采购管理制度.docx

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采购管理制度

采购流程管理制度

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特质订本制度。

1、请购及规定

1、请购单（见样表1、表2）

2、请购单提报规定

（1）请购单应按照表格要素填写完整、清晰、由公司领导审核批准后报采购部门；

（2）固定资产采购应填写固定资产申请表提报；

（3）其他材料设备及工程项目物料采购填写物料采购申请表提报。

（4）请购部门在提报采购申请单时应要求采购部门签字，请购部门须备份储存。

（5）涉及请购数量过多时可附件清单形式进行提交，清单的电子文档也需一并提报。

（6）遇急需采购物资，公司领导不在的情况，可以电话或短信形式请示，征得同意后提报采购部，签字确认手续后补。

（7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。

（8）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

2、请购单接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收请购单时应检测请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸技术物料不全不采购，库存已超储存的物资不采购；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购物料应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的，应在接收采购单2日内及时通知请购部门；

（4）重要的项目采购应征求公司相关领导的建议后采购。

3、采购周期的规定

（1）单次采购金额预算在3000元以下的零星采购项目或者预算在3000元以下可市区采购的物资及产品的采购，采购周期不得超过5天；

（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过10天；

（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目，采购部自行招标或竞价谈判采购，采购周期不应超过30天；

（4）单次采购金额预算在100万以上的项目可委托代理招标公司代理招标采购周期不应超过40天；

（5）请购部门应按照以上

（1）--（4）条中规定的时间提前提交请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；

（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；

3、询价及其规定

1、询价请应认真审阅请购单的名称、规格、数量、了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通。

2、属于相同类型或者属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3、所有的采购项目必须向生产厂家或者服务商直接询价，原则不能通过其代理或各种中介机构询价；

4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

6、除固定资产外单次采购预算金额在1000元以下项目可以自行采购，单次采购预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少四家供应商参与比价或者招标采购；单次采购金额预算价格20万元以上的项目应由采购部组织招标或竞价，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

7、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司项目所需物资的能力；

8、比价采购或招标采购应按照（表3）格式进行询价。

4、比价、议价

1、对供应商的供应商能力，交货时间及产品服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低。

3、收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过需进行实地考察了解供应商的各方面实力。

5、比价、议价汇总后应按（表4）填写列出供应商报价、工期、质量、付款方式及其他选用条件理由，征得相关领导签字同意。

6、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或者重新处理；

5、合同的签订及其规定

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同，受法律保护。

1、合同正文应包含的要素

（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点：

（2）采购物品名称、规格品牌、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸；

（3）包装要求；

（4）合同总额应含税、含运费，特殊情况应注明；

（5）付款方式；

（6）工期；

（7）质量保证；

（8）质量要求及规范；

（9）违约责任和解决纠纷的办法；

（10）双方的公司信息；

（11）其他约定

2、合同签订注意事项

（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

（3）质保期一定要明确，尽量要求厂商延长产品质保期；

（4）详细约定发票的提供时间及要求；

（5）针对不同的合同约定不同的付款方式；

（6）与初次合作的单位合作时应少付预付款或不付预付款；

（7）违约责任一定要详细、具体；

（8）比价/招标汇总表巡检完后可进行合同签订工作；

（9）合同签订按（表5）进行巡签审查；

（10）签订的合同自留备份，原件交于财务部门；

6、付款及合同执行

1、合同按照（表6）签巡付款。

2、按照进度付款的采购项目合同必须确保质量合格后方可付款；

3、财务部门接到付款审批单后在2天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部相关人员；

4、已签订合同由采购项目负责人负责跟进执行，执行期间及时掌握合作单位对于合同义务和责任履行情况，监督并催促保质保量按时履约；

7、检验与入库

1、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门进行验收；

2、验收合格后仓库按验收合格数量进行入库并输入物料入库清单。

八、采购流程图

表1

固定请购表

编号

申请人

申请部门

申请时间

购置资产名称

购置数量

固定资产去向

使用人

购置原因：

部门负责人

采购经理

备注：

表2

物资请购单

采购类别：

□设备□材料□工程□服务□低值易耗□其他

用途：

序号

名称

规格型号

数量

交货期限

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

申请人：

部门经理：

分管副总：

采购副总：

财务副总：

总经理：

表3

材料设备询价表

日期：

年月日

序号

材料名称

规格型号

单位

数量

单价

小计

1

2

3

4

5

6

7

合计：

供方信息

单位名称（盖章）

供货周期

付款方式

联系人

电话

传真

公司地址：

备注：

需方信息

公司名称：

联系人

电话

传真

公司地址：

备注：

表4

比价议价汇总表

序号

品名及品牌

规格型号

数量

单价

总价

供应商名称

联系方式

选择理由

1

2

3

4

5

6

7

8

9

采购员：

部门领导：

分管副总：

总经理：

备注：

表5合同签订审批单

合同编号：

合同经办人：

年月日

项目名称：

合同内容简介：

合同总额：

票据情况：

%发票□收据□

合同签订部门意见：

签署：

日期：

分管副总意见：

签署：

日期：

财务部门意见：

签署：

日期：

总经理意见：

签署：

日期：

流程：

合同经手人填写此单→主管部门审核→分管副总审核→财务复核→总经理批准后，凭此单去办公司盖章登记。

表6

采购付款申请单

年月日

申请部门

经办人

受款单位名称

受款单位开户行及账号

付款事由

是否属计划内资金

是否有合同

合同编号

合同总额

已付金额

本次申请付款额

付款方式

备注

采购经理审核:

分管副总：

财务经理：

财务总监：

总经理：