限表
附件2：
其他财务档案保管期限表
附件：
1
会计档案保管期限
序号
档案名称
保管期限
备注
（一）会计凭证类
（1）
会计原始凭证、记账凭证
15年
其中：
涉及外事和对私改造的会计凭证
永久
（2）
银行存款余额调节表
3年
（二）会计账簿类
（1）
日记账
15年
其中：
现金和银行存款日记账
25年
（2）
明细账、总账、辅助账
15年
（3）
固定资产卡片（固定资产报废清理后）
5年
（4）
涉及外事和对私改造的会计账簿
永久
（三）会计报表类
（1）
主要财务指标报表
3年
（2）
月、季度报表
15年
（3）
年度财务会计报告
永久
（四）其他类
（1）
会计档案保管清册及销毁清册
25年
（2）
财务成本计划
3年
（3）
主要财务会计文件、合同、协议
永久
附件2
其他档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
（一）国家主管政府机关、股东方的文件、材料
1
需要公司、资金财务部贯彻执行的会议文件
15年
2
公司应执行的法规性、规定性文件
15年
3
各级领导检查公司工作时的指示文件、纪要
15年
4
财政、税务、审计等机构审计检查公司通知、函件、专项报告等
永久
（二）资金财务部文件、材料
5
中介出具的审计、评估、财务调查报告
25年
6
本部门召开会议形成的材料
10年
7
本部门制定发布（包括转发及与其他部门联合制定发布）的正式文件和无字号文件
25年
8
本部门对公司检查督促工作或调查研究形成的重要材料
15年
9
有关领导的重要批示，公司其他部门交来的办理结果文件和外出开会带回的需本部门处理的文件材料
10年
三
其他文件
10年
升级会员 