财务部内部管理及工作流程规范.docx

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财务部内部管理及工作流程规范

财务部内部管理及工作流程规范

一、组织架构图

财务经理

二、部门职能

1、在财务总监的直接领导下，组织编制公司年度财务预算、监督检查预算执行情况、分析产生差异的原因、提出改进意见。

2、编制资金计划、合理调度和安排资金，提高资金使用效率。

3、加强财务管理，控制成本费用，进行税收谋划，增加企业效益。

4、加强资产管理、确保公司资金及财产的安全、实现公司资产的保值增值。

5、加强财务核算，及时、准确、完整地记账、算账、报账。

6、正确地反映企业财务状况和经营成果。

7、提供可靠的财务信息和经济信息，当好领导参谋。

三、岗位职责

（一）财务经理

1、受财务总监直接领导，负责集团财务部日常管理工作，定期、不定期的进行财务状况分析工作。

2、严格执行公司制订的预算制度、财务管理制度、会计核算制度。

3、负责研究、设计与改进预算制度财务管理与会计制度。

4、负责拟订、检讨及修订财务计划，报主管领导审批。

5、负责日常财务处理工作，负责资金进出的安全。

6、负责审核采购部门的《采购成本利润申请表》,负责油品价格信息的收集工作。

7、负责向决策层提供准确、可靠的财务信息。

8、负责主持报表年审、税务检查、协助工商年检等工作。

9、负责组织安排资产的清查及盘点等工作。

10、负责年度预算的汇编、控制以及草拟预算执行结果分析报告，负责财务决策工作。

11、指导和检查集团及下属公司的财务情况，综合分析集团财务情况及经营成果，编写财务状况说明书，进行财务预测。

12、负责与银行、税务关系的协调。

13、负责对业务合作伙伴、客户的资信调查。

14、负责对有关经营合同的财务审查工作。

15、完成领导交办的其他工作。

（二）经理助理

1、在部门经理的领导下，对部门经理负责。

2、具体负责跟进、指导、协调并监督部门日常业务的开展与执行，确保各项工作正常化、规范化。

3、协助部门经理编制本部门工作计划、资金使用计划表。

4、按时审核费用审批单、记账凭证。

5、审核每日上报的《资金余额表》并汇总、统计上报。

6、定期对财务软件进行维护管理，确保财务软件稳定运行。

7、定期对财务数据进行备份、保证财务数据安全。

8、协调内部工作，对特殊情况及时向上级领导汇报。

9、部门经理不在时，根据领导的授权，执行部门经理的职责。

10、完成领导交办的其他工作。

（三）业务核算会计

1、对财务经理负责，负责日常财务核算工作。

2、认真执行财务管理、预算控制及会计核算制度。

3、负责收集、归纳、审核请款单、报销单据等各种原始凭证，负责记账凭证的录入、汇总等日常账务处理工作；负责有关报表的编制及说明。

4、负责经济活动指标分析及为经营管理者提供财务信息。

6、负责核对会计账目，及时清理各项往来账。

7、负责按期填制《纳税申报表》，并向办税员提供其他税务资料。

8、负责定期与不定期盘点库存现金和有关票据。

9、负责参与财产的清查及盘点。

10、具体负责报表年审、税务检查、协助工商年检等工作。

11、完成领导交办的其他工作。

（四）工程核算会计

1、对财务经理负责，具体对工程财务进行核算。

2、负责收集、归纳、审核请款单、报销单据等各种原始凭证，负责记账凭证的录入、汇总等日常账务处理工作；负责有关报表的编制及说明。

3、负责审核对各施工单位付款情况，及发票的收回情况并审核发票的真伪。

4、负责对工程物料的日常收发及其成本核算，并负责指导仓库管理员对物料的日常管理工作。

5、对有关工程资料进行归档。

5、完成领导交办的其他工作。

（五）稽核会计

1、在财务经理直接领导下，对财务经理负责。

2、严格执行公司制订的财务管理制度、会计核算制度、预算制度。

3、负责及时准确编制各类财务快报

4、负责公司各部门月份资金计划的汇总、制表、及上报工作。

5、负责工业园收款的核对与监控，并负责定期和不定期盘点油库出纳的库存现金和有关票据，及时核对账务。

负责审核出纳员编制的银行存款余额调节表。

6、负责报销单据的复核工作。

7、负责财务及其他相关部门的统计资料档案的建立和保管工作。

8、完成领导交办的其他工作。

（六）办税员

1、对财务经理负责，具体负责集团及控股公司税务衔接工作。

2、负责及时向各主管会计通报税务信息。

3、负责按时向各主管会计索取纳税申报表。

4、负责增值税发票和其他发票的开具、保管，并负责客户领取增值税发票的登记工作。

5、负责及时到税务部门办理报税。

6、负责一般纳税人申报、认定及年审。

7、负责办理退税。

8、负责及时领用发票和按时缴销发票。

9、协助财务总监、财务经理与税务、财政等部门的协调。

10、完成领导交办的其他工作。

（七）出纳员

1、对财务经理负责，具体负责出纳工作。

2、认真执行银行结算制度和现金管理制度。

3、认真审核付款凭证，严把发票关。

4、负责办理开证、押汇等国际业务及负责外汇核销工作。

5、及时登记《银行存款日记账》和《现金日记账》。

6、定期编制《银行存款和现金日、周、月报表》。

7、定期与会计核对账目，并盘点现金库存。

8、完成领导交办的其他工作。

（八）文档管理员

1、在部门经理的领导下，主要负责部门档案信息资料的收集、整理及归档。

2、定期编制《资金使用计划表》。

3、定期汇编《各部门费用预算表》。

4、按时编报《资金使用情况统计表》。

5、按时编报《费用执行情况统计表》。

6、按时编制《工资表》。

7、按时编制、汇总下属公司报送的统计报表和资料。

8、按时编报政府有关部门部署的各类统计报表。

9、平时负责文件打印、档案管理。

10、完成领导交办的其他工作。

四、管理制度

（一）财务人员聘任及任职资格管理制度

第一条集团财务总监由执行总裁提名，总裁核准，董事局聘任。

1、任职资格及标准

（1）素质标准

A.具有大学本科以上学历，中级以上专业技术职称，十年以上专业工龄，五年以上集团公司相应职位工作经验。

在任职期间有良好的工作业绩。

B.作风正派，遵纪守法，廉洁自律，有较强的专业技能和责任心。

C.熟悉公司法、合同法、财务会计法、审计法、税法及经济法规。

D.具有较强的语言和文字表达能力、逻辑思维能力、组织协调能力和应变能力。

（2）工作质量标准

A.具有较强的组织和领导才能。

B.能认真贯彻执行董事局、总裁办的经营战略思想和各项决定，能根据公司的运行机制参与制订规范的科学的经营管理模式。

C.能综合管理并协调财务部、资金结算部、证券投资部的工作，有较强的解决实际问题的能力。

能当好总裁和执行总裁的参谋和助手。

D.能采取切实有效的措施，提高资金的筹措与运用能力。

降低成本费用，提高公司经济效益。

2、财务总监有下列情形之一者予以解聘

（1）患病无法正常履行岗位职责者。

（2）经董事局或总办考核不称职者。

（3）工作中违纪犯法，以权谋私或渎职失职造成重大失误者。

第二条财务经理由财务总监提名，执行总裁核准，总裁聘任。

1、任职资格及标准

（1）素质标准

A.具有大学本科以上学历，中级以上专业技术职称，八年以上专业工龄，三年以上相应职位工作经验。

在任职期间有良好的工作业绩。

B.作风正派，遵纪守法，廉洁自律，有较强的专业技能和责任心。

C.熟悉公司法、合同法、财务会计法、审计法、税法及经济法规。

D.具有较强的语言和文字表达能力、逻辑思维能力、组织协调能力和应变能力。

（2）工作质量标准

A.具有较强的财务核算组织和管理能力。

B.能认真贯彻执行董事局、总裁办的战略思想和各项决定，能根据公司的运行机制参与制订规范的科学的行之有效的财务管理与会计核算制度。

C.能综合管理集团及所属全资、控股控制公司的财务运作，有较强的解决具体问题的能力。

能当好总裁和执行总裁的参谋。

D.能在财务总监的领导下，采取有效措施，降低成本费用，提高企业经济效益。

2、财务经理有下列情形之一者予以解聘

（1）患病无法正常履行岗位职责者。

（2）经总办或人力资源部考核不称职者。

（3）工作中违纪犯法，以权谋私或渎职失职造成重大失误者。

第三条一般财务人员由财务经理提名，财务总监核准，执行总裁聘任。

1、任职资格及标准

（1）主管会计

A.具有专科以上学历，会计师以上专业技术职称，五年以上专业工龄，三年以上任该职经验。

B.作风正派，遵纪守法，有较强的责任心。

C.熟悉财务法规、税法、经济法规。

D.熟练使用电脑和财务软件。

（2）一般财务人员

A.具有专科以上学历、初级以上专业技术职称、三年以上专业工龄及经验。

B.作风正派，遵纪守法，有较强的责任心。

C.熟悉财务法规和机关的办事程序。

D.熟练使用电脑，特别是EXCEL、WORD软件。

2、一般财务人员有下列情形之一者予以解聘

（1）患病无法正常履行岗位职责者。

（2）经财务经理或人力资源部核不称职者。

（3）违纪乱法，不服从领导或玩忽职守，造成重大失误者。

第四条对下属公司财务机构负责人采取下管一级的管理办法

1、集团公司下属全资公司财务机构负责人由集团公司委派，其工资级别及待遇按集团公司相应级别标准执行。

2、集团公司控股或控制公司财务机构负责人由集团向控股公司董事会推荐，由公司董事会任免，工资级别及待遇按所属公司相应级别标准执行。

3、下属公司财务人员任职资格参照本规定执行。

（二）财务开支审批权限、程序及管理规定

1、集团公司的财务开支按预算与审批相结合进行管理，最终审批权为总裁。

2、预算内一般日常性费用开支，先由财务总监审核，再由执行总裁、总裁审批。

3、资金的划拔、非费用类开支、货款的支付等，先由财务总监审核，再由执行总裁和总裁（或其授权人）审批。

4、预算外支出、特别项目开支和特大型开支由董事局审批。

部门经办人根据付款、借支或费用报销的需要，分别填制《转账支票领用审批表》、《现金支票领用审批表单》、《现金借款单》、《报销审批单》等，附上经总裁或其授权人批准的相应的合同、协议及其他付款依据，并相应根据需要附上《工程付款跟踪表》、《分期付款跟踪表》等，按照规定的程序报批。

（三）日常借、请款及报销的管理

第一条按照谁借款谁归还的原则，不准代他人借款，更不得以他人名义借款自用。

第二条日常借、请款当月借款必须在当月内报销（或销账），确因客观原因需延期时，须事先以书面形式报经财务总监核准，执行总裁和总裁审批，否则，扣发当事人当月工资，直至销清全部借款。

第三条借、请款只限于本公司员工，如属公司以外的单位及个人请款，须经财务总监核准，执行总裁和总裁特批，总裁秘书代为办理方可。

第四条借、请款必须严格按规定的审批程序办理。

若遇总裁或执行总裁不在公司或经特别授权时，由其授权人代为办理审批，事后由财务人员补办有关手续。

凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，财务一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。

第五条若属分期付款的请款，请款人必须提供付款依据，并附上《分期付款跟踪表》，在付最后一笔款时，必须核对清账目，且拿回发票再支付。

第六条报销票据必须真实、有效，有关费用必须符合公司规定，报销时必须由经办人粘贴整齐，审批手续完备，否则财务不予受理。

第七条对同一事项的请款与报销分开办理。

请款时报批一次，持发票报销时须再报批一次，并附上请款审批单（复印件）。

申请支票付款时，当月取回发票凭证的，不需再执行报销审批程序。

第八条主管会计、出纳员应每月清理一次个人借款项目，当月不进行销借款清理的，不给予发相关财务人员当月工资。

第九条对丢失支票或单据的人员，视其情节轻重，可分别给予经济处罚或行政处罚，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。

第十条使用现金和银行转账支票的界定

1、出差省外携带现金，部门经理（含）以下人员每人每次原则上，最高不

超过10000元。

总助以上人员每人每次原则上，最高不超过20000元。

凡超过上述限额的，应办理非现金结算手续或自带汇票（总裁特批除外）。

2、省内开支费用所需现金，一般人员每人每次原则上不超过2000元，部门经理不超过3000元。

总助以上人员原则上最多不超过10000元。

凡超过上述限额，必须使用非现金结算（总裁特批除外）。

3、单位之间的经济往来，一般使用银行转账支票，确需支付现金时，结算不得超过2000元，超过2000元的，一律使用非现金结算。

第十一条财务人员必须认真执行上述规定，若有违反，视其情节轻重，分别处以批评、罚款、降级、直至辞退处罚。

造成经济损失的必须赔偿。

第十二条请款及报销必须同时报送的其他资料：

1、借款（转账）申请有关规定

（1）申请工程款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《工程分期付款跟踪表》原件。

B．《工程合同》，第一次付款时，必须呈报。

C．《转账支票领用审批表》。

D．《资金内部调拨通知书》，须要划转款项时由财务部立即填报。

F．发票。

（2）申请物料消耗品和办公用品款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《分期付款跟踪表》原件，每次付款时，必须呈报合同，零星采购不必呈报。

B．《采购合同》，零星采购不必呈报。

C．《物料用品申购单》或《文件呈批表》，限用于零星采购必须填报。

D．《转账支票领用审批表》。

E．《资金内部调拨通知书》，须要划转款项时由财务部立即填报。

F.发票。

（3）申请固定资产采购款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《分期付款跟踪表》，每次付款时，必须呈报合同。

B．《购销合同》（特殊情况除外）。

C．《预算外固定资产申请表》，限用于预算外必填报。

D．《转账支票领用审批表》。

E．《资金内部调拨通知书》，须要划转时由财务部立即填报。

F.发票。

（4）申请其他款项时，同时呈报以下资料报批：

A．总裁（或授权人）批复的文件。

B．《转账支票领用审批表》。

C．《资金内部调拨通知书》，须要划转时由财务部立即填报。

（5）申请现金借款时，同时呈报以下资料报批：

A．总裁（或授权人）批复的文件。

B．《物料用品申购单》，限用于零星的、金额较小的采购必填报。

C．《现金借款单》。

（6）销借款（支票）或现金报销时，同时附送以下资料报批：

A．《销借款（或支票）审批表》。

B．《出差申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。

C．《特殊交通工具申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。

D．《招待费用申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。

E．《现金借款单》或《转账支票领用审批表》复印件。

（四）银行存、贷款管理制度

第一条银行账户的管理

1、开户权限：

银行存款、银行贷款的开户审批权为总裁（或其授权人），其他任何人未经批准，不得擅自开立存、贷款账户，更不得以私人名义开设存折账户。

2、开设账户，应由财务部提出申请，分别由部门负责人、资金结算部、财务总监和执行总裁签批意见后，最后报总裁审批。

3、资金结算部根据业务需要开设结算账户时，由部门申请，经财务总监核准，报执行总裁和总裁批准。

4、财务部必须定期对各银行账户进行清理，对过时的不需用的账户，要坚决取消，报批程序同上。

5、账户的管理：

严格实行“收支两条线”管理制度，设专户进行管理，具体分为结算专户和费用专户（含基本户）。

（1）其中结算专户由资金结算部负责监管，不得从该类账户直接向外单位支付任何款项，原则上只进不出，出账对象仅限于公司基本账户和偿还贷款用账户，款项来源为融资收入和经营收入。

（2）结算专户转入的款项必须先经基本账户再转入相关费用户和纳税专户进行支出，包括利息转款支出、资产购置支出等，从而通过基本账户体现公司每期费用开支总体情况。

（3）费用专户包括基本账户、纳税专户和其他代扣款费用专户，由财务部统一管理，款项来源根据部门月预算和资金计划，经资金结算部签批意见，再由财务总监核准后，最后由执行总裁和总裁审批。

（4）财务部门根据业务开展的实际需求，可指定一结算账户专门用于支付购油款，便于核算和监控。

（5）集团公司各单位间的往来款项，须通过各单位指定的结算账户进行调拨。

（6）大型在建工程项目资金收支的账户，视同独立核算单位的账户实行专户专人管理。

6、银行账户内资金的调拨管理：

针对公司内银行账户间的每笔资金调拨与划拨业务，必须严格执行每笔审核、审批制度，为此特明确规范使用《资金内部调拨通知书》，作为公司财务内部控制的必要手段和款项划拨的重要依据：

（1）“公司内银行账户”是指经总裁审批同意开立的所有光汇集团公司的收款户、贷款户、日常费用户及其他扣款费用专户；

（2）公司内部每笔资金调拨和划拨时，仅限资金结算部人员或财务人员填写《资金内部调拨通知书》，《资金内部调拨通知书》一式二联，一联财务联，一联结算联；按设定的审批程序逐级审批，财务部出纳负责办理相关的支票领用审批和转款银行业务；

（3）《资金内部调拨通知书》最后由总裁签批后，出纳即可按通知书内容在规定的银行账户间及转款时限内准确无误办理资金调拨和划拨业务；

（4）公司内部资金调拨申请部门为财务部或结算部，各部门应作好资金调拨情况记录，以便审核公司资金状况，对于同一笔资金的调拨，严禁重复申请或审批；

（5）公司资金对外支付业务，仍按原规定执行《转帐支票领用审批表》审批手续；

（6）公司提现业务，仍按原规定执行《现金支票领用审批表》审批手续。

第二条银行印鉴的管理

1、银行印鉴分为存款印鉴和贷款印鉴，存款印鉴一般由财务专用章和法人代表章组成。

贷款印鉴由法人公章、财务专用章、法人代表章、财务负责人章组成。

2、银行印鉴章实行分开保管，相互制约的原则。

其中：

财务专用章和财务负责人章由财务负责人或其指定人保管。

法人公章、法人代表章，由法人代表或其授权人保管，若加有出纳印章时，该章由出纳员保管。

3、在使用印鉴章时，必须有完备的审批手续（包括有完备的贷款手续、付款审批手续和启用印鉴审批手续），方能使用，否则，保管印章的任何一方都有权拒绝。

第三条银行支票的管理

1、银行支票一般有银行普通支票、汇票委托书、电汇凭证和本票等。

2、银行支票由出纳员根据实际需要购买并负责保管和使用。

3、银行空白支票应视同现金进行保管，开出支票时应有完备的审批手续（详见请款及报销审批程序流程）。

填写支票应规范：

日期、对应科目、收款人、付款内容必须填写清楚，错时应盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

4、开出支票应设立备查账簿进行登记，支票及登记薄上均必须有领用人签字。

第四条贷款的担保与抵押规定

1、集团公司为允许范围内的单位作贷款担保，必须由结算部提出申请，报财务总监核准后，再报执行总裁和总裁审批。

2、公司原则上不为其他单位提供担保，或互保。

公司为联营、合资单位作贷款担保，必须取得联营、合资对方的反担保或“共担风险承诺书”。

3、集团公司所属的各公司不得擅自为集团公司内部以外的任何单位和个人作经济或信用担保，联营、合资单位非经董事会同意，也不得为任何单位作担保，否则所引发的经济和法律责任概由当事人承担。

4、集团及所属公司贷款原则上不以固定资产作抵押，若确需办理抵押，必须经董事局（会）研究批准，方可抵押。

第五条采购货款、采购费用支付的管理

1、购货合同及运输合同的审批：

按照采购合同审批和运输合同审批的程序

进行审批。

2、申请购货款：

货款及运费根据采购合同及运输合同中的付款条件，向资金结算部报资金计划，经规定的程序审批后，办理付款手续。

3、付款：

（1）出纳员根据采购合同及请款审批单，汇同结算部一起到指定银行办

理（支票、汇票或其他）付款手续，付款票据办妥后，由财务人员随同采购人员负责送交供货方（银行派人跟踪的可一同前往），付款前必须先确定货物是否存在，经核实无误后，方能交票（经公司资信评估小组认定的信誉很好的单位除外）。

（2）运费一般在货运到后,由采购部门申请,经审批后付款。

（3）采购地的有关费用，数额在2万元以上的，由财务人员在送货款时，

负责支付，2万元以下的，可以由业务员支付后，回来凭票报销。

4、结算：

交款时必须及时向对方索取收款收据、增值税发票及发货通知单，

并办理完货款结算。

第六条资金收入的管理

1、收款由财务部负责。

（1）所有款项的收取都必须由财务人员负责办理，其他人员协助。

（2）为确保资金的安全、快捷，对于同城银行转账支票，应尽量办理“实时支付”入账。

（3）对于由客户直接划款的，根据银行进账单或银行转款凭证与我司结算专户当日发生数进行核对，予以确认。

（4）对于现金，应及时送存指定银行结算专户，原则上不得坐支。

对于特殊需要，存入存折账户的现金，应报财务总监审批。

（5）对于银行汇票,需经专业银行验证无误，方可接收。

2、货款收款财务确认及签章放单

（1）货款到账的确认，原则上应根据银行或客户提供的进账单原件进行认定，特殊情况下可结合采用电话查询、网上银行查询和其他必要的资金到账确认方法进行，目的是保证货款资金到账的及时性、准确性和安全性。

（2）只有通过财务出纳、会计审核签字确认货款到账后方可在销售单据上签注“收款专用章”，交相关部门办理提货手续。

特殊情况下的签章放单行为应有足够保证并经财务总监审批后方可进行，目的是在不影响业务正常开展情况下保证货物的安全性和销售业务的畅通。

（3）财务人员在审核各种收款单据时，对审核审批后的单据主要内容有人为变更、修改之处的应予以拒收。

3、报告

出纳每天必须向财务经理、财务总监、执行总裁、总裁报送银行存款、现金库存日报，主管会计每月应与出纳核对银行存款、现金收支账目及余额，并按规定向主管领导报送相关报表。

第七条进口付汇核销的管理

1、《贸易进口付汇核销单》由财务部统一向银行申领，统一填写。

2、《贸易进口付汇到货核销表》由财务部统一向外管局申领，集中保管，统一填写。

3、核销期规定

即期信用证项下的核销单，原则上一个月内核销完毕，远期信用证项下的核销单原则上一个半月内核销完毕。

4、核销单的核销由财务部负责办理。

5、在办理核销单核销手续时，应提供核销单、报关单、核销表等资料。

6、核销单核销完毕后，核销人员应及时把《贸易进口付汇到货核销表》、《贸易进口付汇核销单》第二联留存备查。

7、进口付汇核销相关业务需要时由资金结算部负责协助办理，财务总监负责协调。

8、外汇账户的日常管理具体参照第一条“银行账户管理”有关规定执行，公司外汇账户的年检工作由财务部负责，必要时由资金结算部协助办理。

（五）费用管理制度

第一条费用的归口管理:

费用分为可控费用与不可控制费用，采取分级归口管理办法，各部门负责其预算限额内的可控费用，不可控费用由财务部集权控制。

第二条费用控制实行预算管理制度

1、每年年终前一个月内由各部门编制下年度可控费用预算，经主管领导核准后，报财务部预算组初步审核，并汇总汇编。

财务部在年度终前10天内，将综合汇总后的预算，报财务总监核准后，再提交总办讨论通过。

2、在年终后30天内，由执行总裁主持召开各部门预算平衡会议，确定各部门年度费用预算，报经总裁批准后下达各部门执行。

3、新一年开始，各部门必须按下达后的年度预算严格执行。

每月根据其预算，在25日前编制资金使用计划，报财务部审核汇总，再由财务部送结算部核准，报财务总监签批后，于次月一日前由结算部下达用款计划，并向财务部开出划款通知单，将款转入专户使用。

4、若遇不可预测的费用，必须报预算变更申请表，经总办审核，并报执行总裁和总裁批准后，按调整后的预算实施。

5、每季末，财务部将各部门费用执行情况进行汇总，与预算进行对比，分