超市企业管理信息系统分析报告.docx

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超市企业管理信息系统分析报告

一、引言

1、企业背景介绍

我们组是为连锁超市设计管理信息系统。

我们的超市，某连锁超市的定位是同城中型连锁超市，主要致力于为社区和商业繁华地段提供优质廉价商品零售服务。

信息科技快速发展，社会各个领域发生日新月异的变化，尤其是计算机的应用及普及，已经深入到政治、经济、生活的各个领域，使人们从过去繁复的手工劳动中得以解脱。

超市管理信息系统软件为超市管理部门带来极大方便，因此，开发一套完善的超市信息管理系统显得尤为必要。

随着超市规模的发展不断扩大，商品数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长。

超市时时刻刻都需要对商品各种信息进行统计分析。

加快网络信息化建设，对超市的运行和发展，迫在眉睫。

通过开发实施超市信息管理系统，能让消费者少付出金钱、时间、精力和风险，而获得更好的品质、更新的创意、更多的信息和更加方便、新鲜的商品，使消费者和超市经营者共同成为市场的赢家。

开发超市信息管理系统将提高超市各项工作的效率和质量，促进商品的销售，资

金的流转；减轻各类事务性工作的劳动强度，使超市的职员腾出更多的精力和时间来服务于顾客；改善经营管理，堵塞漏洞，保证顾客和超市的经济效益。

2、开发MIS的战略目标

通过管理信息系统的实施，使连锁超市各部门之间通过计算机系统实现及时的、更顺畅的信息沟通，达到完全信息共享，各部门能实时共享互相的信息。

使整个系统业务流程实现信息自动化，不再需要过多人工参与，能有效地对销售信息进行统计记录，能有效地完整管理商品库存信息，能有效地根据库存信息编制采购计划。

我们设计的管理信息系统主要要达到以下3个方面的目标：

（1）实现各部门的实时信息共享，能及时地掌握销售实点数据，商品库存状况，商品采购信息等。

（2）使底层工作人员有效及时了解当前所处部门运营相关商品相关信息状况，以及相关计划和实施细则。

（3）使中上层管理人员能及时有效了解部门运行状况和计划。

3、企业组织结构

某超市主要采取集团公司统一管理，公司总部通过对区域内的各个分店提供的销售、考勤、仓储等等数据的整理和分析，来对各分店采取统一管理，统一调度，最大限度的优化销售和仓储，降低成本，提高员工工作积极性，争取利润最

大化。

某超市的组织结构如图下图所示

好又多超市组织结构图

如上图所示，超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心。

配送中心在超市的经营中主要是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。

连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为营业部，仓储部，财务部，人事部四个主要部门。

仓储部主要任务是根据销售部提供的各种商品的销售情况和库房货物储存请款及时和配送中心联系，让配送中心调度商品，使库房货源保持充足；负责货物的接收，并安排好货物的存放事宜；对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。

营业部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。

也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。

同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。

财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的资金流动，包括各种收入支出，税务，结算整理。

对进出货项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。

人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。

也包括对档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识。

为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。

4、管理信息系统功能结构分析

我们设计的管理信息系统主要包括：

人事管理子系统、销售管理子系统、进货管理子系统与库存管理子系统四个子系统。

其主要功能如下图所示：

组织/功能结构分析表

功能

系/能联、功

仓储部

人

事

部

营业部

财务部

人事管理

职工信息管理

供货商信息管理

销售管理

销售信息查询

销售信息维护

销售信息盘点

进货管理

进货信息查询

进货信息维护

库存管理

库存信息查询

库存信息维护

说明：

“&”表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）；“V”表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）；空格：

表示该单位与对应业务无关。

我们设计的超市管理信息系统主要为超市的日常营运、决策管理提供信息服

务，它覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对人员管理、采购管理、销售管理、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总等功能。

1、现行系统概况

1、现行系统详细调查结果

（1）超市现行的部门职能层次图

超市经理

人

绩效考核

（b）现行销售部业务流程图

销售收款流程图

超市内部销售管理流程图

营业员

+韻统廿籬缠蟻营业部

眉品库存表

财务部

（C）现行仓储部业务流程

（d）现行财务部业务流程

2、现行系统问题分析

问题1管理方式落后，缺乏信息化支持

经过我们的调查发现，超市在管理方面，仍未能实现完全信息化，有的环节甚至依旧是人工化，这样浪费人力资源，效率低，准确率低。

虽然各部门均配置有电脑，而且建立了互联的局域网络，但是在业务管理上却没有发挥作用，计算机只是被当作计算工具甚至是娱乐工具使用。

各部门之间存在严重的信息沟通问题，营业部和仓储部往往很难及时了解对方的当前状况，因而造成运行和管理上的脱节。

问题2:

业务流程复杂，难以顺畅有效运行

调查发现，无论在销售部门，采购部门，或者是库存部门，当需要与其他部门进行业务往来时，往往需要财务审批，这种流程造成的状况是，各部门出现问题需要解决时，往往不能有效及时得到回应。

有些商品出现紧缺时,销售部门往往不能及时得到库存充足的商品，顾客要排队等待购买，使顾客大为不满。

超市是以零售为前导，以商品进销，存配，流转管理为基础。

如果没有一个强大的信息系统来支持，那么就会造成一部分商品大量积压，而另一些商品供不应求的局面，这种局面必然会给超市带来巨大的经济损失。

问题3:

商品库存管理混乱，透明度低

由于没有完善的库存管理体系，超市商品库存管理极其混乱，商品信息往往是不完善的，造成对商品库存的维护的困难，而且无法与营业部，仓储部及时共享信息，造成营业部和仓储部的决策问题。

更由于无法明细库存商品信息，造成采购部门采购的困难，而且存在严重的虚报库存，挪用库存资金行为。

现行系统用户需求

实现各部门的实时信息共享，能及时地掌握销售实点数据，商品库存状况，商品采购信息等。

对商品库存的情况进行管理，也就是对商品入库、出库情况进行登记记录，同时能对新增加的商品信息进行管理；能对入库出库记录进行分类统计查询，并且与营业部，财务部和采购部门及时交流信息。

通过销售的实时数据可以共享到各部门用作自己的需求和数据分析处理。

三、新系统逻辑方案

1、新系统（MIS）的开发目标

通过新系统的实施，有效解决目前系统存在的信息沟通不顺畅问题，通过

完全信息网络的建设，达到完全信息共享，各部门能实时共享互相的信息，解决原来各部门没办法及时了解对方的信息和需求。

使整个系统业务流程实现信息自动化，不再需要过多人工参与，能有效地对销售信息进行统计记录，帮助各部门高效的完成信息统计计算工作，能有效地完整管理商品库存信息，能有效地根据库存信息编制采购计划。

通过新系统的实施，使系统更好地统一整体地运行，同时达到系统更安全，稳定地运行。

使底层工作人员有效及时了解当前所处部门运营相关商品相关信息状况，以及相关计划和实施细则。

最后，超市营运计划使中上层管理人员能及时有效了解部门运行状况和计划。

新系统功能目标是从各个部门需要完成的任务着手。

首先，对仓储部而言，要求系统对商品库存的情况进行管理，也就是对商品入库、出库情况进行登记记录，同时能对新增加的商品信息进行管理；能对入库出库记录进行分类统计查询，并且与销售系统，采购部门，和财务部实现信息实时传递；其次，对销售系统而言，要求系统能提供良好接口，能与销售终端POS机实现无缝连接，能完整记录销售商品的各项相关信息，同时提供对销售记录的分类查询统计，并且与仓储部实现信息的实时传递；最后，对人事部而言，要求系统能对员工信息完整记录，能对员工绩效实现分类实时查询统计，能高效稳定快速地与各部门实现实时通讯，能实现与各部门信息实时共享。

对于超市而言，能有效准确及时地预测出销售状况，库存水平以及相关采购价格的趋势，是极其重要的，管理层能据测指定有效合适的相关策略，进而实现收益增长。

这就要求新系统能有效指定各种情况下，销售，库存，采购应对策略，以及对商品销售的情况预测，对库存水平消耗的预测，对采购价格相关的预测。

2、新系统逻辑模型

（a）营业部管理信息系统分析

营业部功能层次图

营业部职能

超市零售业务流程图

首先顾客进入超市，选购商品，再到收银台付款。

根据销售系统分析得到商

品销售统计表，再将统计表按销售额部分共享给财务部计算销售业绩，将销售量

部分共享到仓储部核实库存信息，将员工绩效部分共享到人事部计算员工业绩。

相关表格

商品销售统计表

商品编码

商品名称

单价

销量

总金额

绩效员工

营业部业务数据流程图

营业部顶层数据流程图

营业部一层分解数据流程图

财务部

F1.2.1商品销售统计表（销售额部分）

P1.2

制作销售业绩

录入表

P1.1

F1.2.2商品销售统计表（销售量部分）

P1.3

制作各种商品销售统计表

制作商品销售出库单

营业部

仓储部

F1.1付款单

F123商品销售统计表（员工绩效部分）

商品信息表

营业部E-R图

P1.4

■

制作员工业绩

录入表

人事部

（b）人事部管理信息系统分析

人事部功能层次图：

人事部职能

员工销售业绩记录

员工工资计算

员工信息管理业务流程

各部门员工填写员工个人信息表，人事部将信息表进行整理统计。

对信息有更新的员工，建立员工信息更新表列入员工信息数据库。

对离职的员工，删除相应员工信息，将此删除档案列入员工信息数据库。

若有新增员工，为其编码建档，填写员工信息新增表将其录入员工信息数据库。

员工基本工资计算业务流程

商品销售统计表

（销售量部分）

计算工资

人事部的主要职责是对员工的工作进行考核，在月末从营业部的收银系统取得商品销售统计表，通过销售量部分计算员工绩效，然后通过各部门递交的考勤表部分计算员工的出勤统计，并将绩效和考勤统计整合得到员工基本工资表，通过部门领导审核确认后交给财务部，然后再发放工资到各部门员工。

相关表格

员工信息表

员工编号

员工姓名

性别

职务

联系方式

家庭住址

员工基本工资表

员工编号

员工姓名

部门

考勤工资

绩效工资

基本总工资

员工考勤表

日期

员工姓名

员工编号

签字

员工考勤统计表

月份

员工姓名

员工编号

缺勤次数

员工信息管理数据流程图

员工信息管理顶层数据流程图

员工信息管理一层分解数据流程图

员工信息管理二层分解数据流程图----员工信息新增处理

员工基本工资计算数据流程图

员工基本工资计算顶层数据流程图

员工基本工资计算一层分解数据流程图

人事部E-R图

统计

绩效

员工

销量

商

品

名称

岗位

工号

姓名

部门

经理

考勤

部门

姓名

工号

岗位

递交

历史考勤信息

经理

汇总

姓名

工资表

工资金额

工号

日期

递交

编号

人事部

员工

商品销售统计表

考勤表

营业部

（C）财务部管理信息系统分析

财务部功能层次图

财务部职能

发放员工工资

财务部业务流程图

1.通过人事部提供的员工基本工资表，结合员工的福利保险等计算员工的工资，并且在月末发放工资。

2.从营业部收银系统获得商品销售统计表，通过销售额部分计算销售业绩，得到销售业绩表。

3.每月根据仓储部提供的采购发票，

审核并且付款给相应的供应商。

相关表格

销售业绩表

月份

类别

商品

商品编号

计量单位

销售

数量

销售

金额

资产负债表

某超市

日期

单位：

元

资产

期末余额

年初余额

负债

期末余额

年初余额

流动资产

流动负债

JJ■

流动资产合计

流动负债合计

非流动资产

非流动负债

非流动资产

合计

非流动负债合计

资产总计

负债总计

财务部数据流程图

财务部顶层数据流程图

财务部一层分解数据流程图----财务管理

财务部E-R图

金额

员工基本工资

金额

主管

姓名

销售额

人事部

员工

工号

员工信息

财务部

商品

销量

供应商

营业部

金额

商品信息

销售统计

员工福利保险

款项核算

发放工资

工资核算

（d）仓储部管理信息系统分析

仓储部功能层次图

仓储部业务流程图

营业部把商品销售表交给管理员；由仓储管理员统计并录入到商品库存信息,制订采购计划，交给采购员，由采购员下采购订单给供应商，再把采购应付帐款信息提交给财务部，由财务部付款给供应商，供应商发货，由仓储管理员接收.

相关表格

商品库存信息表

类别

商品名称

商品编码

计量单位

库存数量

食品

生活用品

米购计划表

类别

商品

商品编码

计量单位

需求数量

食品

生活用品

采购订单

类别

商品

供应商

计量单位

采购数量

采购价格

总金额

食品

生活用品

采购应付账款

供应商

商品

计量单位

采购数量

采购价格

总金额

仓储部数据流程图

仓储部顶层数据流程图

仓储部一层分解数据流程图

仓储部二层分解数据流程图----采购入库管理

仓储部二层分解数据流程图----销售出库管理

仓储部E-R图

某超市管理信息系统数据字典

数据存储条目

编号

名称

流数流

入据

流出数据流

组成

说明

商品库存信息

商品名称、商品编码、类别、计量单位、库存数量

记录仓库中库存的商品数量

销售业绩信息

记录营业销售业绩

员工销售业绩信息

记录员工的销售信息

员工个人信息

记录员工个人信息

商品信息表

记录各种商品信息

员工薪酬表

记录在职员工薪酬

资产负债表

记录公司的资产负债情况

员工福利

保险等

记录员工的福利和保险等情况

数据流条目

编号

名称

来源

去处

组成

流量

说明

F1.1

付款单

顾客

营业部

日期、商品编码、价格、数量、总价

数量不定

F1.2

销售业绩录入表

营业部

销售业绩信息

日期、商品编码、价格、数量

每天一份

F1.3

商品销售出库单

营业部

销售库存信息

日期、商品编码、价格、数量

每天一

份

F1.4

员工业绩录入

营业部

员工销售业绩

日期、商品编码、价格、

每天一

份

表

信息

数量，业绩额

F1.2.1

商品销售统计表（销售额部分）

营业部

财务部

日期、商品编码、价格、数量

每天一

份

由收银系统简化生成

F1.2.2

商品销售统计表（销量部分）

营业部

仓储部

日期、商品编码、价格、数量

每天一

份

由收银系统简化生成

F1.2.3

商品销售统计表（员工绩效）

营业部

人事部

日期、商品编码、价格、数量

每天一份

由收银系统简化生成

F2.1

员工信

息表

员工

人事部

姓名、年龄

每年一

份

急时人员需求不计入管理

F2.2

员工信息录入表

人事部

更新的员工个人信息

员工工号、员工业务提成率、员工姓名

每年一

份

F2.3

考勤表

各部门

人事部

员工工号、员工姓名、出勤次数

每天一

份

F2.4

商品销售统计表

营业部

人事部

日期、商品编码、价格、数量

每天一份

F2.5

基本工

资表

人事部

财务部

员工工号、员工姓名、员工业绩额、员工工资

每月一

份

F2.1.1

员工信息修改表

人事部

员工工号、员工业务提成率、员工姓名

每月一

份

系统内部的修改

F2.1.2

员工信息新增表

人事部

员工工号、员工业务提成率、员工姓名

每月一

份

系统内部的新增

F2.1.3

员工信息删除表

人事部

员工工号、员工业务提成率、员工姓名

每月一

份

系统内部的删除

F3.1

基本工

资表

人事部

财务部

员工工号、员工姓名、员工业绩额、员工工资

每月一

份

F3.2

采购应

付款

采购员

财务部

日期、商品名称、进价、总金额

每月一

份

一般为会计凭证

F3.3

商品销售统计表

营业部

人事部

日期、商品编码、价格、数量

每天一份

F3.4

销售业绩录入表

营业部

销售业绩信息

日期、商品编码、价格、数量

每天一份

F3.5

员工工

资表

财务部

员工薪

酬表

员工工号、员工姓名、员工业绩额、员工工资

每月一

份

F3.6

当月总账

财务部

资产负

债表

销售业绩额、工资成本、采购成本、资产折旧

每月一

份

F3.7

商品销售业绩表

财务部

日期、商品编码、价格、数量、销售业绩额

每月一

份

F3.8

采购费

用表

财务部

日期、商品名称、进价、数量，采购成本

每月一

份

F4.0

商品销售表

营业部

仓储部

日期、商品编码、价格、数量

每天一

份

由收银系统自动生成

F4.1

采购计划

仓储部

采购管理人员

日期、商品信息、进价、数量

每周一份

低于最低库存时制定

F4.2

提货清单

仓储部

销售管理

商品编码、日期、数量、价格

每天一份

F4.3

入库单

采购管理人员

商品库存更新

商品编码、日期、数量、进价

每月一份

F4.4

出库单

仓储部

商品库存更新

商品编码、日期、数量、进价

每月一份

F4.1.1

采购订单

采购员

供应商

日期、商品名称、数量

每月一

份

F4.1.2

采购应

付款

采购员

财务部

日期、商品名称、进价、总金额

每月一

份

一般为会计凭证

F4.1.3

发货单

供应商

仓储部

日期、商品名称、数量

每月一

份

F4.1.3

入库单

仓储部

商品库存更新

日期、商品编码、数量价格

每月一

份

数据项条目

编号

名称

数据类型

长度

小数位

取值范围

说明

日期

商品名称

商品编码

商品售价

商品米购价

库存数量

采购数量

计量单位

销售数量

员工姓名

员工工号

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