档案管理的标准化.docx
《档案管理的标准化.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理的标准化.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
档案管理的标准化
档案管理标准化
1、标准化的概念和原理
一、标准、标准化的定义
所谓标准,是为了在一定范围内获得最佳秩序和效益,在充分协商的基础上,对具有多样性、相关性特征的重复性事物和概念,由一定的权威机关以特定程序和特定形式颁发的统一规定。
所谓重复性,是指同一事物反复多次出现的性质。
例如,同一种产品成批大量生产,某一种概念、方法、符号被人反复应用,等等。
只有对具有重复特征的事物制订标准,才能总结以往的经验,选择最佳方案,作为今后实践的依据,减少不必要的重复劳动。
所谓标准化,就是在经济、科学技术和管理等社会实践中,对重复性事物制订、发布和实施标准,以获得最佳秩序和效益的活动。
凡具有多次重复使用和需要制订标准的具体产品,以及各种定额、规划、要求、方法、概念等,都可作为标准化的对象。
标准化活动的主要内容是制订、发布和实施标准,并对标准定期进行修订。
其中,制订和修订标准是标准化工作的基本任务,而标准的贯彻和实施是标准化活动的重要环节。
标准化活动不是一次性就完结的,而是一个不断循环、螺旋式上升的运动过程,每完成一个循环,标准化的水平就提高一步。
标准化的意义在于,促进科技进步,保证产品、工程和服务的质量,提高企业管理水平,加强国际技术交流和贸易发展,保障身体健康和生命安全。
二、标准的种类
（一）按照标准的性质,可分为三大类
（1）基础标准。
指社会生活中最基本的、具有广泛指导意义的标准。
如名词术语标准、图形符号标准、分类编码标准等。
基础标准是针对科学文化、生产技术及管理活动中最一般的共性问题,依据最普遍的规律性而制订的基本规定和规则,具有很强的通用性。
（2）技术标准。
指为科研、设计、工艺、检验等技术工作,为产品和工程的技术质量特性,为各种技术设备和装具制订的标准。
技术标准是目前大量存在的、具有广泛影响的标准。
（3）管理标准。
指为生产组织、经济和科研管理等各项管理活动制订的标准。
如组织方法标准、资源消耗标准、产品价格标准等。
（二）按照标准的级别,可分为六种
（1）国际标准。
由国际标准化组织（ISO）、国际电工委员会（IEC）、国际电信联盟（ITU）等制定颁布的标准。
国际标准对于国际上的贸易往来、技术合作和科学文化交流具有重要意义,被世界各国广为采用。
（2）区域标准。
由国际地区性标准化组织制定颁布的标准。
如欧洲标准化委员会（CEN）、泛美标准化委员会（COPANT）、太平洋地区标准委员会（PASC）组织发布的标准。
区域标准在特定的地区范围内发生作用。
（3）国家标准。
指对国民经济、文化发展具有重大意义,必须在全国范围内统一执行的标准。
对需要在全国范围内统一的技术要求,应当制订国家标准。
（4）行业标准。
指在某一行业领域统一执行的标准。
对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求,可以制订行业标准。
行业标准由国务院有关行政主管部门制订,并报国务院标准化行政主管部门备案,在公布相关国家标准之后,该项行业标准即行废止。
（5）地方标准。
地方标准指由地方标准化行政管理机构制订,在特定的地域范围内贯彻实施。
对没有国家标准和行业标准而又需要在省、自治区、直辖市范围内统一的工业产品的安全、卫生要求,可以制订地方标准。
地方标准由省、自治区、直辖市标准化行政主管部门制订,并报国务院标准化行政主管部门和国务院有关行政主管部门备案,在公布国家标准或者行业标准之后,该项地方标准即行废止。
（6）企业标准。
指对企业生产技术组织工作具有重要意义而需统一执行的标准。
企业生产的产品没有国家标准和行业标准的,应当制订企业标准,作为组织生产的依据。
企业的产品标准须报当地政府标准化行政主管部门和有关行政主管部门备案。
已有国家标准或者行业标准的,国家鼓励企业制订严于国家标准或者行业标准的企业标准,在企业内部适用。
根据《中华人民共和国标准化法》第六条的规定,标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。
国家标准的级次最高,其他各种标准不得与之相抵触。
此外,企业标准、地方标准还不得与行业标准相抵触。
标准级次的划分,是以标准的适应领域和有效范围为依据的。
（三）按照标准的灵活程度,国家标准、行业标准可分为强制性标准和推荐性标准
（1）强制性标准。
指必须强制执行的标准。
保障人体健康,人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准是强制性标准,省、自治区、直辖市标准化行政主管部门制定的工业产品的安全、卫生要求的地方标准,在本行政区域内是强制性标准。
（2）推荐性标准。
指具有指导意义但不宜强制执行的倾向性或方向性标准。
推荐性标准不得与同一标准化对象的强制性标准在内容上相抵触。
档案工作领域的标准,绝大多数为推荐性标准。
三、标准化的原理
标准化的原理主要包括统一化、简化、通用化和最优化。
（一）统一化
统一化是把事物两种以上的表现形态归并为一种或限定在一定的范围内。
统一化原理的实质是使标准化对象的形式、功能（效用）或其他技术特征具有一致性。
统一化原理的基本要点：
（1）统一是为了确定一组对象的一致规范,其目的是保证事物所必需的秩序和效率。
（2）统一的原则是功能等效,从一组对象中选择确定的一致规范,应能包含被取代对象所具备的必要功能。
（3）统一是相对的,确定的一致规范,只适用于一定时期和一定条件,随着时间的推移和条件的改变,旧的统一就要由新的统一所代替。
随着社会生产和其他实践活动的发展,各种社会活动之间的联系日益复杂,国际间的交往也逐渐扩大。
客观事物发展中的多样性趋势越来越突出,统一的对象相应地越来越多,范围越来越大,统一化已经成为标准化活动中内容最广泛、开展最普遍的一种形式。
在统一化过程中需要注意两点：
统一的时机选择、统一的程度及范围。
（1）统一的时机。
应运用预测技术和效果分析等方法,正确把握统一的时机。
如果统一过早,已有的类型并不理想,新的更优秀的类型尚在酝酿中,这时强行统一,就会使低劣的类型合法化,优异的类型难以产生;如果统一过迟,在必要的类型早已出现,重复、低功能的类型已大量产生时才进行统一,这时虽能选择最合适的类型,但却要付出很大的代价,其原因是淘汰大量已广泛使用的技术和方法必定造成巨大的经济损失。
所以,适时选择和把握统一的时机是统一化的关键。
（2）统一的程度和范围。
应通过调查研究,合理地确定统一的程度和范围。
具体对象不同,统一的程度也不同。
对标准中哪些方面作统一规定,哪些方面不作统一规定,哪些方面作比较灵活的规定,都须从实际出发,规定适度。
要根据事物发展的规模决定统一的范围,必须在全国范围内统一的,应以国家标准的形式出现,只允许在局部统一的,就应以地方标准等形式出现,不能随意扩大其范围。
（二）简化
简化是在一定范围内减少事物的类型数目,使之在既定的时间内足以满足一般需要。
简化是标准化的初级形式,也是实践中应用较广的一种标准化形式,它是针对事物的多样性采取的限制措施。
由于科学技术、竞争和需求的发展,使社会产品的种类急剧增加,而生产的日益专业化和协作的需要,要求对产品的多样性加以限制。
多余的、重复的和低功能的产品品种的大量存在,会导致社会生产力的严重浪费,简化的目的就是去掉事物中多余的、重复的、低功能的环节,使其功能增加、性能提高,并为新类型的出现扫清障碍,更好地满足社会需要。
简化原理的实质是精炼,具体表现为：
具有同种功能的标准化对象,当其多样性的发展规模超出了必要的范围时,即应消除其中多余的、可替换的和低功能的环节,保持其构成的精炼、合理,使其总体功能达到最佳化。
（三）通用化
通用化指的是在互相独立的系统中,同一类型的用途相同、结构相近的不同规格或不同形式的标准化对象,经统一后可以彼此互换。
所谓互换性,指的是不同时间、不同地点制造出来的产品,不必经过修整就能任意替换使用的特性。
通用化的最大目的是最大限度地减少重复劳动。
以设计和制造零部件为例,在同一类型不同规格的产品和装备之间,总会有相当一部分零部件的用途相同、结构相近,经过通用化,可使这些零部件具有互换性,这样,在设计和试制另一种新产品时,该种零部件的设计与制造的工作量都得到节约。
此外,还能简化管理程序,缩短设计和试制周期,扩大生产批量,提高专业化水平,为企业带来一系列经济效益。
通用化又可称为兼容化,它不只是标准化的典型形式,而是标准化过程中的一个重要阶段。
它只是在某种程度上达到一致性,注重的是各系统间的协调转换。
（四）最优化
最优化原理和方法就是在一定的约束条件下寻求最优目标时所采用的原理与方法。
最优化方法（也称为运筹学方法）主要运用数学方法研究各种系统的优化途径及方案,为决策者提供科学决策的依据。
最优化方法的主要研究对象是各种组织系统的管理问题及其生产经营活动,其目的在于求取一个合理运用人力、物力和财力的最佳方案,发挥和提高系统的效能及效益,最终达到系统的最优目标。
随着科学技术的进步和生产经营的发展,最优化方法已成为现代管理科学的不可缺少的方法,被人们广泛地应用到公共管理、经济管理、国防等各个领域,发挥着越来越重要的作用。
比较统一化、简化、通用化和最优化原理,统一化着眼于保持一致性,简化着眼于精炼,通用化强调兼容,最优化则强调在一定条件下系统运行最佳方案,达到最优目标。
2、档案管理标准化的内容和体系
一、档案管理标准化的内容
1.档案专业名词术语与代号代码标准化
档案名词术语的规范和标准,不仅有利于档案学研究和档案学科的发展,而且有利于档案工作的顺利开展,提高档案管理效率。
档案专业术语的名称和含义众说纷纭,概念范畴模糊不清,会给档案学理论研究和学科发展造成混乱,并给档案工作和档案事业的发展带来负面影响。
因此,档案名词术语标准,是档案管理的最基础标准,应首先抓好档案专业名词术语的标准化工作,为制订其他各项标准奠定基础。
档案代号代码是档案标记符号,它是利用文字符号、数字符号、颜色、图像来表示一个具体的概念。
档案管理的代号代码标准化,主要包括档案馆代码、档案工作名词术语代码、档案类型与档案载体代码、档案信息处理代码等的标准化。
代号代码标准化,对于档案管理自动化有着重要的意义。
2.档案实体管理（档案业务工作）标准化
档案实体管理标准化包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计等档案实体管理各个环节的业务工作标准化。
档案实体管理标准（档案业务工作标准）包括：
归档文件整理标准、案卷质量标准、档案接收标准、档案分类标准、全宗划分标准、档案鉴定标准、档案销毁标准、档案统计标准、档案规格和尺寸及表册标准等。
档案实体管理标准化对档案实体管理的质量、规格和工作程序等进行规范,可以保证档案工作的质量,提高档案管理工作的效率。
3.档案信息处理标准化
档案信息处理标准化对于档案信息组织、报道和交流、数字档案馆建设和档案信息化建设具有十分重要的意义。
档案信息标准包括：
档案著录标准、标引标准、检索语言标准、目录组织标准、档案编纂标准,等等。
档案信息处理标准化是建立全国统一的档案信息检索体系和报道体系,实现档案信息资源共享的必备条件。
4.档案管理技术与设备标准化
档案管理技术与设备标准所涉及的范围广泛,主要包括：
计算机档案管理技术、缩微技术、复制技术、视听技术、保护技术及有关设备的一系列标准,如档案数据库设计标准、档案机读目录格式标准、缩微复制品规格和设备标准、计算机硬件与视听设备标准、档案保护技术设备标准、档案建筑物设计标准以及档案装具标准,等等。
二、档案管理标准化的体系
（一）档案管理标准体系的基本特性
档案管理标准体系是各种档案管理标准相互依存、相互衔接所构成的有机整体。
它是对整个档案管理工作体制和政策、档案管理水平及其标准化程度的综合反映。
档案管理标准体系有下面几个基本特性：
1.完整配套
档案管理标准体系是由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体,各项标准之间互相依存、互相补充,共同发挥作用。
每种标准的制订和实施,都需要有关标准与之相配套,否则,其作用就会受到限制,不能产生应有的效果。
例如,档案检索标准,就需要档案著录、标引、检索语言、目录组织等各方面标准的相互配合,并要制订相应的细则,才能达到整体效果,促进档案检索工作的发展。
2.协调一致
档案管理标准体系的协调性是指各项标准在相关的质的规定方面互相一致、互相衔接、互为条件、协调发展。
档案管理标准体系的协调一致包括档案标准体系之间的相关性协调和与外部标准体系之间的扩展性协调两种形式。
（1）相关性协调。
相关性协调是指在某一系列档案管理标准中相关指标的协调一致,如档案分类标引规则和档案主题标引规则在对档案标引深度的规定上应是一致的。
（2）扩展性协调。
扩展性协调反映了档案管理标准体系与其他标准体系的联系。
如档案著录标引规则与图书等一般文献标引的著录标引规则在项目设置、指标规定上应有所对应,保持一定的协调性。
其目的是为档案与图书、资料、网络资源等其他信息资源之间的交流和共享创造条件。
3.比例适当
不同种类和不同级别的档案管理标准在标准体系中存在着一定的数量比例关系,它是档案管理各个方面标准状况的量的反映。
各项标准在档案管理标准体系中所占比例是由标准的适用面、各项档案管理业务和技术的特点及其工作内容的重要程度以及对标准的需求状况等因素决定的。
档案管理标准体系的构成体现了上述3个基本特性即配套性、协调性和比例性的结合。
它是决定档案管理标准体系形成与发展的内在因素,除此以外,下列因素也会影响标准体系的构成：
（1）档案管理体制与政策法规。
（2）档案管理系统的结构特点。
（3）档案管理的发展水平与特点。
（4）档案管理标准化在广度和深度上的发展水平。
（二）档案管理标准体系的构成
档案管理标准体系是由各个档案管理工作领域的标准所构成的整体,由纵向结构和横向结构统一构成。
1.纵向结构
纵向结构,即档案管理标准体系的层次结构,反映了档案管理标准的不同层次及各层次之间的相互关系。
档案管理标准体系按照层次和级别,由国家标准、行业标准、地方标准、企业标准构成。
从国家标准到企业标准,通用性程度逐渐降低,个性逐渐增加。
行业标准反映了行业在一定时期内的技术条件和管理水平,在行业内部起着统一和控制的作用,是行业特殊性的反映。
它必须受相应的国家标准的制约,不得低于国家标准的要求。
档案管理国家标准和行业标准是概括性的,具有指导意义和伸缩的余地;而地方标准和企业标准是具体化的,是对国家标准和行业标准的补充。
各层次之间是相互制约、相互渗透的。
由于档案管理标准化工作起步较晚,统一化程度低,因此,在档案管理标准化体系中,应着重建设国家标准和行业标准,而地方标准和企业标准则不宜过多。
2.横向结构
横向结构,即标准体系在档案管理各个工作领域的构成及其内在联系。
从整体与部分来看,档案管理标准体系是一个总系统,而各个工作领域的标准体系则是其分系统,总系统与分系统之间、各个分系统之间是相互协调、相互配套的。
在档案管理各个工作领域的标准体系中,如下几个领域的档案管理标准体系比较重要：
（1）档案业务工作标准体系。
①档案收集标准。
包括档案接收标准、档案交接文据格式标准、归档标准等。
②档案整理标准。
包括全宗划分标准、全宗内档案档案标准、案卷格式标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准等。
③档案鉴定标准。
包括档案密级划分标准、档案保管期限标准、档案销毁标准等。
（2）档案信息处理标准体系。
①档案数据库设计标准。
包括数据单元标准、信息分类编码标准、数据加密标准、磁带交换格式标准等。
②档案管理系统设计标准。
包括软件开发标准、文档编制标准、程序语言设计标准、输入、输出格式标准,系统测试与评价标准。
③档案管理系统硬件标准。
包括计算机型号、规格标准,输入、输出设备标准、通信设备标准、中文信息处理设备标准等。
④档案信息检索标准。
包括档案著录、标引标准、检索语言标准、档案目录编制标准、机读目录格式标准等。
（3）电子文件管理与数字档案馆建设标准体系。
①电子文件的管理标准。
包括：
电子文件收集与归档标准、电子文件整理与分类标准、电子文件元数据标准、电子文件鉴定标准、电子文件保管标准等。
②档案数字化加工标准。
包括各类载体档案的数字化加工标准。
如缩微胶片档案数字化加工标准、纸质档案数字化加工标准等。
具体涉及数字化对象、数字化程序与技术等内容。
③数字档案馆建设标准。
包括数字档案馆系统框架标准、数字档案馆相关技术标准、数字档案馆信息安全标准等。
3.档案管理标准体系结构框架
档案管理标准体系的总体结构框架如图所示,它大体反映了档案管理标准的纵向层次结构体系和横向的工作领域结构体系。
档案管理标准体系结构框架是对档案基础标准、业务技术标准和管理标准,从级次、强制性或推荐性、优先顺序等方面进行合理安排而建立的一个科学的框架结构。
档案管理标准体系框架可为档案标准化宏观管理提供参考和依据。
图 档案管理标准体系结构图
档案管理标准体系结构框架的主要内容应包括：
（1）一定时期内应有的全部标准。
（2）各项标准之间相互衔接、相互制约的内在关系。
（3）标准的优先顺序。
（4）需要与其他行业配合制订的标准。
（5）继续使用的现有标准及一定时期内应制订和修订的标准。
在档案管理标准体系结构框架中,档案管理基础标准处于主导地位,它是制订其他档案管理标准的依据,在制订一些业务技术标准和管理标准时需广泛引用,具有广泛的通用性。
因此,档案管理基础标准具有最高权威性,应优先制订。
各种业务技术标准和管理标准涉及档案管理的各个领域,应区分不同情况,合理安排它们在体系结构中的位置。
3、我国档案管理标准化的历史、现状和发展趋势
一、我国档案管理标准化的历史与现状
我国档案管理标准化工作起步较晚,开始于20世纪80年代初期。
从20世纪80年代初期至今,我国成立了档案工作标准化机构——全国档案工作标准化技术委员会,相继制定和颁布了一批重要的档案工作国家标准和行业标准,各个地方政府档案行政管理机构也制订了相应的地方标准。
我国档案管理标准化工作经过20多年的发展,已经初步形成了由档案基础标准、档案业务标准、档案技术设备标准、档案信息处理标准等组成的档案标准化体系。
（一）我国档案工作标准化机构设置及职能
我国档案工作标准化机构开始设立于20世纪80年代初期。
1982年年底,全国档案工作会议通过了档案事业八年发展规划（1983—1990年）,档案工作标准化被提上了议事日程。
1983年2月,国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组,同年5月,在领导小组下设立了档案著录、分类法与主题标引、名词术语三个标准化工作小组,起草《档案著录规则》、《档案工作词汇》两项标准,编制《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。
1986年,国家档案局在档案科学技术研究所设立了标准化研究室,从事档案工作标准的研制,并兼全国档案工作标准化领导小组办公室的工作。
1989年初,国家档案局在综合科教司下设立了法规标准化处（法规标准化处现设在国家档案局的政策法规研究司）,主要职能之一就是集中统一管理档案系统的标准化工作。
1991年3月,成立了全国档案标准化技术委员会,主要承担档案工作国家标准、行业标准的审查工作。
全国档案工作标准化技术委员会（简称档标会）,是全国档案工作标准化技术工作组织。
档标会既是国家档案局领导下的档案系统的全国性标准化技术委员会,又是全国文献与信息标准化技术委员会的第一分会（SAC/TC46/SC1）。
档标会设秘书处,秘书处工作由国家档案局中央档案馆政策法规司法规标准化处承担。
档标会每年召开一次全体会议,评议项目,审查标准,研究计划,总结工作。
对各立项单位申报的标准项目,由档标会在年会上评议并提出是否批准立项及立项标准的级次、资助经费额度等意见。
经档标会评议后同意立项的项目,由档标会秘书处负责汇总,报国家档案局批准。
档标会审查通过的标准,经主任委员签署意见,报有关主管部门批准发布。
（二）我国的档案工作国家标准、行业标准、地方标准和企业标准
1.国家标准
1985年5月,国家档案局发布了我国档案工作领域第一个国家标准GB3792·5-85《档案著录规则》。
在经过十几年的推广使用后,国家档案局于1999年对该标准进行了修订,并以行业标准发布了新的《档案著录规则》（DA/T18-1999）。
当前,我国已经颁布的档案工作国家标准有10项（见表）。
表 档案工作国家标准目录
我国档案工作国家标准不仅规定了文书档案的案卷格式,而且规定了科技档案、照片档案等常见的专门档案和特殊载体档案的管理规范,并于2002年推出了电子文件的归档与管理规范。
2006年颁布的国家标准《中国档案机读目录格式》则填补了我国档案界一直未能出台机读目录格式标准的缺憾,对统一机读档案数据交换格式,促进档案信息化建设和资源共享具有重要意义。
2.行业标准
1986年2月,由城乡建设环境保护部和国家档案局共同批准发布了专业标准JGJ25-86《档案馆建筑设计规范》（试行）,2000年国家档案局与建设部联合修改并发布了新的《档案馆建筑设计规范》（强制性行标）。
当前,我国已颁布40多个档案工作行业标准（见附录五）。
档案行业标准覆盖面很广,既有针对档案实体管理的标准,如文书档案案卷格式、归档文件整理规则、全宗卷规范;又有针对档案信息处理的标准,如档案著录标引的规则;既有对文书档案和科技档案管理的标准,也陆续推出了针对其他专门档案,包括人身保险业务档案、会计档案、印章档案、原始地质资料的管理标准。
其他还包括有关档案术语、档案建筑物、档案保护技术,以及纸质档案数字化和电子文件管理的行业标准。
档案行业标准的数量和覆盖面在我国档案标准化的纵向体系结构中占据主体。
3.地方标准
20世纪80年代起,各地档案部门也积极开展了标准化活动。
辽宁、湖北、河北、江苏、天津等省、市都制订了一些档案管理方面的地方标准。
如湖北省《工业企业档案分类基本规定》（鄂B23-88）、《河北省先进企业档案管理标准》（DB/1300A141-87）等。
当前,我国很多省、直辖市颁布了档案管理的地方标准,如湖南省档案局颁布的地方标准《档案工作规范化管理》（DB43/T263-2005）、北京市档案局颁布的《北京市企业档案管理标准》（DB11/T038-94）等。
4.企业标准
随着现代企业制度的建立,企业档案管理标准化建设日益受到重视。
不少大型企业颁布了自己的档案管理标准,如《中国科学院企业档案管理工作规范》（2001年）。
（三）我国档案工作标准化的成就和问题
1.我国档案工作标准化的成就
我国档案工作标准化起步晚但发展快。
纵向上,已经初步建立了档案管理国家标准、行业标准、地方标准和企业标准相互配套的层次体系;横向上,基本形成了档案管理的基础标准、业务标准、技术标准、档案信息处理标准等相互联系的横向体系。
此外,随着国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）的颁布和实施,我国档案信息化标准体系建设在已有的档案标准体系基础上得到加强。
2002年国际技术监督局颁布了国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）,该标准全面、详细地规定了公务活动中电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的方法和要求,成为当前我国电子文件管理活动的基本规范。
自此,与档案信息化建设的多项行业标准陆续制订和实施,包括《公务电子邮件归档与管理规范》（DA/T32-2005）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）,以及《电子文件元数据标准》、《电子文件管理细则》、《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》等行业标准的征求意见稿。
2.我国档案工作标准化存在的问题
（1）档案管理标准体系有待完善。
经过十多年的建设和发展,我国的档案管理标准体系虽然已经初步建立,但是还存在一些问题：
有些急需的标准项目未能及时立项,导致该领域标准的缺失;有的标准颁布了很长时间,但与之配套的细则或系列
升级会员 