员工公务出差管理规定.docx

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员工公务出差管理规定

XXXXXX有限公司

员工公务出差管理规定

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修订内容摘要

修订页次

修订日期

A/0

初版

A/1

根据实际情况全面修订

A/2

增加乘坐高铁的交通标准；明确了代表处人员的补贴；对集团办驾驶员、物流公司驾驶员的出差补贴作了规定

A/3

1.明确住宿报销以房间数为一单位；　　　　　　　　　　　　　　2.　5.5.1.3.3条住宿补贴标准调整；

3.加入风场本地工作人员的补贴说明。

4.加入风场驾驶员补贴说明。

1目的

明确公务出差的申请、审批、准备和结算的工作流程，确定结算的标准。

2适用范围

XXXX有限公司及下属子公司（合资企业另行订立）全体员工，包括公司长期外派驻客户处进行客户的服务人员。

3定义

公差的类型：

常州市内公差、国内常州市外公差和国外公差（港澳台地区的公差适用国外公差的条款）。

差旅费种类：

差旅费是指员工因公出差发生的交通费、住宿费、伙食补贴和其他费用（因公发生的招待费、停车费）等。

4职责

财务部负责集团公司各部门员工公务出差费用的预支、结算、核查与支付。

5要求

5.1公差的申请

5.1.1员工因公外出在常州市区（含武进区，下同）范围内的，填写“出门证”报批。

5.1.2如公差的时间超过一天，并且出差地点在常州市区之外的，公差人员必须填写“员工出差申请表”，详细填写出差任务、出差地点、来回时间、来回交通工具、预计花费金额等。

5.2公差的审批

5.2.1常州市内公差须经直属领导同意。

5.2.2市外公差须由直属领导逐级审核，部门经理、分管领导批准；部门经理公差，需经分管领导批准；分管领导和总经理公差，需经副总裁或总裁批准。

5.2.3审批原则

5.2.3.1各部门应认真审核出差的任务，在采用信函、电话等通讯手段不能满足工作要求时，方可采用公差方式；

5.2.3.2各部门应严格控制公差的人数及公差时间；

5.2.3.3从工作效果考虑，出差时间尽量安排在常规工作时间（周一至周五）；

5.2.3.4旅差费用必须控制在部门的年度预算范围内。

5.3公差的准备

5.3.1旅差费用预支

5.3.1.1出差人员如需借款，须持签字生效的“员工出差申请单”，根据《集团公司公务出差费用标准》（附后），填写“现金暂支单”，前往财务部申请预支现金。

“现金暂支单”须由部门领导审核，财务部审核后，方予借支。

若出差人员有尚未结算完毕的差旅费用，则不预付本次出差费用。

5.3.1.2出差借款金额5,000元以内由部门领导两级审批，超过5,000元以上的除部门两级审批还需报请财务总监审批。

5.4近距离地区出差

5.4.1市内公差补贴15元的午餐费。

公司员工去临近省市公差当日返还的，也不享受出差补贴。

如中午、晚上必须在外用餐的，可享受每天25元餐费补贴。

5.5远距离地区出差

指职工离开本公司当天不能返回的地方出差。

5.5.1出差费用标准

5.5.1.1所有公差费用必须在标准范围内支出，如无特殊原因，未经批准同意，超出标准部分由公差人员自付。

5.5.1.2交通工具选择及费用补助

5.5.1.2.1出差人员在批准的计划内执行，其城市间交通费凭有效原始票据报销，执行标准见《出差人员交通费用开支标准》。

5.5.1.2.2若因场地或时间原因，没有常规的交通工具，方可乘坐出租车。

发生出租车票，除总经理（A级）和其他高层领导（B级）可据实报销外，其他人员特区和直辖市每天最多可报销60元，省会城市最多可报销50元，其他城市最多可报销30元，未经批准同意，超出标准部分不予报销。

出差人员交通费用开支标准

交通类别

职位职称级别

交通标准

长途交通

A&B

长途汽车、火车硬（软）座、硬（软）卧、二等船舱、高铁商务座、高铁一等座、飞机经济舱

C

长途汽车、火车硬座、硬卧、三等船舱、高铁二等座、飞机经济舱

D&E&F

长途汽车、火车硬座、硬卧、三等船舱、高铁二等座

注1、因工作需要不得不同客户坐船同行时，在部门经理的同意下，可乘坐提高等级的船舱按实报销。

注2、不同级别的员工共同出差，可与高级别的员工享受相同交通标准。

注3、D&E&F级别员工如需乘飞机出差，必须事先征得本部门经理（主任）和上级分管领导的同意后方可乘座。

注4、乘火车连续6小时以上者，可乘相应等级的卧铺。

注5、乘坐火车白天超过12小时以上及夜晚20点至次日7点未乘卧铺，给予卧铺票价与硬座票价差额的50％补贴，填到交通费补贴中。

注6、出差出发时前往常州机场/车站或回到常州机场/车站时前往住所/公司，一般不允许乘坐出租车；如遇特殊情况应事先征得部门经理同意后方可乘坐。

员工职称职位级别

级别

职位职称

资格认定

A

集团总经理

最高管理层任命

B

其他高层领导

最高管理层任命

教授级高级职称

由国家相关机构批准

C

一级部门经理、正/副主任（含代表处）

最高管理层任命

其他高层领导代职者

最高管理层任命

高级职称

由国家相关机构批准

D

二级部门正/副经理（含代表处）

最高管理层任命

车间主任

最高管理层任命

中级职称

由国家相关机构批准

高级技师

由国家相关机构批准

博士

由国家相关机构批准

E

主管

由所属一级管理部门任命

初级职称

由国家相关机构批准

技师

由国家相关机构批准

硕士

由国家相关机构批准

F

其他人员

其他高层领导包括：

副总经理、财务总监、营销公司总经理（正/副）、研究院院长（正/副）、总工程师、人力资源总监、运营总监、采购总监、投资总监、技术总监、分公司总经理（正/副）。

5.5.1.3住宿费

5.5.1.3.1除总经理和其他高层领导外，其他人员如同性一起出差须住双人标准间。

5.5.1.3.2出差人员应根据《集团公司公务出差费用标准》选择办事点就近处住宿。

5.5.1.3.3不同级别的员工共同出差，住宿在一起的，可享受与高级别员工相同的住宿标准，但应在“员工出差申请单”上事先说明。

集团公司公务出差费用标准

项目

岗位

住宿标准

餐费标准（元/人.天）

直辖市

特区

省会

其他

直辖市

特区

省会

其他

级别A

500/间

450/间

400/间

70

60

50

级别B

400/间

350/间

300/间

70

60

50

级别C&D

300/间

280/间

250/间

70

60

50

级别E&F

250/间

200/间

180/间

70

60

50

注1、住宿费应提供发票。

实际住宿费超过规定标准时、个人承担超标部分的50%。

5.5.1.4伙食费

5.5.1.4.1伙食费标准根据《集团公司公务出差费用标准》规定执行。

5.5.1.4.2公差过程中如需发生招待费，公差人员应事先在《员工出差申请表》中说明招待原因，招待规格和主要参加人员。

5.5.1.4.3招待费用凭单据结算。

若公差人员作为陪同在内，则应从其伙食费补贴中扣除相应部分：

进早餐扣除20%

进午餐扣除40%

进晚餐扣除40%

5.5.1.5特别事项

出差人员外出参加各种会议或接受教育培训，宿食费由会议统一安排其住宿费按实报销，会议期间不报销伙食补贴。

5.6国外出差

5.6.1交通费

交通费指从中国出发到回到国内发生的实际交通费。

期间交通费凭原始发票据实报销。

5.6.2住宿费

5.6.2.1住宿费超标准须经批准同意后方可报销。

5.6.2.2参加大型国际会议或活动的出国人员，应按住宿标准执行；如对方组织单位要求统一安排，应在工作计划中说明，超出预算标准的，可据实报销。

5.6.2.3住宿费标准如下：

国外出差住宿开支标准

职位级别

地区

A/B

C/D

E/F

北美、欧洲、日本

90美元

80美元

70美元

其他国家和地区

80美元

70美元

60美元

5.6.3伙食补贴（US$/人.天）

出差人员由公司统一安排伙食的，伙食费由公司按实际支出承担。

如果公司无法统一安排伙食，北美、欧洲国家、日本为25美元，其它国家和地区为15美元。

常驻办事处人员，伙食补贴按上述标准的70%执行。

5.6.4出差人员因业务关系向公司领导汇报发生的通讯费由公司承担；其他个人事项发生的通讯费由出差人承担。

5.6.5附带费指出差人员的出入国境、办理护照手续费、签证费以及预防注射费等，附带费按实际费用报销。

5.6.6出差期间因公意外受伤发生的医疗费由公司承担；生病时的医疗费由出差人承担。

公司应事先给出差人员加海外旅行保险，保险费由公司承担。

5.6.7受客户或协作方邀请，出差人员的交通费、住宿费、伙食费如由对方负担时,公司只报销对方未承担的其他部份费用。

5.6.8出国人员归国后在3天内将报销单据经部门负责人审批后交财务部进行差旅费清算。

预定出差时间在3个月以上时，出发以后应将每月的费用一览表在次月10日前，通过主管部长交财务部清帐。

A.美元同当地货币的换算牌价,按出差人员在当地的实际换算牌价计算,如果实际换算牌价不明时,按兑换当天银行发表的买入牌价计算。

B.出差人员应准备好兑换凭证,结算时提交财务部。

C.美元同人民币兑换牌价,原则上以公司或出差人员的实际兑换牌价进行。

5.7客服人员出差规定

5.7.1客服人员出差补贴按照下表执行：

地区

类别

特区、直辖市

省会

其他

交通补贴

15元/人.天

15元/人.天

15元/人.天

伙食补贴

40元/人.天

35元/人.天

30元/人.天

住宿补贴（不需发票）

75元/人.天

70元/人.天

65元/人.天

注1.凡选用市内交通费包干标准的人员，如果当天未执行外出服务作业，则不得享受当天市内交通非包干待遇。

注2.各代表处人员出差补贴参照5.7.1之规定，长期出差（超过30天）报销参照5.8.1之规定。

5.7.2特别津贴：

A．青藏线项目客户服务人员：

a.出差在格尔木至拉萨之间的客户服务人员，特别津贴为100元/天。

b.青藏线项目随车人员，特别津贴为50元/天。

B．风电项目客户服务人员:

a.在客户现场实际从事高空作业的人员、须野外露天作业的人员，特别津贴为20元/天。

b.叶片作业人员在售后服务期间营养费和洗澡费，特别补贴为10元/天，在7-8月期间在风场作业，特别补贴为10元/天。

C.风场当地工作人员：

a.在风场工作的当地人员如其工作岗位的性质属于高空作业、野外露天作业，则给予其特别津贴20元/天。

b.风场工作的当地人员按10元/天的标准给予餐费补贴。

c.风场工作的当地人员按15元/天的标准给予交通费用补贴（如风场有安排车辆接送员工的，则员工不得享受此项交通补贴）。

5.8长期出差规定（仅限于科室员工）

长期出差指营销人员、驻办事处等员工，出差在同一地区连续超过30天以上者。

5.8.1长期出差的人员由公司在固定地租房或买房，取消住宿报销。

出差期间给予90元/天的综合补贴（包含住宿补贴、伙食补贴和交通补贴等）。

5.8.2在服务站期间一般出差人员通讯费50元/月；服务站负责人通讯费200元/月。

5.8.3长期出差期间出差人员需要临时到外地出差或者由于工作原因来回往返公司时，按5.4.1规定办理。

5.9驾驶员出差规定：

5.9.1集团小车、客车驾驶员：

a、常武地区以外的长途出车补贴为15元/天，省会等地为20元/天，上海等地为25元/天；如有特殊情况需过夜加5元/天，具体的鉴定方法以出车的公里数为基准。

b、小车、客车驾驶员长途出车的住宿由同车业务人员负责办理，驾驶员不得另行报销住宿费用。

特殊情况（驾驶员须单独住宿的）下，驾驶员须向主管领导电话汇报经同意后方可进行单独住宿，住宿费用参照5.5.1.3.3条E&F级人员标准报销。

c、小车、客车驾驶员长途出车用餐由同车业务人员负责办理，不再另行补贴用餐费用。

5.9.2物流公司货车驾驶员：

a、货车驾驶员短途出车（当天来回，下同）补贴参照5.9.1a条。

b、货车驾驶员短途出车餐费补贴20元/天。

c、货车驾驶员短途出车无住宿费用报销。

d、货车驾驶员长途出车实行补贴包干制100元/天，不再享受其它任何补贴。

5.9.3风场驾驶员：

　　公司派驻到风场的驾驶员，其出差补贴参照5.8.1条，按90元/天的综合补贴执行报销。

5.10出差结束

5.10.1出差人员回来后必须书写《出差报告》，交本部门主管归档。

5.10.1.1出差人员回来后第2天（休日时上班的第一天）应向部门主管进行口头汇报，必要时向公司领导做报告。

5.10.1.2国内出差人员应在1周之内以书面形式写出出差报告，报部门主管。

5.10.1.3国外出差人员应在1周之内以书面形式写出出差报告，报部门主管及公司领导。

5.11出差费用报销

5.11.1公差结束后，公差人员必须立即填写《出差费用报销单》，《出差费用报销单》经本部门主管审核签署后，汇交财务部经理审核，由分管领导审批；如果超过费用标准，还需报财务总监审批。

除各类补贴和客服人员的住宿、交通和特别津贴外，其它各项费用必须附上各种合法有效的原始单据。

5.11.2在公差结束后5个常规工作日内（以返回第二工作日为计算起始日），公差人员必须持《员工出差申请表》、《出差费用报销单》（附相关收据、凭证）至财务部报销结算。

逾期财务部可拒绝报销，同时所预付的公差费用将从公差人员下月工资中扣除（可分期扣，每月扣除其月岗位工资的20%，直到扣清全部预支数为止）。

5.11.3若遇报销时票据丢失，需书面提供费用的金额、性质、日期、场所等具体内容，并由总经理批准。

5.11.4填写差旅报销单用钢笔或水笔。

发票先归类，再按次序粘贴，较小的凭证应粘贴在“狭小凭证粘贴单”上，填上发票张数，汇总金额并由报销人签字。

5.11.5财务部审核人员负责核查《出差费用报销单》。

内容包括：

公差前后的审批手续；有效凭证、收据是否齐全；《出差费用报销单》的填写及审批是否符合规范；结算数据是否正确等。

经核查无误后，审核员和财务部负责人在《出差费用结算单》签字确认。

5.11.6财务部负责承办已确认的公差费用的支付及收回预付的公差费用。

5.12其他要求

5.12.1出差人员出差期间原则上不赠送礼品、不搞宴请。

确有必要赠送礼品或需宴请的，应在出差申请单中一并报批，并有附表表明所送礼品或需宴请的实际情况。

5.12.2对出差人员违反规定的开支一律不予报销，弄虚作假的不正当所得必须全部退赔，所购物品一律交公或按国内市场价收取人民币。

5.12.3出差期间因病或遭不测事故超过规定出差天数时，经部门主管同意后，其部份或全部天数可按出差对待。

另外发生延长出差天数时，出差人员应在事发6小时内报告部门主管同意。

5.12.4员工在出差过程中应与公司保持联系。

6相关文件

无

7记录

7.1出门证

7.2员工出差申请表

7.3现金暂支单

7.4出差费用报销单

7.5出差报告

8附件

无