人事档案信息管理系统设计报告.docx

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人事档案信息管理系统设计报告

1.概述

1.1公司开展背景

对每一个企业来讲，企业员工人事档案管理是一项非常琐碎而且繁杂的工作，而且是不允许发生过失的，因为它直接影响着员工工作的积极性，是提高员工生产力，实现企业利润最大化的根底。

在以往手工进展的传统的人事管理工作中，需反复机械地进展各种抄写核对等工作，不仅花费大量的时间，而且往往会出错。

计算机应用于企业的员工认识档案管理，不仅可以提高办公室工作人员的工作效率，尽可能得减少错误的发生，同时可以减少企业人事档案管理工作人员的工作压力，使他们从简单的数据统计、收集、汇总等重复繁重的事务中解脱出来。

21世纪，计算机正在令人难以置信的速度步入每个人的学习、工作和生活。

在这个信息化的社会里，没有使用计算机的企业和个人，无疑将在其各个方面面临重重的障碍。

计算机已经成为人们日常工作中处理数据的得力助手。

虽然现在有一些信息管理系统，但是现在使用的人事管理系统是不完全的，它们只是针对某一方面，没有一个统一的管理，这样使得在企业人事档案管理工作遇到许多的不便，为了解决这一难题，必须要开发一个能集中管理人事档案数据的系统。

1.2人事档案管理系统建立的意义

随着经济的开展，社会的不断进步，企业正向着综合性大规模开展，而对于大企业，企业员工信息有关的信息随之急剧增加。

在这种情况下单靠人工来处理员工的信息不但显得力不从心，而且极容易出错；并且存在XX性方面的问题。

该系统就是设计一个企业人事档案管理系统，由计算机代替人工执行一系列诸如新员工登记，删除旧员工，员工考勤管理，员工工资管理以及报表查询等操作，这样就使办公人员可以轻松快捷地完成企业人事档案管理的任务。

人事档案管理是现代企业管理工作不可缺少的一局部，是人力资源管理的根底工作，人事档案管理工作的好坏对于企业的决策者和管理者来说都至关重要。

但一直以来人们使用传统的人工方式管理人事档案，这种管理方式存在着许多缺点，如效率低下、XX性差等。

另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于档案的查找、更新和维护来说都带来了不少的困难——譬如：

用人工的方式对人事档案进展统计的话，工作量将很大，假设公司人员有几万甚至几十万，人工统计将变得不可想象。

如今，随着计算机技术的飞速开展，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及。

作为计算机应用的一局部，使用计算机对人事档案进展管理具有手工管理所无法比较的优点。

例如：

检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、XX性好、寿命长、本钱低等。

因为人事档案管理系统是典型的管理信息系统，所以它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。

一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好地完成人事档案管理工作。

1.3公司人事档案管理的现状分析

1.3.1．人事档案交接手续不严密，重视不够。

档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象

1.3.2．档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。

归档材料未能及时、准确地得到补充。

另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

1.3.3．档案管理人员对档案重要性宣传不到位。

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进展广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理根本上是兼管，属于非专业人员管理。

由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.3.4．员工本人对人事档案重要性认识缺乏。

认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。

对个人档案采取无视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。

这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

1.3.5．人事档案管理手段落后。

该公司人事档案管理根本上是由人事科工作人员轮流管理。

因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理thldl.org.软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。

档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。

2.系统分析

2.1系统可行性分析

系统分析〔又称逻辑设计〕是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的根底上，对新系统的功能进展细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。

新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。

最后要完成系统分析报告〔也称为系统逻辑设计说明书〕。

在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，防止新系统在功能上存在先天缺乏或缺陷。

因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的根底上的，所以系统调查工作要进展得深入、细致、全面。

用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告〔系统逻辑设计说明书〕，经有关领导审批通过之后，转入系统设计〔又称系统物理设计〕阶段。

2.2企业档案管理系统要完成的功能

通过对该企业的调查，企业档案管理系统要完成的功能主要有：

档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。

档案管理还要完成对部门档案的查询，员工花名册的打印。

档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数，如学历、政治面貌和出生日期等。

由于在企业中，从领导到管理人员的的业务认识是一致的，而且该企业有良好的管理根底，企业的经济效益良好，对建立系统的费用有能力支出，因而在建立系统的管理上、技术上和经济上都是可行的。

2.3组织构造

通过了解该公司内部各种组织机构，，通过调查可得该企业组织构造图如下：

企业组织构造图

2.4业务流程

业务流程图表达了信息的流动过程，调查管理业务流程时应顺着原系统流动的过程逐步进展。

通过对企业管理业务的实际调查分析，弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能，系统的档案管理业务流程如下列图所示：

企业档案管理业务流程图

从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能：

一、档案单审核，人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进展审核，检查档案单填写的是否符合要求，档案的信息是否真实。

不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写，合格的档案单转给档案室进展档案存储。

二、登录档案存储台账，管理员依据合格的档案单登记档案存储台账，记录每一笔档案业务。

三、档案信息查询及管理，管理员根据企业要求对档案的信息进展维护和日常管理〔包括添加，删除，更改，查询，人数统计，部门花名册打印等功能〕。

2.5数据流程图

根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程图如下列图所示：

档案单

合格档案单

不合格

档案单

入档数据查询

查询

档案存储

档案数据查询查询

出档数据查询

离职单

合格离职单

不合格

离职单

档案管理数据流程图

2.6数据字典

根据数据流程图对图中的各个元素做出如下说明：

数据项〔档案单录入为例〕

数据项编号：

I01—01

数据项名称：

员工编号

简述：

某员工的代码

类型及宽度：

字符串型、10位

取值围：

“0000000000〞—“9999999999〞

数据构造

数据构造编号：

B01—01

数据构造名称：

员工信息表

简述：

员工入职所填档案情况

数据构造组成：

员工编号++性别+出生年月日+部门+学历+

政治面貌+职位+职称+联系++当前状态

数据流

数据流编号：

C01—01

数据流名称：

档案单

简述：

新入职员工填写的入职档案登记表

数据流来源：

员工

数据流去向：

档案单审核模块

数据流组成：

+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+

职务+联系+

数据流量：

约10张/日

顶峰流量：

约20张/日

数据流编号：

C01—02

数据流名称：

合格档案单

简述：

经审核合格的员工档案登记单

数据流来源：

档案单审核模块

数据流去向：

档案单处理模块

数据流组成：

+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+

职位+职称+联系+

数据流量：

约10张/日

顶峰流量：

约20张/日

数据流编号：

C01—03

数据流名称：

不合格档案单

简述：

经审核不合格的员工档案登记单

数据流来源：

档案单审核模块

数据流去向：

员工

数据流组成：

+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+

职位+职称+联系+

数据流量：

约1张/日

顶峰流量：

约1张/日

处理逻辑

处理逻辑编号：

P01—01

处理逻辑名称：

档案单审核

简述：

审核员工送来的档案登记单是否合格

输入的数据流：

档案单

处理描述：

检查员工送来的档案单是否符合要求，信息是否与简历及真实情况一致，不合格的返还给员工叫其重新填写，合格的档案单送到人事部让档案室登记档案存储。

输出的数据流：

合格档案单、不合格的档案单

处理频率：

约10次/日

处理逻辑编号：

P01—02

处理逻辑名称：

入档处理

简述：

根据合格档案单，将入档数据记入档案存储

输入的数据流：

合格的档案单

处理描述：

根据合格的档案单，将入档数据记入档案存储。

输出的数据流：

入档数据

处理频率：

约10次/日

数据存储

数据存储编号：

F01—01

数据存储名称：

档案存储

简述：

记录员工入档数据的信息

数据存储组成：

员工编号++性别+出生年月日+部门+学历+

政治面貌+职务+联系++当前状态

关键字：

员工编号