行政办公管理制度修改后.docx
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行政办公管理制度修改后
行政办公管理制度
公司文件管理规定
1．目的作用
公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进公司各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。
为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。
2．管理职责
公司的文件管理统一由总经办归口负责。
应加强对本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节中的管理程序。
并对各职能部门文件管理工作进行指导和工作检查。
3．文件立卷归档管理
秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：
3.1收集立卷文书材料：
应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要留好底稿和正本。
3.2做好立卷类目的分类
按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的整理和保管。
3.3拟定卷内文件保存价值
按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
3．4科学、合理地排列卷内文件
应按照一定的规律排列卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：
3.4.1重要文件在前，次要文件在后；
3.4.2政策性文件在前，业务性文件在后；
3.4.3综合性文件在前，专题性文件在后；
3.4.4正文在前，附件在后；
3.4.5结论性文件在前，调研性文件在后。
3.5文件装订成案
定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。
3.6文件移交归档
文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。
移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。
4．文件的存放管理
文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：
4．1加强文件安全性的管理
4.1.1文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。
4.1.2文件应当有专人负责保管，文件存、取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。
，
4．1.3应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。
4.1.4主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。
4.2做好存放文件的分类工作
4.2.1按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。
也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。
4.2.2对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。
4.2.3本单位发文的存档件和余存件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。
4.3做好文件的清退工作
4.3.1对按规定应办理清退的文件，秘书部门应制发《清退文件通知单》，并对应清退的文件加盖清退戳记。
4.3.2清退的文件按时间要求可分为以下两种：
a．随时清退的文件。
包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。
这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。
b．定期清退的文件。
这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年清退一次，也可年终一次性清退。
4.3.3对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丢失和缺损。
4．4做好文件销毁工作
4.4.1公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作：
a．上级下发的不需要归档立卷的文件；
b，本机关制发的归档立卷后的余份；
c．下级抄报的无存档价值的文件、材料；
d．无归档立卷价值的内部刊物、资料；
e．上级机关指定需销毁的文件。
4.4.2对销毁文件，在清点时，一般需在收发文记录簿上加盖“销毁”印戳，并将清缴出的销毁文件统一填写《销文登记表》上。
4.4.3在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。
4.4.4秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也应在销文登记表上签字。
5．阅文管理
根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方向。
5.1文件的传阅管理
5.1.1总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。
5.1.2对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅完后把文件退回并注明。
5.1.3阅文者不得将文件在同级之问横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人。
5.1.4为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以提高文件办理的效率。
5.2文件的借阅管理
5.2.1总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面的具体要求，文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业的，而不是危害企业的。
5.2.2借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律：
a。
保护文件不得丢失；
b．借阅的文件不得翻印，不得裁剪和涂改；
c．做好保密工作，不得转借他人；
d．爱护文件、注意清洁，不要弄脏；
e．在规定的时间内，阅后退还。
5.2.3本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人员掌握。
但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的；必须经公司领导批准。
5.2.4外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借阅。
5.2.5绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只能在指定地点或阅文室内阅读。
5.3阅文室的管理
5.3.1对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在总经办专设的阅文室内阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利用。
5.3.2在阅文室内的文件要分级分别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。
5.3.3阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。
其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，不能随意翻看其他文件。
6．文件的复印管理
文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要，但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。
公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制：
6.1公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。
6.2各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。
6.3一般文件资料复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。
6.4机密文件资料复印，须经公司分管的副总经理签字批准。
6.5绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。
6.6需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。
6.7文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。
公文处理规定
1．目的作用
公司的公文（包括电报）是发布企业规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的工具。
为了促使公司公文处理做到准确、及时、安全、规范、特制定本规定。
2.管理职责
公司的公文由总经办统一收发、分发、传递、用印、立卷和归档。
在公文处理工作中应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。
公司各部门及子公司都必须严格执行公文处理的程序，按职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保密规定，提高公文办理的效益和质量，通过对公文的规范运作，更好地为公司经济建设服务。
3．公文的种类
本公司常用的公文种类可以分为以下十种：
3.1决定、决议
a．对总公司或子公司的重要事项或重大行动做安排用“决定”。
b．经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。
3.2指示
对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。
3.3公告
公司决定的重要事项，需向外宣布，广而告知，用“公告”。
3.4通告
公司决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
3.5通知
发布公司重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，转批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
3.6通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
3.7报告、请示
a．向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”，，
b．向上级部门请求指示，并需批复的用“请示”。
3.8批复
下级部门提出请示后，答复请示事项，用“批复”。
3.9函
各子公司之间相互商洽工作、询问和答复问题，向外单位联系公务、洽谈工作事项，用“函”。
3.10会议纪要
传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
4．公文的格式
公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正义、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。
4.1公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文种，除批转规章制度性文件外，一般不加书名号。
4.2发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。
几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。
4.3公文除会议纪要外，应加盖印章。
4.4保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
4.5紧急公文应分别标明“特急”、“急”。
4.6请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式。
4.7公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。
4.8发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。
4.9会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。
4.10文字从左到右横写、横排。
4.11公文纸一般用A4复印纸，左侧装订，装订公文一律使用二颗订书钉，装订时公文纸张的地方，翻页口边要齐整。
4.12文件标题一律用二号宋体字，正文使用小四号仿宋体字。
主题词、报送、发送单位一律小四号宋体字。
5．行文规范
5.1公司总部及各子公司的行为关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。
5.2公司各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级企业有关业务部门互相行文；也可以根据公司总部授权和有关规定对子公司直接行文。
5.3各子公司之间的重要行文，应抄报公司总经办。
5.4凡部门之间对有关问题未协商一致时，一律不得各自向下行文。
5.5各子公司可以联合行文。
5.6请示的公文，一般应一文一事。
除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，更不要同时报几个领导，严禁多头请示。
5.7受双重领导的企业上报公文，应根据内容写明主报单位和抄报单位，由主报单位和报抄单位，由主报单位负责答复请示的问题，上级主管单位向双重领导的下级单位行文时，应同时抄送另一下级单位。
6．公文办理
6.1发文处理程序
主要程序依次为：
拟稿-核稿-签发-注发-打印-盖印-装封-分发-归档
6.1.1拟稿。
拟稿分两步，首先由公司领导人草拟文件，表达出文件的内容和意图，然后由秘书人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。
拟稿的要求是：
重点突出、观点鲜明、表达准确、文种合理，尽量“一文一事”。
6.1.2核稿。
拟稿后，应将稿件交办公室主任进行核稿，检查内容是否准确反映领导的意图，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。
6.1.3签发。
涉及企业整体事务或冠以公司名义的文件，必须由公司的主要负责人签发。
签发人对文件负有完全责任。
签发内容是：
发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。
6.1.4注发。
文稿经过签发，正式文件已经形成，进入注发阶段。
一是要对文稿进行编号；二是确定发出日期；三是确定文件的印刷方法。
6.1.5打印。
打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校对，确认无误后才可按所要求的份数打印出来。
6.1.6盖印。
文件需要加盖印章后才能发送，印章是企业发文有效的凭证。
盖章由印章保管人负责执行，所盖的印章应清晰端正。
6.1.7装封与分发。
将文件分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章；发出文件前必须填写《发文登记表》，并由发出人签字。
6.1.8归档。
指打印的文件底稿应进行归档妥善保管。
6.2收文处理程序
主要程序依次为：
签收-登记-阅文-拟办-批办-承办-催办-办复。
6.2.1签收与登记。
来件经过清点检查无误后应办理鉴收，然后根据文件的类别进行登记。
6.2.2阅文。
负责处理批文的秘书人员应阅读文件，了解内容，以便正确批文。
6.2.3拟办。
拟办的主要工作是确定文件的分送与传阅范围，一般由办公室主任负责，如果所收文件份数不够分送传阅，还要加印复制。
6.2.4批办。
来文如提出了办理问题的要求，因此需要分派公司某个部门去具体执行和办理。
这需要由公司的领导来确定承办单化及协办单位。
6.2.5承办。
领导批示的具体承办部门，应认真阅读文件，领会贯彻、执行的要点，按要求完成承办任务。
如果所承办的事情重大，本部门难以独立办好，则应速说明理由，请求上级安排协办单位配合执行。
6.2.6催办。
公司应建立文件催办制度，目的是督促所需办的事能及时办好，以免承办部门因事务忙而遗忘或积压拖延。
催办人员应及时将承办部门办理情况的信息反馈给公司领导。
6.2.7办复。
来文中提出需办复的，公司在承办结束后，应向来文单位作答复。
6.3办理过程注意事项
6.3.1凡需要办理的公文。
总经办应根据内容和性质，送领导人批示或交有关业务部门办理。
紧急公文，总经办应提出办理时限。
6.3.2凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签。
上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。
6.3.3已送领导批示或交有关业务部门办理的公文，总经办要负责检查，对于多次催办仍无效果的，应向总经理汇报，采取必要的处罚措施。
6.1草拟公文应注意事项
6.4.1要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。
6.4.2情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要求简短。
6.4.3人名、地点、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。
6.4.4公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律用汉字书写。
在同一文件中，数字的使用应前后一致。
6.4.5引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。
6.4.6用语要准确、规范。
在使用简称时，应先用全称，并加以说明。
不写不规范的字。
6.4.7公司发出的公文，由公司总经理或授权的分管领导签发。
6.4.8公司领导审批公文要认真、负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。
6.4.9草拟和签拟公文，应使用钢笔或毛笔。
6.4.10公司各部门需要以公司名义或公司总经办文件发出的公文，文件起草完后，统交公司总经办核稿，以便统一编排文号和分发。
6.4.11上报的公文，如不符合本规定的，公司总经办可退回呈报单位。
6.4.12传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
6.4.13草拟公文应使用公司或各子公司统一印刷的发文拟稿笺。
6.5其他需注意事项
6.5.1公司总经办签收文件要逐一清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应措施，急件要注明签收的具体时间，发传真时要问清接收人的部门、姓名、接收时间，并一一作好登记，以备查询。
6.5.2登记文件须将标题、密级、发文字号、缓急时限，来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理等逐项登记清楚，以利于查询。
6.5.3批办文件要根据内容、密级和工作需要确定文件主批人、承办单位以及印发范围，急件要及时处理.
6.5.4报请主管领导人批示的文件，一般应由总经办提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批时参考。
6.5.5分发文件要严格按批办范围进行。
时限性强的要及时分送，以免压误。
6.5.6传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。
文件传阅要建立催阅（退）制度。
6.5.7印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文件清晰；字体适当，用纸规范，美观大方。
7．文件的立卷和归档
7.1文件办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文稿、正本和有关材料整理立卷。
7.2文件立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本企业的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
7.3没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。
销毁秘密公文，要进行登记，专人监督，保证不丢失，不漏销。
公司规章制度管理规范要求
1．目的作用
规章制度是企业人的行为模式和运行方式的规范要求，然而制度从拟定到执行过程也存在着标准化、程序化、规范化的要求，需要强调全公司管理语言、技术语言、物流语言、财务语言的统一，以提高公司内部子公司之间、部门之间交流、沟通、管理的效率。
本文规定了规章制度编制、审批、发布、执行、更改及文件管理的有关规定，以保证公司各项规章制度文件规范统一及贯彻实施。
2．管理职责
2.1总经办负责组织公司级别规章制度的编制、发布及督促实施，并对各职能部门内部制度的建立进行指导和审查。
2.2各职能部门负责编制本职能范围内的规章制度，并组织贯彻执行。
3．规章制度的编制规定
3.1编制原则
3.1.1符合围家及行业的有关方针政策及法规、规范、标准。
3.1.2与公司的有关方针、企业宗旨、经营思想相一致。
3.1.3规章制度之间互相衔接、协调一致、系统完备。
3.1.4规章制度应形式统一、内容规范、文字准确、简明易懂、便于贯彻执行和检查考核。
3.1.5符合公司特点与实际需要，具有可行性、适用性。
3.2编号规则
3.2.1标准的制度编号是：
Q/OOO、GZ口口、##
实际举例：
Q/ZSX.GZ01.01
3.2.2说明
Q----企业标准
OOO----公司名称的汉语拼音缩写字母，如实例中
“ZSX”则是中厦销售公司的汉语缩写字母。
GZ----规章制度
口口----公司内部各职能部门代码
##----文件编号
3.3制度内容一般包括以下方面：
a．目的作用——说明编制该项制度的目的，及制度的作用。
b．管理职责——说明制度的执行、监督、检查主体及相关的责任。
C．引用文件——编制制度的依据（有时用）。
d．主题释意与分析——对重要概念、术语的解释说明（有时用）。
e．管理要求与规定——这是制度的主要内容，详细说明各种规定与要求。
f．附件——与制度有关的流程、表单及必要的附录文件。
4．规章制度编制、审查、批准、发布程序
4.1规章制度应根据公司经营管理的需要和各职能部门工作需要而进行编制。
4.2总经办负责对规章制度的规范性、完备性进行审查，必要时组织有关部门会审。
4.3总经办审查或会审完毕，送分管公司领导审定。
4.4公司领导审定后，由总经理批准发布。
4.5规章制度发放由总经办按批准者批准的发放范围编号发放，发放应登记。
5．规章制度的执行
5.1规章制度一经发布，便成为公司的管理法规，必须在公司的各项管理活动中认真贯彻执行。
5.2各职能部门负责对其编制的规章制度的贯彻执行进行指导、检查和考核，并对执行过程中出现的问题进行收集和研究，及时进行修改补充与完善。
5.3总经办负责对公司的规章制度的有效性进行定期或不定期的检查和评审。
5.4督察室负责对各部门执行规章制度的情况进行督察和考核。
6．规章制度的更改
6.1规章制度不适应公司需要时应进行更改。
6.2规章制度更改一般由更改单位（人员）提出书面申请，注明更改原因，并经部门负责人鉴字后，交总经办。
6.3总经办负责进行论证，同意后编写更改通知单报原审定人审定，同意后再报原批准人批准。
6.4总经办将审批同意后的更改单按原登记范围发放。
更改采用换页更改。
更改完成后，由更改者在制度封面的更改登记栏登记。
作废页2日内交回总经办销毁。
6.5同一文件经5次及以上次数更改后，应换发新版本文件。
新版本文件生效后，旧版本由总经办在2日内收回。
7．规章制度的文件管理
7.1各部门应配备专（兼）职人员，负责规章制度的收发、保管、借阅、更改和失效文件的销毁工作。
7.2各部门的规章制度借阅，应办理借阅手续。
7.3不允许在文件上随意涂、改、画或作标记，并应防止文件损毁和丢失。
7.4规章制度不得复制，需要时，由需要者提出书面申请，经分管公司领导批准后，才能复制。
7.5文件破损严重影响使用时，应将文件交回发放部门，补发新文件。
对于非正常毁损，应按有关规定处罚后，才能补发。
公司保密制度
1．目的作用
为防范公司的权益不受到损害，确保公司在文件资料管理过程、计算机使用过程、宣传报道活动过程、日常通信工作中的安全保密得到有效的防范，实现保密管理的制度化、规范化，特制定本制度。
2．管理职责
2.1公司保密工作由公司总经理直接领导，公司档案管理部门为公司保密工作的职能归口负责部门，负责本制度的督导检查和实施。
2.2各部门主管负责人是本部门保密管理工作的责任人，应加强对下属人员的保密教育，使本制度得到贯彻落实。
3．保密事项及密级确定
3.1公司需要保密的事项如下
3.1.1公司尚未付诸实施的经营战略、经营规划、经营项日及经营决策。
3.1.2公司内部掌握的合同、协议、意向书及相关可行性分析报告。
3.1.3公司高层领导会议记录，及重大决策中需保密事项。
3.1.4公司财务预决算报告及各类财务报表和统计报表。
3.1.5公司经营过程中的各项商业机密及未进入市场未公开的各类信息。
3.1.6公司员工人事档案、工资收入等资料。
3.1.7其他经公司确定应当保密的事项。
3.2公司保密级别划分
公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
3.2.1绝密。
是公司最重要的保密事项，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害。
3.2.2机密。
是公司比较重要的保密事项，泄露会使公司的权利和利益遭受到严重的损害。
3.2.3秘密。
是公司比较重要的需保密事项，泄露会使公司权利和利益遭受
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