人事行政部工作标准流程.docx
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人事行政部工作标准流程
人事行政部
工作标准流程
第一节：
部门概述
人事行政部是酒店总经理进行经营管理活动的办事机构，是围绕酒店整体经营管理目标为领导提供服务的部门，在酒店实施管理过程中，处于“决策——执行——监督——反馈”各个经营管理环节的中心，加强上下沟通，左右协调，内外联系，做好酒店管理系统中的枢纽和桥梁，保证酒店领导工作正常运转。
人事行政部也是酒店人事制度、劳动组织、人员招聘、分配制度等一系列管理活动的职能部门。
在酒店的日常管理和具体事务中，要通过招聘、录用、晋升、流动、考核、奖惩、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等各项管理活动，谋求人与事的科学结合和人与人之间的紧密结合。
达到提高员工整体素质，优化队伍结构，以充分调动员工的积极性、创造力。
人事行政部的主要任务是：
一、行政工作：
（1）当好总经理的参谋和助手，根据总经理室的要求起草有关报告、文件；
（2）审查各部门呈送总经理室的报告并提出参考意见；（3）安排总经理室召集的专题会议、各种例会和其他活动并做好会议记录；（4）接待来访人员，协调与协作单位的关系；（5）负责有关文件或资料收发传阅、保管、装订归档；（6）处理各类往来信函、电传、电报，接听电话并做留言记录，及时上传下达；（7）落实总经理室交办的具体事宜，拟订酒店管理人员值班表，统筹酒店内部用车。
（8）做好行政后勤保障等工作；二、人事工作：
（1）拟订酒店机构与各部门设置及人员编制；
（2）实施酒店人员合理配置及管理；（3）做好工资和福利、劳动保护、安全生产的日常工作；（4）加强对员工考核、奖惩、晋升的管理；（5）负责人事档案的管理；（6）完成各种人事报表的工作；（7）接受并完成上级人事主管部门布置的各项工作和任务
第二节：
组织结构
酒店组织结构图
人事行政部组织结构图
第三节：
工作职责
人事行政部经理工作职责
【管理层级】
直接上级：
总经理
直接下级：
人事主管、行政秘书、员工餐厅主管
【岗位职责】
全面负责酒店人力资源开发和利用方面有关人事调配、工资奖励、劳动福利等规划和政策的制定与实施并根据总经理的指示安排日常行政事务，管理属下工作人员。
【工作内容】
1、贯彻国家人事劳动的方针、政策，组织制定酒店人力资源发展的长远规划、年度计划；
2、组织制定劳动定员编制方案，综合平衡劳动定额和劳动力的管理；
3、组织制定劳动工资管理办法和分配方案，严格工资基金的管理；
4、组织制定招聘、聘任、调动、考核、晋升、奖励等人事管理规章，并监督落实；
5、合理调整人员组织结构，制定员工培养规划，加强酒店人力资源的预测和统筹管理；
6、制定员工的福利政策，落实政府的各项劳保政策，改善员工的工作环境的条体；
7、搜集酒店工作中的问题和各种资料，起草酒店总经理的工作报告。
8、负责召集总经理或副总经理主持的会议，做好会议记录。
9、负责制定每月酒店中层管理人员值班表及每日晨会和值班记录所提出问题的反馈及处理。
10、负责信息报送工作。
11、贯彻酒店的决议、决定、并督促检查落实情况，协调好各部门的关系。
12、负责文件、资料审批管理，保证及时传递。
13、完成酒店领导交给的其它工作任务。
14、配合做好酒店工会的日常事务工作。
人事主管工作职责
【管理层级】
直接上级：
人事行政部经理
直接下级：
人事专员
【岗位职责】
全面负责酒店人力资源人事调配相关事务。
【工作内容】
1、执行国家和酒店各项人事调配、员工录用方面的政策、规定；
2、执行部门制定的有关人事工作的规章、程序和制度；
3、根据营业需要，合理配备人员；
4、掌握并熟悉店内人员基本情况，提出店内人员余缺调剂的意见；
5、完成每月工资报表；
6、招收定向培训及实习人员，保证各类用工渠道的畅通；
7、根据酒店经营状况，提出工资福利计划及年度调整意见；
8、检查、分析工资福利执行情况并提出改进意见；
9、完成员工定职、定级、考核、晋级等工作；
10、协助做好酒店奖金分发统计工作；
11、完成上级领导指派的其他工作。
人事专员工作职责
【管理层级】
直接上级：
人事主管
直接下级：
【岗位职责】
全面负责酒店人事考勤、社保、档案相关事务。
【工作内容】
1、完成酒店员工社会保险金的申报和落实工作；
2、检查并完成全店每月考勤统计工作；
3、完成人事月报表；
4、实施员工劳动合同的签订、鉴证、征求意见等工作；
5、对员工奖惩、加班加点及各种津贴的发放进行审查和报批；
6、审核各类休假，负责统计职工子女托费、医药费及学杂费的报销情况；
7、监督、审查统计妇女用品及劳保用品的发放；
8、提出有关劳动保护、劳动安全、劳动卫生等方面的改进意见；
9、办理员工外调、政审、体检工作；
10、做好员工生日礼品的发放工作；
11、统计每月表扬、过失人员名单；
12、负责酒店员工考勤、用餐的采集与部门的考勤工作；
13、负责办理新进本科、大专外地籍员工集体户口；
14、收集、整理和保管酒店人事归档材料及员工人事档案。
15、负责对部门各类文件资料、备忘录等进行收发、传递、登记、装订成册以及存档；
16、完成上级领导指派的其他工作。
行政秘书工作职责
【管理层级】
直接上级：
人事行政部经理
直接下级：
【岗位职责】
专业、细致地处理好总经办的各项具体日常事务
【工作内容】
1、负责酒店信息的收集、修改、审报并打印校对，发出。
2、负责处理总经理的各类文件、信函等，及时上传下达，为总经理分发报纸。
3、定期到上级主管单位及有关部门取送文件。
4、完成晨会记录工作。
5、做好EOD值班、中层以上轮休值班的安排和联系。
6、购置手机充值卡及电话费的购买及缴纳。
7、领取和保管办公用品，各类办公设备的清洁维护。
8、负责酒店每年的报刊征订工作。
9、负责酒店管理人员会议，订会址，通知与会者。
10、接听电话，记录电话内容，并及时向有关人员通报。
11、酒店收文登记和文件传阅。
12、酒店公章和介绍信的使用及保管，严格执行有关规定。
13、负责图书借阅和管理工作。
14、负责总经理室及行政办公室的卫生和整理，以及做好环境卫生工作。
15、办理来店参观、审批手续，接待国内参观者参观。
16、创新工作。
17、完成总经理室及部门经理交办的各项工作。
员工餐厅厨师长工作职责
【管理层级】
直接上级：
人事行政部经理
直接下级：
员工餐厅厨师、保洁员
【岗位职责】
对员工餐厅的餐饮成本、食品质量进行有效、合理的控制和管理
【工作内容】
1、热情周到，具有为员工服务的思想，有较强的事业心和责任感。
2、报至保量按时完成质量职工用餐的供应，完成临时性分派的工作任务。
3、供应菜式健康、美味。
对班组出品的菜肴进行质量检查，以符合现代健康饮食标准：
少油、低脂、低盐、低糖。
4、定期对员工进行厨房安全、消防知识的培训，做到警钟长鸣。
5、检查员工用餐打卡情况，做到一人一卡，严禁无卡用餐。
6、检查员工的个人卫生情况并在开餐期间经常巡视员工餐厅，对卫生没有跟进、物品补充不及时等情况予以指出。
7、检查各包干区的清洁工作。
8、严格监督员工的劳动纪律，对员工的出勤情况进行定期及不定期的检查。
出勤差的员工按照酒店员工手册进行规范处理。
9、遇到货源变化、时令交替时，设计、创新烹制新菜肴。
10、管理和爱护本岗位各项设备用品，有损坏及时补充及报修。
11、做好年终、月终所有设备用品的盘点工作和成本控制工作。
12、保持高标准的个人卫生及形象。
员工餐厅厨师工作职责
【管理层级】
直接上级：
员工餐厅厨师长
直接下级：
【岗位职责】
按工作标准和操作程序圆满完成食品加工和制作工作
【工作内容】
1、热情周到，态度和蔼，具有为员工服务的思想。
2、在员工餐厅厨师长的领导下，严格按菜式规定，烹制各种菜式，保证出品质量。
3、节约酒店公共财产，不开无人灯，无人空调，节约用水
4、每周进行包干区的清洁工作。
如：
厨房、餐厅地面、桌面、四周墙壁、门窗、水槽、灶面的清洁、仓库各类物品的摆放整齐卫生，保证无污垢，无油腻，无蜘蛛网。
5、遵守作息时间，按照上下班，无迟到，无早退现象。
工作时间不擅离岗位，不串岗，不做与工作无关的事情。
6、使用煤气火源时，不得随意离开岗位，时刻注意防火安全。
操作时，不用刀指东划西，不得拿着刀具戏闹。
7、负责运送与提取经批准的各种所需食品及物品。
8、工作结束或下班时，当天班组负责人需检查煤气、蒸汽、水、电器设备，如：
冰箱、空调，门窗及门锁关闭情况并在最终签出表上签字确认。
9、清理工作台面，保持工作区域的清洁卫生，及时冷藏食品、蔬菜及剩余物品，以减少浪费。
10、听从、配合管理人员的指挥，及时完成任务。
员工餐厅保洁员工作职责
【管理层级】
直接上级：
员工餐厅厨师长
直接下级：
【岗位职责】
按工作标准和操作程序圆满完成员工餐厅的清洁工作及餐具等设施设备的清洁保养工作
【工作内容】
1、热情周到，态度和蔼，具有为员工服务的思想；
2、每天做好员工餐厅地面、桌面、四周墙壁等清洁工作，各类物品摆放整齐卫生，保证无污垢，无油腻，无蜘蛛网；
3、节约酒店公共财产，不开无人灯，无人空调，节约用水；
4、遵守作息时间，按照上下班，无迟到，无早退现象。
工作时间不擅离岗位，不串岗，不做与工作无关的事情。
5、听从、配合管理人员的指挥，及时完成任务。
第四节：
规章程序
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
行政请示办文
主管批核：
编号：
HR-001
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、各部门交至总经理、副总经理的请示文件统一交至人事行政部；
2、行政秘书制作办文单；
3、人事行政部经理审阅后，批拟办意见，交总经理或副总经理批阅；
4、采购请示当天交采购部经理报价后反馈至人事行政部交由总经理批阅；
5、人事行政部经理根据酒店领导批示文书复告各相关部门；
6、行政秘书根据人事行政部经理复告内容复印至相关部门，并放至各相关部门文件周转抽屉，同时将文件原件存档。
附：
流程图
请示办文流转程序
部门主办人员办理
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
收文程序
主管批核：
编号：
HR-002
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
人事行政部负责收取各相关行政部门的发文，及时做好传阅、存档工作。
操作程序
一、收到文件后，及时填写收文记录
1、在收文上盖收文章，根据收文单位、内容、时间等逐一填写。
2、收文登记本上根据收文时间进行编号及填写。
3、粘贴“文件传阅批办单”并按规定填写；
二、传阅批办
1、由人事行政部经理根据来文单位及内容批拟办意见；
2、酒店领导批示；
3、根据领导批示传至各相关部门经理阅处；
三、办文及反馈、存档
1、各部门经理根据领导批示办理，并在“文件传阅批办单”签字后交由人事行政部存档。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
发文程序
主管批核：
编号：
HR-003
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、红头文件由申请部门起草拟稿文件；
2、根据拟稿文件统一交由行政秘书进行打印、编号；
3、打印文件由拟稿人进行校稿，并在拟稿纸上核稿处进行签字确认；
4、拟稿纸连同打印文件一同交至总经理审批；
5、总经理审批后，由行政部根据打印要求打印并盖章，分发至各相关部门；
6、人事行政部负责存档。
附：
流程图
红头文件发文程序
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
开具介绍信程序
主管批核：
编号：
HR-004
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
一、申请批准
1、由个人或部门提出申请；
2、申请中写明时间、地点、人物、联系单位和事由；
3、一般由部门经理审阅签字；以酒店名义对外联系和行文，要交总经理审批；
二、盖章、开信
1、按申请批文所示内容，清楚、准确的填写介绍信；
2、禁止开具空白介绍信
3、将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清楚。
4、存根联由人事行政部保存。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
酒店例会管理制度
主管批核：
编号：
HR-005
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、酒店行政例会及总经理沟通会议由人事行政部统一召集、记录。
2、会议资料由行政部整理、立卷、存档，其他部门主办的会议资料各自存档。
3、酒店一周例会安排待定。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
印章管理程序
主管批核：
编号：
HR-006
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、酒店所有印章刻制均须报总经理批准，由人事行政部凭公司介绍信统一到工商部门、公安机关办理刻制手续。
2、部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，须经总经理批准。
3、酒店公章、合同章等均由人事行政部保管，并由人事行政部按敲章程序审核后予以盖章，并如实填写盖章人。
所有盖章通知单均需存档，以备查实。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管副总在该表上签批后方可盖印。
6、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
电话通知的办理
主管批核：
编号：
HR-007
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
一、电话记录
1、按照标准接听电话；
2、做好电话记录，内容完整准确、字迹清晰。
二、汇报传达
1、及时向相关领导汇报通知内容；
2、及时向有关部门传达领导指示精神；
3、记录所汇报、传达的人、日期及时间等。
三、督查
1、督查和检查有关部门落实情况。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
收发传真程序
主管批核：
编号：
HR-008
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、人事行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知相关收件人及时领取及签字确认。
2、酒店与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便人事行政部及时通知收件人领取传真。
3、各部门因工作需要发送传真，经人事行政部审核后，发送传真。
4、人事行政部将保存收、发传真记录，每月整理一次。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
订报程序
主管批核：
编号：
HR-009
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
一、中文报纸征订程序
1、每年11月接到订报通知后，做出订报预算；
2、人事行政部审核各部订报名称及份数，并起草文件交领导审批；
3、根据领导文件批示至邮电局征订；
二、酒店外文报纸征订程序
1、根据前厅部要求，征订外文报刊。
2、根据领导批示征订外文报刊；
3、要求前厅部根据客情变化及时调整外文报刊的种类及数量；
4、每月付款程序：
1）、由前厅部登记每日所到外文报纸，并登记汇总，每月交至人事行政部。
2）、人事行政部根据汇总表及每月的报刊对帐单进行复核，如有不符，及时与外文报刊供应商联系调整。
3）、核对准确后，依据发票，开具付款申请书付款。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
复印程序
主管批核：
编号：
HR-010
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、酒店所有复印文档原则上由人事行政部安排，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在人事行政部复印管理台帐上登记。
3、如人事行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
4、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，人事行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事行政部进行处罚。
5、各部日常使用表格需要油印的，由人事行政部经理审核后交采购部安排印刷。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
复印机操作指南
主管批核：
编号：
HR-011
生效日期：
页数：
第1页
（共2页）
操作程序
1、把电源开关按到“ON”的位置。
（主电源开关位于本机的右侧）。
关闭主电源时请把开关按到“O”侧，（本机器预热时间为30秒，如关闭电源请至少等待3秒，才能重新打开）。
2、显示屏上出现“ENTERDEPT.ID”时，请按设置密码后再确定（操作共两次），当显示屏上出现“TEXT”时，即可进入COPY操作。
3、根据您想要的纸张尺寸和类型以及设置值，把原稿放到稿台玻璃上或者输稿器中。
请一定要把原稿的顶部边缘对齐稿台玻璃（左上角）或者输稿器的后沿。
4、使用输稿器要把原稿面朝上整齐的放入原稿送纸盘中，并调整滑动导板以适合原稿尺寸。
5、使用稿台玻璃要把原稿垂直或者水平面朝下整齐的放置原稿并按所需调整摆放位置。
6、输入复印数量，直接按数字按钮输入想要的复印数量（1到99）复印数量出现在显示屏的右边，但复印时不能改变复印数量。
7、复印所需的其他功能时，必须由主管部门操作后，再按复印启动按钮进入复印状态。
8、当复印机在一段时间内保持等待状态，或按节能按钮后机会进入节能模式。
9、当选择的纸张用尽，或在打印时所选的纸盘中的纸张用完时，显示屏上会出现提示装纸画面“SUPPLYREC.PAPER”，并且警告指示灯闪烁红色。
若选择的纸盘没有完全插入到机器内，此信息同样会显示，一旦纸盘完全插入，
此信息将会消失，方能使用复印功能。
10、当机器粉末用完时，显示屏出现“RPLACETONER”后，仍可继续打印100页，但这个数字因原稿的不同而有变化，建议在显示“RPLACETONER”后由主管部门按操作程序立即更换墨盒，进行余下的复印作业。
11、当出现卡纸时，则不能继续操作机器，并由主管部门按照说明取出卡纸或与维护代理商联系。
12、清洁机器时，应先关闭主电源开关，并拔下电源插头。
用沾水的湿布清洁，然后用柔软的干布将其擦干。
不要使用酒精、苯、涂料稀释剂，或其他溶液进行清洁，否则会使塑料部件变硬。
13、如果机器发生异常的声音或者散发出烟、热、异常的气味，请立即关闭主电源开关，并且拔下电源插头，然后与维护代理商联系。
14、当在取出机器内部卡纸时或更换墨粉时，防止纸上的墨粉和墨粉盒内的墨粉进入您的眼睛和嘴中，请立即用冷水清洗，然后去医院治疗。
15、不要让回型针、订书钉或者其他金属物品掉落到机器中，同时不要把水、液体或易燃性物质（酒精、苯、涂料稀释剂等）泼溅到机器内部。
如果这些物品接触到机器内部的高压区域，就可能引起火灾或者触电。
如果这些物品掉落或溅入机器内部，请立即关闭主电源开关并拔下电源插头，然后与维护代理商联系。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
复印机的使用与保养
主管批核：
编号：
HR-012
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、每周两次清洁卫生，用酒精棉将复印玻璃板擦拭干净，不留笔迹、修正液等污迹，用软布擦拭机板和纸盒内部等。
2、正确地更换粉盒及进行简单的卡纸处理。
3、在不使用复印机的状态下应处于节能状态，下班后应关闭复印机，以达到延长寿命和节能的功效。
4、在连续复印后，要停顿一段时间后再进行下一次工作，使复印机机身温度下降，延长使用寿命。
5、使用复印机时应注意小心轻用，注意电脑操作面板上的提示，正确进行操作，确保复印机的正常运行。
6、每月由专业维修人员进行保养工作，并做好记录。
7、如超出自己能力范围内的问题，及时通知维修人员进行维修保养工作。
8、复印机为本部门使用，其他部门复印要按规范操作。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
电脑、打印机的日常维护与保养
主管批核：
编号：
HR-013
生效日期：
页数：
第1页
（共2页）
操作程序
1、开关机顺序：
应遵循“开机先外设后主机，关机先主机后外设”的原则。
2、关机前要先关闭所有正运行的程序，正常关机。
除非电脑死机，否则不要直接关闭电源。
关机后一段时间内，不能频繁地做开机关机的动作。
3、电脑开着的时候注意不要碰撞或用脚踢主机，切勿在开机状态下搬动电脑主机。
4、在用软驱读写软盘时，一定要等指示灯灭了才能将软盘取出。
5、操作键盘时不能用力过大，必须定期对键盘进行清洁，清除键盘表面的污垢，可以用中性洗剂和清水擦洗，对于缝隙内的污垢可以用棉签清洁。
清洁过程要在关机状态下进行，所使用的湿布不易过湿。
平时要注意防止曲别针、大头针、纸屑等杂物掉入键盘内，并做好键盘的防水工作，一旦发现有液体进入键盘时，应当尽快关机，将键盘接口拔下，键盘面朝下，用干净吸水的软布擦干键盘的积水，然后在通风处自然晾干。
6、显示器使用中要避免强光照射，防止灰尘进入，清除显示器屏幕上的灰尘时，切记应关闭显示器的电源，用柔软的干布小心地从屏幕中心向外擦拭。
7、显示器要放在远离磁场干扰的地方，显示器边上尽量别放置手机电话机等存在着电磁干扰的物质。
8、打印机必须摆放在稳固的水平面上，不要在打印机顶端放置任何杂物、金属物（纸夹、订书机等）或易燃溶剂（酒精、稀释剂等），打印机不用时必须要关闭其前盖，如打印机长期不用，最好用布之类的东西罩住。
9、不要使打印机的数据线及电源线处于绷紧状态及置于容易触及到的地方。
10、不允许带电拔插打印机和主机之间的电缆线，以免造成打印机接口故障。
11、经常保持打印机外壳清洁，用稍湿布擦拭外壳。
为防止过度磨损，保持打印质量，应保持打印机内清洁，用没有线头的干布清洁打印机内部，擦干净所有灰尘、撒出的墨滴以及纸屑。
12、要保持电脑和打印机的工作环境的卫生，保持地面和工作台面的整洁，减少尘土、纸屑的积累，机壳上面不要堆放书本纸张，以免堵塞通风孔，不利于机内热量的散发。
标准操作规程
：
人事行政部
主题：
酒店宴请、免费用房及免费券的申请程序
主管批核：
编号：
HR-014
生效日期：
页数：
第1页
（共1页）
操作程序
1、各部门根据需要填写酒店宴请申请表（或酒店免费用房申请表或酒店免费券申请表），经部门经理审核批准后报行政部。
2、人事行政部经理根据总经理授权、审核批准相关申请，如批准，签字后存根联留行政部存档，另外一联交餐饮部（或前厅部或市场营销部或财务部）实施。
表1：
酒店宴请申请表（部门存档）
申请部门：
陪餐人：
宴请单位：
姓名/职务：
宴请人数：
日期/时间：
宴请标准：
地点：
宴请理由：
经办人：
审批：
☆☆☆☆☆☆☆☆
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