物资采购审计办法.docx

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物资采购审计办法

物资采购审计办法

文件类别：

程序制度

文件编号：

YM-QP-SC-001-A

版次：

A

生效日期：

201X0601

机密等级:

■机密□一般

归口管理部门：

合计页数：

含封面和目录共页

撰写：

XX---网赢项目组

审核：

审批：

物资采购审计办法

目录

第一章总则2

第二章物资采购前期审计3

第三章物资采购过程审计5

第四章物资采购后续审计9

第五章附则11

第一章总则

第一条为了规范XX投资控股（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）物资采购审计的内容、程序与方法，根据《内部审计基本准则》及《内部审计实务指南第2号――物资采购审计》，制定本办法。

第二条本办法所称物资采购审计是指内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。

本办法所称“物资”是指在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。

第三条本办法适用于集团公司、权属公司和相关单位的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。

第四条物资采购审计的目的是为了改善集团公司、权属公司、相关单位的物资采购质量，降低采购费用，维护企业的合法权益，促进企业价值的增加及目标的实现。

第五条物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。

物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。

第六条根据集团公司、权属公司和相关单位的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式，其中：

（一）项目管理式审计是有重点有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。

（二）过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。

第七条内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。

第八条内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和外部环境的变化。

第二章物资采购前期审计

第九条物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作做出的安排。

其基本过程包括：

（一）编制年度审计计划，确定审计对象。

内部审计应综合考虑以下各种因素：

1.重要性。

选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。

2.物资采购方案、内部控制的重大变化。

3.根据成本效益原则，在增值性方面有潜力的物资采购部门、环节或物资类别等。

4.风险因素。

风险大的项目应优先做出审计安排。

（二）获取相关资料，制定项目审计计划和审计方案。

相关资料包括：

1.物资采购目标和计划；

2.前期物资采购审计工作底稿；

3.财务会计资料；

4.相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签订制度、凭证管理制度和定价策略等；

5.法律性文件。

初步评价重要性和审计风险，制定适合实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。

经主管领导批准后，向被审计单位发出物资采购审计通知书。

（三）审查、评价内部控制。

物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、采购信息以及采购监督五个要素，其中：

1.采购控制环境，包括管理者对待物资采购内部控制的重视程度、采取的经营理念和管理模式；企业文化所塑造的员工基本信念、价值观念、思维和行为方式；组织结构的适当性、权责划分的明确性、奖惩的分明性、岗位设置的合理性、人员素质的适当性。

2.采购风险管理，包括物资采购风险识别、风险评估和风险应对策略。

3.采购控制活动，包括业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制。

4.采购信息，包括财务信息、物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息等。

5.采购监督。

采取的方式包括物资采购内部控制自我评估、内部审计报告、内部控制例外情况报告、操作人员反馈以及顾客投诉等。

物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试，并形成审计工作底稿。

第三章物资采购过程审计

第一十条物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果，确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法，以收集审计证据。

第一十一条采购计划审计。

采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。

（一）审计内容包括：

1.采购计划编制依据的可靠性。

采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调；是否符合存货政策、采购政策和资金管理政策。

2.采购计划审批程序的合规性。

3.采购计划所列价格的合理性。

4.采购计划所列物资数量的合理性。

5.采购方式选择的合理性。

应具体审查如下内容：

（1）监督招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。

（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

（3）监督招标方式的选择是否合理。

（4）审查招标采购的价格是否合理。

6.供货商选择的合理性。

（二）审计方法，主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。

第一十二条采购申报价格审计。

采购申报价格审计是对采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。

（一）应获取的相关资料，包括组织的物资价格制定政策、物资采购价格申报单、价格标准、物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息和业务流程再造信息等。

（二）审计内容包括：

1.《价格申报单》填列的完整性。

2.价格标准确定的合理性。

3.采购申报价的合理性。

4.申报价格核定程序的规范性。

（三）审计方法，主要采用价格比较法、复核法、重点审计法和简单审计法等方法。

第一十三条采购合同审计。

采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

（一）应获取的相关资料，包括合同法、组织内部有关合同制度、合同正本和副本以及供货商资料等。

（二）应关注的风险领域，包括盲目签订采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。

（三）审计内容包括：

1.采购合同签订的合规合法性。

2.采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。

3.采购合同的执行结果。

4.审查合同的管理是否规范。

（四）审计方法，主要采用检查法、函证法、询问法和重点审计法等方法。

第一十四条物资采购计划执行情况审计。

物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达组织后，对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。

（一）应获取的相关资料，包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等。

（二）应关注的风险领域，包括采购方式和供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等。

（三）审计内容包括：

1.采购方式执行情况审计。

（1）审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购。

（2）审查采购部门是否在合格供货商目录中选择供货商，如有改变，其改变的原因和批准手续是否合理。

2.质量控制执行情况审计。

（1）审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收。

（2）审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行。

（3）审查短缺超出物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因。

（4）审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金。

3.计量执行情况审计。

（1）审查计量器具。

（2）审查采购物资途中损耗。

（3）审查质量检验对计量结果的影响。

4.价格执行情况审计。

（1）审查物资采购是否按批准价格执行。

（2）审查运费的组成和数额是否合理。

5.仓储保管情况审计。

（1）审查仓库的位置与内部空间的布置。

（2）审查仓库面积利用率。

（3）审查仓库存放保管工作。

（4）审查物资保管账卡档案是否建立健全并定期与相关资料、账簿核对。

（5）审查物资分类保管情况。

（6）审查物资储备定额制定是否合理。

6.采购票据审计。

（1）审查物资采购的票据是否齐全，是否按照采购业务发生的先后顺序编号。

（2）审查各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据相关内容是否一致。

（3）审查票据的填写是否合规，手续是否齐全，来源渠道是否正规，保管、领用和注销措施是否完善，传递程序是否合规等。

7.采购负债确认及付款执行情况审计。

（1）审查负债的确认是否正确。

（2）审查应付账款的登记是否正确。

（3）审查付款处理是否合规。

（4）审查预付账款处理是否合规。

（5）审查应付账款余额的整体合理性。

（四）审计方法，可以采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。

第四章物资采购后续审计

第一十五条物资采购后续审计是内部审计人员在提交了物资采购审计报告后，针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计，目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。

第一十六条物资采购后续审计应关注的风险领域，包括物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等。

第一十七条物资采购后续审计的基本过程如下：

（一）应获取的相关资料，包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。

（二）取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析。

内部审计人员应关注如下事项：

1.被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项；

2.被审计单位有异议或误解的事项；

3.反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。

内部审计人员应逐项分析上述事项的具体原因，并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性，拟采取的措施是否具体。

（三）实施适当的审计程序。

对重大的审计发现和建议通过现场访问、直接观察、测试和检查文件等方式，编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。

（四）评估采纳审计建议所达到的效果。

（五）提交后续审计报告。

第一十八条审计方法，主要采用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。

第五章附则

第一十九条本办法由集团公司负责解释。

第二十条本办法自发布之日起施行。