党政机关公文处理.docx
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党政机关公文处理
党政机关公文处理
——浅谈如何办公文
v第一部分常用公文应用
v一、公文概念
v二、公文种类
v三、常用公文写作实例
v第二部分常见公文处理
v一、文件处理笺规范要求
v二、办好文件处理笺要领
v办公室工作的主要任务是办文、办事、办会（简称“三办”）。
“三办”是办公室人员的看家本领，“三办”的工作效率和工作质量如何，不仅直接反映办公室人员参与政务、管理事务、搞好服务的水平，而且直接影响到机关单位的形象。
在“三办”工作中，“办文”是首要任务，“办文”其实就是搞文字，可分为两个方面：
一个是如何写材料；一个是如何办公文。
v今天我与大家交流的内容主要是如何办公文。
“办公文”也分为两个方面：
v一个是“公文拟制”,主要从常用公文应用及拟制的角度展开陈述。
v一个是“公文处理”，主要从接收到公文后如何拟办的角度展开陈述。
第一部分常用公文应用
v一、公文概念
v二、公文种类
v三、常用公文写作实例
一、公文概念
v公文是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
二、公文种类
v中共中央办公厅、国务院办公厅于20XX年4月16日颁布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）自20XX年7月1日起实施，规定的公文种类，共15种：
v1.决议；2.决定；3.命令（令）；4.公报；
v5.公告；6.通告；7.意见；8.通知；
v9.通报；10.报告；11.请示；12.批复；
v13.议案；14.函；15.纪要
v结合《钦州市卫生局公文处理暂行规定》，从行文（传递）方向分类，着重讲日常工作中常见的10种公文：
v下行文：
1.决定；2.通告；3.意见；
v4.通知；5.通报；6.批复；
v上行文：
1.报告；2.请示；
v平行文：
1.函；2.纪要
v这10种公文在日常工作中经常接触，接下来将结合实例对其中4种（通知、通报、请示、函）公文的写作重点讲述。
三、常用公文写作实例
v
（一）通知
v1.功能。
用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
v2.分类
™a.会议通知（例子1、2、3）
™b.指示性通知（例子1、2）
™c.批转、转发性通知（例子1、2、3）
™d.发布性通知（例子1、2）
™e.任免通知
v3.写作方法。
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。
v
（1）标题。
标题由常用的写法有两种：
v一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，如《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》，这种标题使人一目了然。
v另一种标题是只有发文事由和文种两要素，如《关于春节放假的通知》。
v正式行文的通知，其标题不能只用“通知”二字。
与其他公文标题相比，通知的标题一般语句长、字数多，特别是发布（印发、颁发）、批转、转发性通知，标题要体现其不同通知的性质。
v
（2）正文
v 正文由缘由、内容、要求等部分组成。
缘由要简洁明了，说理充分。
内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
va.一般事项性通知
v 一般事项性通知的正文，要写清什么事情，如何处理等，如会议通知、活动通知。
vb.指示性通知。
指示性通知的正文，一般由三部分组成，即发文的缘由（或目的）、通知的具体事项和执行要求。
v发文原因，一般来自两个方面：
一是上级或本单位的领导部门的指示或决定，也就是说明为什么要发该通知，或因存在什么问题，为达到什么目的，等等，在与通知事项之间常用“现通知如下”、“特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”等承启语，其后用冒号。
v通知事项，是通知的主体部分，一般是分段或分条叙述，因为是要执行或办理的，所以务必要写得明确、具体、切实可行，不能模棱两可，含糊不清，只有条理清晰，才能使受文对象便于迅速理解和执行。
vc.批转、转发性通知
v批转、转发性通知的正文，即是对被批转、转发的公文所写的按语。
这种按语，旨在表达上级机关的意图，体现方针政策，因此具有很高的权威性和指令性。
按语大体分为三种：
v一是说明性按语，即对原文的材料来源、行文目的、印发范围等加以说明。
v二是指示性按语，即对原文内容进行概括、分析，提示基本精神，阐明重要意义。
这种按语往往较长，主要作用是帮助读者抓住重点、掌握实质。
v还有一种是批示性按语，即对重要意义的文字材料表示意见、态度、以及提出措施和方法。
这种按语具有较强的权威性和指令性，对其所批示的公文持有鲜明的态度，对下级机关的执行有具体的要求和措施。
vd.发布性通知
v 发布性通知的正文，一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯彻实施要求组成。
这类通知的正文较为简短。
v （3）结尾。
通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。
v
（二）通报
v1.功能。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
v2.分类
v表彰通报：
介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召（例子1）
v批评通报：
错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求（例子1）
v情况通报：
缘由目的＋情况信息＋希望要求（例子1）
v3.写作方法
v
（1）表彰先进的通报写法。
这类通报的正文一般很短，主要包括在什么时间、什么单位和人物、对什么工作做出了突出成绩或贡献、表彰的目的、作出表彰决定的机关、表彰决定、给予先进单位和先进人物的奖励等级、对被表彰的先进单位和先进人物的期望与要求、对其他相关单位和人员的要求、号召等10个要素组成。
其中，对先进单位和先进人物的突出成绩、革命精神和优秀品质，要从具体到抽象、从感性认识到理性认识，作出高度的精练的概括；对表彰对象的希望与对其他相关单位和人员的要求，要有针对性和指导意义，能引起全社会的共鸣，起到激励和鼓舞作用。
全文一般分两个自然段，文字在500字左右。
如果表彰的单位和人物较多，正文只点一个领头的单位或领头的人物，其余单位和人物用附件予以说明。
v
（2）批评错误的通报写法。
这类通报，在内容上可分为综合性通报、专题通报；在写法上，有直述式通报、转述性通报。
正文一般包括事件发生的过程、原因、责任单位和责任人。
责任单位和责任人应承担的责任、政策和法律法规依据、应采取的措施、对事件的处理（包括对单位的处理和对个人的处分等）、应吸取的教训、重申或传达上级有关重要精神、对下级所有单位和人员的要求等10个要素组成。
在阐述事物发生的过程、原因时，要抓住事物的本质，揭示事物的要害。
不能避重就轻，不能隐瞒事实真相，应实事求是，一针见血。
对事件的处理，要坚持按政策和法律办事，从大局出发，重在吸取教训，处分的目的是为教育本人和警示其他干部群众，防止以后再发生类似的问题。
重申和传达上级领导机关的指示精神、对所属单位和人员的要求，用指挥性语言，分项阐述。
v（3）传达重要精神的通报写法。
这类通报有两种形式：
一是把领导机关及领导人的指示直接传达下去。
二是在表彰先进、批评错误之后，将领导机关和领导人的指示传达下去。
v（4）交流情况的通报写法。
一般由发文的缘由与根据，事情发生时间、原因、过程和结果，应当学习借鉴之处或应当吸取的教训等组成。
要从全局出发，用概括性语言，对应当通报的情况作简要的概括性叙述，文字不宜太长，达到通报的目的即可。
v（三）请示
™1.功能。
运用于向上级机关请求指示、批准。
™2.应用范围
™
（1）遇到问题无法解决，需要上级指示
™
（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准
™（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助
™（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答
™（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁
™（6）请上级召开会议布置工作（例子1、2）
™3.分类
™
（1）请求指示性请示
™
（2）请求批准性请示（例子1）
™（3）请示批转性请示
™4.写作方法。
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
™
（1）首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
™a.标题。
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
™b.主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
v
（2）正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
va.开头。
主要交代请示的缘由。
它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。
原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。
vb.主体。
主要说明请求事项。
它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。
这部分内容要单一，只宜请求一件事。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
vc.结语。
应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
v（3）落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。
v（四）决定
v1.功能。
适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
v2.分类
™—法规政策性决定。
™—重要事项的决定。
™—奖惩决定。
v（五）通告
v1.功能。
适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
v2.分类
v知照性通告
v法规性通告
v（六）意见
v1.功能。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
v2.分类
v规划性意见
v实施意见
v具体工作意见
v（七）批复
v功能。
适用于答复下级机关的请示事项（例子1、2）
v（九）函
v1.功能。
适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
v2.分类
™
（1）按性质分：
公函和便函
™
（2）按目的分：
发函和复函
™（3）按内容用途上分：
商洽事宜函、通知事宜函、邀请函、请示答复函等
™函写作过程中应当注意的问题：
函的写作要行文简洁，用语把握分寸。
复函要注意有效及时。
需要注意问题有以下几点：
™——严格按照公文函的格式来写；
™——函的内容专一集中，最好一函一事；
™——函的写法陈述为主，内容写须真实，准确；
™——函的语言要朴实、语气要诚恳、态度要谦逊。
v3.函的结构、内容、写法（例子）
v首部：
包括标题和主送机关两部分。
v标题，函的标题是全要素标题，写法一般有两种：
可以由发文机关名称、事由及文种构成；也可以直接由事由和文种构成。
主送机关，即受文并办理来函事项的机关单位，于文首定格写明全称或规范化简称，其后用冒号。
v正文：
函的正文是文件的主要部分。
强调就事论事，应直述其事。
第一部分是叙述事项、第二部分说明希望和要求。
去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望请求或者要求。
最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”“特此函告”等。
v“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要交待清楚。
v“要求”部分可多可少如果事项很简单，而且没有过多的要求就同事项写在一起，如果事项复杂些，或者要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，必须注意函无论写给谁，要求的口气都要谦和。
v复函正文的一般结构是：
先引述来函，可引来函的文件名名称，发文字号，主要内容。
如“贵厂*字*号文悉”这样的格式，也可直接写“电函”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。
复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。
v在复函中要针对来函中提出的问题予以回答：
同意或者不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或者怎么办，不应该怎么办等。
文中用语应该言简意赅。
v落款和日期：
函的正文写完后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。
v（十）纪要
v1.功能。
适用记载、传达会议情况和议定事项。
v2.分类
™a. 决策型
™b.交流型
™c. 研讨型
第二部分常见公文处理
v一、文件处理笺规范要求
v二、办好文件处理笺要领
一、文件处理笺规范要求
v
（一）文件处理笺样式
v钦州市市人民政府办公室文件处理笺（样式）
v钦州市卫生局办公室文件处理笺（样式）
v举例子1、举例子2、举例子3、举例子4
v
（二）文件处理笺规范
v公文处理笺是文秘部门处理公文的重要载体。
一份好的公文处理笺，不仅有严格的格式要求，而且有严格的内容要求。
为办好公文处理笺，要求如下规范：
v1.处理笺的要素。
一般来说，一份完整的处理笺应包括录入时间、处理笺编号、来文单位、文件名称、来文内容、背景资料、拟办意见、落款、领导批示、处理结果10个要素。
v2.录入时间和处理笺编号。
录入时间为当天办文时间，结合本单位实际情况编号。
v3.来文单位。
一般用规范化简称。
由另一单位转来的，要在来文单位后注明转来单位，并用括号括起来。
比如，市人民政府转来市国土资源局的来文，来文单位应为：
“市国土资源局（市人民政府转来）”。
v4.文件名称。
原用来文标题并在其后注明文号，文号用括号括起来。
可去掉来文标题中的发文机关名称。
比如，来文标题为“＊＊县人民政府关于＊＊＊＊＊＊的请示”，文件名称应为“关于＊＊＊＊＊＊的请示”
v5.来文内容。
要认真研究来文，研究来文设计的政策法规，来回来文单位的意图，并准确概括来文内容。
概括来文内容要全面反映来文意图，不以偏概全、不漏项；准确反映来文要求，不主观臆断、不走偏；要简明扼要、逻辑性强、层次分明、一目了然。
特别是要全面、准确反映来文需要解决什么问题、涉及那些政策法规。
v6.背景资料。
要注意收集背景资料，弄清来文提出问题的来龙去脉以及涉及的有关事项，为领导提供决策参考资料。
来文背景资料要根据来文情况而定，不是每份处理笺都必须具备的。
对一件事，已经多次办文，或有多个领导批示，或牵涉其他事项的，必须列出相关背景资料。
v7.拟办意见。
要针对来文请求的事项及其涉及的问题，逐项提出办理意见，避免漏项和“答非所问”。
v8.落款。
承办人姓名和承办时间为印刷体、负责人签名和签署时间为手写体，时间统一用阿拉伯数字标识。
v9.处理结果。
记录落实领导批示及处理笺印送、存放情况。
印送时，既要考虑送涉及的单位及领导，还要考虑处理笺内容的安全与保密
v10.处理笺的外观。
要整洁美观、无涂改现象。
文字用4号仿宋字体，行距为固定值23磅。
“拟办意见”4字用4号黑体字，需要突出的关键字、词、句、段落，用加粗4号仿宋体字。
三、办好文件处理笺要领
v
（一）平时强化基础训练
v1.把握大局。
任何政务都是在当时宏观背景下进行，只有把握大局，在公文办理中才能增强敏感性和判断力，才能从宏观方面把握问题的实质。
所谓“大局”，就是党的路线、方针、政策。
办好文件处理笺，从宏观层面要把握好党的代表大会决议精神、每年的政府工作报告、各类重大的工作会议精神；从中观层面要把握好上级业务主管部门有关工作部署精神；从微观层面要把握好本级本部门年度工作部署和要求。
一般来说，把握好了这几个方面，基本上能够了解与业务相关的政策走向和决策部署，从而使办文工作不偏离方向。
v2.掌握政策。
依法行政是公文办理中必须牢牢把握的一条主线。
做到依法行政，首先要掌握法律法规和政策。
但法律法规和政策汗牛充栋，即使专业人员也无法全部掌握。
就办文来说，起码在3个方面要掌握：
一是与自己所联系业务有关的法律法规；二是与自己联系业务有关的上级政策；三市与自己联系业务有关的本级政策。
只有掌握好这几个方面，在公文处理中才能得心应手。
v3.熟悉业务。
熟悉本部门“三定方案”，熟悉部门业务范围、内容和历史，熟悉部门年度工作思路和重点，等等。
v4.强化“文”功。
就是要强化文字基本功的训练。
公文有其自身的语言风格和特点，只有强化文字基本功的训练，公文办理中才能做到用词严谨、简明扼要。
v
（二）办文中把握关键环节
v1.审核来文。
就是全面阅读来文。
收到来文后，经办人员首先应全面认真阅读来文，弄清来文紧急程度及需要解决的问题。
特别是对一些急件、特急件，绝不可在未全面认真阅读来文的情况下匆忙提出拟办意见，这样往往会出现因忽视一些细节而造成疏漏，一些事首先应协调或征求意见的没有协调或征求意见，或者不该由本机关办理的而去办理等情况。
v2.办理前准备。
在公文办理前，首先，应向来文单位了解来文的目的、依据以及是否向相关领导口头请示过，做到心中有数。
其次，要弄清请示事项是否需要征求有关部门意见，如需征求有关部门意见的，应先经按程序转有关方面征求意见。
再次，要提供相关背景材料。
根据来文提请事项，看供领导决策时还缺什么政策依据、历史背景或部门意见，需要来文单位补上或自己查找补上的及时补上。
向领导提供的背景材料主要有：
与来文提出请示事项有关的文件依据，征求部门意见情况，以前办理类似事项过程或结果，与请示事项相关的历史背景材料，等等。
v3.提出拟办意见。
拟办意见总的要求是：
摘要简明扼要无遗漏，用词规范准确无歧义，立论依据成分，意见切实可行。
为便于领导审阅，摘要中的请示事项及有关部门重要意见应用加粗字体标识；部门意见是否采纳要说明原因，一般情况下经办人员不要轻易否定部门特别是主要业务部门的意见；一些比较复杂事项，可提出不多于3个方案供领导决策。
提出的拟办意见应尽可能明确、具体，要注意避免两种倾向：
一种是只当“传声筒”，简单地将请示事项“呈领导审示”，上交矛盾；一种是依据不清，凭主观臆断提建议。
v（三）办文后总结提高
v文秘人员要做有心人，善于将公文分类，注意总结规律，发现技巧，提高效率，不能“见子打子”疲于应付。
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