英文书信格式及范例大汇总精编版.docx

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英文书信格式及范例大汇总精编版

英文书信格式及范例大汇总

英文书信结构要素  

（1 ）信头（Letterhead）。

信头包括发信人的地址和发信日期。

很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。

如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。

信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。

然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：

May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。

（2 ）封内地址（Inside Address）。

封内地址包括收信人的姓名和地址。

封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。

封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。

（3 ）称呼（Salutation）。

称呼应与亲近程度相吻合。

最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。

比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。

称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

（4 ）正文（Body）。

正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。

如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：

Mr.WilliamJ.Hall 

（5 ）结束语（Complimentary Close）。

结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。

如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：

Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：

Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：

SincerelyYours，Love，All my love. 

（6 ）签名和发信人姓名（Signaturd and Name Addresser）。

签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。

签名只需签姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。

一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。

如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（Enclosure 或Encl.）。

如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。

I．信封的格式 

MsWangXiaolan 

15HuaihaiStreet 

Shanghai210088 

China 

Stamp 

PeterBrown 

22,BlachpoolRoad 

Sydney2140 

Australia 

1）写信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。

2）收信人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。

3）邮票贴在信封的右上角。

4）地址的写法是先写收信人或寄信人的姓名，然后按照从小到大顺序依次写出门牌号、街道、城市、省 

　或州名、邮编，最后写国名。

5）收信人名前应根据需要加：

Mr（先生）、Mrs（太太、夫人）、Miss（小姐）、Ms（女士，已婚或 

　未婚均可）、Dr（博士）、Prof（教授）等称呼，以示礼貌。

有些中国学生给老师写信常 

　用"teacher"作为称呼，这种用法不正确。

在英语中"teacher"就跟"worker，driver，farmer"等一 

　样是一种职业，不能作为称呼。

男老师我们可以用Mr，女老师我们用Mrs、Miss或Ms作为称呼。

II．信文的格式 

1）把寄信人的地址和日期（简称"信头"）写在信纸的右上角。

地址的写法同信封。

2）把收信人的姓名、地址（简称"内地址"）写在寄信人地址和日期的左下方，即信纸的左边，低寄信人 

　日期一至二行处。

私人信件此项内容可以不写。

3）把称呼写在收信人姓名、地址下面，相距一行处。

称呼一般以"Dear…"开头，后面用逗号。

如无"内 

　地址"，可以把称呼向上顺移。

4）书信正文从称呼下一行的3至5个字母开始。

5）如同汉语信一样，英文信的结尾也常写有"祝好"、"盼来信"、"代向……问好"之类的话，我们称之 

　为"结束语"。

6）在信的结尾下面签上自己的姓名。

除了对熟人或亲密的人以外，签名必须写全姓名，而且不管什么 

　信件，都应由写信人亲笔签名。

15HuaihaiStreet 

Shanghai,China 

Feb6th,2001 

PeterBrown 

22,BlachpoolRoad（可以省略） 

Sydney2140 

Australia 

DearPeter, 

　　Iamverygladtohearfromyou.______________________ 

____________________________________________________ 

____________________________________________________ 

　　Imuststopwritingnow,asIhavealotofworktodo. 

Bestwishestoyou!

Sincerelyyours,WangXiaolan 

III．英文书信常用的开头和结束语 

１）开头语 

　①Iamverygladtohearfromyou. 

　　很高兴收到你的来信。

　②Thankyouforyourletter. 

　　谢谢你的来信。

　③Iwasverypleased（happy）toreceiveyourletterofFebruary6,2001… 

　　很高兴收到你2001年2月6日的来信…。

　④YourletterofFebruary6,2001hasbeenreceived. 

　　你2001年2月6日的来信收到了。

　⑤Itisapleasureformetogetyourletter. 

　　收到你的来信，真是高兴。

　⑥I’msorrytohavetakensolongtoansweryourlastletter. 

　　这么久才给你回信很感歉意。

２）结束语 

　①Ihopetohavealetterfromyoubeforelong. 

　　希望不久能收到你的来信。

　②Pleasewritetomesoonandtellmeallaboutyourself. 

　　请快点给我来信，并谈谈你的情况。

　③Givemybestwishestoyou. 

　　呈以最好的祝愿。

　④Wishingyourbusinessseversuccessful！

　　祝你事业有成！

　⑤Hopeyouarehealthy. 

　　祝你健康。

IV．签名时的用语 

　英文信签名时常用这样词语：

英文书信格式及范例大汇总

（二）

各类信件（Letters）

英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。

但几乎所有信件的格式都大同小异。

书写英语信件要注意下面几点：

（一）英语书信结构、书写款式及要求：

1．书信结构

 英语书信结构一般有以下几个部分组成：

1）信封（envelope）。

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。

只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。

发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：

LiuYan-hua

Room302,No.48,YananRoad（M）stamp

Shanghai,20040

P.R.China

Prof.JohnHill

607NorthWillingtonAvenue

WestPalmBeach,Florida33404

U.S.A.

2）信头（heading），即写发信人的地址和日期（右上角）。

3）信内姓名地址（insideaddress），即写收信人的姓名和地址（左上角）。

4）称呼（salutation），即写对收信人的尊称（一般用DearMr.…,;DearMadamHelen,;DearMiss…,;DearJohn,;DearProfessorSmith,等）。

称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。

称呼后面的标点一般只能用逗号。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：

LiuYan-hua

Room302,No48,YananRoad（M）

Shanghai200040

P.R.China

June22,2002

Prof.JohnHill607  

NorthWillingtonAvenue  

WestPalmBeach,Florida33404  

U.S.A.  

DearProfessorHill,

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 注：

如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。

5）正文（body），即信件内的主要内容。

正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。

6）信尾客套语（complimentaryclose），即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收

信人一种礼貌客气的谦称。

一般有Sincerely,;Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendly

yours,;Trulyyours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially,等。

7）信尾签名（signature），即亲笔签上写信人自己的姓名。

如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。

 除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：

（1）附件（Enclosure），以Enc.表示，如“附有。

。

。

。

。

。

证明”应写为Enc…Certificate；

（2）再启（Postscript），以P.S.表示；（3）抄送件（CarbonCopyto…），以c.c.表示，说明一式多份抄送其他有关人员。

这些都是次要的补充部分。

P.S.主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。

Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。

2．书写款式

 英语书信的款式一般有两种：

齐头式（BlockStyle）和折衷式（Semi-BlockStyle）。

齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，

可靠性。

而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。

如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。

 以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

A:

齐头式信件款式：

（范文1。

）

LiuPing

Box408

BeijingUniversity

Beijing100871

P.R.China

July10,2002

Director

Dept.ofGeology

ColumbiaUniversity

NewYork,NY,10028

U.S.A.

DearProfessorSullivan,

ThisisarequestforadmittancetoyourUniversityasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodosomeresearchworkinyourdepartment.OurGovernmentwillprovidemewithalltravelingandlivingexpenses.

Enclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendation,whichIhopeyouwillfindsatisfactory.Thankyouforyourkindconsideration.I’mlookingforwardtoyourearliestreply.

Sincerelyyours,

LiuPing

 注：

用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。

每段的第一句句子不需要空

格，但段与段之间需要空一至二行。

齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。

第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。

另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。

下面是另一种齐头式信件的格式。

齐头式信件款式：

（范文2。

）

December22,2002

DearMr.Ken,

IarrivedatShanghaiyesterdayafternoon.Mywifeandmydaughtermetmeattheairport.TheywereverymuchgladthatIcouldcomebackjustbeforeChristmasandthenewyear’sday.Onourwayhome,ItoldthemalotaboutmystayinAmerica,untilnowtheyarealwaysencouragingmetotellthemsomeinterestingincidentsandexcitingexperiencesthatIencounteredintheState.Youknowtheyhaveneverbeenabroad,andthereforeeverythingmayseemstrangetothem.Itisevenextremelyincredibleforthemtoknowthateverydaywetookhalfanhourdriveforourlunch,whichisquitenaturalforordinarypeople.

Mywifeanddaughterwantmetothankyouforyourgiftstothem.Mydaughterlovesthetoydogverymuch,andshealwaysholdsitevenwhensheissleeping.Mywifelovesthepurse.Shefeelssoproudofowningit,speakssohighlyofitsqualitythatsheshowsittoallherfriends.

Anyway,I’mmuchobligedtoyouforyourhospitalityduringmystaythere,andtoyourwife,Catherine,especially.Sheisreallyaniceyounglady,whoiskind,frankandgenerous.Withherguidanceandinstructions,IcouldvisitsomeplacesthatIhadbeenlongingfor,findsomeimportantmaterialsandlearnsomethingindetailaboutAmericanculture.Meanwhile,Iwouldthankyourcolleaguesfortheirtremendoushelp,withoutwhichitwouldhavebeenimpossibleformetocopewitheverything.

Iwon’tcometomyofficeuntilJanuary6.Wewillinformyouofourdecisionaboutthecontractassoonaspossible.

Pleaseremembermetoyourwifeandtwodaughters.

Sincerelyyours,

ZhouYan-wen

B:

折衷式信件款式：

 用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。

第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面。

以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。

信尾的客套话和签名都写在右下方。

朋友之间写信一般都使用折衷式，而且称呼与正文之间一般不空行。

具体款式和要求参见后面的一些信件。

 以下是一封折衷式信件。

LiXiang

CommercialandTradeLMT

Room606ParkHotel

No.18NanjingRoad（W）

Shanghai20001

P.R.China

July20,2002

Mr.SmithHenkel

ManagerofImportDivision

VictoriaIndustriesCo.

Flemington3032

VIC,Australia

DearMr.Henkel,

 WeacknowledgethereceiptofyourletteranditsenclosureofFebruary10aboutthesupplyofwashingmachines.

 Weregretthatitisdifficultforustoconsiderthepurchaseasourcompanydoesnotneedtheitemforthetimebeing.Wehaverecordedyourquotationofourfurtheruse.

 Thankyouforyourkindattentiontothisreply.

Yoursfaithfully,

LiXiang

3．信件书写要求：

 写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。

不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

（二）各类常用信件

1）感谢信

October5,2002

DearMike,

 Yourletterandpackagereachedmeyesterday.Youreallygivemeagreatsurprise.IwaswonderingwhatwasinsuchanicepackageuntilIcarefullyopeneditandfoundthatyousentmeanattractivepresentformybirthday.Thankyouverymuchforyourkindness,andIlikethepresent,whichwillgivemepleasureforalongtimetocome.

 Againitisthoughtfulofyoutosendmethepresentonmybirthday.Yesterdayeveningmycolleaguesheldabirthdaypartyforme,includingJohnLiu---Ithinkyoucanremember---anicetallboy,whoinvitedyouandItohisbirthdaylastOctober.Weenjoyedourselves,andallofusmentionedyourstaywithus.WehopethatyouwillcometoChinasoon,ifpossible.

 Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.

Yours,

PeterWang

2）祝贺信

May16,2003

DearMr.Blake,

 Thankyouforinformingu