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归档文件整理培训

方法步骤

昭通市档案干部短期业务培训教材

归档文件整理

昭通市档案局编印

2007年2月修订

前言

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22一2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。

《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。

《规则》的实施，是我国机关档案工作的一次改革。

《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，降低了劳动强度。

《规则》兼顾了计算机和手工两种管理方式，兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础，也将有力地促进机关文档一体化管理。

2002年,为配合《规则》的贯彻实施，在全市推行实施新的归档文件整理规则，市档案局组织业务人员对《规则》进行了学习，通过考察、参观，借鉴了许多地方的先进经验和成功做法，结合昭通实际，编写了本教材。

该教材阐述了《规则》的主要原则和精神，概述了归档文件整理的操作步骤和具体方法，是各级档案部门、广大档案工作者研究、教学、学习、推广、实施《规则》的重要参考材料和培训教材。

2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档的范围》同时废止。

《规定》的发布施行，标志着我国档案法制化建设取得了新的成果，对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保档案资料的齐全、完整将起到积极的推动作用。

为做好《规定》的推行实施和业务培训工作，市档案局业务骨干对教材进行了修订和完善，以适应广大档案干部学习《规定》的需要。

编写：

昭通市档案局

修订组成员：

易正春陈光德杨应焦

朱兰

审定：

易正春

统稿：

杨应焦朱兰

执笔：

杨应焦朱兰

修订时间：

2007年2月修订

目录

1.第一讲归档文件的收集..........................................................1

2.第二讲归档文件的价值鉴定..................................................1

3.第三讲归档文件的装订..........................................................4

4.第四讲归档文件的分类..........................................................4

5.第五讲归档文件的排列..........................................................8

6.第六讲归档文件的编号........................................................10

7.第七讲归档文件的编目........................................................110

8.第八讲归档文件装盒............................................................13

9.第九讲《规则》与计算机档案管理.....................................15

10.归档文件整理流程图...............................................................18

11.附件1:

归档文件目录的式样及填写....................................19

12.附件2:

盒内备考表式样及填写............................................20

13.附件3:

档案盒盒脊式样........................................................21

14.附件4:

归档文件目录封面式样及填写................................22

15.附件5：

文书档案保管期限表

第一讲归档文件的收集

一、收集概述

归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。

收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。

二、收集文件

收集文件总的原则是齐全完整。

所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。

收集方法上要注意两点：

一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。

二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。

第二讲归档文件的价值鉴定

归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。

第一，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。

按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。

档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

各机关应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

一般说，本单位形成的文件、材料最为重要，绝大多数都属永久。

文书档案保管期限表。

（见附件5）

第三讲归档文件的装订

归档文件以“件”为单位进行装订。

一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

归档文件在装订前对不符合要求的归档文件进行必要的修整，如：

对破损文件的修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，对超大纸张的折叠，去除易锈蚀的金属物等。

归档文件装订前必须按顺序进行排列。

一般顺序如下：

正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。

不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。

有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

装订时应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。

装订材料采用符合档案保护要求的不锈钢订书针，较厚的文件也可采用钢夹、塑料夹或线进行装订。

采用不锈钢订书针装订的，一般只订一颗针。

第四讲归档文件的分类

《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤留了下来。

一、分类方法

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。

《规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。

（一）年度分类法

年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

年度分类法是运用得最广泛的分类方法。

运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。

这里有几种情况需要注意：

1、文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。

分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准,据以判定文件所属年度。

对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。

例如：

1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。

2、跨年度形成的文件

如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，分类时归入办结年度。

如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年归档。

3、几份文件作为一件时，“件”的日期

按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。

4、文件没有标注日期

文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。

5、有专门年度的分类方法

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。

例如，学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。

综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如1995年与1995—1996学年归入同一类。

（二）、机构（问题）分类法

1、机构分类法：

采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。

各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。

例如，先排办公室，后排业务处（室）、后勤部门等。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。

有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定，有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，归入有关机构类中。

业务部门起草，以机关或办公（室）名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，应归入负责起草文件的机构类，否则归入负责发文的综合机构内。

机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归类文件归入该类保存。

如临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

2、问题分类法

问题分类就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。

运用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。

文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年应归入同一类中。

（三）保管期限分类法

保管期限分类法，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

二、复式分类与分类方案

复式分类法也称组合分类法，就是将年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法组合运用的分类方法。

在机关档案室档案整理中使用较多。

如“年度－机构（问题）—保管期限”或“保管期限－年度－机构（问题）”分类法等。

下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明。

（一）年度——机构——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。

这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。

（二）保管期限——年度——机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。

这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。

（三）机构——年度——保管期限分类法

即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。

这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。

（四）年度——问题——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。

这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确，文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。

（五）保管期限——年度——问题分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。

与此类似的还有保管期限——问题——年度分类法。

（六）问题——年度——保管期限分类法

即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。

此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。

与此类似的还有问题——保管期限——年度分类。

（七）年度——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。

这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。

（八）保管期限——年度分类法

即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。

这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关。

第五讲归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

一、排列方法

排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

（一）同一事由内的归档文件排列