会议组织筹备管理制度及工作流程.doc

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会议组织流程图

相关负责人

办公室

参会人员

确定参会人选

安排议事日程

确定会议主题

审批

形成决议

主持会议

安排会议场所

信息存档

下发会议纪要

整理会议记录

发布会议信息

执行

准备参会材料

确定参加

　一、公司级会议的组织工作

　　　　会议分为：

大、中、小

　　　　大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

　　　　中型会议以竞岗、办公会议等为主

　　　　小型会议最多，以领导班子会议为代表

　　　　如何组织大型的会议呢？

　　　　绝大多数是在会前的工作：

会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1会前通知：

有2大工作：

一是通知，二是反馈

1.1.2先说通知，方式有：

　　　　书面：

一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

　　　　口头：

小型的、小范围的会议。

　　　　内容：

时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

　　　　•••注意：

通知时要：

通知、再落实（跟踪到底）

　　　　如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！

））

　　　　所以，下通知一定要下到人！

这要切记！

另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。

“好脑子不如个烂笔头！

”

1.1.3准备会议需要的资料：

设立接待处，一般在进场入门处，

讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

会议日程安排表

铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。

横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）

1.2会议的日程：

中型以上会议：

　　　　1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？

　　　　一定要书面的第一、第二、三、四……

　　　　时间……某某作什么…某某做什么……

　　　　如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

　　　　讲话人：

总经理或其他分管领导主持。

　　　　另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。

讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

　　　　如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

　　　　排查内容：

1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行

　　　　选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3会场的布置

1.3.1会（徽）标：

（必须要体现出本次会议的内容）、

1.3.2主席台的安排：

谁？

、几个人？

、怎样安排？

是否需要铭牌？

位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？

怎样安排？

是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4悬挂横幅

1.3.5非常重要的会议，请速记员。

1.3.6国际性会议，准备同音翻译。

1.4现场的安排：

要求参会者提前10分钟入场，

　　　　1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？

坐到什么地方？

例如：

竞岗的人坐在那里？

旁听的人坐那里？

　　　　2、安排谁服务？

应该注意什么？

　　　　3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！

（设备最好准备2套以上）

　　　　4、如果发放奖品：

要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。

准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？

穿戴是否整齐、符合要求？

会前是否进行过演练？

　　　　二、会议中：

　　　　问题往往出现在会议中！

　　　　如：

空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？

（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

　　　　出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

　　　　因为成年人最容易受到外界的干扰！

所以，温度非常重要！

　　　　案例：

02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！

效果非常差！

　　　　——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！

切记！

　　　　服务人员：

1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：

女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

　　　　2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

　　　　冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：

要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

　　　　给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

　　　　冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光

　　　　主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

　　　　上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

　　下面说一下培训：

　　　　一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

　　　　二、前期的工作：

1、调研

　　　　2、确定培训公司

　　　　3、与培训公司沟通沟通是一个详细的过程：

1）老师是谁？

几位？

几点到？

怎样到？

2）课程的安排：

6小时还是7小时？

还是7.5个小时（一般在6—7个小时），课程从几点开始？

上午几个小时？

下午几个？

中间怎样安排休息？

休息多长时间？

休息几次？

3）讲师来时：

怎样安排？

巡店？

交流？

还是需要休息？

（此小环节要向上级主管汇报）

　　　　第二天讲课的内容是那些？

有什么疑惑？

误区是什么？

　　　　座谈：

如果安排座谈（交流）有谁来参加？

怎样座谈组织？

　　　　服务意识：

讲师的饮食习惯？

茶水？

矿泉水还是咖啡？

——要注意花了钱还做不好的误区！

（把所有人作为一个人来对待是错误的！

！

）

　　　　讲师必须要尊重！

　　　　有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡

　　　　主持人：

从始至终要注重：

一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！

主持人非常重要！

！

！

在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。

还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：

“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。

　　　　在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

　　　　主持人：

在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？

然后再重点介绍老师。

　　　　中午或晚上的就餐：

选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：

那些人去？

吃什么？

不吃什么？

在那里？

　　　　组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。

　　　　事先要考虑问题，如果出现怎么办？

　　　　其他的一些问题：

　　　　1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

　　　　答：

这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

　　　　方法：

1、制定会议管理制度2、下一次会议时提前强调

　　　　例如：

手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？

对手机铃声如何处理？

对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。

如果还不行那就直接纳入个人的考核

　　　　不要强调了的事情还犯，就是要改正！

　　　　注意：

会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因

　　　　2、中间休息的时间可否放音乐？

　　　　答：

当然可以，但要注意几个问题1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

　　　　3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？

　　　　答：

在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？

如果没有，怎样安排并告知客人？

　　　　另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理

　　　　4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

　　　　答：

在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

　　　　在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：

“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？

这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

　　　　或者：

“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

　　　　5、对会议中的温度如何进行控制和把握？

　　　　答：

对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。

老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？

老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？

会议中是否温度过高（低）？

如何控制？

是否需要辅助材料？

（如增加电风扇、电暖气）

　　　　6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？

　　　　答：

1、整个会议的过程中要保证有饮用水。

2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。

3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

　　　　7、关于课间与老师交流时要注意什么？

　　　　答：

课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：

1、看老师的劳累程度2、整个会议中是否留有单独交流的时间

　　　　另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。

　　　　案例：

04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。