OUTLOOK邮件归档使用指引.docx
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OUTLOOK邮件归档使用指引
OUTLOOK本地归档使用指引
一、存档说明
因个人容量有限,当总量超过一定的比例后,服务器会发出“将满”的警告,量继续增大甚至将无法继续发送和接收新。
总量指所有含附件的总大小,包括收件箱、发件箱、已删除,因此有几点必须注意:
1、尽量不要发送大附件(一般10M以上就属于大附件,)大附件不但发送和接收速度慢,还会造成同一文件空间的重复占用,应尽量通过即时通讯工具(如MSN、QQ)的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。
2、养成定期清除过期非重要的好习惯,这里要说明的是,第一次删除,会进入“已删除”文件夹中,此时并没有真正删除,还是在继续占用总量,因此需要到“已删除”中再此删除才会释放空间。
3、除了通过良好的使用习惯来避免超载外,一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook中的归档功能,来将指定日期前的旧从服务器上归档到本地硬盘。
注意:
1、进行归档后,指定归档日期前的将从服务器下载到本地保存,通过WEB方式访问的时候将无法读取到这部分,要在工作机器外的其他地方访问归档,必须将归档文件通过移动介质拷贝后,在其他机器通过附加的方式,通过Outlook来读取(具体操作后面将做讲解)。
因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作,以免造成不必要的麻烦。
2、以下操作以Outlook2010版本演示截图,其他版本Outlook操作界面不尽相同,但操作过程基本类似。
二、查看大小
1.Outlook客户端查看方法
正常登录2010客户端后,从左侧导航栏上找到“—XXX”,选中点击右键,点击数据文件属性。
在出现的属性界面中,点击“文件夹大小”,如下图
点击本地数据可查看保存在本地计算机上的数据大小,点击服务器数据,可查看保存在服务器上数据大小,并可以看到子文件夹的大小,如发件箱、收件箱、垃圾等。
2.WEB界面查看方法
在IE界面登录进系统后,将鼠标放在用户名处,即可显示大小,如下图
三、设置存档
1.建立存档文件夹
在本地磁盘D:
盘建立一个新文件夹,命名为“存档”如已存在该文件夹可跳过此步。
2.归存档
(1)打开Outlook
(2)点击“文件”——“清理工具”
(3)选择“存档”
(4)弹出“存档”对话框
(5)选中需要存档的。
假如只要存档某个下的某个文件夹,比如只想对“发件箱”做存档,那么只要选中此下的“发件箱”文件夹就OK。
如下图:
(6)选择需要归档的日期,将对所有此日期前的进行本地归档
(7)选择归档文件的地址、文件名
这一步非常关键,建议不要用系统默认的存放地址,而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放,比如可以新建一个”D:
\归档”的目录,然后在这里将存放地址指向此文件夹,命名为mymailbackup.pst(自定义)。
不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下,这样可以避免突发的系统故障或者重装系统时忘记备份C盘数据而丢失以往,切记!
(8)以上选项都选择完成后,点击“确定”,就开始往相应位置备份指定日期以前的了,此时Outlook右下角会出现“正在存档……”字样(如下图),此时不要急于关闭Outlook,待归档字样消失后,就是归档完成(当第一次归档或者需要归档的较多时,此过程会稍显漫长,请不要关闭Outlook,耐心等待)。
(9)存档完成后,点击Outlook菜单栏上的“文件”,回到Outlook界面,在您的下面将出现一个“存档”的文件夹
3.存档的读取、备份和迁移
1.存档的读取
归档完毕后,在左侧的列表里会有一个“存档文件夹”,展开后会发现它和有着相似的目录结构,在“存档文件夹”下的“收件箱”等文件夹里面存放的就是中相应文件夹的归档,归档的可以在里面查阅。
2.存档的备份
归档之后的全部包含在存档目录下一个后缀为pst的文件中,比如归档文件存放地址设定的是D:
\归档\mymailbackup.pst,那么这个pst文件就包含了此归档的历史,建议定期将此文件做好备份,存放到移动介质或者另一台机器中,以防意外丢失。
3.存档的迁移
当需要在另一台机器读取归档的时候,只要将上述pst文件拷贝到任意位置,然后打开Outlook(版本不能低于生成pst文件的Outlook版本),点击“文件”—“打开”—“Outlook数据文件”,选择之前拷贝到本地的pst文件,左侧就会出现相应的“存档文件夹”。
【完】