现状调研与需求分析报告.docx
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现状调研与需求分析报告
ERP项目
公司子项目
现状调研和需求分析报告
有限公司ERP项目组
二○二○年十一月
文档管理信息
文档名称
ERP项目公司子项目
现状调研和需求分析报告
最初作者
公司项目组
当前修改作者
版本信息
版本
日期
作者
修改注释
1.0
2020.11.20
公司项目组
审核
姓名
职务/负责领域
签字
日期
审批
姓名
职务
签字
日期
1
现状调研和需求分析的目标
现状调研和需求分析是业务蓝图设计阶段的第一项工作，也是一项基础工作，该项工作的成果为业务蓝图的总体设计提供基础。
目的在于使ERP项目组全体人员对公司管理流程和业务流程现状，以及各级管理层的需求和期望有足够的理解。
根据的实施策略，公司是第一批实施单位。
对于现状调研和需求分析需要遵循总部标准模版的设计。
在了解公司的个性需求的基础上，将这种个性需求进行泛化，总结共性，在此基础上设计的业务蓝图将作为中下游设计的模版，为中下游其他板块实施提供参考。
在该讨论稿中，我们首先明确了阶段性的工作目标、工作范围和工作方法。
然后在人、财、物方面，对照总公司标准模版，分析了公司具体情况。
在销售、生产、质量管理、健康、安全和环境、维修、库存管理方面，总结了对公司管理体制和组织架构的理解，并详细地按财务、人力资源、采购、库存管理、生产、质量管理、健康、安全和环境、维修管理八大领域对关键需求进行了总结和分析。
在现状调研过程中，ERP项目组在以公司总经理的强有力的领导下，得到了公司各级领导的大力支持和配合，项目组在此一并表示衷心感谢。
2有限公司业务现状调研和需求分析的范围和方法
公司作为中下游板块的重要组成部分，管理基础比较好，因此选定公司作为SAP加速实施的第一个试点企业。
1.1有限公司业务现状调研的范围
ERP项目公司子项目的调研实体在后面简称为有限公司。
为了尽可能全面地掌握有限公司范围内的管理流程现状，原则上尽可能多的调研了公司组织范围。
具体地，项目组调研和分析的范围如下表所示:
编号
管理流程和业务流程
被访谈单位
公司本部
股份
二期
1财务管理
1.01
总帐会计
✓
✓
✓
✓
1.02
应收帐款业务
✓
✓
✓
✓
1.03
应付帐款业务
✓
✓
✓
✓
1.04
固定资产帐款业务
✓
✓
✓
✓
1.05
现金及现金预算管理
✓
✓
✓
✓
1.06
成本/利润中心组织架构
✓
✓
✓
✓
1.07
生产成本核算
✓
✓
✓
✓
1.08
收入/费用预算
✓
✓
✓
1.09
库存计价
✓
✓
✓
1.1
销售月度计划
✓
✓
✓
1.11
产品获利能力分析
✓
✓
✓
1.12
在建工程核算与预算
✓
1.13
水电的销售
✓
✓
✓
1.14
生产与管理会计模块的集成
✓
✓
✓
✓
1.15
人力与管理会计模块的集成
✓
✓
✓
1.16
物流与管理会计模块的集成
✓
✓
✓
2人力资源管理
2.01
成品人才招聘流程
✓
✓
✓
✓
2.02
大学生招聘流程
✓
✓
✓
✓
2.03
内部招聘流程
✓
✓
✓
✓
2.04
非人力资源部门组织的流程
✓
✓
✓
✓
2.05
人力资源部门组织的流程
✓
✓
✓
✓
2.06
薪资调整流程
✓
✓
✓
✓
2.07
员工入职流程
✓
✓
✓
✓
2.08
员工转正流程
✓
✓
✓
✓
2.09
员工调动流程
✓
✓
✓
✓
2.10
人员异动流程
✓
✓
✓
✓
2.11
员工离职流程
✓
✓
✓
✓
2.12
员工退休流程
✓
✓
✓
✓
2.13
员工返聘流程
✓
✓
✓
✓
2.14
职业资格管理流程
✓
✓
✓
✓
2.15
专业学科带头人管理流程
✓
✓
✓
✓
2.16
骨干人才管理流程
✓
✓
✓
✓
2.17
高级技能人才管理流程
✓
✓
✓
✓
2.18
员工基本信息维护流程
✓
✓
✓
✓
2.19
出国人员备案管理流程
✓
✓
✓
✓
2.20
档案管理
✓
✓
✓
✓
2.21
人才滚动规划流程
✓
✓
✓
✓
2.22
组织结构变更流程
✓
✓
✓
✓
2.23
年休假流程
✓
✓
✓
✓
2.24
休假（除年休假）流程
✓
✓
✓
✓
2.25
加班处理流程
✓
✓
✓
✓
2.26
薪资核算流程
✓
✓
✓
✓
2.27
薪资核算后续流程
✓
✓
✓
✓
2.28
奖金发放流程
✓
✓
✓
✓
2.29
员工业绩考核
✓
✓
✓
✓
2.30
部门业绩考核
✓
✓
✓
✓
2.31
合同管理
✓
✓
✓
✓
2.32
董事监事（公司）管理
✓
✓
✓
✓
3采购、库存管理
3.01
总体访谈
✓
✓
✓
✓
3.02
供应商管理
✓
✓
✓
✓
3.03
物料主数据管理
✓
✓
✓
✓
3.04
后勤模式
✓
✓
✓
✓
3.05
原材料物资库存管理
✓
✓
✓
✓
3.06
采办处理流程
✓
✓
✓
✓
3.07
发票确认流程
✓
✓
✓
✓
4生产管理
4.01
总体访谈
✓
✓
✓
✓
4.02
生产基础数据
✓
✓
✓
4.03
生产计划
✓
✓
✓
4.04
物料需求计划
✓
✓
✓
4.05
物料消耗
✓
✓
✓
4.06
产量确认
✓
✓
✓
4.07
生产成本
✓
✓
✓
5质量管理
5.01
总体访谈
✓
✓
✓
✓
5.02
质量基础数据
✓
✓
✓
5.03
来料检验
✓
✓
✓
5.04
过程检验
✓
✓
✓
5.05
生产最终检验
✓
✓
✓
6健康、安全和环境
6.01
不合格品管理流程（质量）
✓
✓
✓
✓
6.02
废水、废气排放管理流程
✓
✓
✓
✓
6.03
事故管理流程
✓
✓
✓
✓
6.04
职业健康
✓
✓
✓
✓
7销售管理
7.01
销售组织结构
✓
✓
✓
7.02
客户管理
✓
✓
✓
7.03
信用管理
✓
✓
✓
7.04
定价管理
✓
✓
✓
7.05
客户应收帐款控制
✓
✓
✓
7.06
订单处理流程
✓
✓
✓
7.07
发运流程
✓
✓
✓
7.08
客户开票流程
✓
✓
✓
8工厂维护
8.01
组织架构和设备基础数据
✓
✓
✓
✓
8.02
故障维修及大修
✓
✓
✓
✓
8.03
物料需求
✓
✓
✓
✓
8.04
外委项目
✓
✓
✓
✓
8.05
修旧利废、工时定额、动土作业管理等
✓
✓
✓
1.2有限公司业务现状调研的工作方法
现状调研和需求分析是公司模板子项目标准蓝图设计阶段的有机组成部分，是进行总体设计和详细设计的基础工作之一。
项目组能否足够理解的现状、战略、组织和管理流程，能否完整准确地收集有关需求直接影响到后续项目工作进度，直接影响到处理需求变更的工作量，进一步会影响到项目总体质量。
如下图所示，自8月29日以来，项目组主要采取了集中访谈/现场走访和收集资料进行分析的手段进行现状调研：
将不同公司同一功能模块集中在一起进行访谈；到各个公司去进行访谈；收集不同的资料包括：
组织结构等，以及收集和运营业务相关的其他资料。
整体现状调研和需求分析分为如下几个阶段，分别进行的工作有：
在资料收集方面，项目组的财务、采办和库存、人力资源、生产管理、质量管理、健康、安全和环境、销售管理、工厂维护收到了公司、股份、等三个单位提供的有效资料共245余份。
访谈是现状调研的主要形式。
在访谈安排方面，项目组采取了“集中访谈为主，现场访谈为辅”的策略。
具体地，如下表所示，项目组进行了274人次的访谈:
编号
访谈模块
访谈对象
公司总部
股份
二期
合计
0
总体访谈
3
3
1
财务管理
40
40
40
10
40
2
采购、库存管理
70
14
84
3
人力资源管理
45
45
45
18
63
4
生产管理
17
10
9
2
38
5
质量管理
10
10
6
健康、安全和环境
4
1
5
7
销售管理
16
16
3
19
8
工厂维护
4
4
2
2
12
小计：
193
115
112
50
274
如下表所示，形成了106份会议纪要，详细清单见本报告附录一:
编号
会议纪要数量
访谈对象
公司总部
股份
二期
合计
0
总体访谈
3
3
1
财务管理
27
27
27
3
27
2
采购、库存管理
11
2
13
3
人力资源管理
6
6
6
2
8
4
生产管理
3
3
3
1
10
5
质量管理
4
4
6
健康、安全和环境
4
1
5
7
销售管理
24
24
3
27
8
工厂维护
5
2
1
1
9
小计：
63
62
61
13
106
1.3有限公司业务需求分析的工作方法
鉴于项目刚刚开始，用户单位目前对mySAPERP系统具体能做什么缺乏准确的把握，不同程度地存在“ERP是万能的”的思想，这给项目组带来了一个巨大的挑战，那就是有些需求十分宏观、边界不清、或者远远超出了mySAPERP系统的功能。
因此，项目组在收集到需求清单的全集之后，一方面和用户单位反复确认该需求清单的完整性和对需求理解的准确性，另一方面，组织顾问对每一项需求进行如下研究：
▪哪些需求是mySAPERP项目可以实现的需求？
▪业务方面应做些什么方能保证这些需求得到实现？
▪对于那些mySAPERP不能实现的需求，有何对策？
需求分析的结果详见本报告第4章。
这些分析结果直接作为总体设计报告的输入。
3我们对有限公司管理体制和组织架构的理解
有限公司总体概况：
是中下游板块重要的组成部分。
近年来获得了持续快速发展，目前正在规划五个在建项目，并且积极进行国内的收购并购业务。
目前业务分为化肥、化工主营业务及港口、储运、编织袋等配套业务，控制资产规模约85亿且质量好，在行业中处于领先地位。
组织结构如图示：
股份的组织结构如下：
图片来源：
有限公司
有限公司控股公司示意图：
图片来源：
有限公司
有限公司管理架构：
如上图所示，有限公司管理多种经营性质的子公司或分公司。
其中：
尿素二期项目是分公司；公司是中外合资子公司；股份公司是控股子公司等。
另外，还对内蒙古天野化工作实质性的管理。
有限公司管理的方式目前正从命令控制型逐步转向战略监督及核心参与型，公司总部的职能定位为各二级公司的母公司,负责统一项目开发、投资、建设、销售、技术和管理支持服务以及考核。
各二级公司负责整个工业产业链上的不同部分。
他们的产品既可以分别独立出售，之间也同存一个产业链上；产品生产型公司主要负责生产、安全、质量和装置运行维护。
基于以上对有限公司的理解，我们设计了以对外法定汇报的公司代码结构；以利润导向的利润中心体系，和统一管理下的一个采购组织来体现管理结构。
有限公司的产业价值链：
从横向的价值链来看，公司现有一个化肥生产链，利用海南丰富的天然气资源进行化肥的生产，并且有一系列的配套设施。
目前，有限公司有生产能力75万吨合成氨和132万吨大颗粒尿素。
股份的建设从1994开始到1996年完成，年产30万吨合成氨、52万吨大颗粒尿素。
二期的建设从2001年开始到2003年结束，年生产45万吨合成氨、80万吨大颗粒尿素。
配合海南省东方化工城的建设，正在建设60万吨甲醇项目、液体化工码头、3万吨二氧化碳干冰项目；这些项目的建成将进一步利用天然气资源，并可为尿素的生产提供原材料。
同时，对内蒙古进行实质性管理，为下一步的收购提供管理的基础。
2005年，公司提出了“以内为主，内外兼顾”的发展思路，在海南化工城进一步开发新产品、建成新装置的同时，积极向外发展，积极寻求符合公司发展战略的国内、外化肥、化工行业并购目标。
公司提出了“成为国内化肥行业的龙头、化工行业效益最优的资源转化型企业”的长远战略。
因而，有限公司进一步扩大规模，在化肥和化工两大主要产品链上扩张。
基于以上对有限公司的理解，我们设计了多产品的生产管理，以及对多产品生产管理的成本核算、对外销售毛利核算。
并且设计了基于预算的收入成本费用的对比，来进行成本控制。
公司高级管理层在借鉴SAP最佳业务实践的基础上，希望继续提升管理水平，固化管理流程，为公司的长期发展提供管理上工具。
从项目实施的总体要求和公司的长远发展出发，有限公司ERP现状调研和需求分析服务于这两重的目标：
阶段性达到管理流程固化的目标并为长期发展留有空间。
对于在高层访谈中涉及的管理问题，如：
✓成本问题：
成本是核心竞争力.，但目前气价、电价都在上涨，人工成本也在涨.
✓维修问题：
设备管理需要提高。
一部分设备开始出现问题，造成装置停产，从而影响成本控制。
✓基础数据以及采办效率问题：
材料标准不知道，数据没有办法共享，设备部门提供给采购部门采购的周期较长。
在各个模块的设计中都会针对这些问题，进行着重的设计，如维修中的预防性维修等。
4有限公司现状调研及ERP关键需求分析
在对有限公司访谈后，形成了对于关键需求的分析清单。
在清单中对总体需求及各个功能模块的需求从技术解决方案及业务应用层面进行了总体分析。
涉及范围
关键领域
序号
期望或需求
对技术方面的要求
对业务方面的要求
总体
总体访谈
1
总体希望：
1.成本是核心竞争力。
ERP能够购提供产品成本信息，以便进行成本控制。
2.设备管理需要提高。
一部分设备开始出现问题，造成装置停产，从而影响成本控制。
3.材料库存标准不知道，数据没有办法共享，设备部门提供给采购部门采购的周期较长。
4.运作依靠个人能力，流程不很规范,需要借助ERP固化管理流程
5.基础工作差距大，存在人的随意性，希望能够借助ERP使每项工作都有一个工具来管。
1.SAP的成本管理集成了生产的数据，能够实现实际和计划的比较，从而找到原因，进行成本控制。
2.设备管理通过工单的类型，如：
故障工单和设备维修工单来进行历史纪录的查询以及实际计划费用的对比
3.统一的材料主数据使采办部门和设备部门可以共享数据并降低采办的周期
4.ERP系统使流程固化在系统中，在系统中的操作必须规范
5.SAP不会为每一个人提供工具管理，但可以在生产管理、设备维护、库存管理等方面提供一些手段使管理更加有效率。
财务管理
2
在付款上，能够实现不同金额的不同审批.具体的需求：
1.申请人提交付款申请单,先由业务部门内部审核.此流程是线下操作,保留目前的纸制处理的方式.
2.业务部门审核通过的付款申请单提交外务部门.经办人和复核人做一级审批.这个步骤是作为付款的开始点.
3.一级审批通过以后,在交由资金部门主管或岗位经理做二级审批.如金额在人民币10万元以下,则无需再做审批流程.如果金额在人民币10万元以上,则在二级审批以后,交由财务总监做三级审批.
启用workflow的功能，以付款凭证的类型触发工作流，进行三级审批。
必须建立岗位与人员的对应
3
能够将全面预算在系统中实现：
1.实现预算目标的分解
2.实现预算的编制和分解
3.实现预算的分析
在公司启动成本中心计划、利润中心计划和获利能力段计划来完成预算的一部分功能。
预算目标的分解、预算的编制和分解需在系统外完成。
在系统内设置添置参数文件，可以填入季度的数据，将已经完成预算的收入部分、费用部分、成本部分输入系统，进行系统内的分析
需建立成本中心与责任中心的对应
需建立会计科目与预算项目的对应
4
生产成本的构成情况分析，主要是要能体现产品标准消耗与实际消耗的差异分析
生产成本的构成由成本还原完成，并且可以比较计划和实际的差异
人力资源
5
总体希望：
1.通过SAP人力资源系统能够提供快速的决策支持，使人力资源信息在公司范围内透明、规范；
2.使人力资源业务流程更加集成化、规范化；
3.使人力资源信息流更加顺畅、资源充分共享；
4.支持人力资源管理向服务型管理转化；
5.注重员工绩效及个人发展，体现以人为本的管理理念；
6.灵活适应公司人力资源业务的改变，满足公司快速增长的业务的需要。
7.个人和部门绩效考核进入系统管理；
8.日常的职工管理可以由本部门完成，无需提升至公司层面来审批，如：
职工休假申请审批等。
SAP人力资源解决方案可实现公司总体需求
审批的权限在业务层面定义
生产计划
6
总体希望：
1.目前，生产业务上业务完成效率的矛盾较大，应该区分审批环节。
生产部不必过多提出需求，而采办部要主动的保证物资的供应。
对于效率和业务控制要做到适当的平衡。
某些物资（如：
一般的备件）采购可以考虑优化为由部门审批完成，以此来提高整体效率；
2.针对生产过程状况的监控，如果ERP不能满足要求，则仍然需要由生产管理信息系统来完成，应该考虑生产管理系统如何与SAP进行集成。
3.财务成本的核算精度要求。
目前的天然气和尿素计量都存在计量误差，需要考虑如何解决这个差异问题
生产管理系统和SAP系统的集成已经提出了申请
审批的权限和测量问题需在业务层面解决
设备维修
7
总体希望：
1.备品备件的库存情况要及时反映，使现场工作人员了解。
2.建立设备的在线监测诊断，可能需要相应的专家软件来配合。
3.化工工程公司将转变为面向社会服务的职能
4.设备检修计划要从网上发布，使公司业务管理层都能了解该信息。
5.装置运行情况报表也要从网上发布
6.大检修、设备维护由系统进行周期管理
7.生产、设备管理考核体系的确定
备品备件的库存情况可以在SAP系统中实时动态地反映
设备的诊断需要其它的专业管理软件
化工工程公司已经设置为利润中心
设备检修计划以及装置运行情况的发布需要Portal的支持
周期性管理可以由计划订单或预防性维修订单触发处理
需要其它的专业管理软件提供生产、设备的性能指标
采办和销售
8
总体希望：
1.供应商数据库的建立
2.销售更为关注外部信息，如行业环境、趋势等；目前有辅助系统
3.针对产品特征，销售考虑季节变化、土壤性质、降水量等因素，目前有辅助系统；
4.关注关键设备物资、大类库存、采办月度计划的执行
可以建立供应商主数据进行分析
销售的外部信息以及产品的研究信息不在SAP中反映，在辅助系统中反映；
在SAP系统和BW报表系统中可以反映采购情况
财务会计
财务会计
1
能够出具公司、股份公司、公司以及公司合并的资产负债表、损益表和现金流量表
在合并报表的项目中会考虑资产负债表、损益表和现金流量表的出具
暂无
2
会计凭证的制作体现制单、审核的功能
总账凭证录入人员先采用预制凭证的方式录入会计分录，而后由会计主管进行审核、批准；凭证在预制状态下仍然可以进行修改；
无
过账权限将仅限于少数有审批、过账权限的会计主管；
在SAP系统中，对于不同的凭证，有不同的制单和审核流程：
财务手工的总帐凭证可以经过预制和过账两步来进行审核的过程；库存的收发凭证同物流实时集成，凭证同时产生，因此对于库存凭证的审核提前到系统的科目配置阶段；带特别总帐的应收应付、清账凭证在技术上不能够进行预制；应收帐款和应付帐款的发票凭证可以经过预制和过账两步来进行审核
3
将现在中在建工程的科目层级的核算细度体现在系统中
设置多层内部订单组来反映出项目的结构，用内部订单组搭建出项目的概算分解结构，末端为内部订单，对应于建设投资的单项工程或费用概算项目。
无
4
现有的会计核算有12月，按照正常的年度月份，另外根据审计的要求需进行审计调整
SAP中每个公司代码都会分配一个会计年度变式。
公司采用会计年度变式K4，它的定义为：
会计年度和日历年度一致，含12个正常会计期间，每个会计期间的划分和日历月份一致，含有4个特殊会计期间可用于年末结帐后的调整
无
5
公司存在对外出口和对内进口的业务，仅此会有外币。
在月结流程中，有具体的步骤：
维护外币汇率来反映不同月份汇率的变动。
6
现在天燃气有两个增值税率：
5%和6%，其中5%的税率计算为：
100元的全值有5%的增值税，95元的
结合公司增值税的特点，可以使用系统中标准的进项税和销项税税码，税率分别为5.26%/6%
无
每个税码应设置对应的应交税金会计科目
7
在客户管理方面，存在客户会同时从一期和二期提货，对于客户有一个总的控制额度；另外，对于一季度的所有客户总信用需要一个总额控制。
将一期、二期设置为一个信用控制范围，在这个范围内给与统一的信用额度
无
8
可以自动打增值税税票
设计增值税接口的程序进行增值税税票的打印
无
9
化肥的销售是得到客户的付款，才进行发货。
在财务的收款流程中存在预收款的处理方法
无
应收账款会计在收到业务部门经办人提交的客户到款证明后判断该笔付款是核销应收账款还是客户的预付账款，如果是客户的预收账款，则在系统中进行预收账款处理
10
收入的确定以报关为准，但有时候，报关会发生在下个月，而本月的货物已经出库了。
在应收帐款的月结流程中：
无
月末财务应收帐款负责人员在处理完本月所有相关业务后，在系统中检查，是否所有已发货的销售订单都已出具发票，如没有，则全部出具发票
如果本月不能确定收入，则进行退货的处理
11
对供应商的预付帐款需要在系统中反映
设有预付帐款处理流程，在确保供应商主数据存在的情况下，进行预付帐款的过帐处理
无
12
现在的三单匹配在物资部门，匹配之后，交给财务部门审核过账
在系统中分两部分进行发票校验
1.预制发票：
有物资采办部门进行线上的三单匹配
2
升级会员 